關(guān)于社區(qū)矯正檔案工作的幾點思考

摘 要 社區(qū)矯正是與監(jiān)禁刑罰相對應(yīng)的一種非監(jiān)禁刑罰執(zhí)行方式，社區(qū)矯正檔案作為極具保存價值的執(zhí)法文書，是一種特殊類別的檔案。在新形勢下，我們要針對社區(qū)矯正檔案管理工作的實際情況，積極發(fā)現(xiàn)這項工作存在的漏洞和不足并加以改進(jìn)，促進(jìn)檔案的規(guī)范化建設(shè)，為社區(qū)矯正工作提供良好的基礎(chǔ)保障。

關(guān)鍵詞 社區(qū)矯正 刑罰 檔案管理

作者簡介：姜波，山東省萊陽市司法局基層科。

中圖分類號：D920.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.094

作為社區(qū)矯正工作的重要組成部分，社區(qū)服刑人員檔案是其接受社區(qū)矯正過程的真實體現(xiàn)，重要性不言而喻。一份清楚、詳實的社區(qū)服刑人員檔案不但詳實記載了社區(qū)服刑人員的基本情況資料和報到、考核、獎懲、教育學(xué)習(xí)、解除矯正等具有保存價值的執(zhí)法文書和其他相關(guān)材料，可以為司法行政工作人員提供工作上的有力參考，更是社區(qū)服刑人員接受矯正的有力佐證。但不可否認(rèn)，由于我國開展社區(qū)矯正工作的歷史較短，總體來看社區(qū)服刑人員檔案的歸集、整理、保管等各方面仍然存在許多問題亟待解決。筆者認(rèn)為主要其存在以下幾點問題：

一是對于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重視程度普遍不夠。當(dāng)前，絕大多數(shù)司法行政工作人員均有對社區(qū)服刑人員的監(jiān)督管理工作重于檔案工作的慣性思維，不能真正理解檔案工作的重要意義，導(dǎo)致在檔案歸集和整理過程中缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。司法行政部門對檔案工作投入不足，缺乏必要的檔案存放、裝訂即銷毀等一系列基礎(chǔ)設(shè)施，也不利于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二是歸檔內(nèi)容尚未完全規(guī)范，不夠統(tǒng)一。根據(jù)《社區(qū)矯正實施辦法》中的明確要求，在目前的社區(qū)矯正工作實踐中，由縣一級司法行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)為社區(qū)服刑人員建立執(zhí)行檔案正本，司法所建立與之相對應(yīng)的執(zhí)行檔案副本和工作檔案。現(xiàn)存的20余種司法部頒布的社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式，其內(nèi)容主要側(cè)重于執(zhí)行檔案文書，對工作檔案歸檔內(nèi)容具體規(guī)定不足，而作為反映社區(qū)服刑人員現(xiàn)實表現(xiàn)情況的主要材料，工作檔案是考核評價社區(qū)服刑人員日常矯正效果的第一手材料和重要依據(jù)。由于工作需要，各市、縣級司法行政機(jī)關(guān)也都分別根據(jù)自身實際情況、工作現(xiàn)狀制定了部分工作檔案歸檔格式文本及要求，因此各地工作檔案歸檔內(nèi)容存在較大差異，檔案案卷整體質(zhì)量不高，缺乏統(tǒng)一性和科學(xué)性。

三是社區(qū)服刑人員檔案管理基礎(chǔ)薄弱。目前來說，縣級司法行政部門牽頭負(fù)責(zé)社區(qū)矯正的檔案工作，輔助工作及工作檔案的建立由鎮(zhèn)街基層司法所負(fù)責(zé)實施。但工作現(xiàn)狀并不容樂觀，由于縣級司法行政部門的人員編制極其有限，無法抽出專門的人員管理檔案工作，基本都是身兼數(shù)職。另一方面，基層司法所大部分也只有三名左右的工作人員，更有甚者只有一名所長，是名副其實的“一人所”。如此數(shù)量的工作人員還要承擔(dān)社區(qū)矯正、人民調(diào)解、安置幫教等諸多繁雜的事務(wù)，實在無法抽出太多精力做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作，很多情況下只能應(yīng)付了事，導(dǎo)致檔案信息的失真、更改甚至遺失。

