我國檔案信息資源從“獨享”到“共享”轉型的路徑探析

文 / 張靜華

我國檔案信息資源從“獨享”到“共享”轉型的路徑探析

文 / 張靜華

檔案信息資源從獨享走向共享，是檔案管理事業發展的必然趨勢。文章分析了我國檔案信息資源從獨享走向共享，實現檔案信息資源社會價值的時代背景和必要性，探討了我國檔案信息資源社會共享中存在的問題，提出了我國檔案信息資源實現社會價值的策略和建議。

檔案信息資源；社會價值；檔案管理

在傳統的檔案管理中，由于對信息資源的搜集、整理、歸檔、保管和使用處于一個相對封閉的環境，檔案信息資源處于一個“獨享”狀態之中，檔案信息資源很少與社會共享，導致檔案信息資源浪費，嚴重制約了檔案信息資源價值的發揮[1]。

一、檔案信息資源從獨享走向共享的時代背景及必要性分析

（一）檔案信息資源從獨享走向共享的時代背景

檔案信息資源是社會、經濟和政治發展的原始記錄，把這些原始記錄通過公共獲取的方式，提供給社會使用，是檔案信息資源發揮社會價值的應有之義和必然途徑[2]。與國外檔案管理機構面向社會提供信息資源服務不同的是，我國檔案管理一直處于封閉環境之中，許多檔案管理機構都把自身搜集、整理和保管的檔案信息資源作為自己獨享的內部資源，即檔案信息資源由本機構收集、整理和保管，與其它社會組織無關。這導致檔案館所保管的各種檔案信息資源難以對社會公眾開放，大量檔案信息資源滯存在檔案庫房之中，很難與社會實現共享，其價值難以實現。在檔案管理部門和社會公眾之間產生很難跨越的信息孤島現象。國外檔案管理部門則是為社會公眾廣泛提供信息咨詢和檔案服務的一個服務性機構，發揮著文化普及和知識傳播的中介作用，例如，哈佛大學檔案館和圖書館合并以后，就為社會承擔著信息代查代檢及科研信息參考服務，密歇根大學檔案管理部門也成立了專門的信息服務中心，專門為學校師生和社會科研人員提供檔案信息資源服務，對于國家在人文社會科學交流和科技創新等方面，發揮著重要傳承作用。

近年來，隨著我國社會檔案管理意識的轉變和檔案服務意識的增強，檔案信息資源在社會信息傳播中的作用越來越大，在知識傳播等方面發揮著越來越重要的引導作用。檔案管理部門更需要社會的大平臺支持。進一步改革和發展檔案管理體制，進一步扭轉檔案信息資源管理中的信息孤島現象，最終打破檔案信息資源獨享問題，是我國檔案信息資源管理機構急需解決的主要問題。

（二）檔案信息資源從獨享走向共享的必要性

由于馬太效應信息定律的存在，檔案管理部門和社會公眾之間的數據鴻溝越來越大，甚至處于不可逾越狀態。檔案管理部門必須要高度重視這個問題，并通過合適的方式來改變現狀。毋庸置疑，在知識經濟時代，檔案作為信息資源的重要載體，其社會價值也將不斷得到提高，必將有助于整個社會經濟、文化的發展。對于檔案信息資源的信息孤島問題，我們必須從根本上采取相應措施加以扭轉[3]。對此，國外檔案管理部門已經采取了有力的措施，基本實現了檔案信息資源從獨享走向共享，有效提高了檔案信息資源的社會價值，對于知識傳播產生了較好的推動作用。

二、當前檔案信息資源社會共享現狀和問題

檔案部門作為檔案信息資源重要的收藏管理部門，至今未能真正邁出共享步伐，這主要由三個方面的原因造成。

（一）檔案信息資源管理理念較為陳舊

目前，大部分檔案工作人員基本上仍沿襲著傳統的檔案管理理念，認為檔案信息資源是檔案管理部門獨享的，是不可以與社會公眾共享的，因為檔案資料是由檔案管理部門人員收集和整理的，檔案管理部門應當是檔案信息資源的所有者。其實，檔案管理部門本身就屬于社會，檔案信息資源也毫無疑問屬于社會公眾。同樣，一些檔案管理人員認為，檔案信息資源是一種特色優質資源，具有很強的價值，不具有社會共享的基礎，不能與社會公眾共享檔案信息資源。

