提升人事檔案管理公共服務能力研究

文 / 馬小平

提升人事檔案管理公共服務能力研究

文 / 馬小平

隨著經濟水平的不斷提高和公共服務制度的建立，各個領域對人事檔案公共服務能力水平的要求越來越高。一些人事檔案管理部門已推行了一些改善措施，但還是存在著一些不足，不能滿足廣大人民群眾的需求。文章從人事檔案公共服務的定位出發，分析了人事檔案管理公共服務的近況以及存在不足的因素，并提出了相關的改進對策。

人事檔案；管理；公共服務能力

人事檔案不同于其他類型的檔案，它是對個人學歷、政治面貌、思想道德品質等各方面的真實記錄，對檔案人具有重要的利用價值[1]，如在個人在申請某個職位、辦理養老保險服務、參加公務員考試中都有一定的憑證與參考作用?？偠灾?，個人檔案信息是否真實完整對一個人生活的各個方面都具有不可代替的影響。因此，人事檔案管理部門應充分利用好網絡信息技術帶來的發展機遇，創新傳統的管理與服務方式，為人們提供更多的服務渠道，實現檔案信息資源的共建與共享，保障檔案人的知情權與使用權。

一、人事檔案管理公共服務的定位

（一）服務內容

在公共服務的視域下，人事檔案管理部門的服務內容不僅僅是單一重復的檔案提取、檔案資料復印等內容，還提供關于政府公開信息的文件服務，促進公民對政府工作內容的了解與監督。除此之外，還應將個人的具體工作成就、誠實守信等證明材料放入個人檔案，這不僅可以為個人應聘職位時提供憑證，還可以為各個單位組織提供參考，提高企業整體的精神風貌。

（二）服務目的

人事檔案管理部門的服務目的不應局限于滿足檔案信息使用者的需求，還應維護廣大人民群眾以及部門組織的利益。在公共服務的背景下，人事檔案部門的服務行為不再僅僅是一種為公眾服務的行為，更是政府部門依法開展工作的行為，代表著政府為人民群眾服務的形象。

（三）服務方向

人事檔案管理部門的服務方向應以廣大人民群眾的公共利益為主。人事檔案管理部門是我國重要的信息管理機構，應面向社會群體的公共利益，是提升人事檔案管理公共服務能力的標志[2]。人事檔案管理部門面向公共利益的服務方向包括以下兩個方面：第一，人事部應采用開放式的管理模式，而不是依舊沿用傳統的封閉式管理模式。人事檔案除了可以流動到人事檔案管理部門和企業單位組織外，還應允許流動到公共平臺當中，提高人事檔案的使用價值。第二，開放式的管理模式并不意味著沒有任何約束，如涉及國家安全以及廣大人民群眾利益的檔案信息，應受到重點保護；檔案人的個人利益與社會公共利益發生沖突時應被限制提取檔案。

二、人事檔案管理公共服務能力近況

（一）落后的管理方式與內容

人事檔案管理的方式與內容落后于人們的實際需求，不能為廣大人民群眾提供多樣性的公共服務。隨著我國社會經濟水平的不斷提高，對人事檔案管理的需求越來越高，呈多元化趨勢。目前我國人事檔案管理的內容主要包括個人身份、學歷、資歷、處分、獎勵、入團入黨等方面的資料，而關于個人的具體工作成就以及地方管理的資料沒有放入其中。由于落后的管理內容，導致人事檔案管理方式單一，只是重復地提供查閱、復印等服務，處于被動狀態，以至于公共服務能力得不到提升。

（二）封閉性的管理模式

當今我國的人事檔案管理模式處于封閉性的狀態，促使檔案人員應享受的服務內容與權利受到制約。大部分人事檔案管理部門仍然沿用計劃經濟時代的管理模式，忽略了檔案人應享受的最基本權利，如知情權、使用權，導致人事檔案管理工作不能真正落實[3]。封閉性的管理模式下，檔案人不能查閱自己的檔案資料，侵犯了檔案人的使用權利；當檔案人要提取自己的檔案時，會出現不提供服務的情況，侵犯了檔案人的合法權益；有些檔案管理人員甚至在檔案人歸檔時擅自修改他人的資料，嚴重危害了檔案人的利益。

