創新高職檔案管理工作的實踐路徑分析與闡述

王 卓

（廣東科學技術職業學院，廣東 珠海 519090）

創新高職檔案管理工作的實踐路徑分析與闡述

王 卓

（廣東科學技術職業學院，廣東 珠海 519090）

檔案管理工作是高職院校基礎工作之一，對高職院校管理水平的提升具有非常重要的作用和意義。本文在研究中主要以檔案管理工作為重點，探究創新高職檔案管理工作的實踐路徑，為高職院校的可持續發展做好充分的準備。

創新；高職；檔案管理工作；實踐路徑

高職院校是人才、知識以及科技的集聚地，具有非常重要的育人功能和社會功能。在進行高職院校檔案管理工作的過程中，其管理內容主要涉及到文字、圖表、圖像等高職相關記錄，這些記錄是高職院校科研、教學等方面的努力成果，不僅可以傳承高職院校的文化，還可以反映出高職院校各個學期階段的師生生活。另外，高職院校檔案管理可以作為學校教育管理的重要依據進行反復使用，對高職院校的進一步發展具有非常重要的意義和作用。

一、高職檔案管理工作的綜合分析

（一）高職檔案管理工作內容

高職院校檔案屬于學校建設活動中的原始材料，在表現形式上為建設圖紙、文字記錄、影像資料、工程價款結算書審計結論以及在后期維修改造等相關技術資料，具有非常重要的保存價值和利用價值。在實際的管理工作中，檔案管理工作具有以下幾點特征：第一，現實性。高職檔案具有極強的現實使用價值，與其他檔案資料具有一定的差異性，可以在歸檔后進行再利用，進而為高職院校的發展規劃提供重要的理論依據。第二，周期性。高職檔案管理工作具有一定的周期性，這種周期性是高職檔案管理工作基本屬性和工作內容賦予的，對高職院校階段性管理工作內容和教育工作內容進行統一整理和規劃，進而記錄高職院校的管理建設路程。

（二）創新高職檔案管理工作的作用

從整個高職院校管理工作來說，高職檔案管理工作對整個學校的發展和規劃具有非常重要的意義和作用。因此，在進行高職院校管理工作中，要重視高職檔案管理工作，并在原有的基礎上對高職檔案管理工作進行創新與改革，不斷提高高職檔案管理水平，進而促進高職院校的可持續發展。首先，高職檔案管理工作的創新是高職院校不斷發展的必然要求，隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，促進了高職院校的進一步完善和優化，同時對高職院校檔案管理工作提出了新的要求。傳統檔案管理工作逐漸凸顯出管理模式落后、管理科學化水平低、檔案管理意識不強、管理資金缺短以及硬件設備技術落后等問題，對高職院校檔案管理工作的發展帶來了較大的障礙和局限性，使其檔案管理工作無法適應社會發展的需求。在這樣的環境背景下高職院校必須要對檔案管理工作進行創新與改革，創新檔案管理模式、樹立檔案人員現代化管理意識、提高硬件設備以及管理技術水平，進而實現高職院校檔案管理工作質量的提升。其次，高職檔案是對學校歷史面貌與發展變化的真實記錄，并以此為依據，為高職院校教育改革、科學管理等工作提供重要的科學依據。在大量的實踐中，高職檔案管理可以有效提高高職院校的教學質量以及管理工作效率，維護高職院校的權益，進而保證高職院校的正常運行。

二、創新高職檔案管理工作的實踐路徑

（一）強化檔案宣傳，提高檔案管理意識

思想決定行動，為了實現高職檔案管理工作的創新與改革，高職院校可以先從思想教育宣傳入手，整合高職院校各方資源，加強檔案管理工作的宣傳教育，提高檔案管理人員的現代化管理意識，進而實現高職院校檔案管理工作的創新。首先，高職院校要對檔案材料的使用方式和重要性等知識進行宣傳，樹立高職院校管理工作人員和師生的檔案意識。一方面，高職院校可以通過學校網站、官方微博、官方微信、廣播以及校報等校園媒介進行檔案管理的宣傳，向廣大師生進行檔案知識的普及，使得廣大師生與檔案管理者可以正確使用檔案，激發出對檔案的興趣。另一方面，高職院校檔案部門要積極組織培訓活動，通過講座以及面對面培訓的方式開展檔案管理活動，使得廣大師生可以合理利用檔案，并通過檔案中的信息資料指導學習與教學，進而實現高職檔案價值的最大化。其次，高職院校要給予檔案管理工作充分的重視，正確認識檔案管理工作對高職院校發展的重要性，并將其工作內容納入到高職院校發展戰略中，實行高職檔案管理工作的集中統一，提高高職檔案的完整性、準確性、系統性以及安全性，進而保證高職院校檔案管理工作質量和工作效率的提升。

