網絡環境下檔案信息采集與安全管理

肖興賓

臨沂市中心醫院，山東臨沂 276400

網絡環境下檔案信息采集與安全管理

肖興賓

臨沂市中心醫院，山東臨沂 276400

隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展和進步，以其高效、便捷、電子化等優勢廣泛應用于各個領域中。檔案信息的采集和安全管理作為醫院管理工作中非常重要的內容，檔案信息必須具備較強的科學性和嚴謹性，在網絡化的大背景下，對于檔案的采集和管理也提出了更高的要求，然而由于網絡技術不夠成熟，致使醫院檔案信息的管理工作還存在一定的隱患和不足，那么如何在網絡化的大背景下，做好醫院檔案信息的采集和安全管理工作就成為現代醫院重點研究和探討的課題。基于此，該文針對網絡環境下檔案信息采集與安全管理工作的相關問題進行分析和探討。

網絡；醫院；檔案信息；采集；安全管理

在信息技術不斷發展的大背景下，網絡成為檔案信息傳播過程中非常普遍而廣泛的的途徑，給檔案信息傳輸帶來了翻天覆地的變化，為檔案使用者提供更加便捷的服務，然而網絡本身具有虛擬性、開放性等特點，很容易受到一些病毒、黑客的襲擊和破壞，那么怎樣有效保證網絡檔案信息安全就成為廣泛關注的問題，下面就針對其展開談論和研究。

1 網絡環境下檔案信息采集利用的特點

1.1 交互性

醫院的傳統檔案信息采集工作是以單項傳播為主要方式，整個過程中參與的用戶數量有一定的限制，而采用互聯網技術，實現了單向傳播向著雙向傳播方式的轉變，醫院檔案管理部門為使用者提供更加便捷、高效、全方位的信息服務，促進了彼此之間的交流和互動[1]。此外，檔案使用者在查詢相關信息時，通過人機對話來表達自身的信息需求，通過借助網絡，加強使用者、網絡數據庫以及檢索系統三者之間的有效聯系，更好地滿足使用者對信息的實際需求，為其提供多元化、立體化的信息服務。

1.2 共享性

共享性是指一份檔案信息可以超越文本載體的限制，同時供多人異地使用。傳統意義上的檔案信息中大部分的檔案資料都屬于孤本，而擁有副本的更是少之又少，如果保存不當，很有可能造成檔案信息缺失，出現信息不完整的情況，從而加大了工作的難度，同時浪費大量的時間和精力，影響了工作效率。而在網絡環境下，實現了檔案信息資源、載體都是孤立存在，互不干擾，使用者借助互聯網終端來獲取相應的檔案信息資源，方便、快捷、高效，實現了檔案信息的共享。

1.3 時效性

傳統的檔案信息采集和管理工作存在一定的滯后性，歸根結底是由于缺乏廣泛的交流溝通渠道，而通過網絡手段，提升了信息的利用效率，信息的傳播和溝通不在受到過多的束縛和限制，增強了信息的傳播和流通，大大增強了信息的實效性，充分發揮信息的使用價值。

2 網絡環境下檔案信息采集利用存在的問題

2.1 檔案信息資源缺乏統一的標準體系

在網絡化的大背景下，主要是通過檔案網站來為使用者提供信息資源的相關服務，達到了非常不錯的效果，但同時也涌現出一些問題，比如檔案網站缺乏規范化的標準體系，功能不一，這也成為制約檔案信息采集和管理工作的關鍵性因素，要想真正實現檔案信息資源數字化建設，就必須制定統一的標準體系來約束和和規范檔案管理工作，否則檔案信息的采集和管理工作也將會面臨諸多的安全隱患[2]。

