檔案統計年報參數的優化設置建議

謝君

摘 要：本文以國家檔案局每年要求填報的《全國檔案事業統計綜合年報》為研究對象，針對在實際填報過程中出現的問題進行深入分析，并對檔案專業技術職務、接受在職培訓教育、案卷和件、以件為保管單位檔案和實物檔案（件）、檔案利用目的、編研檔案資料、檔案館總建筑面積、館內設備等八個參數進行優化設置，提出合理建議，以求達到統計的準確性和精確性，實現對檔案事業的科學管理。

關鍵詞：檔案統計；年報；參數；優化設置

檔案統計是指運用一系列的統計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢的工作過程，是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。而檔案統計年報是全國統一的綜合性年度統計報表制度，具有法規性，并納入國民經濟和社會發展的統計指標體系。其統計參數分為兩部分：一是檔案館基本情況參數，主要有現有專職人員情況，事業費，館藏檔案、資料，本年進館、銷毀檔案，檔案編目，檔案開放，檔案利用，檔案展覽，檔案編研，檔案搶救，檔案館建筑面積、設備；二是檔案館電子檔案基本情況參數，主要有數字檔案館機構，館藏電子檔案，本年進館電子檔案，電子檔案利用，檔案網站。

檔案統計年報最直觀的體現就是數據，這就需要參數的設置和說明必須完整精確。但筆者在檔案統計年報工作中，發現有一些參數或設置有問題或說明不清，導致填報過程中無據可依、無從下手，只能憑個人理解，很大程度上影響到數據的準確性，制約了統計工作的效用，必須逐條改進。

1 檔案專業技術職務參數

目前，檔案專業技術職務參數只統計到檔案專業技術職務層面，未考慮其他專業技術職務情況。由于檔案事業突飛猛進的發展，新技術的廣泛應用，以及對人才需求的多樣性，檔案部門不僅融入了計算機、文史等各專業，也吸收了不少教師、工程師、科研人員等人才，所以技術職務不局限于檔案系列，像教師系列、科研系列、工程師系列等也不少見，他們的職稱狀況也體現著檔案部門人員的水平結構。但這部分人員的專業技術職務卻無從體現，建議像“文化程度”和“檔案專業程度”參數設置規則，增加“專業技術職務”參數以區別于“檔案專業技術職務”，修改如下圖1：

2 接受在職培訓教育參數

檔案培訓教育是打造檔案干部隊伍的重要因素，直接影響檔案人員業務能力的發揮。制定合理的檔案人員教育培訓計劃，有針對性、時效性地組織檔案人員開展教育培訓，是提高檔案人員業務水平的關鍵。根據人員編制情況和崗位實際需要，培訓內容要呈現多樣化：新上崗人員的檔案工作基本知識、技能的上崗培訓；已在崗多年人員有針對性的專題培訓；全館人員的年度檔案人員繼續教育培訓；針對某項具體任務的其他專業技術培訓。所以，“在職培訓教育”這一參數并不能完全體現出在職人員的培訓情況，往往易造成在具體的填報過程中，將其誤解為崗位培訓或繼續教育培訓。建議進一步細分，修改如下圖2：

3 案卷和件參數

案卷是由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷盒的檔案保管單位，也是檔案系統排列、編目和統計的基本單位。可見“卷”反應的是裝盒情況，“件”反應的是盒里有多少件。2000年《歸檔文件整理規則》對檔案整理進行改革，取消“卷”為立檔單位，明確以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。但從實際操作上來看，仍有必要立卷，需要以卷號編檔號。上架錄入系統，無論是實體還是系統，都離不開卷，形成“卷”和“件”依然并存的局面。所以統計報表依然保存“卷”參數，但是對“件”參數卻沒有設置，造成只能填寫立卷情況，對具體有多少件卻沒有統計數據。比如文書檔案只能統計到有多少卷，但卻顯示不出具體有多少份文件，學籍檔案只統計到有多少班級，卻沒有班級里的人數，顯然不科學。建議增加一欄“件”，修改如下圖3：

