基于流程管理理論的高校科研經費管理研究

黃嘉麗

摘要：本文針對當前高校科研經費管理中的突出問題，把科研項目經費管理分為科研項目經費預算管理、科研項目經費報銷、科研項目結項經費結算，以三個業務流程圖明確整個科研項目經費管理中的各項工作，使高校科研項目經費管理工作更好地開展。

Abstract： This thesis， in view of the current university scientific research funds management prominent question，divided the scientific research project funds management process into three steps： the scientific research project funds budget management， revenue and expenditure and the funds settlement. This three processes clear the work of the entire research project funds management， and make the management of scientific research funds of university can be carried out better.

關鍵詞：高校；科研經費；流程管理

Key words： university；scientific research funds；process management

中圖分類號：G644 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）35-0257-03

1 科研經費管理存在的問題

1.1 科研經費使用與預算不符

科研經費預算在整個項目申報過程中，沒有引起足夠重視。整個申報過程所涉及的部門關注的焦點在項目研究的內容、方案以及人員構成等方面。經費預算作為申報書最后一個部分往往被忽視。項目研究團隊在計算預算開支時只憑經驗估算，容易導致經費實際開支與預算不一致。為鼓勵科研人員爭取科研經費以及日益繁忙的工作，科研管理部門對經費管理政策較為寬松，管理不到位。立項單位在項目審批時對項目經費預算論證力度不夠，撥付流轉經費效率不高，導致項目研究團隊墊付支出的情況時有發生。

1.2 科研管理部門與財務部門信息不匹配

高校科研管理部門和財務處二者之間信息不匹配、不對等。財務管理部門對科研經費的支出管理主要檢查有關單據是否符合規定，對相應業務的真實性關注不足，大量與科研無關的支出以勞務費、專家費、交通費、會議費等名義得以報銷。財務部門對項目研究內容及經費的預算不了解，財務管理部門對項目經費支出缺乏實質有效的控制。而科研管理部門注重科研項目申報、批準，科研成果統計等，并不關注科研經費的使用情況。科研管理部門對單個項目經費預算均有審核、存檔備查，但這個過程中財務部門并沒有參與。當項目獲得立項，項目經費入賬后，也僅僅建立一個賬號用以報賬，整體經費在預算各部分占比支出不明確。項目研究團隊到財務部門報銷項目經費時，科研管理部門也僅簽批，而不是審核支出與預算是否符合，開銷是否合理。兩個部門各自為政，容易造成信息歪曲。

1.3 科研項目結題不結算

科研項目結題不結算現象較為普遍，部分高校科研項目結余經費管理辦法不健全。這樣使得課題中的結余資金未能進行重新分配。有些已經結題的項目經費長期不結賬，造成了項目經費的浪費。對于已結項的科研項目所結余的項目經費，各高校及立項單位基本上要求全額上交，沒有相應結余留用的支持鼓勵政策，導致某些項目團隊為了不用上交項目結余，進行一些不必要的支出，甚至發生了一些購買非實際發生業務發票來套取經費的現象。

2 高校科研項目經費管理流程與標準

2.1 科研項目經費預算管理

科研項目經費相當于生產科研項目成果所需要的成本，一般在項目的立項申報階段由項目研究團隊共同制定項目經費預算。在項目立項后，根據立項單位的具體要求及研究團隊所在單位的配套辦法確定項目研究經費，于項目研究合同或開題報告書中確定項目總體經費的分配與支出項目。科研項目預算制定必須引入高校科研管理部門、財務部門和立項單位，與科研項目團隊形成合力共同制定，加強科研項目預算的合理性和合法性。流程圖如圖1所示。

2.1.1 第一階段——項目經費預算準備

①節點B1，制定預算編制辦法。

學校財務部門根據國家科研資金管理法律法規及學校實際情況，制定預算編制辦法。預算編制辦法應具有較強的可操作性，所編制的財務預算應表述清晰，邏輯性強，并具有較強的指導性和實用性。