2.2 檔案信息服務意識淡薄

受到傳統的思想觀念的影響較深，檔案管理部門仍然將檔案管理工作重點放在管理方面，而忽視了檔案的采集和使用，更有一些人員認為檔案信息的采集利用工作不能為部門或者醫院帶來實際的效益，在工作中沒有什么實際的意義和價值，竟然將其看成是輔助性的工作，這就為檔案信息的相關工作帶來一定的負面影響，檔案信息采集工作名存實亡，如何在網絡時代下，做好檔案信息的采集和利用工作就變得尤為重要。

2.3 檔案隊伍缺乏復合型人才

隨著檔案工作逐步向著網絡化、信息化、數字化的方向發展，同時對于檔案管理人員也提出了更高的要求[3]。然而現階段，從事醫院檔案管理工作的人員大部分都缺乏較強的專業能力，業務水平較低，還不能完全適應和熟悉網絡環境下的檔案信息采集和管理工作，對于檔案信息系統和數據庫只能進行簡單的維護，而對于系統問題或是一些涉及到技術性的問題就無能為力，這也為檔案信息帶來一定的安全隱患，檔案管理部門缺乏大量的復合型人才，這也是造成檔案管理工作成效低的重要原因。

2.4 檔案信息資源建設不足

在網絡化的的背景下，檔案信息的建設逐步走向數字化、信息化、規范化，檔案信息資源的建設過程中出現了很多問題，比如資金缺乏，投入不足，造成不能有效發揮實際的效果，導致資源的浪費；檔案設備的購置和管理不到位；忽視了檔案信息的服務工作，影響了檔案管理工作的效率。所以，必須加大力度實現檔案信息資源的共享，為檔案信息的采集和管理工作提供廣闊的發展空間。

3 網絡環境下檔案信息采集和安全管理的有效對策

3.1 強化檔案信息服務意識

傳統意義上的檔案管理工作都是被動式的服務，缺乏服務意識，這顯然對于檔案管理工作的實際司機開展是非常不利的，因此，必須積極倡導和鼓勵檔案管理人員樹立較強的服務意識，實現被動服務向著主動服務的成功轉型，增強和使用者的溝通和和交流，更好地滿足不同用戶的信息需求，真正解決他們的實際問題。檔案管理工作者還應該善于借助網絡檔案信息的資源優勢，積極開發和拓展新的數字檔案信息資源，豐富檔案信息的內容和形式，為使用者提供更加全方位的信息服務。

3.2 整合資源，分層管理

醫院的檔案管理工作必須要擁有有統一的規范和標準對其進行規范，信息的采集、存儲、使用和傳輸等一切檔案管理工作都要在這個統一的標準和規范的約束下進行有效的落實。醫院應該實現統一的電子認證制度與密匙管理，對系統的涉密等級進行分層。此外，還應該建立信息保護、跨越控制、攻擊防范等安全保密防護系統和數據安全交換的導入導出系統，通過交互平臺，真正實現信息的共享，為檔案信息的安全提供雙重的保障。建立檔案信息建設管理體系，避免存在信息孤立的問題，加強不同體系之間的協調和統一[4]。建立檔案涉密信息系統，然后在以信息的重要性、密級數以及風險的高低等來劃分等級，有針對性地采取相應的措施進行保護，簡而言之，就是將檔案涉密信息系統的內部具有統一安全目標、安全需求的安全設備、服務器、終端進行劃分，使其重新建立獨立的安全區域，再根據每個安全區域設置不同的保護等級，采取相對應的保護措施，實現全方位的保護。

公文電子在傳輸過程中，應該以檔案電子化傳輸代替紙質文件的傳輸，從而構建高效、多功能、全方位的檔案信息網絡管理體系。醫院必須做好對電腦文件傳輸途徑的加密措施，有效避免傳輸過程中的安全隱患，降低信息風險發生的幾率。醫院應該專門委派相應的人員進行檔案的安全保密管理工作，嚴格執行和落實保密管理制度，將責任落實到具體的人員，通過嚴格規范化的制度來約束來確保醫院網絡化建設工作的順利開展和進行。

