后保管時代檔案館資源建設的SWOT模型分析

蔡敏芳

1974年，美國檔案學者F·杰拉爾德·漢姆最早孕育出“后保管”理念。隨后，他在《后保管時代的檔案戰略》一文中指出，“社會記錄、利用、存儲信息的方式決定著檔案工作，信息革命正將我們推入檔案歷史的新時期——后保管時代。”[1]

1 后保管理念在檔案館資源建設中的體現

1.1 檔案館資源建設主體。后保管時代，檔案館從希望與文件形成機關合作的“懇求”機構轉變為監督文件形成者、維護和保管其檔案文件的審計機構[2]，從保管檔案的實體機構轉變為提供服務的信息資源中心。相應地，作為館藏資源建設主體的檔案工作者發生角色轉變。

1.1.1 從終端處理者轉向全程參與者。信息技術迅猛發展、文件形態發生變化、電子文件數量劇增都成為后保管時代的重要標志。面對電子文件系統依賴性、載體脆弱性、信息易刪改性等特征，檔案工作者必須轉變保管時代將工作重心放在終端歸檔環節的做法，參與電子文件的整個生命運行周期，關注其來源、形成目的、形成過程、處理程序等背景信息。

1.1.2 從實體保管者轉向知識管理者。“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求。”[3]檔案工作者需要對海量的檔案信息進行深層挖掘，將隱性的、有價值的信息轉化為知識。

1.1.3 從歷史守衛者轉向記憶建構者。后現代視角下，檔案不是絕對中立和客觀的。檔案工作者從數量龐大的文件中，挑選出少量典型文件作為檔案而保存，某種程度上具有為社會記憶挑選歷史素材的主動性。[4]

1.2 檔案館資源建設客體——館藏檔案資源

1.2.1 館藏資源數量龐大。一方面，紙質檔案數量成倍增長。1995年國家綜合檔案館館藏檔案11318.31（萬卷、萬件），2014年已達53470.30（萬卷、萬件），較1995年增長近5倍。[5]另一方面，伴隨“信息爆炸”和“大數據時代”的來臨，電子文件“井噴式”增長，保存電子文件在產生及流轉中的元數據、操作日志等過程信息無疑也增加了館藏壓力。

1.2.2 館藏資源種類繁雜。后保管理念強調關注社會邊緣群體和底層活動，除黨政類檔案外，涉及公眾經濟、文化和社會生活的檔案類型增多。對我國市區縣各級檔案館的調查顯示：各級檔案館中有婚姻登記檔案、知青檔案、房產檔案、社保檔案、房屋拆遷檔案、移民檔案、就業失業登記檔案、城鄉居民健康檔案等種類豐富的民生檔案。[6]

1.3 檔案館資源建設模式。1996年，特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上做了題為《1989年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》的報告，系統闡述了“后保管”模式。隨后，我國學者徐擁軍進一步構建了后保管模式的框架，將“新來源觀”“宏觀鑒定”“知識服務”作為后保管模式的基本構成。新來源觀的實踐目的在于捕獲文件、追溯和考察文件的背景，為知識服務提供豐富的知識資源；宏觀鑒定論的實踐目的在于提高文件鑒定的效率和質量，提高人們檢索、利用所需文件的效率，增強人們獲取信息和知識的能力，為知識服務提供良好的知識結構。[7]

2 基于SWOT模型的檔案館資源建設分析

SWOT分析法由美國舊金山大學的韋里斯教授于20世紀80年代首先提出，通過研究對象的內部優勢（Strengths）和劣勢（Weaknesses），外部機會（Opportunities）和威脅（Threats），將各因素相互匹配，從而提出改進策略。將SWOT模型中的各要素運用到檔案館資源建設分析中，得到如圖1所示的分析矩陣。

2.1 優勢分析（Strengths）。

2.1.1 資源的豐富性和多樣性。吉登斯曾用飯館和菜單的關系極言檔案資源對檔案館的重要作用，豐富的館藏資源是檔案館的核心競爭力。截至2014年底，我國綜合檔案館館藏近5億卷（件）。除紙質檔案外，電子文件、音頻檔案、視頻檔案、照片檔案、網頁檔案等不同載體類型的檔案資源也極大地豐富了檔案館館藏。