②節點C1，制定科研經費管理辦法。

科研管理部門應根據學校的實際情況，以國家高等院校科研經費管理要求為指導，制定科研項目經費管理辦法，就經費的條目、報銷流程等做出明確規定，使項目研究團隊在編制項目經費預算時有章可循。

③節點D1，確定項目預算目標。

項目研究團隊根據項目實施方案，就項目成果的產出成本制定預算目標。

2.1.2 第二階段——制定預算方案

①節點D2，編制預算草案。

項目研究團隊根據預算目標編制項目經費預算草案并提交科研管理部門審核。項目研究團隊應準確估計項目研究過程中開支的各種可能性，認真學習科研項目經費管理制度，對每一項財務支出進行科學的測算，使預算能夠科學地滿足實際研究的需求。

②節點C2，審核。

科研管理部門對項目研究團隊的項目預算進行審核，并提出審核意見。

③節點A1，審批。

立項單位對項目申報書進行審核，發布立項通知并簽訂科研合同，明確項目資助經費和研究時間。立項單位應聘請優秀的項目專家和財務專家聯合對項目經費預算予以準確論證和合理審批，并對預算草案提出進一步修改意見。

2.1.3 第三階段——預算修正

①節點 D3，修正預算。

項目研究團隊根據科研合同規定的資助經費和預算草案的修改意見，對項目預算草案進行修訂，形成預算方案。

②節點C3，審核。

科研管理部門對項目研究團隊的項目預算方案進行審核，并提出審核意見。

③節點B2，審核。

財務部門對預算方案進行審核，并提出審核意見。

④節點A2，審批。

立項單位對項目研究團隊提交的科研合同、預算方案進行審批。立項單位應減少經費撥付的流轉環節，提高撥付效率。

2.1.4 第四階段——預算執行

①節點A3，下達項目經費。

立項單位依照項目經費預算的進度，按期撥付項目研究經費，使科研項目能夠按時交付科研成果。剛性預算和彈性預算相結合，簡化預算調整審批過程，適應經費預算與實際執行的需求，允許項目負責人在一定的范圍內進行適當的預算調整。

②節點B3，項目經費入賬。

財務部門按科研管理部門確認后的項目研究經費收入入賬，為項目設置獨立賬號管理。財務部門和科研管理部門應采用信息化的管理方式，開發科研項目經費管理軟件，將科研項目經費預算信息植入財務管理軟件系統，對每個項目的各項明細經費預算金額預先在財務賬務系統賦值，一旦出現某項經費超支能馬上預警，實現科研經費預算信息與財務系統的聯動。

③節點D4，預算執行。

項目研究團隊開展科研活動，預算執行過程中嚴格按照批復的預算進行各項開支，專款專用，實報實銷為后續的決算工作打好基礎。

④節點C4，保存資料歸檔。

科研管理部門對項目研究團隊預算使用情況進行整理和匯總，使用信息化管理手段，聯合財務部門健全科研項目預算管理臺賬。

2.2 科研項目經費報銷管理

項目負責人負責項目的成本控制，根據預算進行成本跟蹤及監管項目的進展情況。不同組成部分的預算調整有其必要性，但一定要進行監管和控制。作為項目管理方的高校科研管理部門和項目經費管理方的財務處對整體項目經費的收支和報銷過程進行監控尤其需要嚴格執行。流程圖如圖2所示。

2.2.1 第一階段——項目經費報銷前的資料準備

①節點A1，制定費用報銷管理制度。

學校財務部門根據國家財務方面的法律法規以及學校財務管理制度，制定費用報銷管理制度，建立健全設備費審批制度、經費支出報賬審批機制、預算審核機制等等，通過各種規章制度的建立規范和約束項目負責人的各項財務行為。