3.3 全面提升管理人員的素質和業務水平

人才是一個企業的發展壯大的重中之重，醫院的發展建設更離不開每一位工作人員，醫院的檔案管理工作更是要重視人在其中發揮的重要作用。醫院檔案管理工作不同于尋常的工作，對于工作人員有著嚴格、特殊的職業要求，檔案管理人員必須做到以下幾個方面：首先、檔案管理人員必須具有深刻的政治思想覺悟，明確自己的工作內容和職責，做好具體的劃分和界限，對于檔案信息網絡中出現的各種突發狀況都能夠隨機應變，及時的采取有效的處理措施；其次，檔案工作人員必須樹立強烈的責任意識和組織紀律觀念，誠實守信、實事求是、嚴于律己、公平公正、積極進取、大膽創新；同時，檔案管理人員應該樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，遵守職業道德、服務人民、兢兢業業、無私奉獻，時刻保持積極向上、嚴肅認真的工作態度，做好自己的本職工作，其次，檔案工作人員必須對待工作仔細認真、注重效率，嚴格保守職業機密，注重工作中的每一個細節，毫不懈怠，端正自己的工作作風，嚴格按照要求和規范完成每一項任務。此外，檔案工作人員必須具備較強的專業知識和業務水平，全面了解和掌握信息網絡系統，能夠熟練運用網絡技術，并將其運用到檔案工作中，保持清晰明確的工作思路，準確把握工作的重點，保證工作有序的開展和實施。

3.4 開展在線服務

在網絡化的大背景下，人們的生活、工作和學習都發生了翻天覆地的變化，人們獲取信息也更加注重其時效性、真實性以及可讀性，檔案信息化就成為民眾獲取信息的主要訴求，為了順應時代發展和步伐和趨勢，檔案信息管理工作也在逐步實現網絡信息化，積極開展在線信息服務，可以借助網頁通過專題的形式發布相關的信息，然后民眾通過數據庫和電子郵箱等途徑來獲取相關的信息，為民眾和醫院檔案部門之間構建方便、快捷的信息傳遞平臺，有助于信息的傳播和接收，從而大大提升檔案管理工作的效率和水平。

3.5 實現信息共享

網絡時代的來臨，為信息的傳播和流通建立了科技化、自動化、電子化的平臺，增強了信息的傳播和流動，檔案管理部門應該抓住時代發展的契機，善于引進和利用信息技術來實現信息資源的共享，為使用者提供全方位的檔案信息服務。同時還可以有效加強醫院內部各個部門之間的溝通和聯系，徹底改變了各個部門彼此獨立、各自為政的局面。通過建立一體化的管理模式，促進各個科室和部門之間的信息交流和溝通，實現信息資源的共享，從而能為更好的服務于民眾，使他們能夠及時的了解相應的信息，滿足他們的信息訴求，大大提升檔案資源的有效利用率，確保檔案采集和管理工作的有效開展和進行。

4 結語

綜上所述，在網絡化的時代背景下，對于醫院的檔案管理工作而言，機遇和挑戰并存，醫院必須把握信息化時代發展的契機，積極引進和學習現代化的管理手段，培養綜合性檔案管理人才，加大醫院檔案管理工作改革的力度，實現信息資源的信息化、電子化，全面做好醫院的采集和安全管理工作，堅決杜絕一切安全隱患，做到防患于未然，保證醫院檔案管理工作的有序進行和開展，推動醫院現代化建設和發展。

[1]李舉民.試論網絡環境下檔案信息安全[J].經濟研究導刊, 2010（7）:105-106.

[2]魏麗.網絡環境下的檔案信息安全問題[J].中外企業家,2014（3）:148-149.

[3]鄒曉娜.網絡環境下檔案信息管理安全體系探究[J].赤子, 2016（16上中旬）:156.

[4]王利君.網絡環境下檔案信息的安全與保障[J].科技致富向導,2012（30）:294.

R197

A

1672-5654（2017）02（c）-0057-03

2016-11-22）

肖興賓（1987.12-），男，山東沂水人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.06.057