基于辦公自動化環境下醫院的檔案管理

陳潔

河北省衡水市哈勵遜國和平醫院院辦室，河北衡水 053000

基于辦公自動化環境下醫院的檔案管理

陳潔

河北省衡水市哈勵遜國和平醫院院辦室，河北衡水 053000

辦公自動化環境下的醫院檔案管理體系的構建，可以讓醫院的檔案管理水平和數據信息處理能力得到有效提升。該文主要從辦公自動化的基本概念入手，對辦公自動化環境下的醫院檔案管理問題進行了探究。

辦公自動化環境；醫院；檔案管理

檔案管理工作是醫院服務管理工作的重要組成部分。它與醫療服務和基礎設施配置工作之間存在著較為密切的聯系。隨著信息技術的不斷發展，醫院的檔案管理工作也表現出了信息化的充分發展趨勢。辦公自動化系統在醫院中的普及，可以讓檔案資料的使用壽命得到有效延長。在對醫院檔案管理工作中存在的問題進行總結的基礎上，對辦公自動化環境下的檔案管理工作進行優化，可以在對現代化的醫院發展需求進行滿足的基礎上，為我國醫療衛生體系的發展提供幫助。

1 基于辦公自動化的醫院檔案管理的基本概念

辦公自動化體系是建立在計算機技術和網絡平臺基礎之上的一種現代化辦公模式。它可以在對醫院檔案信息進行有效化的整理分析的基礎上，對檔案資料的存儲工作進行規范[1]。在對醫院日常運行過程中所產生的數據信息進行實時整理以后，這些經過分析整理的資料就可以在醫療事業的后續開展過程中提供一定的幫助。在對一些前沿技術進行應用以后，醫院在檔案管理領域可以構建一種自動化的信息傳輸、共享體系，這就可以在對數據信息的流通效率進行提升的基礎上，對檔案信息的精準性和安全性提供一定的保障。

2 醫院檔案管理工作在辦公自動化環境下表現出來的新特點

2.1 存儲安全性

從傳統紙質檔案資料的存儲工作來看，空氣和溫度是對檔案的存儲工作有著較為重要的影響。在上述因素的影響下，紙質檔案資料中的一些文字內容會出現難以辨認的問題，一些影像資料也會表現出畫面質量下降的問題。在基于辦公自動化環境的檔案管理體系得到應用以后，醫院檔案管理人員可以利用一些專用的電子芯片對檔案資料進行存儲，這就可以對紙質檔案資料和影像資料在存儲過程中所遇到的一些問題進行有效解決。也可以讓醫院的檔案管理工作表現出方便、快捷的特點。

2.2 高效性

從辦公自動化技術的應用現狀來看，它已經在國內的大多數企事業單位中得到了應用。在借助人工方式對一些紙質材料和信息進行收集的基礎上，對信息材料進行分類歸檔，是醫院傳統檔案管理方式的主要內容，工作量大、工作效率低是這一檔案管理模式在新時期表現出來的主要特點。醫院中設置有兒科、婦產科和骨科等多個科室，在各個科室的診療功能存在差異性的情況下，醫院各項工作開展過程中所產生的檔案資料也表現出了多樣化的特點。利用辦公自動化是技術對檔案管理工作的信息化水平進行提升，可以讓醫院的信息檢索質量得到有效的提升，在數據信息的歸檔效率得到提升以后，醫院檔案管理工作的工作質量也會得到有效的提升。

2.3 資源共享性

在基于辦公自動化環境的檔案管理體系構建以后，微信、QQ等聊天軟件也可以成為一種常用的電子信息傳輸工具[2]。檔案信息實時傳輸機制的構建，可以讓醫院檔案管理工作的規范性得到強化。文獻檢索軟件在檔案管理工作中的應用，可以讓檔案信息的檢索效率得到有效提升。這就可以在對以人為查找為主的傳統檢索方式進行轉變的基礎上，對檔案信息的共享性特征進行強化。

3 醫院檔案管理工作的現狀

3.1 信息化管理制度相對缺乏

從醫院檔案管理工作的現狀來看，這種信息化的管理制度目前仍然處于初始階段。軟硬件設施的缺乏，會給信息化檔案管理工作的管理效率帶來一些不利的影響。在成熟的自動化檔案管理系統難以在醫院得到應用的情況下，資源浪費問題也會成為醫院檔案管理工作中存在的主要問題。

3.2 自動化辦公系統缺乏完善

從醫院辦公自動化系統的整體水平來看，這一系統在實際應用過程中存在著以下幾個方面的問題，①該系統的軟件投入相對較少；②醫院在這一領域的軟件技術水平相對低下；③醫院的管理負擔相對較重。從辦公自動化系統的自身特點來看，開發商水平和與團隊水平存在差異的問題，會讓一些辦公軟件在實際應用過程中難以充分滿足辦公需求。在這一問題的影響下，子文件運轉系統的缺乏，也成為了自動化辦公系統缺乏完善的表現。

3.3 專業化檔案管理人員的缺乏

辦公自動化技術與計算機的存儲方式有著較為嚴格的要求。在這一技術的應用過程中，存儲方式的多樣化和操作過程的精準化是相關工作人員所要遵循的重要原則[3]。從醫院檔案管理隊伍的現狀來看，一些工作人員還存在著沿用傳統檔案管理模式的問題，還有一些工作人員存在著對專業知識缺乏了解的問題。

3.4 保密性文件存在一定的安全隱患

在網絡技術不斷發展的現代社會，保密性文件的安全存儲問題已經成為了醫院管理中的一個關鍵問題。缺乏具體形式、不具有簽名、字跡標記，是電子文件所表現出來的主要特點。在電子文件的存儲機制缺乏完善的情況下，這些電子資料會表現出易于篡改的問題。電子病歷與患者的隱私安全之間存在著一定的聯系，因而，醫院在檔案管理工作的開展過程中需要對機密文件的存儲要求進行充分滿足。

