試析檔案管理工作中存在的問題與應對策略

楊金紅，王姣云，徐莎

1.泰安市中心醫院檔案科，山東泰安 271000；2.泰安市中心醫院人力資源部，山東泰安 271000

試析檔案管理工作中存在的問題與應對策略

楊金紅1，王姣云1，徐莎2

1.泰安市中心醫院檔案科，山東泰安 271000；2.泰安市中心醫院人力資源部，山東泰安 271000

現代化的今天，越來越多的企業或個人認識到信息使用的重要性，但卻沒有真正意識到檔案工作的重要性，相應的也沒有有效地執行檔案管理工作，致使檔案管理未能充分發揮作用，保障檔案質量，這勢必會降低檔案的使用價值。基于此，本文將立足于檔案管理，分析檔案管理存在的問題，進而探究健全檔案管理制度、改進和完善檔案功能，提高檔案管理人員素質等應對策略，希望對于提高檔案管理的有效性有所作用。

檔案管理；問題；解決對策

檔案管理工作作為國家科學文化事業的一個重要且不可缺少的組成部分，除了集政策性、機密性于一體外，專業性較強也是該項工作的重要卻又容易被忽視的特點。不論是企業還是政府機關的各級部門及管理人員都應對檔案管理工作的重要性有充分的認識，及時有效地加強對檔案的管理力度。而在回顧分析近些年檔案管理工作實施情況中，發現檔案管理工作存在諸多問題，導致檔案管理作用未能充分發揮[1]。對此，需要企業及政府部門能夠正確認檔案及檔案管理的重要性，探究切實有效的應對策略來處理檔案管理問題，從而真正提高檔案管理的有效性，保障檔案的完整性，使檔案能夠成為企業或政府部門的重要信息資源。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

信息時代的到來，使得信息的重要性逐步提高，無論是企業還是政府機關的各級部門都應當高度重視信息收集與使用。為此，檔案管理的有效實施也顯得尤為重要，能夠切實有效地保證檔案信息收集與存儲良好，為使企業或者政府能夠隨時提取檔案信息，有效利用檔案信息來處理工作問題。但回顧近些年檔案管理工作落實情況，不難發現檔案管理作用未能充分發揮出來。造成此種現象發生與檔案管理工作中存在諸多問題有直接的關系。

1.1 沒有正確認識檔案及其重要性

盡管信息時代已經到來，信息的傳播越加頻繁、信息的使用越加廣泛，越來越多的人能夠正確認識到這一點，但卻不能正確理解檔案管理工作，認為檔案管理只是一項可有可無的工作，并且此項工作比較簡單，只是抄抄寫寫，之后保存資料即可，毫無技術性、技巧性可言。正是因為這種思想意識的存在，才使得某些企業領導對檔案管理不予以重視，直接有某些部門的工作人員兼任檔案管理一職或者直接任命優秀的檔案人員來負責檔案管理工作，致使檔案管理工作不能專業化、標準化、合理化的落實；某些檔案管理人員對本職工作不予以重視，馬虎對待本職工作，致使檔案管理形式化[2]。

1.2 檔案管理人員素質不夠，管理水平偏低

通過對某些企業或單位檔案管理工作落實情況予以分析，確定大部分檔案管理工作問題的產生與管理人員均有直接或間接的關系，這充分說明了檔案管理人員是導致檔案管理工作不佳的主要因素。而檔案管理人員之所不能切實有效、科學合理地落實各項管理工作，主要是某些企業或單位所聘用的檔案管理人員或專業知識不扎實、或管理經驗不豐富、或職業素質不高等，致使其難以綜合企業或單位的實際情況，從專業的角度來規劃與實施檔案管理工作，最終導致檔案管理效果不佳。所以，檔案管理人員專業素質不夠、管理水平低是導致檔案管理工作效果不佳的問題之一。

1.3 檔案室硬件設施配備不齊全

相關實踐調查顯示，諸多企業或單位的檔案室建設不符合標準化及規范化的要求，其中表現比較明顯的是檔案室硬件設施陳腐老化或硬件設施配備不齊全，保管條件簡陋，防護力度不夠強，致使硬件設施不能有效應用，相應的檔案材料有所損壞、缺失自然在所難免，對檔案的后期使用產生了不良的影響，給使用者帶來不必要的麻煩[3]。所以，正確認識檔案室硬件設施配備不齊全這一問題也是非常必要的。