②節點C1，收集、分類并匯總報銷單據。

項目研究團隊收集需報銷單據，并將相關單據進行分類、整理、匯總。整理單據時應遵守費用報銷管理制度的規定，方便財務部門審核工作。

2.2.2 第二階段——費用報銷審批

①節點C2，填寫費用報銷單。

項目研究團隊填寫“費用報銷單”，填寫內容必須清晰、完整、準確并符合制度規定。

②節點B1，審核。

項目研究團隊將費用報銷單交科研管理部門負責人簽字審核，科研管理部門應通過科研項目經費管理系統，切實做好把關工作，監督項目研究團隊經費開支情況，做好項目經費管理臺賬。

③節點C3，上報費用報銷申請資料。

項目研究團隊把費用報銷發票等憑據及經科研管理部門審核的“費用報銷單”報至財務部門。

④節點A2，審核。

財務部門對費用報銷申請資料進行審核，并提出審核意見。財務部門主要審核是否超額開支、經費報銷合理性和合法性，對預算調整申請進行嚴格審核，及時調整預算分配。

⑤節點A3，費用報銷。

會計根據經審核通過的費用報銷單，確定報銷金額，向項目研究團隊發放資金，及時將報銷信息錄入科研項目經費管理系統及財務管理系統。

2.2.3 第三階段——費用報銷記賬

①節點 A4，編制記賬憑證。

會計根據財務會計規范和費用報銷管理制度核對原始憑證，并編制記賬憑證。會計應對記賬憑證負安全管理責任，并對記錄內容的真實性、準確性承擔相應的法律責任。記賬憑證的內容應包括填制憑證日期、編號、經濟業務內容摘要、會計科目及編號、金額等。

②節點A5，編制明細賬和總賬。

財務部門依據原始憑證與記賬憑證定期匯總費用并登記相關明細賬目。根據學校采用的會計核算組織形式，將一定時期內的記賬憑證匯總，并據以登記總賬。

2.3 科研項目決算報告管理

項目研究內容基本完成時，項目團隊需完成結題經費決算。學校科研部門、財務部門和審計部門要對科研項目經費的使用過程、資金使用效益和資金剩余歸置進行審計和監督。項目經費決算要與預算基本一致，避免出現浪費科研經費的情況。流程圖如圖3所示。

2.3.1 第一階段——項目經費決算財務報告編制

①節點D1，編制結題經費決算表。

項目研究團隊根據項目實際開支情況，編制結題經費決算表并報送到科研管理部門，結題經費決算表必須明確用款去向，研究經費是否有盈余等。

②節點C1，審核。

科研管理部門根據項目經費管理臺賬對結題經費決算表進行審核，嚴格審核明細科目支出，注重決算與預算的一一對應關系。

③節點B1，審核。

財務部門對項目經費進行清查，核實是否出現盈余并對總賬和明細賬的科目余額進行仔細核對，確保賬目相符。

④節點B2，編制財務報告。

財務管理部門根據總賬、明細賬等資料編制項目財務報告及附注。財務部門應跟蹤結題項目的經費結余情況，對長期不結賬的已結題的項目，責令其整改。

建議立項單位和高校出臺鼓勵政策，允許項目研究團隊留用部分結余經費用或以獎勵形式支持該團隊開展其他的科研項目，鼓勵項目研究團隊節約使用科研經費。

2.3.2 第二階段——審計財務報告

①節點B3，財務報告報送與審計室。

財務部門把財務報告及項目報銷材料一并報送到審計室，并通知項目研究團隊審計的時間、目標和范圍，并要求項目研究團隊及時準備相關的文件、報表和其他資料。

②節點A1，審計調查。

審計部門根據內部審計工作方案，組織審計人員對財務報告及項目報銷材料進行調查，研究財務部門提供的相關資料。

③節點A2，審議與評價財務報告。

審計部門根據審查結果，提出財務報告的審查處理決定，提出有針對性和可行性的審批意見。

2.3.3 第三階段——公布財務報告

①節點 B4，公布財務報告。

財務部門根據審計室的審計結果和審批意見，對項目財務報告進行公布并反饋到項目研究團隊。

②節點C2，歸檔備查。

科研管理部門對財務報告及項目結題材料進行整理歸檔。

參考文獻：

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