基于來源的組織機構元數據構建研究

崔杰+楊文剛+田偉

摘 要：來源元數據作為檔案元數據核心集重要的組織部分，描述了社會實踐主體的特征及背景信息。本文以組織機構為基點建立了來源元數據實體—聯系（E-R）模型，并以天津外國語大學為例，闡述了組織機構實體元數據和聯系元數據的構成，分析了如何著錄兩類元數據的變更信息。組織機構元數據模型為檔案來源元數據系統提供了數據設計框架，使系統在記錄組織機構的歷史沿革、提供整理檔案的客觀依據、提高檔案檢索利用效率方面具有廣泛的應用價值。

關鍵詞：組織機構；實體；聯系；元數據；天津外國語大學

依據魂系歷史主義思想[1]構建的檔案元數據核心集，是一個以“歷史”為本原的、由檔案歷史聯系的三維結構要素（來源、事由和年代）及要素之間關系組成的，包括來源、事由和年代三種元數據。本文以社會實踐活動主體的主要構成形式——組織機構為基點，將其作為一個實體，提出了組織機構元數據實體—聯系（E-R）模型，研究實體和聯系元數據的構成及其變更信息，從而構成了檔案來源元數據。

1 組織機構元數據模型的構建研究

1.1 以組織機構為基點建立來源元數據模型的緣由。馬克思說：“主體，即人，是自身異化的存在物……是作為現實的，活生生的，特殊的個人——就是這種存在物。”主體是有頭腦能思維的、從事社會實踐活動認識活動的個人或集體，主體可分為個人主體，集體主體，社會主體。[2]在檔案學領域，社會實踐主體為檔案的來源，包括個人、組織機構和國家三個層次。

組織機構是指依法設立的機關、企業、事業單位，社會社團以及其他組織機構。[3]為什么以組織機構為基點來建立來源元數據模型呢？因為一個國家是由眾多組織機構構成的，同時每個組織機構中內設了多個部門，在每個部門中又工作著多個個人。作為檔案來源的中間層次，組織機構是社會實踐活動主體中最典型的存在方式，其自身存在的實體屬性及聯系屬性構成了檔案來源元數據。

1.2 組織機構元數據模型。我們將采用實體—聯系（E-R）數據模型來設計組織機構元數據模型。實體—聯系（E-R）數據模型是基于對現實世界的這樣一種認識，世界是由一組稱為實體的基本對象及這些對象之間的聯系組成。[4] E-R模型力圖描述數據的含義，正與我們研究組織機構元數據的初衷不謀而合。

E-R數據模型主要包括實體、聯系和屬性三個要素。我們將利用實體—聯系（E-R）數據模型將組織機構中的實體、聯系及屬性進行結構化地描述，通過對組織機構實體和聯系的分析研究，歸納出實體屬性集與聯系屬性集，隨后通過對這兩個屬性集進行建模推理出實體元數據和聯系元數據，最后將實體元數據與聯系元數據有機整合在一起形成組織機構元數據，從而實現對檔案來源元數據的構建過程。

1.2.1 實體。實體是現實世界中區別于其他對象的“事件”或者“物體”。[5] 組織機構作為一個實體，它內設了多個部門，而每個部門中又工作著多個個人，作為組織機構的構成要素，部門和個人也是實體。組織機構實體包括三個層級，即組織機構、部門和個人。

1.2.2 聯系。聯系是指多個實體間的相互關聯[6]，反映了實體間相互作用的狀態，可以有效地揭示實體之間潛在的關聯。組織機構的聯系包括內部和外部聯系。內部聯系是指在一個組織機構內部，組織機構、部門和個人三者之間的關聯狀態。外部聯系是指一個組織機構與其外部的組織機構、部門和個人的聯系。

1.2.3 屬性。“屬性”是一組對實體內部與外部特征揭示的描述。屬性的定義以實體為基礎，是從不同方向或維度上對實體相關特征的提煉和歸納。[7]屬性分為實體屬性和聯系屬性。其中實體屬性是對每個實體本體特征進行的全方位描述和揭示，一般通過一組屬性來表示。聯系屬性可以揭示實體間關聯的內容及限定實體間關聯的程度。實體屬性和聯系屬性，通常采用“屬性名—屬性值”的方式進行描述。此時，屬性名充當著元數據的角色，屬性值為元數據的值，實體和聯系元數據構成的集合，構成了組織機構元數據核心集。

組織機構元數據模型勾勒出的組織機構網絡，不僅將實體進行了層級劃分，而且將實體之間潛在的內部和外部關聯有效地揭示出來，隨后通過對實體和關聯屬性的分析，推理、構建出檔案來源元數據，為我們今后設計檔案來源元數據系統提供了語義模型。

2 組織機構實體元數據及其變更分析

組織機構本身包括組織機構、部門和個人三個實體層級，三者的實體屬性不同。但組織機構的實體屬性眾多，有些屬性對于組織機構沿革變化是可有可無，所以我們研究的是組織機構最為核心的實體屬性，以此為基礎構成組織機構實體元數據。