（三）不恰當的管理制度

由于管理制度存在不足，當前大部分檔案人的檔案資料處于分散狀態，對人事檔案管理公共服務能力的提升有很大的影響。雖然我國對人事檔案管理部門提出了檔案資料必須與檔案人一起流動的要求，但是很多檔案人的資料分散在各個檔案管理部門，加上檔案管理部門在處理檔案時沒有及時聯系檔案人，更加劇了檔案資料的分散狀態。隨著經濟體制的變革，檔案人的主體意識增強，越來越重視自己的檔案信息，促使檔案人的檔案資料分布在各個檔案管理部門，如檔案人的教育經歷資料會分布在教育機構、企業等多個檔案管理部門。

（四）對檔案重要性的認識不高

一直以來，部分領導人對檔案重要性的認識不高，認為檔案管理工作只是簡單的收集、整理、復印、修訂等重復性的工作，不能給檔案信息管理部門帶來任何經濟利益。只要檔案管理人員能夠保證檔案完整，重要檔案信息不泄露就行了。對檔案重要性的認識度不高在很大程度上會影響著檔案信息管理部門的公共服務水平，不能滿足知識經濟時代發展的需求。還有部分檔案管理工作人員對檔案重要性缺乏一定的認識，認為這只是一份謀生的工作，沒有充分認識到自己的職責，工作積極性以及工作效率不高。

三、人事檔案管理公共服務能力水平不足的原因

（一）落后的管理理念

落后的管理理念是導致人事管理公共服務能力水平不足的最主要原因。當前很多檔案管理部門依舊使用計劃經濟體制下的管理模式，促使一些檔案人與檔案管理部門的工作人員“走特殊關系”，不利于各檔案人之間的公平性[4]。受傳統檔案管理模式的限制，檔案管理工作人員的管理理念很難隨著時代的發展而變更，促使檔案管理工作人員處于被動狀態，沒有積極主動服務于廣大人民群眾的意識，自然對提高管理人員的公共服務能力水平有重大的消極影響。

（二）缺乏科學理論指導

目前，在我國人事檔案信息管理與服務領域還沒有形成一套科學的理論指導體系，致使人事檔案信息管理與服務工作當中缺乏科學的理論指導，導致工作管理人員需花費大量的時間與精力去整理檔案人的檔案資料，對檔案的修訂也沒有一定的科學理論，促使檔案管理人員在工作過程當中經常感到精疲力盡，工作積極性也不高，進而影響到人事檔案管理公共服務能力水平的提高。

（三）各個檔案管理部門之間不協調

由于經濟利益的誘惑，各個檔案部門想獨自完成檔案管理工作，但實際上獨立的檔案部門不可能把檔案管理工作做好，需各部門之間相互協調，這種形勢下必然會對檔案管理部門的公共服務水平產生一定的影響。再加上人事檔案管理部門隸屬于行政管理部門，人事檔案管理部門沒有對檔案調整的權力，導致人民群眾對人事檔案管理部門產生質疑，進而影響到了人事檔案管理部門的權威性和公信力。

（四）管理程序不規范

沒有一個規范的管理程序是我國人事檔案管理部門的最大缺陷，也是導致管理人員公共服務能力水平不高的主要原因。如今，我國檔案信息管理部門的檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案保護等各個環節都缺乏規范的管理程序，導致檔案管理部門的工作效率不高。

四、提升人事檔案管理公共服務能力的對策

（一）樹立全新的服務理念

在公共服務的視域下，人事檔案管理部門應樹立為人民群眾服務的理念，提升人事檔案管理部門的公共服務能力水平。改變重視檔案而不重視檔案人的工作態度，建立一個為廣大人民群眾服務的檔案信息資源與檔案利用開發制度。在人事檔案管理工作過程當中，應注重與其他部門相協調，進行檔案管理工作時應做到依法行政，不斷完善檔案部門的管理制度；進行檔案管理工作時應做到與戶籍制度改革同步，避免因戶籍問題而導致各個檔案人之間存在不公平的現象；進行檔案管理工作時應建立相應的監督制度，依法打擊腐敗現象。

