試論中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設

孫海霞

【摘要】檔案管理工作對高職院校的發(fā)展有極為重要的影響，并存有現(xiàn)實意義，但在檔案管理中會有很多問題涌現(xiàn)出來，因而需學校不斷強化檔案管理工作的規(guī)范性，且開展信息化建設，以期完善高職院校的檔案管理工作，讓其高效發(fā)展。

【關鍵詞】中職學校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設

學校檔案是學校范圍內(nèi)教職員工在從事教學和教育等活動時凝聚具有保存和查閱價值的文字、圖片、數(shù)據(jù)檔案信息。因而完善學校檔案信息管理，對高職院校的教育、教學等工作有著積極意義。然而隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理過程中很多缺點日益凸顯，這就要求學校應契合時代發(fā)展要求強化檔案管理創(chuàng)新流程，開展高效的信息化建設，實現(xiàn)中職院校檔案管理的實效性。

一、中職院校開展檔案管理的意義

（一）確保學校檔案管理資料記載客觀性。一個學校的檔案是記錄學校內(nèi)全體師生具體情況的文字資料，且匯集了原始和可靠信息，有需要時通過檔案能查閱到整個校園的發(fā)展歷程。因而從學校的角度考慮，檔案是學校內(nèi)最為重要的信息來源，做好校園內(nèi)檔案管理工作，能讓檔案的記錄最為真實與可靠，也能更好地推進校園建設。

（二）培養(yǎng)良好的學習風氣。學生在學校期間的學習狀況主要是由學生的學習狀況呈現(xiàn)的文字記錄形式，學生成績的原始憑證也會記錄在檔案內(nèi)，因而在學生就讀中職院校時，學生通過翔實的記錄檔案，規(guī)范學生的行為，讓學生能自覺遵守學校的各項規(guī)定，有助于形成良好的學習風氣。

（三）為學生步入工作崗位提供依據(jù)。用人單位來校招聘畢業(yè)學生時，不但要查看學生的證書，更要了解學生的在校情況和個人發(fā)展能力，所以檔案資料是用人單位參看的資料之一，通過查看檔案資料內(nèi)對學生的評價，能較大程度上影響用人單位對學生的印象。因而中職院校加強檔案管理工作，保障檔案的客觀與真實，其實是為學生提供進入社會的“準入證”。

二、中職學校檔案管理現(xiàn)狀

（一）自動化管理方式?jīng)]能普及。當前部分學校沒有開展自動化管理，管理方式很單一，機械化的操作還沒能得到大面積普及，因而這種傳統(tǒng)的管理方式會帶來大量的工作量，不但工作速度較慢，工作時間較長，同時也會限制檔案管理人員整理檔案的速度。根據(jù)研究獲悉，出現(xiàn)以上原因的關鍵點有三，第一，部分學校對檔案管理的重視度不夠，所以沒能投入較大的財力開展檔案管理。第二，雖然部分學校已經(jīng)調(diào)撥經(jīng)費購買先進的檔案管理設備，但由于管理人員對操作不是很了解，因而設備的先進性不能體現(xiàn)出來。第三，部分檔案管理工作人員現(xiàn)代辦公意識缺乏，在擁有高科技設備的情況下還依然運用落后的管理方式進行手工操作。

（二）檔案管理人員的管理素養(yǎng)有待加強。目前檔案管理出現(xiàn)問題的原因有二：第一是缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，第二是工作人員的業(yè)務水平偏低。根據(jù)調(diào)查可以獲悉，中職院校專職檔案管理人員缺乏，檔案工作由非專職人員兼任，非專職人員有自己的本職工作，所以不能將全部的心思都投放到檔案管理工作中，因而檔案管理工作漏洞百出的情況屢見不鮮。另，部分檔案管理人員自身業(yè)務能力偏低，因而檔案管理人員的基本工作素養(yǎng)也比較低，出現(xiàn)這一現(xiàn)象的具體表現(xiàn)是分類、整理、歸檔和保管等細節(jié)工作內(nèi)容不能被更好地把握，因而很難實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化要求，進而各類檔案管理工作會制約檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。