4 基于辦公自動化環境的檔案管理措施

4.1 對傳統的工作方式進行轉變

文件自身的獨立性是辦公自動化背景下的檔案管理工作所表現出來的一種新特點。同傳統的檔案管理工作相比，以文件為單位的管理模式可以在對文件進行直接處理的基礎上完成歸檔工作。電子檔案的歸檔工作與醫院各個科室的工作之間有著較為密切的聯系。基于辦公自動化環境的檔案管理機制的構建，離不開檔案部門與信息技部門之間的合作。因而在對傳統的檔案管理模式進行轉變的過程中，辦公自動化的系統功能需要與前端控制實現有效結合。

4.2 對檔案管理人員的基本素養進行提升

在醫院檔案管理工作的開展過程中，為了對辦公自動化的基本要求進行滿足，醫院管理人員也需要對檔案管理人員的綜合素質進行有效提升。復雜性是醫院檔案管理工作所表現出來的主要特點，對檔案管理人員的綜合素質進行提升，可以讓他們對檔案管理工作的重要性和規范性的認識有所加深。對檔案管理人員的素養進行提升，也可以放科學化的檔案管理體系在醫院檔案管理工作中得到充分落實。為了對檔案管理的高效化特征進行強化，醫院也需要對檔案管理隊伍的建設問題進行關注。在對檔案管理人員的基本素養進行提升的過程中，醫院也可以對企業中所常用的激勵機制進行吸收借鑒，進而在對檔案管理人員的工作積極性進行調動的基礎上，組建一支高素質的檔案管理隊伍。

4.3 對檔案信息化設備體系的建設工作進行強化

信息化設備在辦公自動化環境下的檔案管理工作中發揮著重要的作用。對信息化管理設備進行補充，可以為醫院檔案管理水平的提升提供一定的幫助[4]。在辦公自動化與檔案管理一體化機制實現有效融合以后，醫院各個科室在日常工作中所產生的文件資料可以直接傳送至檔案管理系統之中。檔案資料的自動識別機制可以對檔案資料遺漏的問題進行有效避免。管理系統中的文件接收功能的發揮，可以讓檔案資料共享性得到提升。為了讓檔案管理工作的安全性得到提升，醫院也聘請專業技術人員對檔案管理信息系統進行定期升級優化。

4.4 對檔案管理制度進行完善

對于醫院而言，檔案信息涉及到了醫院的經營發展的重要信息，它是醫院發展史的重要組成部分。對檔案管理工作進行強化，也可以讓新一代的醫護群體對醫院的發展歷史進行了解，進而對醫院長期以來所形成的歷史傳統進行了解。這樣，在檔案管理工作的開展過程中，醫院需要借助自動化辦公體系的推廣，對醫院檔案管理工作中所涉及到的權責問題進行明確，進而構建一種具有統一化特征和標準化特征的檔案管理制度。在辦公自動化體系在醫院檔案管理中得到完善以后，醫院既要對檔案管理工作的適時性和快捷性進行強化，也需要對業務流程行業技術操作的規范性進行強化。在對文件的處理工作和歸檔工作進行完善的基礎上，醫院可以通過對文件的格式和標準等內容進行統一的方式，對檔案管理工作的工作效率進行保障。在檔案缺失和檔案整理錯亂等問題出現以后，醫院有關部門也需要在第一時間對相關責任人員進行處理。

4.5 對網絡信息監管工作進行強化

精確化的檔案信息化網絡系統的構建，可以為醫院檔案信息的安全維護問題提供一定的幫助。針對醫院檔案管理工作中存在的保密性文件安全隱患問題，醫院可以通過以下幾種方式的應用，對保密性文件的安全性進行強化：①對網絡系統的加密方式進行強化；②通過對計算機用戶的網絡訪問權限進行設置的方式，對網絡信息的監管力度進行強化；③在文檔受到損毀的情況下，對數據恢復技術進行應用。為了對惡意更改文檔的問題進行處理，醫院檔案管理人員在對信息化檔案管理機制進行應用以后，也需要對特殊權限設置處理機制進行應用。

4.6 對檔案管理意識進行強化

對檔案管理工作的忽視，是一些醫院在日常管理工作中表現出來的主要問題。這些醫院在檔案管理工作的開展過程中也并沒有對檔案管理工作的工作流程進行規范。在這種信息化的檔案管理機制的落實過程中，醫院的檔案管理人員和醫院的部門領導都需要對自身的檔案管理意識進行強化，對檔案管理工作的宣傳機制進行強化，可以讓檔案管理意識真正在工作人員的思想中得到強化。對醫院檔案信息資源在科研工作、公共衛生活動和學術活動中的作用進行發揮，也可以讓醫院各部門管理人員對檔案信息的重要性進行充分認識。

5 結論

基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理機制可以讓醫院的檔案管理工作表現出方便快捷的特點。它可以為檔案資料的安全性和完整性提供一定的保障。在對傳統的醫院檔案管理方式進行轉變的基礎上，對辦公自動化系統進行合理應用，是促進檔案管理工作信息化發展的有效措施。

[1]吳其彥.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理分析[J].中國衛生產業,2016（9）:159-161.

[2]卜照鋒,劉亞男.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,2016（19）:21-23.

[3]王坤.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,2016（24）:148-149.

[4]劉紅梅.辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J].辦公室業務,2017（7）:150.

R7

A

1672-5654（2017）09（a）-0057-02

2017-06-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.057

陳潔（1981-），女，河北衡水人，本科，館員，主要從事檔案類工作。