你知道如何收發(fā)和處理電子郵件嗎

布萊恩·博茲考斯基+曹劼

丹尼·加西亞（Danny Garcia）總為收發(fā)電子郵件而焦慮。他在紐約擔(dān)任Stacklist營銷運(yùn)營經(jīng)理，這家網(wǎng)站專門羅列各大企業(yè)的首席執(zhí)行官在日常業(yè)務(wù)中使用的應(yīng)用App和工具。當(dāng)他按下“發(fā)送”按鈕后，內(nèi)心便開始惴惴不安。

這或許有些極端，但實(shí)際上卻并不罕見。等待別人的答復(fù)有時(shí)候也會(huì)引發(fā)焦慮。由于收件箱里每天都有數(shù)百封郵件，所以幾乎不可能立刻回復(fù)每一封——有的甚至根本不會(huì)回復(fù)。

另外，聊天軟件和Facebook點(diǎn)贊文化也營造了一種環(huán)境，導(dǎo)致我們期待著對(duì)方能立刻回復(fù)。如果沒有得到及時(shí)滿足，便會(huì)產(chǎn)生焦慮。至少在聊天軟件里，你經(jīng)常可以看到對(duì)方是否在輸入內(nèi)容。但當(dāng)你發(fā)了電子郵件，有可能石沉大海，你無法知道到底發(fā)生了什么。

你應(yīng)該等待多久？根據(jù)以色列的兩位大學(xué)教授的研究，50%的電子郵件會(huì)在發(fā)出后大約兩小時(shí)內(nèi)收到回復(fù)。你的電子郵件有80%的概率會(huì)在29分鐘內(nèi)收到回復(fù)。

在加西亞的辦公室里，所有人都會(huì)盡力回復(fù)當(dāng)天的所有電子郵件。但在公司的首席執(zhí)行官因?yàn)榧游鱽啗]有回復(fù)她的電子郵件而感到懊惱后，她開始要求加西亞向她發(fā)送“已讀回執(zhí)”。專家認(rèn)為，收件人的這種做法可以幫助發(fā)件人緩解焦慮情緒。

即便是當(dāng)人們將注意力轉(zhuǎn)向收件箱時(shí)，他們通常也有大量信息需要閱讀。國際通訊研究公司The Radicati Group的報(bào)告發(fā)現(xiàn)，2014年平均每人每天收發(fā)121封與業(yè)務(wù)相關(guān)的電子郵件。這一數(shù)字到2018年有望增至140封。試想，如果每封郵件需要1分鐘的閱讀時(shí)間和1分鐘的回復(fù)時(shí)間，那么每天光是閱讀和回復(fù)郵件就要花掉4個(gè)小時(shí)。

《生產(chǎn)力項(xiàng)目》（The Productivity Project）一書的作者克里斯·貝利（Chris Bailey）每天收到的電子郵件最多達(dá)到500封，其中很多都是公關(guān)公司的宣傳材料。所有被他稱作“自私郵件”——無法為他提供任何價(jià)值的郵件——幾乎都會(huì)立刻被放到垃圾箱。他表示，如果你發(fā)送的就是這種郵件，但卻想提升對(duì)方回復(fù)的幾率，就應(yīng)該讓郵件內(nèi)容更加個(gè)性化，而且要表現(xiàn)得更加重要。

當(dāng)然，郵件回復(fù)及時(shí)與否并不只是收件人的責(zé)任。你完全可以增加對(duì)方的回復(fù)幾率，并減輕自己的焦慮情緒。

首先，《退訂：如何消除電子郵件焦慮癥，避免分散精力并完成更多工作》（Unsubscribe： How to Kill Email Anxiety， Avoid Distraction and Get More Work Done）一書的作者喬斯林·格雷（Jocelyn Glei）表示，應(yīng)該明確自己希望何時(shí)收到回復(fù)。

如果你需要啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，但卻想要分享關(guān)于方向的一些想法，那就可以告訴對(duì)方，如果不能在某個(gè)時(shí)間之前獲得反饋，你就會(huì)直接啟動(dòng)項(xiàng)目。你還可以告訴收件人，你希望在當(dāng)天或者明天9點(diǎn)前收到回復(fù)。如果并不緊急，也應(yīng)該明確說明。

安德魯·斯溫德赫斯特（Andrew Swindlehurst）是英國博爾頓一家在線營銷公司的高管，他過去經(jīng)常花費(fèi)大量時(shí)間重寫電子郵件并反復(fù)查看已經(jīng)發(fā)送但卻沒有收到回復(fù)的郵件，甚至因此影響了工作效率。他經(jīng)常在發(fā)送完一封電子郵件后感到擔(dān)憂，尤其是給上司發(fā)送郵件之后。

這已經(jīng)對(duì)他構(gòu)成了困擾，所以他開始主動(dòng)控制自己的焦慮。他花了很多時(shí)間研究各種電子郵件撰寫技巧，并改變了自己寫郵件的方式，期待著能夠更快地收到回復(fù)。雖然某些方法起到了一些效果，但他最好的解決方案還是思考收件人在收到郵件時(shí)可能在做什么事情。

在此之后，如果還是沒有回復(fù)，那就繼續(xù)跟進(jìn)。格雷表示，如果是同事，一兩天后再發(fā)郵件比較合適。如果是客戶，至少要等兩個(gè)星期。在這種情況下，應(yīng)該修改一下內(nèi)容，并為對(duì)方提供一些新的利益。

他表示，如果其他方法都無法奏效，打電話仍是一種不錯(cuò)的溝通方式。