（二）健全檔案信息管理程序

要想提升人事檔案管理公共服務能力，應先健全檔案信息管理程序，促使檔案管理部門的工作運行規范化。重新劃分人事檔案管理部門的職能，建立起管理與服務相結合的人事檔案管理系統，積極主動為人民群眾提供多種服務方式。創建規范的人事檔案重建與修補程序，鼓勵人民群眾保管好自己的檔案信息資料，建立檔案人參與檔案管理工作的管理模式，進而減少檔案人與檔案信息分離的情況。通過多種方式促進各個檔案管理部門之間相協調、檔案管理部門與檔案形成部門相協調、檔案管理部門與廣大人民群眾以及社會組織相協調，實現檔案信息資源的共同建設與共同享受，保證檔案管理工作的完整性。

（三）重視公共服務平臺的建設

人事檔案是廣大人民群眾生活的真實記錄，具有一定的利用與開發價值。要想提升人事檔案管理公共服務能力水平，首先得提升檔案部門的管理水平。第一，要制定一個提升人事檔案管理公共服務能力水平的計劃，因為這是一個漫長而又艱辛的過程，需要花費大量的人力與財力，所以制定一個計劃至關重要[5]。檔案管理部門應積極建立檔案信息服務與應用平臺，不僅可以減少管理工作的成本，還可以提高檔案管理部門的工作效率。第二，對檔案部門的各類檔案信息進行融合，建立檔案信息服務網站平臺，充分利用好網絡信息技術的優勢，為人民群眾提供更多的服務渠道，提高公共服務能力水平。第三，結合計算機系統的利用，實現公共信息有效公開，滿足人民群眾的不同需求。第四，建立健全檔案公共信息服務系統，確保公共檔案信息的安全性。

（四）提高檔案管理服務人員的素質

人事檔案管理服務人員是檔案信息管理部門的主體，因此提高檔案管理服務人員的素質很有必要，特別是在公共服務與網絡信息技術的時代背景下。首先，得提高檔案管理人員的工作積極性，讓檔案管理人員積極主動服務于他人。其次，做好宣傳工作，增強檔案管理人員的責任感，做到把真實可靠的材料放入檔案內，保障檔案資料的完整性，避免因工作缺失給檔案人帶來不必要的麻煩。最后，定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理服務人員的素質，讓他們充分認識到檔案管理工作的重要性。

（五）完善檔案管理制度

首先，完善檔案管理制度應建立在單位特征的基礎之上，保障制度的科學性，符合當代檔案管理的實際需求。其次，完善檔案管理制度應以簡潔明了、具有實用性等特點為目的，而不是做擺放樣式，促使在人事檔案管理與服務工作當中能夠很好地發揮檔案管理制度的作用，保障檔案信息管理工作順利進展。然后，完善檔案管理制度，確保其對管理人員以及領導人員具有制約性。領導與管理員的行為不但會對人事檔案管理工作產生一定的影響，而且還會影響到檔案管理部門在人民群眾心中的公信力。最后，在檔案信息管理工作過程當中做到嚴格按照檔案管理制度執行任務，做到既有懲罰也有獎勵。

五、結語

人事檔案信息管理部門應隨著時代的更變，創新檔案管理模式與管理制度，提升人事檔案管理公共服務能力水平。通過對人事檔案管理公共服務的分析，發現存在以下幾個不足的現象：落后的管理方式與內容；封閉性的管理模式；不恰當的管理制度；對檔案重要性的認識不高。并對存在不足的原因進行了分析，得出了相關的結論：落后的管理理念；缺乏科學理論指導；管理程序不規范。因此，人事檔案管理部門應樹立全新的服務理念，做到真正落實公共服務工作；健全檔案信息管理程序，促使檔案管理工作的科學性；重視公共服務平臺的建設，為人民群眾提供更多的服務平臺；提高檔案管理服務人員的素質，提高檔案管理工作效率；完善檔案管理制度，樹立檔案管理制度的權威性。

[1]郭素萍.推進檔案管理水平、提高檔案公共服務能力[J].山西檔案,2012,(S1)：90-91+110.

[2]王玉.大數據背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案,2015,(4)：96-98.

[3]袁芝.高校人事檔案管理體制的選擇與完善[J].山西檔案,2011,(5)：35-36.

[4]李麗環,孫紅磊.論人事檔案部分向當事人的開放工作[J].山西檔案,2016,(1)：88-90.

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1005-9652（2017）02-0062-03

（責任編輯：魏登云）

馬小平（1978-），女，河南南陽人，南陽理工學院講師，碩士，主要研究方向：經濟類、管理類。