依據GBT 16987-2002 [8]和GBT 14946.1-2009 [9]中數據采集的要求，結合組織機構、部門和個人實體屬性的特點，分別規范出三者的實體元數據。我們用二維表格的形式，列出三者的實體元數據表：元數據名稱為實體元數據；元數據取值類型分為字符型、日期型和數值型三類；用M/C將實體元數據分為兩類，M 表示必選實體元數據，C表示可選實體元數據。

2.1 組織機構實體元數據。表1列出了24項組織機構實體元數據，其中組織機構代碼是指由國家編制并賦予組織機構在全國范圍內唯一、不變的法定標識，它是組織機構實體元數據的主標識，用它可以唯一的標識組織機構。例如天津外國語大學，其組織機構代碼為401359209，可以用401359209唯一的標識這所大學。

2.2 部門實體元數據。如表2所示，列出了16項部門實體元數據。其中部門代碼是組織機構賦予部門唯一、不變的標識，它是部門實體元數據的主標識，用它可以唯一的標識一個組織機構中的部門。

GBT 31287-2014中將組織機構代碼和組配碼進行組合構成組合碼，用于標識組織機構的內設部門。[10]組配碼可以根據每個組織機構的特點，由所在組織機構進行設定。例如天津外國語大學，組配碼可以由部門分類號和部門順序號（即兩位阿拉伯數字）組合而成。學校內設部門分為黨群、行政、教學、教輔四類部門，分為用字母DQ、XZ、JX、JF表示。黨委辦公室屬于黨群部門，可以用分類號DQ表示，部門順序號為01，那么黨委辦公室的組配碼為DQ01，即黨委辦公室作為天津外國語大學的內設部門，其部門代碼可表示為“401359209DQ01”，具體的構成見圖2。

2.3 個人實體元數據。如表3所示，列出了31項個人實體元數據。其中個人的公民身份證號是國家法定的證明公民個人身份的有效證件號碼，它是個人實體元數據的主標識，用它可以唯一的標識一個個人。

2.4 實體元數據變更分析。如表4，實體元數據主標識分為組織機構、部門和個人三類，它可以準確定位哪個層次的實體元數據有變更信息；實體元數據主標識的值，分別為組織機構代碼、部門代碼和公民身份證號；實體元數據名稱和實體元數據值分別為待變更的元數據項目及現有的元數據值；變更內容表示變更后的元數據值；變更時間用8位阿拉伯數字表示；變更依據為變更所依據的文件號、材料名稱等。

現以天津外國語大學為例，說明實體元數據變更情況。表4中第1條元數據變更記錄，著錄了組織機構層級實體元數據變更信息。其表示天津外國語學院的“組織機構名稱”，在2010年3月18日更名為天津外國語大學，依據文件為教發函[2010]6號。

3 組織機構聯系元數據及變更分析

組織機構聯系元數據，將組織機構內部和外部聯系有效地揭示出來，架構起組織機構關聯網絡，使用戶了解其內部環境和外部地位。我們采用實體—聯系（E-R）數據模型來設計組織機構聯系元數據模型。

實體—聯系（E-R）數據模型有特定的圖示，矩形框表示實體，框中內容為實體名；菱形框表示聯系，框中內容為聯系名；實體與聯系用直線相連，并在直線上標注聯系的類型。聯系分為3種類型：一對一聯系（1∶1）、一對多聯系（1∶N）和多對多聯系（M∶N）。

3.1 組織機構內部聯系元數據分析。

圖3為組織機構內部實體之間的聯系，包括組織機構與部門、組織機構與個人及部門與個人三類聯系。

3.1.1 組織機構與部門的聯系。一個組織機構可以內設多個部門，而一個部門只隸屬于一個組織機構，組織機構與部門之間是一對多聯系（1∶N）。菱形框中聯系名可以定義為內設。例如，天津外國語大學有內設部門43個，而每個部門都隸屬于天津外國語大學，即這個組織機構與其內設部門之間是一對多的關系。

3.1.2 組織機構與個人的聯系。一個組織機構內部工作著多個個人，而一個個人只供職于一個組織機構，所以組織機構與個人之間是一對多聯系（1∶N）。菱形框中聯系名可定義為任職。例如，天津外國語大學現有教職員工1800人，而每個員工只隸屬于天津外國語大學，即這個組織機構與個人之間是一對多的關系。

3.1.3 部門與個人的聯系。一個部門內可以有多個個人供職，而一個個人可以在多個部門中工作，其中在一個部門中主要供職，在其他部門中屬于兼職，所以部門和個人之間是多對多聯系（M∶N）。菱形框中聯系名定義為任職或兼職。例如，天津外國語大學英語學院有50名教工，英語學院書記張三兼任工會副主席，即英語學院這個部門里工作著多個教工，張三同時在兩個部門工作，所以部門與個人是多對多的關系。