四是難以切實保證檔案的真實性。社區(qū)服刑人員檔案詳細(xì)記錄了在矯人員接受矯正的全過程，其中不但包含了社區(qū)服刑人員的當(dāng)面報到、電話及思想?yún)R報、走訪調(diào)查和學(xué)習(xí)勞動等各日常行為監(jiān)督管理內(nèi)容，更包括了司法行政機(jī)關(guān)對社區(qū)服刑人員獎懲處理、幫扶等信息。因此，工作檔案中所有材料的原始真實性必須放在首要位置，一旦因為造假而出現(xiàn)問題的話，甚至?xí)?zhí)法產(chǎn)生不利影響，甚至危及到司法公正。但由于受上文所述的人力資源制約，產(chǎn)生文書信息的過程真實性很難得到保證，有產(chǎn)生虛假信息的風(fēng)險。例如，在社區(qū)服刑人員提交思想?yún)R報及當(dāng)面報到的過程中，如果因為工作人員忙于其他事務(wù)而讓其他人員隨意填寫一下，或者故意弄虛作假產(chǎn)生不真實檔案信息，如此很容易出現(xiàn)社區(qū)服刑人員脫管現(xiàn)象。

五是檔案管理模式相對落后，未能與現(xiàn)代信息技術(shù)接軌。目前的社區(qū)服刑人員檔案，主要以紙質(zhì)文件、照片材料、錄音錄像等作為檔案管理實體，以手工操作為主完成對檔案的收集和整理、編目保管、提供利用等。由于社區(qū)服刑人員不斷增長，信息相對分散，社區(qū)矯正工作人員往往很難對已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息的提煉加工，在一定程度上導(dǎo)致了檔案信息資源的閑置甚至浪費。這種檔案管理方式已經(jīng)與當(dāng)前飛速發(fā)展的電子信息化檔案管理模式脫節(jié)，未能與時代充分銜接，不但不利于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求，也不利于社區(qū)服刑人員檔案作用的充分發(fā)揮。

對于社區(qū)服刑人員檔案管理工作，筆者有以下幾點建議：

一是務(wù)必使社區(qū)矯正工作人員真正認(rèn)識到管理好社區(qū)服刑人員檔案的重要意義。檔案工作是基礎(chǔ)，是做好社區(qū)矯正工作的有效保障，檔案資料是重要的司法文件，更是社區(qū)矯正工作過程的重要信息記載主體，法律意義重大，與社區(qū)服刑人員的切實權(quán)益息息相關(guān)，更關(guān)系到法律權(quán)威、社會公平和司法公正。因此，司法行政部門的工作人員應(yīng)當(dāng)從根本上真正認(rèn)識到做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重要意義，無論是人員物質(zhì)，還是政策法規(guī)，或者是工作措施，都應(yīng)當(dāng)?shù)玫酱_切保障、扎實支撐、充分落實。只有如此，才能使得社區(qū)矯正工作與社區(qū)服刑人員檔案工作相得益彰、協(xié)調(diào)發(fā)展，更加適應(yīng)未來的工作要求。

二是制定統(tǒng)一的社區(qū)矯正檔案管理規(guī)定。社區(qū)矯正工作的施行時間不長，許多工作尚處于探索之中，各地在社區(qū)矯正工作實踐中不斷探索，是典型的“摸著石頭過河”。一方面來說，雖然司法部也已經(jīng)組織印發(fā)了《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，為檔案提供了一定的文書格式規(guī)范，但從實施效果和工作需求可以看出，《格式》的規(guī)定離實際的工作需求還有一定差距，內(nèi)容還需要更加完善，以更加適應(yīng)社區(qū)矯正工作發(fā)展的需要；另一方面，與國內(nèi)相比，國外實行社區(qū)矯正制度時間更長，各方面的規(guī)章制度相對更加完善，因此，我們應(yīng)當(dāng)積極總結(jié)國內(nèi)社區(qū)矯正實際工作經(jīng)驗，同時，借鑒國外的優(yōu)秀做法，在此基礎(chǔ)上，制定出一套更加符合我國社區(qū)矯正工作實際的統(tǒng)一檔案管理規(guī)定，如檔案材料收集制度、檔案材料整理歸檔制度、檔案查閱制度、檔案保管與保密制度、檔案管理工作人員職責(zé)規(guī)章等相關(guān)制度規(guī)范，以此統(tǒng)一規(guī)制全國的社區(qū)矯正檔案管理工作，使對社區(qū)服刑人員的檔案管理工作從收集、整理、歸檔、查閱、保管、保密等各個環(huán)節(jié)都做到形式規(guī)范、有章可循。