2.1.2 資源的社會性和開放性。曾任英國公共檔案館館長的麥克·羅伯指出，傳統的檔案“來源”是等級制度下權力機構維護自身利益的手段，檔案館成為統治階級進行信息封閉的場所。后保管時代，館藏檔案資源的“來源”具有社會性，民生檔案、口述歷史檔案、家庭檔案、名人檔案等來源于廣泛社會實踐的檔案被收集進館。同時，檔案資源的服務對象更具開放性，來自不同群體、不同領域，出于不同目的用戶被包含在其中。

2.2 劣勢分析（Weaknesses）。

2.2.1 人員建設面臨瓶頸。后保管時代，檔案工作者被賦予了更多的職業責任，參與社會記憶的建構，融入電子文件運行事務，提供數字檔案信息利用，加強與各單位合作等。[8]他們除了需要遵守檔案職業道德規范，具備基本的專業素養，更要擁有信息素養、多元文化素養、現代化管理素養和創新素養。但在實際檔案工作中普遍存在的問題是：檔案領導干部多，專門業務人員少；檔案學專業的人員少，非科班出身的人員多；熟練掌握計算機技術、網絡技術的人員少，文科背景的人員多。

2.2.2 檔案收集難度增大。后現代理念強調“去中心化”，檔案館不僅要收集黨政機關、企事業單位形成的體制內檔案，非國家性質的機關、組織和個人形成的體制外檔案也是重要的資源。這些散落在社會各個角落、保存在不同主體手中的檔案，往往成為檔案收集的重點和難點。如何知曉體制外檔案的現存狀況？如何征集保存在社會組織和個人手中的檔案？

2.3 機會分析（Opportunities）。

2.3.1 社會公眾的自發參與。隨著社會公眾自我意識的增強和檔案意識的覺醒，越來越多的人具有參與檔案工作的熱情。廣州市檔案館舉辦《老城·老人·生命的回憶》首個民間草根攝影展，李瑞然老人用相機記錄了廣州的拆遷瓦礫、居民搬遷、新修建筑等變化，并自愿將拍攝照片全部捐獻給檔案館。[9]社會公眾的自發參與極大地豐富了檔案館館藏，并且有利于從公眾的視角書寫社會歷史、傳承集體記憶。

2.3.2 現代化的管理手段。以信息技術、（移動）互聯網、大數據、云計算、搜索引擎、社交網絡、物聯網等技術為主的第五次技術革命取得了飛速的發展，檔案領域也享受著技術革命帶來的幸福時光。[10]利用計算機技術和網絡技術，實現檔案資源的數字化、信息傳輸的網絡化、信息檢索的便捷化、信息利用的共享化、信息服務的擴大化，實現了檔案的信息管理和知識管理。

2.4 威脅分析（Threats）。

2.4.1 缺乏相關的法規支撐。我國檔案資源的規定主要依據《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》。現行《檔案法》中關于檔案開放的規定存在一定不足：開放檔案范圍界定不科學、開放檔案期限規定不明確、開放檔案對象劃分不具體、開放檔案義務主體不明確。同時，不同地區、不同層級、不同機構和個人產生的檔案有各自的形成規律、保存狀況和價值特點，粗線條的法律規范不能很好地適用于各層級檔案資源的建設。

2.4.2 行業機構的競爭。檔案館、圖書館和博物館都是留存人類歷史、提供信息服務和延續人類記憶的科學文化事業機構。在信息公開和公共服務方面，圖書館和博物館走在檔案館的前面，館藏圖書和館藏展品的開放共享在公眾心中塑造了良好的形象。相反，檔案館由于部分館藏資源的保密性和非公開性，利用者查找信息時通常不會首先想到檔案館，而會選擇圖書館、博物館、展覽館等獲取信息更便捷的機構，利用者對檔案館的忠誠度和穩定度不高。

3 后保管時代檔案館資源建設的優化思路

3.1 加快開放進程，促進檔案服務的社會化。在第十四屆國際檔案大會上，英國檔案學家邁克爾·庫克提出，“雖然檔案館像博物館和圖書館一樣與純娛樂性機構相比有著更嚴肅的目的，但是它們有一個共同特點，如果人們愿意，閑之無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構，按照個人興趣進行活動”[11]。在“開放”“自由”的后現代理念指引下，檔案館需要改變館藏資源“養在深閨人未識”的狀況。