3.2 組織機構外部聯系元數據分析。

圖4給出組織機構與其外部的組織機構、部門和個人三類聯系。

3.2.1 組織機構與組織機構的聯系。一個組織機構可以與多個組織機構存在聯系，即組織機構與組織機構之間是多對多聯系（M∶N），分為上級、平級、下級及掛靠四類聯系。菱形框中聯系名分別定義為上級關系、平級關系、下級關系及掛靠關系。

（1）上級關系。上級關系即隸屬關系，分為黨群組織、行政主管和業務三類上級關系。

例如天津外國語大學，其黨群組織的上級部門為中國共產黨天津市教育委員會，行政主管上級部門為是天津市教育委員會，業務上級部門為中華人民共和國教育部。

（2）平級關系。指組織機構在國家行政序列中的級別相同，即組織機構在國家的行政序列中占據的位置相同。例如，天津外國語大學與天津工業大學均是局級單位，這兩個組織機構是平級關系。

（3）下級關系。指同一組織系統中等級低的組織或人員[11]。例如天津外國語大學附屬外國語學校就是天津外國語大學的下級組織機構。

（4）掛靠關系。指機構或組織從屬或依附于另一機構或組織[12]。例如，天津市翻譯協會掛靠在天津外國語大學，則天津外國語大學就是天津市翻譯協會掛靠的組織機構，二者形成掛靠關系。

3.2.2 組織機構與部門。一個組織機構可以與其非內設的多個部門之間存在聯系，即組織機構與部門之間是多對多聯系（M∶N）。菱形框中聯系名可以分別定義為兼管或代管。例如，北疆博物院現隸屬于天津自然博物館，因其坐落于天津外國語大學校內，故受天津自然博物館和天津外國語大學的雙重領導，此時天津外國語大學與北疆博物院形成了兼管關系。

3.2.3 組織機構與個人。一個組織機構可以與多個非專職工作于這個組織機構的個人之間存在聯系，即組織機構與個人之間是多對多聯系（M∶N）。菱形框中聯系名可以分別定義為兼職或借調。例如，天津師范大學管理學院的王紅導師，在天津外國語大學研究生院兼職為研究生授課，那么天津外國語大學這個組織機構與王紅這個個人形成兼職關系。

3.3 組織機構聯系元數據的變更分析。表6給出了組織機構與部門、組織機構與個人、部門與個人、組織機構與組織機構四種聯系類型，分別用R1、R2、R3、R4表示；實體元數據主標識值可以準確定位待變更的組織機構、部門和個人；聯系名內容類型標注了每種聯系類型涉及的具體聯系名稱；聯系名內容表示現有的聯系名稱；變更內容指更改后的聯系名；變更時間用8位阿拉伯數字表示；變更依據為變更所依據的文件號、材料名稱等。

下面以天津外國語大學為例，說明聯系元數據變更的情況：如表6中第1條變更記錄，聯系代碼為R1，著錄了組織機構與部門的聯系元數據的變化。其表示天津外國語大學（組織機構代碼為401359209）與北疆博物院（部門代碼為402609356JX01）原來是兼管關系，于2016年1月1日二者的聯系變為內設關系，依據文件為教發函[2016]6號。

4 組織機構元數據模型的應用

4.1 記錄組織機構的歷史沿革。采用實體—聯系（E-R）數據模型，在分析組織機構實體和聯系屬性的基礎上，形成了組織機構實體和聯系元數據及其變更元數據。實體元數據相當于組織機構的“簡歷”，聯系元數據就像“所處環境”，變更元數據相當于“演變軌跡”。模型真實詳盡地記錄了一個組織機構的背景資料和沿革變化，對于檔案用戶研究組織機構歷史沿革具有重要的參考憑證作用。

4.2 提供整理檔案的客觀依據。作為社會實踐主體典型的存在形式，組織機構實體及其內外部聯系時刻發生著變化。完整的檔案整理方案應隨其變化而變更，并能依據它有效地組織案卷、構成全宗、形成全宗群。模型可以提供檔案室和檔案館兩個層次的整理方案：在檔案室階段可以依據組織機構與部門、組織機構與個人、部門與個人之間的聯系組織案卷，構成全宗。在檔案館階段可以依據組織機構與組織機構之間的聯系將全宗組織起來，架構起全宗群。模型提供了支撐檔案實體系統存在的骨架，成為一種科學實用的檔案整理方案。

4.3 提高檔案檢索利用效率。目前的檔案檢索是針對館藏檔案一般特征的檢索，而組織機構元數據模型提供的檢索，是依據檔案歷史聯系特征的檢索，即利用組織機構實體和聯系元數據及變更元數據來檢索檔案的一種特殊方法。模型將隱藏在檔案之間的歷史聯系有效揭示出來，有助于管理者了解組織機構的歷史沿革，從而有效地整理及合理地保存檔案。同時用戶不用瀏覽檔案實體本身，就能完整地獲取所需檔案信息，提高檢索利用效率。

*本文系教育部人文社會科學研究項目《‘魂系歷史主義的檔案元數據核心集的構建研究》（項目批準號：15YJC870007）的部分研究成果。