規范檔案管理促進醫保工作

王會玲

摘要：醫療保險檔案不僅是參保單位和參保人員基本信息的真實記錄，也是支付各種醫療保險待遇和信息數據錄入的重要依據。醫療保險檔案管理工作的好壞，直接關系到成千上萬參保群眾的切身利益。

關鍵詞：檔案管理；規范化；醫保工作

醫療保險是我國社會保障的重要組成部分，也是一項全民關注的民生大事，它涉及面廣，專業性強，工作環節多，業務管理繁雜，辦理過程中產生的業務檔案的數量也很龐大。醫療保險檔案不僅是參保單位和參保人員基本信息的真實記錄，也是支付各種醫療保險待遇和信息數據錄入的重要依據。醫療保險檔案管理工作的好壞，直接關系到成千上萬參保群眾的切身利益。

一、立足實際提高質量

首先要健全網絡，集中管理，強化檔案工作管理體制。近幾年，隨著醫療保險工作的進一步完善，在實際工作中，越來越強調工作質量和工作內容，實實在在，看的見，摸的著，因而，表現在檔案工作中，涉及的工作面越來越寬，工作內容越來越多。為打牢檔案工作基礎，我們把建立較科學的檔案管理工作體制和管理網絡作為首要的問題來抓。一是不斷加強對檔案工作的領導。局領導把檔案工作列為議事日程，多次組織職工學習有關檔案工作的法律、法規，統一思想認識，提高對檔案工作重要性和必要性的認識。二是建立健全檔案工作網絡，建立了由專人負責的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責任明，進一步保障了檔案工作各項任務的完成。三是為了適應新形勢下檔案綜合管理工作的需要，我們配備了責任心強，好學上進，學歷較高的同志負責檔案工作。四是實現了各種門類和載體形式的檔案及有關資料的統一管理，做到文書檔案、會計檔案、聲像檔案、設備檔案、實物檔案、業務檔案集中保管，統一管理。五是醫保檔案工作已列入崗位目標責任制考核內容，進一步加大了對檔案工作的管理力度。六是注重抓業務基礎工作，多次組織干部學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，在日常工作中，要求收集、整理檔案資料按文書立卷要求，統一標準。

其次是健全制度夯實基礎。在抓組織網絡，配備人員，強化業務建設的同時，十分重視檔案工作制度建設。為規范檔案制度建設，進一步學習了《檔案法》及上級有關文件規定，制定了《機關檔案工作崗位責任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統計制度》、《檔案設備維護使用制度》、《重大活動檔案登記制度》等9大制度。在《機關檔案工作責任制》中，明確規定了檔案工作人員職責。把檔案工作制度建設作為完成檔案工作任務的前提，堅持制度上墻、制度歸檔，嚴格遵守、定期檢查。

第三創造條件完善設施。檔案基礎設施建設是做好檔案管理工作的前提條件，對這項工作十分重視，在實際工作中，努力做到硬件和軟件同步發展。幾年來，在辦公用房和經費緊張的情況下，設置了專用檔案室，購置了計算機、復印機、文件柜等設施，另外，還增添了檔案袋具、使卷盒、卷皮的尺寸、規格、材料和質量等達到檔案行政管理部門的規定要求。良好的檔案基礎設施，為檔案信息開發利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發展創造了有利的條件。

第四是認真做好檔案接收和歸檔工作，把住質量關口。我們在業務建設這個中心環節上，投入精力大，下的功夫多。以前，由于受條件、人員、房屋等限制，檔案工作發展緩慢，有些檔案排列混亂，內容雜亂無序，文件歸檔不夠齊全、完整，質量保證不了，影響了檔案的有效利用和開發使用。現在，醫保處十分重視檔案工作，下大力抓各職能部門的基礎業務建設，每半年堅持對各部門檔案工作進行一次檢查，查、看、評基礎資料的積累。在局領導的關心和關懷下，工作人員的共同努力下，醫保處檔案工作日臻完善，走上制度化、科學化管理的軌道。目前，醫保處已實行了檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行統一管理，集中保管。一是嚴格按照規定分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷。二是正確、規范地編撰案卷目錄，書寫卷內目錄，建立全目錄索引。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁。

最后加大檔案工作力度，有效地實施監督和指導。醫保處經常舉辦檔案工作交流會，以會代訓，加強對各職能部門工作人員檔案業務的培訓，進一步督導職能部門檔案工作的開展，醫保處隨時對檔案工作做出計劃和總結，不斷提高檔案工作管理水平。

二、強化意識確保工作順利進行

醫保檔案的利用是形成檔案的終極目的。根據檔案自然形成規率，基本醫療保險檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學的利用途徑和方式，為此，我們利用清晰快捷的自動化檔案檢索辦法，實現了檔案的利用價值。在醫療保險數據精算、科學論證、政策調整方面，醫保檔案的規范化管理起到了不可或缺的作用。如我們通過對征繳檔案和費用報銷檔案進行分析，提出了靈活的擴面征繳和降低職工負擔率的有關建議。特別是微觀上在醫療保險按項目付費、治療費分解以及宏觀上在統計數據、計劃下達上的糾正偏差、醫保決策的動態調整等方面，基礎醫療保險檔案的潛在作用得到了充分的發揮。隨著社會的不斷發展，社會信息通過互聯網實現共享。醫療保險關乎廣大參保職工的切身利益，必將引起社會的極大關注，醫療保險檔案將成為社會中的焦點。為了適應未來工作的需要，，縣將在實現檔案管理“四化”上下功夫。一是制度化。進一步完善《醫療保險檔案管理制度》、《醫療保險檔案管理制度實施細則》等檔案管理規章制度，為檔案管理提供制度保障。二是規范化。按照社保局文件精神要求，進一步完善的《醫療保險檔案管理操作規范》，實現檔案管理規范化。三是信息化。將進一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、住院報銷、特病門診、定點管理等檔案進行數字化，提高檔案管理水平。四是公開化。在全面實現檔案管理信息化的基礎上，借助“金保”工程的建設，將檔案信息實行網上公開，發揮檔案的社會效益。

現如今醫保檔案工作正在逐步規范，但由于起步晚和經驗不足等諸多原因，難免存在很多不足之處，今后還將緊緊圍繞服務于醫療保險事業發展這個中心，進一步完善政策、規范管理、強化服務，逐步實現醫療保險檔案資料社會共享，確保醫保工作和諧發展。