博物館數字化檔案管理之我見

王麗華

博物館數字化檔案管理之我見

王麗華

博物館檔案是再現博物館發展歷程的最原始資料。隨著社會的發展，規范、合理管理檔案的重要作用愈發明顯，并且開始走上了數字化的道路。本文分析了博物館檔案的重要作用和不足，并就如何規范合理進行數字化檔案管理提出建議。

博物館 檔案 規范 數字化

一、博物館檔案的重要作用

首先，博物館檔案是展示博物館發展的最原始資料，記載了博物館發展的大事記，是博物館發展的真實縮影，體現了博物館從無到有的成長歷程，也體現了博物館工作者的勞動成果。

其次，博物館檔案是進行人文教育的良好載體。博物館檔案除了記載博物館發展的歷程以外，在檔案之中，還體現了許多人類文明發展的重要信息，是公眾了解歷史的重要工具。筆者自從事中國客家博物館檔案管理工作以來，通過日常翻閱檔案資料，從中得到了許多有關客家歷史、文化遺產等信息，對于客家民系的發展有了一個更全面深刻的理解。

再次，博物館檔案是博物館開展其他業務的鋪路石。博物館檔案包含著眾多類型，如人事檔案、藏品檔案、行政檔案、展陳檔案等等，博物館開展各項工作，往往需要借助檔案資料，科學規范管理這些檔案，為開展相關業務工作奠定了重要的基礎，最大限度地為其他業務工作提供服務。

二、博物館檔案管理工作存在的不足

（一）博物館數字化檔案管理意識淡薄

博物館的陳列展覽、科學研究、館藏管理等業務工作都得到了管理者的重視與肯定，并且取得了相應的發展，但在檔案管理方面，難以引起重視，尤其是如何對檔案進行數字化管理，更是缺乏意識。在一些縣區博物館，不僅是管理者，即使是檔案管理工作人員，都認為檔案管理工作無足輕重，沒有從根本上意識到科學合理的數字化檔案管理對于博物館發展的重要作用。

（二）博物館檔案管理人員專業水平有待進一步提高

檔案資料管理是一項較為瑣碎、繁雜的工作，自從筆者從事博物館檔案管理工作以來，深覺除了高度的責任心和耐心細致的工作態度，還需要管理人員擁有系統的檔案資料管理業務知識，才能對檔案進行科學、系統的分類管理。但目前眾多博物館的檔案管理人員專業技術能力參差不齊，非專業人員占了很大的比重，就梅州市國有博物館系統，從事檔案管理的人員90%以上為非專業人員，大都是兼顧管理，或者臨時頂缺。因此，該類人員對檔案管理工作沒有明確的方向，更缺乏檔案管理的基本知識和工作經驗，嚴重阻礙了檔案管理工作的進一步發展。

（三）檔案管理方式傳統落后

隨著社會和科技的發展，檔案管理的方式也開始走向數字化的道路，這是信息化時代發展的必然趨勢；而博物館的發展，也將導致檔案資料的數量越來越多，類型越來越復雜，因此，數字化檔案管理已成為博物館發展的必然要求。大多數博物館在檔案管理方式上，依然沿用傳統的方法。以中國客家博物館為例，資料室的檔案管理依然采用人工調閱、入庫、整理的方法，自主借閱以及數字化入庫分類、統計分析等方式遠未能實現，同樣的情況也出現在梅州市各縣（市、區）博物館的檔案管理工作中。值得一提的是，中國客家博物館文物檔案管理近幾年來開始慢慢摒棄了傳統的管理方式，同時借助廣東省第一次全國可移動文物普查的契機，建立起了文物管理數據化管理系統，該系統包含了文物的照片、尺寸、來源等等信息，為其他業務方面的檔案管理提供了借鑒。

三、數字化檔案管理方式的優勢

傳統的檔案管理方式主要是管理人員根據自己的經驗和判斷，對檔案資料進行歸檔保管，而數字化檔案管理方式則能夠通過先進的設備、儀器等對檔案資料建立起信息數據系統。在進行科學的收集、保管、研究等方面，較于傳統的檔案管理方式，數字化檔案管理有著巨大的優勢。

（一）資源利用更加合理，提高經濟效益

傳統的檔案管理方式，需要使用柜架、庫房、資料室等等，占用空間大，并且常常以增加辦公人員和辦公經費來解決數量巨大的檔案歸檔、保管問題，致使管理成本大幅上漲；而數字化檔案管理則可以利用硬盤、磁盤等媒介，把傳統的以紙質為載體的檔案信息轉化成數字檔案，儲存空間小，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員精力的浪費。

（二）對環境要求較低，所受限制小

傳統的檔案容易受到光照、溫濕度、蟲害等因素的影響，尤其是文物檔案，對自然環境要求高；數字化檔案管理則能夠通過編程和信息技術，做到無損要求，更加安全。2013年，中國客家博物館因受到洪澇災害，采用傳統方式管理的部分檔案資料受到洪水浸泡而損害，因此，數字化檔案管理迫在眉睫。