基于以上原因，我國檔案信息資源很少實現與社會共享；檔案管理部門和檔案管理人員則與社會公眾很少進行溝通交流。在傳統檔案管理理念的影響下，我國檔案信息資源要實現與社會共享，還有很長的一段路需要走。檔案管理部門和檔案管理人員必須及時摒棄傳統的檔案管理理念，樹立檔案信息資源社會共享的新理念。

（二）檔案信息資源管理缺少足夠的資源支持

在現有的檔案管理體制之下，無論是高校檔案管理部門還是社會檔案管理部門，基本上都是非營利機構。檔案管理部門的運營由高校或者政府負責經費，在檔案信息資源處于獨享狀態之下，尚未實現與社會共享。檔案信息資源收集、整理、保管和利用的成本也在不斷上升，特別是相應的軟件和硬件投入費用更是飛速上漲，檔案信息資源管理效益卻始終難以得到有效提升。但是，在檔案信息資源共享的背景下，檔案信息資源具有很強的社會價值[4]，檔案管理部門為社會公眾提供大量的檔案信息資源服務，無疑需要增加更多的經費投入。成本成為檔案信息資源社會共享的關鍵，如果處理不妥當的話，將會成為高校檔案信息資源共享的重要阻礙因素。如何實現檔案信息資源管理成本和效益雙重突破，是我國檔案管理部門信息資源共享需要面對的重要問題。

（三）檔案信息資源共享存在部分安全隱患

檔案信息資源是社會經濟、政治、文化等各方面發展成果的見證，凝聚了相關部門和人員的大量心血和努力，是其智慧的結晶，例如，高校檔案館藏的專利發明、文獻論文、可研報告等，都具有很高的科研價值和獨創性。對這些檔案信息資源進行共享，可能會面臨兩個方面的問題。第一，這些檔案信息資源被創作者認為是自己工作成果，在檔案管理部門進行檔案信息資源收集和整理的過程中，可能會出現收集不全面、整理不完整、資料不準確等問題，從而影響到社會公眾對于這些檔案信息資源的搜集，直接影響到檔案信息資源公眾服務的質量和水平。第二，檔案信息資源具有很強的獨創性，在我國目前知識產權保護制度還不完善的情況下，如何更好地保護發明者的知識產權，保障檔案信息資源安全，是一個緊迫的問題。為此，檔案管理部門和檔案管理人員必須共同努力，切實保護檔案信息資源創作者的勞動成果，更好實現檔案信息資源的共享。

三、檔案信息資源從獨享走向共享的策略建議

（一）要不斷拓展檔案信息資源服務的范圍和方式

為了更好地實現檔案信息資源的社會價值，就必須實現檔案信息資源從獨享走向共享[5]。當前的檔案信息資源社會服務還是在沿用傳統的服務方式。為了進一步改變檔案信息資源的利用現狀，我們必須不斷豐富檔案信息資源社會服務方式，不斷拓寬檔案信息資源服務范圍。第一，要突出檔案信息資源網絡服務重點，著力改善檔案信息資源的社會公眾服務方式。雖然我國大部分檔案管理機構已經建立了自己的網站，并在相關法律允許的范圍內提供相應的網上檔案服務，但是一些檔案管理網站只是在形式上建立了網絡服務，實踐中卻很少發揮作用，并且檔案管理網站建設周期較長，難以及時從這些檔案管理網站上獲取相應的檔案信息資源。一些檔案管理網站設計的界面較為簡單，檔案服務內容和重點缺乏特色，網站布局建設不科學，網站功能設置單一，其內容主要是檔案管理部門的介紹和管理規則發布。但是，在網絡環境之下，檔案管理部門必須不斷豐富檔案信息資源服務方式，要充分利用檔案管理網站傳播相應的檔案信息資源，要借助互聯網積極開展相應的網絡服務，如遠程溝通、在線提問或在線瀏覽等。第二，要不斷拓展檔案信息資源的服務范圍，不斷加大檔案信息資源的涵蓋內容。檔案信息資源管理部門不僅要整理、收藏和收錄規定的十一類檔案信息資源，而且要主動作為，不斷拓展檔案信息資源的覆蓋范圍，確保收集和保管的檔案信息資源覆蓋社會政治、經濟和文化等各方面，更要重視對于科技檔案的收集和整理。第三，要與檔案科研機構開展合作，研究檔案信息資源管理最新趨勢和服務的最新方式，盡可能地與高校檔案管理部門建立相應的合作關系，與其他檔案管理機構和人員展開合作交流。第四，要通過網絡宣傳途徑，對檔案管理部門所收集和保管的檔案信息資源進行宣傳，要讓社會公眾對館藏的信息資源進行具體了解，以便更好地與檔案信息資源使用者溝通交流，贏得他們對于檔案管理事業的理解和支持。

