醫院文書檔案管理中存在的問題及應對策略

鹿亞明

山東省濟南市第一人民醫院組織人事科，山東濟南 250011

醫院文書檔案管理中存在的問題及應對策略

鹿亞明

山東省濟南市第一人民醫院組織人事科，山東濟南 250011

文書檔案管理是醫院檔案管理過程中的重要組成部分，可以將其視為保障醫院各項工作正常開展的重要基礎與保障。目前醫院文書檔案管理還存在工作無法有效銜接、各部門缺乏配合、缺乏規范化制度以及領導不夠重視的問題，針對以上問題，該次研究提出了針對性的改進提升策略。

醫院文書檔案管理；問題；策略

醫院文書檔案主要反映的是醫院的行政管理活動的檔案，記錄了醫院的各項管理活動。文書檔案主要為文字和圖表的方式記錄信息，應保證完整性和準確性。文書檔案包括醫院的所有協議、責任書及會議記錄等，還包括上級部門下發的各種文件，也是醫院記錄工作和管理的歷史性資料，因此文書檔案的管理是醫院所有服務項目的重要基礎，對于醫院領導作出重大決策具有極為重要的參考依據。文書檔案具有專業性和綜合性特點：就專業性而言，醫院文書檔案記錄的主要是醫療方面的工作內容，是對醫療工作的實際反映，因此在內容上專業性很強，可能會用到大量專業術語或專業名詞，醫院發展階段中的多種計劃、對診斷和治療進行記錄并規范臨床醫療的相關操作，制定各種規章制度以及醫學研究成果等，都需要記錄在醫院文書檔案中，而這些非診治方面的記錄一樣會體現出很強的專業性。就綜合性而言，綜合性屬于醫院文書檔案的重要性質，醫院綜合檔案室是醫院的辦公室內設機構，在醫院的文書檔案管理中心處于重要位置，這些檔案主要記錄了醫院的常規工作，包括人事、財務、黨務工作等，綜合檔案的主要來源為醫院自身和醫院上級機構，它們的業務性、規范性和指導性都較高，另外還有一部分是對醫院關聯單位的文件，主要為編史等材料。隨著社會發展節奏的逐漸加快，醫院文書檔案的工作更加重要，但目前仍然有很多醫院在文書檔案管理方面存在問題，因此需要對其進行深入探討。

1 文書檔案管理工作的特點

1.1 檔案內容

文書檔案是醫院從多個方面真實記錄并記載的內容，涉及眾多部門和科室，所承載的工作性質各有不同，因此檔案內容豐富多彩。

1.2 管理重點

醫院文書檔案的管理通常以醫院的日常工作以及醫療事件為主，在記錄事件時，需要寫明事件標題、發生時間、經過、處理方法、處理結果等內容，因此管理對象以書寫的內容為主，需要通過載體記錄并分門別類存放于檔案室中。

1.3 相互關聯

檔案工作以文書工作為基礎，通過收集檔案資料并鑒別、整理、分類、保存、統計、檢索和編研的方式管理檔案內容。文書工作是檔案工作的前提，文書檔案絕大多數資料都來自于文書

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書工作和檔案工作無法有效銜接

實際工作的過程中，文書工作和檔案工作之間有很大區別，雖然有一定的相同點，但分工明確，在銜接的過程中，文書與檔案的工作相互配合并形成一個具有分體特征的管理系統[1]。當文書工作人員的檔案管理意識薄弱或者檔案工作人員不重視文書工作時，兩項工作之間就會存在脫節，這是許多醫院單位都存在的問題。

2.2 各部門對文書檔案工作缺乏配合

文書檔案的歸檔工作需要通過向醫院不同部門收集資料的方式開展，但在實際工作過程中，很多部門只圖一己之便，對于文書檔案的工作不予配合，不愿花費精力將文書檔案的相關資料歸檔并進行統一管理，從而給文書檔案的管理工作帶來阻礙，造成不必要的浪費，給文書檔案管理人員增加工作量。這一問題對文書檔案管理水平提高的制約是非常明顯的。

2.3 文書檔案管理工作缺乏規范措施

醫院通常都會制定比較完善的整體管理制度，但對于看似不重要的文書檔案管理工作則大多沒有明確管理要求，也缺乏統一并且具有執行力的制度[2]。這一問題導致很多有價值的文書檔案無法得到應有的重視，降低了文書檔案收集、管理的效率，同時容易導致文書檔案的完整性缺失。

2.4 文書檔案管理工作未得到足夠重視

在大多數醫院單位中，文書檔案管理工作通常都不是醫院領導重點監督的內容，在很多醫院中不受重視的問題已經成為普遍現象。有些領導認為自己既然不屬于這一系統，就無需“多管閑事”；而有些領導則認為文書檔案工作不重要，自己應將更多的精力用在對醫院服務水平和業務水平的提升方面。在領導缺乏重視的情況下，下級管理人員直到工作人員都會存在輕視文書檔案工作的現象。

3 提升文書檔案管理工作的策略

3.1 重視文書工作與檔案工作之間的銜接規范

文書檔案的管理工作中，文件質量和檔案的質量關系密切，因此應重視文書與檔案工作之間良好的銜接效果，從而提升文書檔案的質量和工作水平。首先，文書人員應做好對文書材料的立卷和歸檔工作，在對文件的處理過程中，需要同時計劃好歸檔工作，以實現一體化思維，把好文件材料的質量關[3]。其次，對文件的處理工作需要做到及時并準確，及時登記所有收發的文件，一旦發現缺失，應立即處理。最后，需要加強對文件的立卷工作，這也是文書工作接近尾聲的重要內容，檔案管理工作自此開始，因此是文書檔案兩項工作最重要的銜接點。