（三）檔案管理中創(chuàng)新意識淡薄。檔案管理沒能真正地從提高效率增強服務的方面上實施管理，很多時候存在管理不夠健全，信息失真等狀況，或者信息提供滯后的情況也是有存在，這就削弱了服務學校的社會作用與功能。

三、解決當前教學中檔案管理的對策

（一）規(guī)范學校檔案管理制度的建設。主要內(nèi)容如下：

1.完善學校檔案管理制度。學校建立系統(tǒng)合理、科學完整的檔案管理工作對學校的檔案工作推進意義重大，可以從以下幾方面入手：第一，要建立或規(guī)范學校檔案資料的歸集，并將學校內(nèi)部的各個資料全部匯集在一起，根據(jù)資料中的不同，分門別類地建立檔案收集和整理開發(fā)的專欄，然后聘請專業(yè)人員全面地規(guī)劃檔案管理流程。第二，需要明確不同部門的工作職責，讓學生的檔案工作能做到各司其職，部門之間的配合是學校檔案工作完成的必要前提。第三，建立考核管理制度與積累制度，用以提升檔案管理質(zhì)量。

2.提升管理人員的工作素養(yǎng)。學校為實現(xiàn)檔案管理的科學化，需提升工作人員的工作素養(yǎng)，進而更好的管理檔案資料并有效應用資料內(nèi)的各類信息。與此同時為更好地提升檔案管理人員的素養(yǎng)可分以下幾個步驟實現(xiàn)：第一，學校領導在招聘檔案管理人員時最好要考察人員的道德素養(yǎng)，選擇工作能力強，職業(yè)素養(yǎng)好的人才管理學校檔案。第二，學校最好定期組織檔案管理人員做好專業(yè)化的檔案知識收集，通過先進的工作理念讓檔案管理工作能落實到實處，并對人員進行考核，以期提升檔案管理人員的管理能力，進而轉(zhuǎn)變其管理理念。第三，學校需加大檔案管理人員的整體培訓力度，并管理人員的家庭和生活情況，目的是創(chuàng)造工作人員的積極性。

（二）做好學校檔案信息建設。應從如下幾點著手：

1.強化學校對檔案信息的建設。為加強學校檔案信息建設，需要加大對檔案信息的投入力度。為此，學校可以根據(jù)學生的實際狀況制定相應的檔案信息化建設標準，在此標準的約束下，調(diào)動學校現(xiàn)今可用資金，若資金不夠可以向政府申請，做好政府財政和相關部門的支持，以期解決資金上的困境。另外，在各方面條件都具備的前提下，學校最好應加大資金準入渠道，拓展資金來源，并充分挖掘資金的利用情況，進而讓檔案信息化建設工作能順序的開展下去。 （下轉(zhuǎn)第98頁）（上接第96頁）

2.提升檔案信息化建設效益。為更好地提升檔案信息化建設，可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案工作人員的培訓教育，培養(yǎng)懂檔案管理和電腦操作的復合型人才。第二，檔案管理工作中進行保密，讓參與管理的人員具有保密意識。第三，建立專門的檔案管理頁面，提升網(wǎng)絡查詢的利用效率。第四，建立內(nèi)容豐富和利用率較高的電子檔案信息管理，將檔案內(nèi)的電子信息都呈現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺上面，實現(xiàn)資源共享的同時，也加強資源的利用效率。第五，完善學校電子文檔收集，便于檔案資料的利用以及保管。第六，橫向延伸中進行檔案管理聯(lián)合，豐富檔案信息資源，讓檔案的延伸性得到切實保障。

3.檔案在線服務提升服務質(zhì)量。檔案在線服務，能讓人們及時準確地獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務”的檔案管理理念，明確服務方向，端正檔案管理人員的服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提升服務質(zhì)量。服務中做到熱情和主動，跟進后勤工作的同時強化學校的檔案服務，挖掘出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主。

四、結(jié)語

檔案管理過程中的規(guī)范化和創(chuàng)新發(fā)展，是開展檔案信息化建設的前提保障。因而學校要努力做好檔案管理中的規(guī)范化創(chuàng)新，并在信息化建設進程中，實現(xiàn)學校檔案管理的科學性，讓檔案管理真正服務于高職院校發(fā)展。

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