2 解決檔案管理工作問題的應對策略

基于以上內容的分析，確定當前檔案管理中存在諸多問題，致使檔案管理的作用未能充分發揮出來，無法保障檔案的使用價值。對此，該文參考了相關資料及自身工作經驗總結，提出了一些應對策略，希望對于改善檔案管理工作現狀有所幫助。

2.1 健全檔案管理制度

規范化、標準化、有效化地落實檔案管理工作，需要有健全的檔案管理制度的支持，其能夠提出統一的管理標準，并且有效約束檔案管理工作，使之貼合實際，有效的落實。所以，在優化檔案管理之際應當注意健全檔案管理制度。對于檔案管理制度的健全，需要領導層能夠能夠積極學習檔案相關知識和法律，正確認識檔案工作及其重要性，進而積極組織優秀的檔案管理人員來共同構建檔案管理機構；還需要詳細了解檔案工作實際情況及檔案管理需求，完善檔案管理章程、檔案管理注意事項、檔案管理人員行為標準等方面，以便檔案管理制度的約束性，規范性能夠最大程度地發揮出來[4-5]。所以，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，能夠進一步約束檔案管理，提高檔案管理的有效性。

2.2 改進和完善檔案功能

為了確保檔案的使用價值盡可能的提高，更好地服務于企業或政府部門，還需要改進和完善檔案功能，也就是根據國家出臺的相關法律法規，利用先進技術來構建檔案信息管理的安全保密防護系統，以便其能夠對檔案收集記錄的內容予以全面的、客觀的、及時的更新、整理、保存[6]。

2.3 提高檔案管理人員素質

作為檔案管理的主體，檔案管理人員的專業知識、專業技能、管理經驗、職業素質等方面均會影響檔案管理效果。為了保證檔案管理能夠切實有效的落實，還要注意提高檔案管理人員素質。也就是詳細了解的檔案管理工作人員的實際情況，如工作能力、工作成績、工作態度等方面，進而從檔案管理工作需求的角度出發，制定針對性的培訓活動，對檔案管理人員予以專業知識、管理能力、職業素質、敬業精神等方面的培訓與教育，逐步提升檔案管理人員的整體水平，積極構建優秀的檔案管理人員隊伍[7-8]。

3 結語

檔案工作的良好落實能夠促進社會主義和諧社會發展。基于此，在社會主義市場經濟發展的關鍵時期，應當高度重視檔案工作質量的提升，為此而切實有效的落實檔案管理。而基于該文分析，確定目前檔案管理工作落實效果不佳，存在一些問題，如沒有正確認識檔案及其重要性、檔案管理人員素質不夠，管理水平偏低、檔案室硬件設施配備不齊全等。對此，該研究建議通過健全檔案管理制度、改進和完善檔案功能、采用信息化管理手段、提高檔案管理人員素質等來彌補檔案管理工作的不足，提高檔案管理的有效性，為使檔案工作高質、高效地展開而創造條件。

[1]祁巧榮.檔案管理工作中存在的問題及措施分析[J].辦公室業務,2016(22):119.

[2]楊艷梅.淺析檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].科技展望,2016,26(6):259.

[3]劉美蓮.淺談事業單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].科教導刊：電子版,2014(5中旬):20.

[4]樸蓮花.檔案管理工作中存在的問題和對策研究[J].中外企業家,2016(21):203,208.

[5]任夢虹.檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].環球市場信息導報,2015(22):84-85.

[6]吳學瓊.淺談如何加強新形勢下的檔案管理工作[J].人力資源管理,2017,12(1):89-91.

[7]田冬梅,李日,郝曉梅,等.互聯網+時代醫院檔案管理流程研究[J].中國衛生產業，2017,15(1):121-122.

[8]李海兵，董俊英.淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑[J].中國衛生標準管理，2017,8（2）:201-203.

Analysis of Problems and Countermeasures in the File Management Work

YANG Jin-hong1,WANG Jiao-yun1,XU Sha2
1.Department of Archives,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;2.Department of Human Resources,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China

Currently,more and more enterprises and individuals master the importance of information use,but fail to truly master the importance of file work,and fail to effectively implement the file management work thus making the file management fail to fully play its role and ensure the file quality,and it is inevitable to reduce the application value of files,Based on this,this article will base on the file management,analysis of the problems existing in the archives management,and explore and establish a sound system of file management,improve and perfect the function of archives,improve the quality of archives management strategies,hoping to improve the effectiveness of the archives management work.

File management;Problem;Solutions

R647

A

1672-5654（2017）07（a）-0016-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.016

楊金紅（1975-），女，山東肥城人，碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。