加強基層檔案管理之我見

■王 娟

加強基層檔案管理之我見

■王 娟

隨著經濟社會的深入發展，基層（指農村、學校、企業、醫院、二級單位等）檔案管理工作逐漸融入其中并得到延展，有的趁勢而為取得了豐碩成果，可以說基層檔案管理工作正面臨著千載難逢的良好發展機遇，抓住機遇、借勢發展是擺在基層檔案工作者面前必須解決的一個重要課題。

一、要高度重視基層檔案管理

基層檔案管理工作是整個檔案工作的基石，是檔案事業發展的支柱，只有做實、做好基層檔案管理工作，才能促進檔案的持續、健康發展，增強檔案工作的服務功能，贏得全社會的普遍支持。因此，要切實加強對基層檔案管理的重視程度，需要做到如下三點：

一是強化思想意識。各級檔案管理行政部門，要從發展壯大檔案工作實際出發，肩負起“檔案宣傳員”重責，廣泛深入地宣傳檔案管理工作，不僅使基層檔案工作者深刻認識到檔案管理工作對社會和單位的發展具有重大的推動作用，而且要采取多形式、多手段、多方位宣傳措施，提高基層單位領導的思想認識，使其自覺自愿地抓好本單位的檔案管理工作，形成齊抓共管檔案的動力、合力。

二是明確工作職責。各級檔案行政管理部門，要根據實際情況，制定科學、系統、合理的檔案管理工作規劃的具體內容，使基層單位照章行事、履職有據，并將檔案管理工作與目標管理責任制有機統一起來，實現檔案工作與其他工作的協調聯動，共同發展。

三是增加現代化辦公設備。

現代化辦公設備在當今檔案管理工作中具有不可替代的作用。因此，各級檔案行政管理部門不僅自身積極爭取必須的檔案管理工作經費，納入本級財政預算，而且要指導、引導基層檔案工作人員將本單位必需的檔案工作經費列入單位預算，不斷加強資金投入，配備檔案管理所需的現代化辦公設備，切實保障基層單位檔案管理工作的有效開展。

二、要突出基層檔案管理重點

基層檔案管理的重點是與基層干部群眾權益緊密相關，能夠展現基層發展歷史的檔案，保管好、利用好這些檔案，既能豐富檔案資源，實現檔案工作向下延展，又能有效維護干部群眾切身利益，廣泛贏得全社會對檔案工作的支持。從我地工作實踐看，應重點加強以下三個方面的檔案管理：

一是民生檔案。民生檔案涉及面較廣、數量龐大，包括房產、土地、社保、醫保、病歷、學籍、婚姻、工商證照、質監等等方面的內容。這些檔案與人們的生產、生活密切相關，是全社會關注的重點。能否管理好這些檔案，是新形勢下檢驗檔案部門監管能力、執法水平的關鍵所在。依照歸檔原則、庫房建設標準、查閱利用要求等，采取“民生檔案由原單位保管，向群眾開放利用，年底向檔案部門報送檔案電子目錄;檔案行政部門加強日常執法檢查，年底審核涉民單位報送的民生檔案電子目錄”辦法，既規范了民生檔案動態管理，又方便了民生檔案的利用，是一個一舉多贏的有效辦法。

二是企業檔案。企業檔案是反映地方經濟社會發展的重要依據，是維護企業職工利益的有效憑證。企業檔案不僅有文書檔案，還包括會計、科技等類別檔案，數量非常多。縣域企業經過破產、改制程序后，企業檔案一般由其主管部門保管，但主管部門因沒有足夠庫房和相應的保管條件，企業檔案面臨著受潮、腐蝕、蟲鼠叮咬、散亂毀損，甚至丟失等嚴重安全風險。保護好企業檔案就是保護歷史、保護企業職工利益，因此檔案部門應積極采取措施，創造條件將其接收入館，并嚴格按照入館檔案要求進行整理、保管。

三是農村檔案。農村檔案大都面臨著檔案人員不專業，檔案庫房及裝具條件差，容易發生發霉變質、損毀丟失甚至私改檔案現象，嚴重影響了農村集體利益和廣大農民群眾合法權益的維護。為此，建議有條件的地方推行農村檔案鄉鎮代管，設立符合要求的專門檔案室，建立和完善農村檔案鄉鎮代管制度，這樣既解決了農村檔案人員不專業的問題，又確保了農村檔案的安全，不失為農村檔案管理的好辦法。

三、要建立健全基層檔案管理制度

沒有規矩不成方圓。做好基層檔案管理工作，必須建立健全《文件材料收集歸檔制度》《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案借閱制度》《檔案銷毀制度》《檔案庫房管理制度》等各項檔案管理制度，使基層檔案管理工作做到有章可循，實現基層檔案管理的規范化、標準化。特別是在簡化整理、強化利用、突出館藏的今天，各種制度的建立與完善顯得尤其重要，用制度去規范、約束基層檔案人員的行為，使他們遵循各種檔案管理制度開展工作，全面收集材料、正確整理歸檔、妥善保管檔案、依規查閱利用，從而保證基層檔案材料的齊全完整，真實反映基層單位社會活動，更好地為廣大群眾和基層單位提供高效的服務。

四、要加大基層檔案工作的執法力度

依法治檔，是做好基層檔案管理工作的一個重要方面。各級檔案管理行政部門，要利用行政權利公開、行政執法公開、責任公開的大好時機，明晰權責，采用合法方式加大對基層檔案管理工作執法力度。一要堅持檔案工作年度歸檔立卷檢查，使基層單位時時繃緊檔案工作這根弦，強化基層檔案管理。二要爭取與區委、人大、法制辦等相關部門的聯合執法工作，形成督促檢查合力。三要敢于較真，對檢查中發現的突出問題，要及時通知被檢單位，督促限期整改，情節嚴重、危害較大的，不論涉及什么單位和人員，追究相應責任，達到懲戒和警示目的。四要有檢查結果，檢查后要與被檢單位交流意見，溝通反饋，要向黨委、政府及組織人事部門匯報，作為目標考核和干部任用參考依據，營造全社會關注和支持檔案事業發展的環境氛圍。

五、建立和完善基層檔案員激勵機制

基層檔案工作反映了基層單位在各項生產、經營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄，通過進行科學分類整理形成的各門類檔案材料，其最終目的是實現檔案的有效利用。檔案工作既是辛苦的、默默無聞的，又是專業性強、服務面廣的工作。而廣大檔案工作者是確保歷史長河永續流暢的默默耕耘者、無私奉獻者。因此檔案部門應建立三個機制。一是表彰機制。對每年在檔案工作中工作先進、表現突出的基層檔案員，要大張旗鼓予以表彰，營造激先策后的濃厚氛圍，使基層檔案員敢于擔當、甘心奉獻。二是舉薦機制。對連續三年保持“檔案先進工作者”的基層檔案員，檔案部門要積極向各級黨委舉薦，使他們得到提拔重用，促成“干好檔案有出路”的良性循環。三是問題導向機制。對基層檔案員在職稱、職級、工資、評先等方面遇到的問題，檔案部門要視為自己的事，納入重要日程，盡力與組織、人事部門溝通，確保他們享受公平待遇。通過以上措施，激勵基層檔案員堅守平凡、創造非凡。

（作者單位：石家莊市鹿泉區檔案館 ）