為此，筆者認為檔案館可以從以下幾方面推動檔案服務的社會化：（1）貫徹“以民為本”“服務社會”的觀念。在進行檔案的收集、編纂和開發工作時將公眾利益放在首位，加快對散存在民間及境外檔案的收集，編纂出版公眾查閱率高的檔案材料，為檔案館服務社會提供資源支撐。（2）采取豐富多彩的形式吸引公眾參與到檔案館舉辦的文化和休閑活動中。如：舉辦專題展覽，展示地方特色、名人生平、逸聞趣事；開展學術講座，普及基礎的檔案知識；展出檔案珍寶，激發人們的來館熱情；制作和播放檔案影音，生動形象地傳播檔案信息；與圖書館或博物館聯合打造特色旅游，實現社會效益和經濟效益的雙贏。

3.2 發揮檔案資源的記憶功能，維護公平正義。第一屆國際檔案大會上，國際檔案理事會主席夏爾·布萊邦曾指出，“檔案是一個國家、省、行政機關的記憶，檔案館保存的是一個國家最寶貴的東西，即一個國家的歷史證據和作為國家靈魂的材料。”[12]檔案記錄著一個民族、國家、社會和個人的活動軌跡，承載著人類歷史，能夠揭露對史實的隱瞞和歪曲，維護公平正義。

在國際史學界，南京大屠殺事件與奧斯維辛集中營、日本廣島長崎核爆并稱為二戰史上的三大慘案。中日兩國對于南京大屠殺的界定、死亡人數、事件成因、軍隊暴行等方面一直存在爭議。面對日方歪曲南京大屠殺事件的無恥行徑，中央檔案館、中國第二歷史檔案館、侵華日軍南京大屠殺遇難者同胞紀念館等7家單位聯合進行了南京大屠殺檔案的申遺工作。2015年10月，包括金陵女子文理學院舍監程瑞芳日記、南京軍事法庭審判日本戰犯谷壽夫判決書正本、南京大屠殺幸存者陸秀英證詞等11組檔案被列入“世界記憶名錄”。這些檔案真實還原了南京大屠殺事件的始末，構建了真實完整的歷史記憶，發揮著維護社會公平正義的作用，一定程度上捍衛了國家和民族的尊嚴。

3.3 提高館藏檔案鑒定的效率和檔案資源的質量。后保管時代，館藏檔案數量劇增、載體多樣、內容豐富，大量接收進館的檔案給鑒定工作帶來不小的挑戰，存在鑒定工作效率低下、有價值的檔案可能被忽視的情況。同時，用戶檔案利用需求增多、利用范圍拓寬，除政府部門和歷史學家外，學生、教育工作者、技術人員等來自各行各業的普通公眾成為檔案用戶。為了保證檔案資源數量和質量的合理性，檔案館需要制定詳細的鑒定標準，確定檔案的留存比例，及時剔除沒有保存價值的檔案，使具有長遠利用價值的檔案得到更好的保管。

3.4 整合檔案資源，合理配置館藏檔案。后保管時代，檔案資源分散性、碎片化、不系統的特點，使得人們多元且系統的利用需求很難被滿足。因此，合理配置館藏檔案、促進資源的整合才能更好地服務于民。

3.4.1 借助技術力量，為資源的整合提供條件。利用現代技術，在不改變實體檔案位置的同時，整合某個行政部門、專業系統或者地理區域的檔案資源，消除數字鴻溝，實現檔案資源的共享和利用。管理軟件的使用能夠簡化檔案工作的流程和手續；網絡技術的應用使檔案資源的遠距離傳輸成為可能；檔案資源一站式檢索平臺方便了公眾的查檔利用。

3.4.2 立足特色資源，塑造檔案館新形象。將具有國家特色、民族特色和地方特色的檔案資源進行整合，形成獨具魅力的專題檔案或特藏檔案，塑造檔案館在公眾認知中的新形象。青島市檔案館重視地方特色檔案的收集和整理，整合展現青島獨特面貌的檔案資源，形成了青島啤酒節、海洋節、膠州秧歌溯源等特色專題檔案。[13]