（三）操作更加高效快捷

目前，中國客家博物館的檔案資料在借閱和維護時，仍然需要人工查找，手工填寫借閱表，費時費力，也出現因檔案資料上架分類不科學，導致借閱檔案難以查找的情況；而數字化檔案管理把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，及時歸檔，以實現檢索快捷方便，并能盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。而檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，檔案庫也基本從文件實體的保管變成了利用方便的信息控制中心。

（四）有效保護原紙質檔案

紙質檔案，尤其是珍貴的文物檔案，記載著各地燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設法延長其保存期限。現行的紙質材料難以達到這一目的，數字化檔案管理能有效地保護檔案原件。通過數字化處理制作，以數字化的副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，更能避免在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到保護作用，從而從根本上做到保護原件、利用原件，真正發揮檔案的作用。這一點在文物檔案的管理上尤為顯著，在中國客家博物館的展廳里，雖然標識牌說明禁止觸摸展品，但難免有游客會按捺不住好奇心觸碰展品，這對展品來說傷害是非常大的，對紙質展品的損害尤為嚴重，但如果以數字化展品為主，輔以一件原件，加以通柜保護，則能夠很好地保護展品文物；尤其是歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑能對其進行更好的保護；另外，通過數字化處理，能有效防止篡改檔案的行為，這對于檔案管理人員來說，能夠很好地規避責任，同時對檔案也起了很好的保護作用。

四、博物館數字化檔案管理的方向

（一）增強博物館檔案管理的意識

面對社會發展的新形勢，作為博物館檔案管理人員，一定要意識到科學合理的博物館檔案管理是信息化時代的迫切需求；同時加強對檔案管理工作的宣傳，博物館工作者對檔案管理要有明確到位的認識，對檔案管理工作要有足夠的重視，使檔案管理工作能夠因地制宜高效快捷地開展，保障每一份檔案資料都能規范登記、保管，充分發揮博物館檔案的功能。

（二）提高博物館檔案管理人員的專業素質

博物館檔案管理工作工作量大、周期長、繁瑣枯燥，既需要我們擁有良好的職業道德，更需要我們具備過硬的專業知識，與時俱進學習數字化檔案管理的相關知識，提高業務素養，把基本知識和操作流程貫穿到檔案管理的各個環節，才能適應時代的發展。

（三）建立規范的數字化檔案管理模式

博物館數字化檔案管理是智慧博物館的重要表現，從管理工作的對象——檔案來說，需要建立檔案管理數據庫，把檔案的采集、歸檔、查閱、保管等，轉變為數字化，給每一份檔案一個“身份證”，并對入庫的檔案進行后續更新。目前，中國客家博物館已著手建立數據庫，將每個部室的業務層層分解，建立起梯狀數據庫模式。從管理的主體——管理人員來說，則需要建立數字化檔案管理制度。科學合理的制度向來是保障工作順利開展的基礎，中國客家博物館尚處在

數字化檔案管理的摸索時期，在針對數字化檔案管理的進程中，一定要有一套完善的統一的規范標準，對檔案入庫要求、分類標準，都應有一套規范的流程。

（四）加大資金投入，完善硬件設施

檔案管理，從某種意義上來說，就是實現檔案管理的無紙化辦公，那么在博物館數字化檔案管理建設的過程中，博物館就必須在各種電子計算機、先進的數字化設施設備以及系統軟件上加大投入，這些都是數字化檔案管理的基本條件。所以，要真正實現博物館數字化檔案管理，就要在硬件設施上完善和同步，為數字化建設提供有力的保障。

國家在“十三五”規劃中，大力倡導博物館科學可持續發展，博物館事業也日益繁榮，同時也面臨著一些不足，數字化檔案管理就是一個方面。博物館數字化檔案管理是建立智慧博物館1的基礎，而這是一項漫長、系統的工作，需要我們著力分析博物館數字化檔案管理進程中的各類問題，并積極采取應對措施，克服不足，使博物館數字化檔案管理工作日益完善，把檔案的潛在價值最大化，切實推動博物館數字化檔案管理的建設。

注釋：

1智慧博物館：智慧博物館是近年來在數字博物館的基礎上發展起來的概念。狹義地說，智慧博物館是基于博物館核心業務需求的智能化系統；廣義地講，智慧博物館是基于一個或多個實體博物館（博物館群），甚至是在文物尺度、建筑尺度、遺址尺度、城市尺度和無限尺度等不同尺度范圍內，搭建的一個完整的博物館智能生態系統。

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2016-12-3

王麗華，女，廣東豐順縣人，任職于中國客家博物館。研究方向為客家方言、檔案管理。