加快中專學校檔案管理現代化進程的思考

趙明霞

摘要：隨著時代的發展與科技的進步，信息技術與人們的工作與生活的聯系越來越緊密，傳統的辦公方式逐漸被現代化的辦公手段取代，特別是在檔案管理方面，傳統的手工管理以及存檔、歸類、整理與查詢已經不能適應新的工作需要。在中專學校的建設與發展中，檔案管理是非常重要的組成部分，因此中專學校必須適應檔案管理的新形勢，促進檔案管理的現代化建設與發展。文章根據新形勢下中專學校檔案管理的現狀，探討檔案管理現代化進程的思考。

關鍵詞：中專學校；檔案管理；現代化進程

隨著信息技術的發展，大部分的檔案管理工作已脫離傳統的工作模式，中專學校也應該適應新的檔案工作形式，進行大刀闊斧的改革，促進檔案管理現代化的方式不斷地提高，促進檔案管理的效率有效的提升。

一、中專學校檔案管理現代化面臨的問題

1.檔案管理的現代化與現代化設備的使用混為一談。在檔案管的工作中，有一些人有這樣的錯誤認識，認為促進檔案管理的現代化，就是大量的購入現代化的設備，使用計算機、構建檔案管理的網絡還有刻錄光盤等等，有人認為這就是現代化了。還有一些人認為，檔案管理的現代化需要資金、人才，只有具有重點大學資格的學校才可以籌建，中專學校缺錢、缺人、卻設備，沒有辦法進行現代化的管理活動，這些都是對檔案管理現代化存在誤解的現象，不是有課現代化設備就是現代化，消極等待也沒有辦法促進現代化的管理。檔案管理的現代化，是指在現代管理的基礎上，運用現代管理的思想、技術、設備、方法對檔案工作實行科學管理，提高管理工作的效率。

2.檔案管理的現代化缺乏專業人才。檔案管理有效實施現代化的前提就是要具有專業的人才，擁有能夠操作現代技術與現代管理知識的人才，他們要具有先進的科學文化知識，能夠對新的管理設備進行使用、維護與更新，要具有較高的文化素養。但是在當前的中專檔案管理工作中，缺乏專業的檔案管理人才，工作人員的學歷一般都是大專學歷，嚴重影響檔案管理的現代化，甚至有的中專院校中，工作人員都是退休人員或者是臨時人員，對計算機技術、光盤技術缺乏了解，他們在主觀上對現代化的管理技術產生抵觸的情緒，阻礙檔案管理的現代化。

3.檔案管理的現代化的資金投入不足。中專學校要一般都會將工作的重點與資金的投入放在教學工作、招生工作、學生管理工作上，因此檔案管理工作的資金投入比較少，主要靠政府的財政支持，但是由于社會上人們的檔案意識都比較低，人們比較注重經濟利益，對檔案工作的重要性認識不足，對檔案的資金投入也不足，現代化設備的購買力不足，造成了檔案管理的現代化進程受到阻礙。

4.檔案管理發展不均衡。各個學校、各個地區的經濟發展水平不一致，各個地區中專學校的檔案管理水平也不一致，檔案管理缺乏統一的標準與規范，沒有辦法構建統一的檔案網絡。有關領導部門都促進名牌大學的現代化管理，一些中小城市，縣級城市以及偏遠地區的現代化管理比較慢，這種管理現狀影響檔案管理現代化的整體進程。

二、加強中專學校檔案管理現代化的對策

1.加強檔案管理的宣傳，提高對檔案管理現代化的認識。要通過培訓和教育，加強人們對檔案管理工作的重視程度，充分認識到檔案管理現代化的意義與作用。開展豐富多彩、形式多樣的活動形式，糾正人們對檔案管理現代化的糊涂認識，提高全面性的檔案意識，加強在職人員的培訓與再教育，提高其業務素質與能力，使其認識到檔案管理工作的本質意義。

2.加大檔案管理的資金投入。在檔案管理中，加大資金投入是實施檔案管理現代化的關鍵所在。因此可以在全國范圍內開展檔案工作的交流與合作，讓先進的地區帶動后進地區，發揮各自的優勢，實現優勢互補，共同進步、共同提高。同時各個中專學校在自身學校建設的基礎上，加大資金的支持，引進專業的人才與設備，促進檔案管理環境的改善，為檔案管理現代化的實施打下堅實的基礎。

3.數字檔案管理的建立。數字檔案管理與傳統的紙質檔案管理是相對立的概念，為檔案管理提出了一個新的方向。在信息技術如此發達的今天，各個學校都有自身的校園網絡，學校內部許多管理工作已經放在網絡化的層面上進行，數字檔案管理的建立也有了許多堅實的保障。我們可以借助計算機與多媒體技術，將檔案管理工作與服務工作進行數字化。檔案的數字化管理，主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等等。在信息錄入的環節，就是將教職工、學生的檔案分門分類的鏡子能夠整理，錄入計算機系統，然后進行整理，還要將這些信息氛圍保密資料與非保密資料，非保密的資料編輯到一塊，設置查詢功能，對于保密的檔案，需要設置使用權限。需要注意的是，建立電子化、數字化的檔案管理，不意味著拋棄傳統紙質檔案管理，紙質檔案是電子檔案的管理依據，是原始證據，紙質檔案要管理完整并且與電子檔案同步更新。需要注意的，電子化的檔案管理需要更高層次的網絡安全，防止被偷、被盜、被篡改信息的現象，還有數據的備份工作，也要給與高度的重視。

2.推進檔案管理現代化進程應該注意的問題。檔案管理的現代化為檔案管理指明了方向，但是也為檔案管理帶來了一些新的問題。首先，各個中專學校的領導人要具有改革檔案管理的魄力與決心，檔案管理的現代化是一個長期的、復雜的過程，改革與變動的幅度比較大，后期的設備的使用、維護與更新的工作也比較復雜，這些都需要領導者、管理者以及工作人員的耐心與決心，為檔案管理的現代化營造安全的、穩定的工作環境。同時，檔案管理人員的基礎知識與技能、工作素質、現代化的管理知識，都需要進行再教育與培訓，大部分的中專院校檔案管理人員的素質都有待提升，影響檔案管理的現代化進程。檔案管理的現代化進程中，還有一個非常重要的問題就是網絡安全問題，這個問題需要強大的計算機技術支持，因此在檔案現代化進程中，要設立專門的計算機部門，及時的發現問題、分析問題、解決問題，保障檔案信息資料具有安全性。

總而言之，在當前中專院校發展中，檔案管理工作具有重要的作用與意義。因此中專學校要順應經濟社會的發展趨勢，促進檔案管理工作逐漸走向信息化，現代化，為檔案管理工作的開展提供強有力的資金、人力、財力、設備上的支持，促進檔案管理現代化的提高，促進檔案管理工作的有效開展。

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