房產檔案服務社會查詢利用應把握的幾個環節

張雪梅

房產檔案的終極利用價值是向社會各屆提供服務，房產檔案查詢中心（以下簡稱“中心”）就是檔案館（室）對外服務的窗口和紐帶。連云港市市區常住人口110萬，每年到房產檔案查詢中心尋求查詢服務的達到4萬余人次，且查詢數量及次數每年呈明顯上升趨勢，客觀反映出房產信息資源的社會價值性越來越顯現，也折射出經濟社會活動對房產檔案信息的需求與日俱增。隨著工作量的加大，在接待查詢的過程中我們遇到了許多問題，在“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”的今天，既要保證依法依規開展查詢業務，又要在便民利民上下功夫。為此，我們采取了一系列應對措施，真正做到高效、便捷、公信、嚴謹。

一、房產檔案的信息涵蓋及其價值利用延伸

（一）房產檔案一般涵蓋豐富、真實而客觀的信息內容

一是，申請表、房屋權利設立、變更 、轉讓、消滅或限制的具體依據以及申請人提交的其他資料，如申請人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法定代理人的身份證明、授權委托書等材料。

二是，登記機構進行房屋登記、調查、權利的設立、變更 、轉讓等工作中直接形成的文字、圖表、聲像等不同形式的資料，如各類合同、房屋登記審核表、分戶平面圖、勘測調查表、房屋墻界表等。

三是，在房屋登記過程中形成的其他各種信息和文件資料，如有關房產權利歸屬的判決書、裁決書、仲裁文書及公證文書、房地產權屬凍結文件以及其他契證、賬、表、卡、冊等資料。

登記資料內容多，類別復雜，資料從收集、整理、審核到歸檔是一個系統完整的過程。同時，紙質檔案和電子檔案實現同步進行，從技術層面上極大地方便了查詢利用。

（二）房產檔案信息利用空間巨大

1.民間個人房產檔案查詢量激增

根據國家調控房地產的要求，購房者在繳納稅收、辦理房產抵押的過程中，均需開具住房情況查詢證明，我中心年均出具首套房、二套房證明3萬余份，為國家宏觀政策的落實、當事人享受優惠政策提供了依據。同時，隨著二手房交易日益增多，房產檔案信息對交易雙方都可提供相應的服務。對賣方而言，可以證明房屋所有權歸屬、房屋坐落、面積、來源等；對買方而言，可以查詢意向購買的二手房是否有“官司在房”、有無抵押、有無被查封凍結等情況，可以買到“放心房”。再如，離婚財產分割時，夫妻雙方若有隱匿房產等亦可依規進行查詢，為保護當事人合法權益奠定基礎。

2.公安、檢察、法院、紀檢監察部門等國家行政司法機關查詢需求量大

房產檔案具有歷史原始記錄和法律依據的重要特征，公安機關在辦理信貸詐騙、合同詐騙等刑事案件過程中，必然依法開展偵查活動，涉及到房產認證、查封、凍結等。隨著詐騙手段花樣翻新，各類刑事案件不斷高發，受害人的權益受損嚴重，房產信息的提供對公安機關偵查辦案、保護合法、打擊犯罪起到不可或缺的作用。紀檢、檢察機關在辦理涉及干部貪污受賄、非法占有房產等方面的案件時，一定程度上也依賴于房產檔案信息所反映的真實情況。法院目前在房產檔案查詢業務中所占的比例最大，大量的經濟糾紛或其他與房產有關的民事案件，都需要依法調取相關當事人的房產信息，取得合法有效的證據，以便及時查封保全或依法拍賣。

3.城市建設和企業投資也有大量的房產檔案查詢服務需求

目前，城市在進行舊城改造、道路拓寬、改善市民居住環境的過程中，需要提前查詢拆遷范圍內的房產信息，以便摸清房產底數，進行方案設計，辦理拆遷凍結手續等。另外，許多開發公司整體樓盤項目大量資料的原件都保存在檔案查詢中心，隨著各種經濟活動的頻繁發生，有的開發公司因經營不善、資金斷鏈等形成爛尾樓，有的開發商甚至潛逃跑路。若新的開發公司依據相關合同接手“二手項目”，必須查詢當初一手開發公司形成的各種原始資料和法定依據，以便繼續經營，這些資料信息都彌足珍貴，使得經濟活動得以正常進行。

