你知道如何收發和處理電子郵件嗎

布萊恩·博茲考斯基+曹劼

丹尼·加西亞（Danny Garcia）總為收發電子郵件而焦慮。他在紐約擔任Stacklist營銷運營經理，這家網站專門羅列各大企業的首席執行官在日常業務中使用的應用App和工具。當他按下“發送”按鈕后，內心便開始惴惴不安。

這或許有些極端，但實際上卻并不罕見。等待別人的答復有時候也會引發焦慮。由于收件箱里每天都有數百封郵件，所以幾乎不可能立刻回復每一封——有的甚至根本不會回復。

另外，聊天軟件和Facebook點贊文化也營造了一種環境，導致我們期待著對方能立刻回復。如果沒有得到及時滿足，便會產生焦慮。至少在聊天軟件里，你經常可以看到對方是否在輸入內容。但當你發了電子郵件，有可能石沉大海，你無法知道到底發生了什么。

你應該等待多久？根據以色列的兩位大學教授的研究，50%的電子郵件會在發出后大約兩小時內收到回復。你的電子郵件有80%的概率會在29分鐘內收到回復。

在加西亞的辦公室里，所有人都會盡力回復當天的所有電子郵件。但在公司的首席執行官因為加西亞沒有回復她的電子郵件而感到懊惱后，她開始要求加西亞向她發送“已讀回執”。專家認為，收件人的這種做法可以幫助發件人緩解焦慮情緒。

即便是當人們將注意力轉向收件箱時，他們通常也有大量信息需要閱讀。國際通訊研究公司The Radicati Group的報告發現，2014年平均每人每天收發121封與業務相關的電子郵件。這一數字到2018年有望增至140封。試想，如果每封郵件需要1分鐘的閱讀時間和1分鐘的回復時間，那么每天光是閱讀和回復郵件就要花掉4個小時。

《生產力項目》（The Productivity Project）一書的作者克里斯·貝利（Chris Bailey）每天收到的電子郵件最多達到500封，其中很多都是公關公司的宣傳材料。所有被他稱作“自私郵件”——無法為他提供任何價值的郵件——幾乎都會立刻被放到垃圾箱。他表示，如果你發送的就是這種郵件，但卻想提升對方回復的幾率，就應該讓郵件內容更加個性化，而且要表現得更加重要。

當然，郵件回復及時與否并不只是收件人的責任。你完全可以增加對方的回復幾率，并減輕自己的焦慮情緒。

首先，《退訂：如何消除電子郵件焦慮癥，避免分散精力并完成更多工作》（Unsubscribe： How to Kill Email Anxiety， Avoid Distraction and Get More Work Done）一書的作者喬斯林·格雷（Jocelyn Glei）表示，應該明確自己希望何時收到回復。

如果你需要啟動一個項目，但卻想要分享關于方向的一些想法，那就可以告訴對方，如果不能在某個時間之前獲得反饋，你就會直接啟動項目。你還可以告訴收件人，你希望在當天或者明天9點前收到回復。如果并不緊急，也應該明確說明。

安德魯·斯溫德赫斯特（Andrew Swindlehurst）是英國博爾頓一家在線營銷公司的高管，他過去經常花費大量時間重寫電子郵件并反復查看已經發送但卻沒有收到回復的郵件，甚至因此影響了工作效率。他經常在發送完一封電子郵件后感到擔憂，尤其是給上司發送郵件之后。

這已經對他構成了困擾，所以他開始主動控制自己的焦慮。他花了很多時間研究各種電子郵件撰寫技巧，并改變了自己寫郵件的方式，期待著能夠更快地收到回復。雖然某些方法起到了一些效果，但他最好的解決方案還是思考收件人在收到郵件時可能在做什么事情。

在此之后，如果還是沒有回復，那就繼續跟進。格雷表示，如果是同事，一兩天后再發郵件比較合適。如果是客戶，至少要等兩個星期。在這種情況下，應該修改一下內容，并為對方提供一些新的利益。

他表示，如果其他方法都無法奏效，打電話仍是一種不錯的溝通方式。