（二）要不斷加強與檔案信息資源的整合

目前，我國各個檔案管理機構收藏和保管的檔案信息資源數量繁多，類型多樣，我們必須對其進行整合，制訂檔案信息資源統一的收藏和保管標準及體系，進一步提高檔案信息資源整合效率，否則不僅會增加檔案信息資源使用者對于檔案信息資源獲取的難度，耗費檔案管理部門較多的資源，而且會耗費社會公眾大量的時間和精力，加大檔案管理機構管理檔案信息資源的難度，提高檔案管理部門的經濟負擔。因此，首先要明確檔案信息資源的分類規則，建立檔案信息資源分類體系，明確各類信息屬于檔案信息資源資源的哪個部分。這是做好檔案信息資源社會服務的基本條件，直接影響到檔案信息資源的完整性和全面性。同時，檔案管理人員要對館藏檔案信息資源的特色和優勢加以明確，著力突出本檔案管理機構的館藏信息資源特色，建立相應的檔案信息資源特色文獻體系，對館藏內的檔案信息資源文獻價值進行初步評估，在此基礎之上，深入調查分析社會公眾的檔案信息需求，持續跟蹤不同類型檔案使用者的需求和使用滿意度，以便更好地了解檔案信息資源使用者的需求，合理構建相應的服務模式，更好地提供檔案信息資源服務。最后，檔案管理部門要綜合館藏檔案信息資源特色和優勢及檔案使用者的需求，設計一個更為科學合理的檔案信息資源整合計劃；在對各類檔案信息資源進行整合的過程中，充分考慮到檔案信息資源使用者的需求和習慣，及時摒棄檔案管理機構只為特殊機構和人員服務的傳統理念，本著更好實現檔案信息資源社會價值的原則，同等對待特殊機構和社會公眾；結合不同使用者的檔案信息資源使用習慣，合理制定一個完整的檔案信息資源整合規劃和目標。

（三）要建立檔案信息資源社會共享的協同工作機制

檔案信息資源要想從獨享走向共享，僅僅依靠檔案管理機構是很難實現的。無論是從經濟成本，還是從檔案管理部門自身的信息整合、自身定位來看，都要求建立檔案信息資源社會共享協同工作機制，共同面對檔案信息資源從獨享走向共享的困境。第一，長期以來，我國檔案管理部門和圖書管理部門以及博物館等相關機構處于分館管理的狀態。這雖然體現了專業性較強的優勢，但是從社會效益和經濟效益的角度來看，如果對這些機構進行統一整合的話，將具有更強的優勢。這些機構的整合，在國外一些機構如哈佛大學等已經實現了。目前，它在我國還處于探索階段，可以借鑒國外機構的經驗做法，強化相關檔案信息資源管理部門整合。第二，我國檔案信息資源從獨享走向共享，實現社會價值，是檔案管理事業發展的必然趨勢，檔案管理部門必須加強與其它部門的合作，更好地實現協同發展。目前，我國檔案管理部門還是獨立運營的，與其它檔案研究機構交流較少，不利于檔案信息資源社會價值的發揮。建立檔案信息資源共享協同工作機制，提供相應網絡服務，把各個檔案管理機構變成檔案信息資源提供者，為用戶提供統一的檔案信息資源服務，降低他們的使用查找難度，可以減少檔案信息資源管理成本，進一步促進檔案信息資源的電子化和數字化發展，最終促進檔案信息資源從獨享走向共享，實現檔案信息資源的社會價值。

[1]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊,2011,(5).

[2]任越.從觀念到理論——檔案雙元價值論的演變軌跡研究[J].檔案學研究,2012,(1).

[3]徐蔚.論高校檔案的社會化與社會服務功能[J].北京檔案,2010,(1).

[4]倪麗娟.面向社會開發高校檔案信息資源[J].機電兵船檔案,2015,(1).

[5]任越,曹玉,喬爾.知識管理中檔案價值的重新發現[J].檔案學通訊,2012,(3).

G270.7

A

1005-9652（2017）02-0059-03

（責任編輯：虞志堅）

張靜華（1970-），女，寧夏銀川人，寧夏大學馬克思主義學院館員，研究方向：研究生檔案管理。