二、房產檔案信息查詢必須依法依規進行

（一）房產檔案有其保密性，必須在規定范圍內查詢利用，查閱、抄錄和復制房產檔案信息應當履行審批手續并登記備案

房產檔案信息公開查詢是大勢所趨，也會對社會經濟進步起到很大促進作用，但在社會信用體系不完善的今天尚不具備條件，前來尋求查詢幫助的各屆人士目的不一，有的存有一定企圖，法律風險仍然存在。對當事人的合法權益尤其是隱私權的保護必須高度重視。

（二）在檔案利用實踐中，通常查詢程序為：查詢人提供身份證明及證件-填寫查詢申請表-資格審核認定-提供查詢服務

在第一環節中，查詢申請人或代理人需出具身份證明或其他相關證明，如公安機關、檢察機關、審判機關等應當提供本單位出具的介紹信以及執行查詢任務的工作人員的工作證件；房屋繼承人應當提交身份證明、繼承公證書；抵押權人應當提供身份證明、房屋他項權證等。

接下來，填寫房屋權屬登記信息查詢申請表，需如實填寫申請人或代理人姓名、聯系電話、證件類型、證件號碼等，明確房屋坐落或權屬證書編號，以及需要查詢的事項。申請人承諾按所填查詢目的查詢登記內容并合法使用，產生的法律責任由申請人承擔。

第三個環節為審核程序，負責對外查詢檔案的工作人員要對查詢人員主體資格以及查詢房屋是否存在或是否辦理權屬登記等情況進行初步核實。

最后，對符合查詢條件且查詢標的存在的，打印房屋登記簿或原始登記材料，復印、摘抄或打印相關內容。

特別注意的是，查詢原始登記憑證的，我們采取專人負責查詢的辦法，查詢人不能直接接觸原始登記憑證，以確保原始憑證不被損壞或被惡意篡改。查詢機構及其工作人員應當對房屋登記信息的內容保密，不得擅自擴大登記信息的查詢范圍，不得私自外傳。

三、推進房產檔案查詢服務的便捷、高效

（一）加大硬件投入

為更好地提高檔案查詢的質量和效率，我中心加大檔案現代化建設，近幾年陸續投入230余萬元用于檔案基礎建設。2010年，開發連云港市房產檔案數字化系統，對2006版掃描系統進行升級和改進，極大地提高了掃描速度和質量；2011年，啟動房產GIS項目，實現了空間數據集成，房屋申請、受理、審核、登簿、發證、歸檔等工作均實現了網上傳遞；2012年，房產檔案數字化異地備份工作正式完成，確保數據在遭遇災難狀況下能夠快速恢復；2012年，全面建立房屋電子登記簿并在檔案查詢中予以應用，登記簿完整地記載了房屋自然狀況、權利狀況等內容，可即時打印，極大地方便了當事人的利用；2014年，重新購置一臺高效能電子檔案中間存儲服務器，對主服務器上的所有電子檔案進行雙重備份。目前，檔案室共有計算機16臺，打印機14臺，高速掃描儀9臺，光盤刻錄機1臺，達到了檔案收集、整理、掃描、編目、統計、查閱利用的數字化管理。

（二）建立“以檔案查詢利用者為中心”的服務理念

我中心認真研究社會各屆查詢人員的現實和潛在的利用需求，圍繞這個核心開展檔案收集、整理、保管、編研等基礎工作，建立了利用者滿意度評定制度、利用者投訴制度等，完善了檔案答復率、檔案查全率、檔案查準率、檔案服務滿意率等技術指標。年均接待利用者4萬余人次，復制近10萬頁，出具各類房產證明5萬余份。

（三）實行政務公開，網上信息公開，提供查詢前咨詢服務

我中心從2013年以來，改革探索查詢應用實踐，在連云港市房產網上公布房產檔案查詢中心辦公地點、接待時間、接待人員電話等，實行預約服務，許多群眾先期通過網上留言或電話咨詢，了解到查詢房產檔案應符合的條件以及需要攜帶的手續或證件，有的通過咨詢得知不具備查詢資格或不允許查詢，避免了群眾為一件事跑多趟腿。

房產檔案信息不只是簡單的開發利用，必須深入了解利用者、查詢人的信息需求和利用特點，以按章依規查詢、保護隱私權為底線，以方便群眾、高效公信為拓展空間，最大限度為社會各屆提供優質房產檔案查詢服務，充分發揮房產檔案信息應有的社會價值。在未來可能實現的全國房產信息聯網查詢中，先期探索出安全高效的路徑。