（二）運用先進管理手段，實現高職檔案管理的現代化

在高職檔案管理工作中，常見的先進檔案管理手段和設施有以下幾種：第一，智能文件柜。智能文件柜就是在傳統文件柜的基礎上安裝了單片機控制器與LED燈，通過計算機進行LED燈發光定位，并利用附屬軟件進行智能文件柜管理。在實際的管理工作中，智能文件柜可以與電腦進行有效連接，實現文件的查找、借閱等功能，并對文件進行智能定位，便于檔案管理工作人員的查找與管理工作，有效節省管理成本。進而實現高職檔案管理工作效率的提升。第二，自動選層文件柜。自動選層文件柜在實際應用中，文件管理人員輸入需要查找的檔案名稱、編號等相關信息，自動選層文件柜智能系統會對所有文件與檔案信息進行統一排查和篩選，進而確定需要的檔案文件，并自動傳輸到抄送出口，方便管理人員的存取與管理。第三，指紋鎖保管柜。指紋鎖保管柜主要采用了先進的指紋識別技術，與傳統密碼和IC卡具有顯著的差異性，檔案管理人員輕按手指即可實現對保管箱的開關控制，也只有預先設定的管理人員指紋才能開鎖，有效保證了高職檔案文件的安全性和可靠性。因此，在高職院校檔案管理工作中，要根據檔案管理工作的時間內容和工作需求，選擇適宜的現代化檔案管理方式，不斷提高職檔案管理工作的質量和效率，進而實現高職檔案管理工作的現代化和技術化，促進高職院校的快速發展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質，組建高質量管理隊伍

檔案管理工作人員的綜合素質對高職檔案管理工作質量的提高具有非常重要的作用和意義。在高職檔案管理工作中，檔案管理工作人員的專業管理水平與職業素養直接決定著高職檔案管理水平。因此，為了不斷提高高職檔案管理工作的質量，滿足時代對檔案管理工作的要求，高職院校要不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質，加大對檔案管理人員的教育力度，進而保證高職檔案管理工作的順利開展。其培養措施主要為以下幾點：第一，高職院校可以對檔案管理人員進行繼續教育，通過這樣的方式促進高職檔案管理人員的不斷學習，防止檔案管理人員知識老化的現象，進而保證整個管理團隊的高素質和高效率。知識經濟的發展和計算機技術的廣泛應用，在一定程度上提高了高職檔案管理人員的工作標準和管理要求。就目前而言，高職檔案管理人員的專業性相對較低，知識面也有一定的局限性，這樣會影響高職檔案管理工作的效率，不利于高職檔案管理工作的整體發展。對管理人員的培訓與教育要采用分批層次性教育方式，選擇優秀的檔案管理人員到專業管理機構進行進修，進修完成后對其他工作人員進行培訓和教育，達到高職院校的培養目的。同時高職院校可以聘請專業的檔案管理專家進行教學，讓高職檔案管理人員學習目前先進的管理技術和管理知識，更新高職檔案管理的工作理念，不斷對管理理念進行創新，滿足高職檔案管理工作對管理人員綜合素質的要求。第二，構建多元化培訓體系。除了傳統的集體培訓之外，高職院校可以組織各種主題性檔案管理培訓活動，組織檔案管理人員參加檔案管理學術交流活動，不斷強化自身的業務能力，拓展檔案管理工作的知識面和管理范圍，實現高職檔案管理人員的高素質。第三，高職院校要提出有效的政策與措施，提高檔案管理人員的工作積極性，將管理人員的職稱與繼續教育聯系起來，讓管理人員自主參與到培訓活動中，樹立管理人員的學習意識，使得管理人員利用多種途徑進行自我學習，實現檔案管理人員的自我完善、自我發展，提高管理人員的綜合管理能力與檔案服務意識。

（四）促進檔案資源共享，實現檔案管理價值的最大化

從本質上看，檔案資源對高職院校來說具有巨大的使用價值和潛在價值，其潛在價值要通過管理人員的進一步挖掘和開發，促進檔案資源的實時共享，提高高職檔案管理水平，進而充分發揮出高職檔案資源的價值，為高職院校的健康穩定發展提供重要的保障。高職院校師生群體是檔案資源的服務主體，在檔案資源價值開發的過程中，管理人員可以針對高職院校人群市場進行檔案資源專項調查，了解廣大師生對檔案資源的實際需求，強化與高職各個部門的溝通與協調，共同制定檔案資源開發計劃，保證高職檔案資源開發與利用措施的順利開展。同時，管理人員要整合高職院校多方資源，構建高職檔案資源網絡數據庫，并設置登入用戶名，學生可以根據學號登錄，教師、學校工作人員則使用工號，檔案資源需求者可以登錄高職檔案資源網絡數據庫，根據自身需求進行檔案資源的查找與下載，實現高職檔案資源的實時共享，促進檔案管理價值的最大化。

三、結束語

本文通過對創新高職檔案管理工作的實踐路徑分析，讓我們知道了高職檔案管理工作的創新與改革是高職院校不斷發展的必然途徑，符合信息化時代對高職檔案管理工作的要求。本文在分析高職檔案管理內容與創新意義的基礎上，提出強化檔案宣傳，提高檔案管理意識、運用先進管理手段，實現高職檔案管理的現代化、提高檔案管理人員的綜合素質，組建高質量管理隊伍、促進檔案資源共享，實現檔案管理價值的最大化等措施，實現高職檔案管理工作的創新。

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G271

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王卓（1985-），女，湖南益陽人，廣東科學技術職業學院，檔案專業館員，本科，研究方向：檔案管理。