三是加強社區(qū)服刑人員檔案管理工作的基礎(chǔ)保障。社區(qū)服刑人員檔案管理工作性質(zhì)有別于普通的人事檔案管理，其法律意義重大，動態(tài)性和政策性較強，對工作人員要求更高。它要求檔案管理工作人員不但要熟悉社區(qū)矯正工作的政策規(guī)定和工作內(nèi)容，還要熟悉社區(qū)矯正檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，在社區(qū)矯正的工作過程中不斷充實檔案材料，完善社區(qū)服刑人員從報到至解除矯正期間的各類文書材料。同時，由于社區(qū)服刑人員是處于動態(tài)變化狀態(tài)中的，相應(yīng)地不斷產(chǎn)生接受矯正期間的檔案文書，這對工作人員的工作量是一個比較大的挑戰(zhàn)。因此，一方面必須保證社區(qū)矯正檔案工作專人專管、專人專責(zé)；另一方面也要注重對社區(qū)矯正工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使更多“半路出家”的工作人員能夠達(dá)到社區(qū)矯正檔案管理工作的要求。此外，還需要加大對基層司法所的財力和物力投入，有效改善基層司法所物質(zhì)條件較差、設(shè)施簡陋的現(xiàn)狀，為社區(qū)矯正工作提供必要的設(shè)施和裝備，為社區(qū)矯正工作的順利開展保駕護(hù)航。

四是加強社區(qū)服刑人員檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，不斷提升社區(qū)矯正檔案管理的規(guī)范化水平。一方面要加強調(diào)研，針對社區(qū)服刑人員執(zhí)行檔案和工作檔案的不同應(yīng)用范圍、實際需求，完善有針對性的檔案管理規(guī)范；另一方面由于各級司法行政部門和基層司法所對社區(qū)矯正工作的管理權(quán)限不同，要進(jìn)一步明確其對社區(qū)服刑人員檔案管理的要求和職責(zé)分工。應(yīng)當(dāng)按照分級處遇原則，針對緩刑、假釋，寬管、嚴(yán)管等不同類別的社區(qū)服刑人員在不同階段的矯正要求，制定具體而相對應(yīng)的記錄及歸檔要求。對某些重點問題和特殊問題，比如檔案原始真實性的鑒別、社區(qū)服刑人員電話匯報、當(dāng)面匯報等音視頻電子數(shù)據(jù)的采集和保管問題等，均制定出相應(yīng)的管理規(guī)范，確保檔案內(nèi)容不失真、不遺漏，社區(qū)服刑人員不脫管，充分保證檔案的真實有效性，為真正做好社區(qū)矯正工作起到良好的基礎(chǔ)保障作用。

五是要積極利用現(xiàn)代化科技紅利，實現(xiàn)社區(qū)服刑人員檔案電子化，真正實現(xiàn)社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，可以加大科技經(jīng)費投入，積極同步發(fā)展電子檔案，建立社區(qū)服刑人員電子檔案信息管理系統(tǒng)，將社區(qū)服刑人員信息入網(wǎng)，實現(xiàn)公檢法司各部門及全國各個社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)的橫向聯(lián)動，以此達(dá)到對社區(qū)服刑人員更加有效的監(jiān)管效果。但同時應(yīng)當(dāng)充分做好保密和備份工作、電子檔案信息的更新工作，防止社區(qū)服刑人員信息丟失和泄露，提升社區(qū)服刑人員檔案的及時性、準(zhǔn)確性與完整性，真正實現(xiàn)社區(qū)矯正檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]朱曉杰、張凱.社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化研究.蘭臺世界.2014（14）.