高校畢業生檔案管理中的問題與革新方式探索

◎劉煥偉

高校畢業生檔案管理中的問題與革新方式探索

◎劉煥偉

高校畢業生的檔案管理，是學校檔案管理工作中的一項重要內容。但是由于多方面因素的影響，導致高校畢業生的檔案管理存在著一定的問題。本篇文章就針對高校畢業生檔案管理中存在的問題進行討論，并對其提出一些相對有效的解決措施。

檔案的管理從古至今都存在，而新中國的檔案管理是在上個世紀90年代以前產生的。檔案管理對于人事工作和活動安排具有無可替代的作用及地位。但是，隨著改革開放以來，由于人才的流動加劇，促使人事檔案的地位越來越低。并且，隨著招聘廣告的類型越來越多，使得除了國有企業和事業機關以外的團體對于檔案的認識越來越淺薄，而應聘者們也越來越忽視自己的人事檔案，這類現象在當今大學生群體中尤為突出。在現代社會的當下，高校畢業生的檔案是否重要，人事檔案是否重要，以及目前高校畢業生檔案管理中存在什么問題，都是本篇文章需要探究的問題。

高校畢業生檔案管理的重要性

對于目前全民漠視人事檔案的情況下，我們需要重新認識一下人事檔案的意義及作用。我國早期時候，人事檔案一直是人事部門了解、考察和使用干部的重要依據，隨著時代的改變，人事檔案在如今的社會中也并沒有消失。檔案的作用是對一個人的政治面貌、品德作風、個人經歷的展示依據，它充分發揮著依據、憑證和參考的作用。

目前，我國的社會生活中，在相當多的地方還需要應用到檔案資料，比如：保險辦理的資格材料；職稱評審的手續；辦理退休時的證明材料；開具工齡證明的重要依據。因此，檔案的存在是人們工作和生活的重要依據材料。而對于高校畢業生來說，沒有檔案的存在，有許多相關的學業證明都無法得到有效的體現，忽略了人事檔案的管理，會給高校畢業生帶來許多的限制和麻煩。如今，高校人事檔案管理仍然是不可或缺的存在，加強高校人事檔案管理工作，是高校畢業生人才資源統計的合理利用根本。

高校畢業生檔案管理中存在的問題

我國的高校畢業生就業制度改革后，雖然在一定程度上對于高校畢業生的人才資本產權得到了實現，但是在一定程度上還是受到了許多制度方面的限制。為了突破這些體制性限制因素，近幾年來，各企業用人單位及人才培養高校在人事制度方面進行了相關的制度改革，因此在一定意義上形成了一些過渡性和臨時性的檔案管理程序。那么檔案管理的工作難題有以下幾種表現形式：

口袋檔案現象增多。口袋檔案指的是部分大學生在畢業之后，急于就業，在沒有簽訂合法的合同下就草率的入職工作，人事檔案形式都不曾上繳，因此稱之為“口袋檔案”。還有些大學畢業生，為了跳槽方便，不愿意將自己的人事檔案交到公司的人事管理中心，這一因素也是導致口袋檔案增多的重要原因之一。

檔案管理不當，導致檔案積壓。2001年12月，人事部和教育部提出了一項政策：沒有落實就業單位的高校畢業生可以將自己的檔案和戶口在就讀的學校保留兩年。原本這項政策的初衷是好的，但是在具體的執行過程中，所表現出來的效果卻不太理想。除了考公務員和一年內考研被視為是應屆畢業生以外，對于其他的畢業生來說將未就業的畢業生的檔案和戶口留在學校，并沒有實質性的作用。據統計，高校畢業生有將近21%的的戶口都留在了學校，這對于檔案的歸集和整理產生了很大的影響。

高校畢業生檔案管理解決措施

加強高校畢業生對人事檔案的重視。大學生應該充分的了解到“口袋檔案”的持有者在跳槽之后即使找到了適合自己的工作，也會在保險、權益和工齡方面受到不良的影響，并且，最終會給自身帶來一定的損失。雖然有許多人才市場的人士在招聘的過程中，認為檔案并不重要，但是若是沒有檔案的存在，對于自身辦理醫保、社保、公積金等都會有一定的影響，并且在工資和福利方面也會受到影響。因此，對于已經畢業的大學生來說，把檔案和戶口放在人才試用單位會更加合適。高校畢業生在選擇用人單位時要特別了解用人單位的福利和待遇，尤其是對于私企而言，這樣才能在社會保險及檔案關系社會中獲得合適的工作。對于檔案問題，大學生不應該漠視對待，應該充分的認識到，沒有檔案的存在會直接影響到企業對求職者工作能力和誠信方面的認知。

建設專業的畢業生人才市場。如今，我國有部分地區實行了人才交流服務中心，這類人才交流服務中心專門針對應屆高校畢業生的檔案管理服務。這類人事代理服務的主要服務群體是未落實或者已落實的各類大學畢業生及研究生。這種人事代理服務機構具備了專門的大學畢業生人才市場的性質，它的運作是建立在大學畢業生及研究生的檔案管理之上，因此，它又必須和高校畢業生的檔案管理機構密切合作，而且還需要高校畢業生的全力配合，才能正常運營。

高校畢業生檔案管理中所存在的問題是由許多因素造成的，根據不同的因素結構進行不同的解決措施，能夠促使高校畢業生檔案的管理更規范化、合理化、安全化。

（作者單位：山東省五蓮縣人才交流服務中心）

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