4 以件為保管單位檔案和實物檔案（件）參數

首先，必須明確“以件為保管單位檔案”和“以件為單位歸檔整理”兩個概念。前者可理解為不便立卷裝盒的檔案，像是實物檔案、產品檔案等，由于其體積因素無法裝盒，只能用件來統計；后者其實指的是一種順應時代發展的歸檔整理方法，不再以文件之間的某種聯系立卷，而是按照諸如文號、發文順序號、收文日期、班級學號、證書編號等自然順序編號，雖然立卷，但是以件為單位。其次，需要嚴格區分“件”和“以件為保管單位檔案”。前者如第三條所述，指的是案卷中的件，也就是多少份；后者指的是不能立卷的件，兩者的屬性是獨立的，沒有交叉，不存在重復統計問題。最后，“以件為保管單位檔案”和“實物檔案（件）”其實是子母概念，不應該同級列出，建議納入母概念，并根據需要增加子概念，修改如下圖4：

5 檔案利用目的參數

目前，檔案利用目的參數只設置學術研究、經濟建設、宣傳教育、工作查考、其它五類。但隨著近些年檔案意識的普遍提高和辦事流程的法律憑據性加強，檔案利用目的日趨多樣性。根據實際查閱情況來看，除本單位人員查閱以外，師生、校友的個人利用顯然已成為主力軍，包括撰寫文章、找工作、出國留學、考研（博）、補辦畢業（學位）證、房產等。如果將這些目的統一歸納為其它，勢必缺乏針對性和合理性，影響統計的效用。建議分級分類設置利用參數，第一級分為單位利用和個人利用兩類；第二級單位利用可分為工作查考、編史修志、宣傳教育；個人利用可分為學術研究、就業、升學、職務職稱、工齡學歷、親屬關系等，修改如下圖5：

6 編研檔案資料參數

檔案編研是指以館藏檔案為基礎所進行的編輯和研究。其作為檔案信息資源開發利用的一種重要形式，是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要舉措，體現一個檔案館的檔案管理水平。傳統的檔案編研成果都是以書為載體，分為公開出版和內部參考兩種形式，并以字數為計量單位，但是在信息化高速發展的時代，編研成果數字化已是一種必然的選擇，是時代發展的產物。特別是不少檔案部門都積極拓展思路，充分挖掘館藏聲像資料，開發出豐富多彩的影視資料，吸引外界眼球，擴大影響力。但這部分編研成果卻無從統計，建議增加數字化編研成果，修改如下圖6：

7 檔案館總建筑面積參數

檔案館建筑應根據不同等級、不同規模和職能配置各類用房，可由檔案庫、查閱檔案、檔案業務和技術、辦公和輔助等用房組成。統計各部分用房面積可以看出布局是否合理，功能是否完善，是直接關系到檔案能否得到長久、安全、完整保護的重大問題。除此之外，近些年隨著檔案業務的拓展和深化，已有不少檔案館屬于幾館合一的狀態，如校史館、紀念館、博物館等。統計這部分館室面積也是十分必要，它一定程度上體現了檔案館功能的延伸。建議進一步完善建筑面積參數，修改如下圖7：

8 館內設備參數

館內設施設備是直觀反映檔案工作現代化進程的重要指標，不能僅停留在傳統意義上的縮微設備、電子計算機、復印機、空調機、去濕機、消毒設備等。隨著新技術的廣泛應用和檔案工作的重視程度不斷增強，館內設施設備日趨完善先進，不少檔案館都加大投入力度，采購掃描儀、相機、自動修裱機等設備，并積極安裝消防設備、防盜設備、監控設備、變配電設備等，達到現代化館庫建設標準。建議添加現代化設施設備，修改如下圖8：

統計無小事。作為檔案工作者，我們不僅要以守護歷史為榮，也要對統計數據負責，那就不妨從優化每一個統計參數開始，最大程度地還原檔案工作面貌，提供準確客觀的數據，把真實留給后人。

（作者單位：華南農業大學檔案館 來稿日期：2016-09-06）