3.2 加強不同部門之間的文書檔案工作合作

提升文書檔案的收集效率有助于提升文書檔案工作的整體效率，并且保證文書檔案工作的質量。因此應加強不同部門之間的互動合作，文書檔案管理工作人員向醫院各部門傳達檔案管理工作的重要性，并且深入各部門主動了解其信息，掌握最新材料，以不斷優化文書檔案管理工作[4]。應加強文書檔案部門和醫院其它各部門之間的積極協調與溝通工作，確保能夠順利地收集文書檔案資料。在整理文書檔案的過程中，應重視對醫院歷史和現狀展現的檔案整理，為醫院進一步發展提供重要基礎，為醫院各部門實際工作提供必要的、有價值的參考信息。另外，文書檔案部門應充分適應時代發展，保證相關工作有序、高效的開展，促進文書檔案工作的現代化發展。

3.3 加強不同醫院之間的文書檔案工作學習

實踐是總結經驗的重要基礎，醫院文書檔案的管理工作也不是在封閉環境下就能完成的，彼此之間需要足夠的交流及學習，不同醫院之間應展開積極合作與交流，互相交換經驗教訓，實現共同進步。文書檔案管理人員應以3個方面的提升為基本要求：①自我學習提升；②多參加院內學習交流活動；③積極同其它醫院的同職位工作人員交流。

3.4 建立健全完善的文書檔案管理體系與制度

隨著技術水平和人們認知能力的不斷提高，醫院文書檔案的管理手段也應與時俱進不斷提升，因此醫院需要不斷完善文書檔案的管理體系。健全的規章制度是保障文書檔案管理工作質量的重要前提，通過完善規章制度的方式，明確所有管理人員的相應職能，對醫院不同部門和不同載體的檔案進行統一管理，同步檔案管理和業務考核體系[5]。醫院應建立具有科學性的文書檔案管理系統，健全文書檔案管理的相關制度，保證文書檔案管理工作有序、高效、準確地進行。醫院可以根據相關法律法規，綜合自身實際情況，建立健全自己的文書檔案管理制度，明確文書檔案管理部門各崗位工作人員的具體職責，同時明確獎懲措施，保證嚴格執行使所有文書檔案的管理都能做到有章可循，通過明確而嚴格的制度約束工作人員的態度和行為[6]。

3.5 加強領導重視并提升管理人員培訓水平

領導部門應積極主動地加強對文書檔案管理的宣傳工作，通過多種途徑和方式，宣傳文書檔案管理的重要性，自上而下地加強管理理念和意識[7]。另外，醫院領導應加強對文書檔案管理人員的業務能力培養，提升醫院各級干部和職工的文書檔案管理意識。領導首先認可文書檔案管理工作的重要意義，然后將精神傳達至基層，才能起到上行下效的效果。醫院領導應將文書檔案管理工作視為醫院發展的重要內容，狠抓落實，加強學習與培訓，充分與兄弟單位進行交流與協作，從各個層面提升管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高管理人員的能力和素養，推動醫院文書檔案管理工作不斷發展前行[8]。

4 結論

綜上所述，醫院文書檔案管理工作具有一定的復雜性和長期性，想要全面提升并完善文書檔案管理工作并非易事。就目前醫院文書檔案管理工作存在的問題，此次研究均提出了針對性的解決方案，希望通過這一研究，充分加強醫院文書檔案整體管理水平，為醫院的可持續發展提供強有力的動力。

[1]王建偉,劉永亮.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].卷宗,2015(7):55.

[2]王建偉,高祥國.辦公室文書檔案管理信息化[J].東方企業文化,2015(13):60.

[3]朱月恒.略論醫院文書檔案管理的創新[J].黑龍江史志,2015(7):95-96.

[4]刁艷琳.檔案管理科學化水平提高的策略分析[J].企業文化,2014(9中旬刊):190.

[5]鐘群興.文書檔案的整理與保管方法的創新策略研究[J].卷宗,2016,6(2):63.

[6]范明霞.關于文書檔案管理的創新研究[J].卷宗,2016(11):92.

[7]劉彤,劉乃嘉,王玨，等.醫院文書檔案信息化管理與利用[J].中國校醫,2016,30(8):609-610.

[8]劉清云.醫院檔案規范管理之我見[J].河北聯合大學學報：醫學版,2014(2):247-248.

The Existing Problems and Countermeasures in Hospital Document and Archives Management

LU Ya-ming
Department of Personnel Organization,Jinan First People’s Hospital,Jinan,Shandong Province,250011 China

The document archives management is an important part of the hospital archives management,and it can be regarded as the important foundation and guarantee for the normal development of hospital work.At present,there are still some problems in the hospital archives management work,including ineffective cohesion and coordination of departments,inadequate standard system and insufficient attention of the leadership.Some improvement strategies have been put forward in order to solve the above problems.

Hospital document and archives management;Problems;Countermeasures

R197

A

1672-5654（2017）09（a）-0019-02

2017-06-09）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.019

鹿亞明（1964-），女，山東濟南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。