新媒體時(shí)代高校臨時(shí)工績(jī)效檔案的管理

文 / 溫向陽(yáng)

新媒體時(shí)代高校臨時(shí)工績(jī)效檔案的管理

文 / 溫向陽(yáng)

在新媒體時(shí)代下，檔案資源的巨大價(jià)值被越來越多的人認(rèn)識(shí)。文章在把握檔案對(duì)績(jī)效管理工作重要性的基礎(chǔ)上，分析檔案在績(jī)效管理應(yīng)用中存在的問題，并從創(chuàng)新角度出發(fā)，提出優(yōu)化路徑：遵守管理?xiàng)l例，建立資源共享關(guān)系；進(jìn)行針對(duì)管理，完善管理機(jī)制；結(jié)合媒體技術(shù)，優(yōu)化管理效率；把握時(shí)代特點(diǎn)，進(jìn)行針對(duì)培訓(xùn)。

新媒體時(shí)代；檔案；臨時(shí)工；績(jī)效

近年來，為了提升工作質(zhì)量，緩解工作壓力，我國(guó)絕大部分高校放寬了用人條件，允許部分臨時(shí)工進(jìn)入高校內(nèi)部從事日常工作。隨著臨時(shí)工人數(shù)的不斷增多，如何對(duì)臨時(shí)工進(jìn)行有效管理，如何提高臨時(shí)工的工作效率，成為高校人事部門需要重點(diǎn)思考的問題。新媒體時(shí)代利用檔案對(duì)高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作進(jìn)行優(yōu)化，是對(duì)高校臨時(shí)工績(jī)效管理的重要?jiǎng)?chuàng)新，能夠有效彌補(bǔ)高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作的不足，保障臨時(shí)工的權(quán)益，激發(fā)臨時(shí)工的工作熱情。

一、新媒體時(shí)代檔案在高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理中的重要性

高校檔案種類豐富，涉及內(nèi)容眾多，在傳統(tǒng)觀念中檔案的主要作用是記錄，對(duì)各種資料留證。但是隨著新媒體時(shí)代的到來，高校檔案管理工作得到有效革新，在新媒體的支持下，檔案資源的價(jià)值不斷提升，成為提升管理質(zhì)量、優(yōu)化人事績(jī)效的核心助力。就高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作而言，檔案主要起到四個(gè)方面的作用：

（一）記錄真實(shí)信息，反映工作狀態(tài)

現(xiàn)階段高校檔案管理水平大幅提升，在信息化的推動(dòng)下，高校檔案已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)記錄、及時(shí)更新，能夠不斷搜集個(gè)人在工作中的信息，將其工作狀態(tài)、獎(jiǎng)懲情況等記錄到個(gè)人檔案之中。而這正是搞好績(jī)效管理的基礎(chǔ)，績(jī)效管理人員只有對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行全面的掌握，才能根據(jù)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)判斷其工作質(zhì)量，評(píng)定其是否達(dá)標(biāo)。因此，檔案資源能夠?yàn)楦咝：笄谂R時(shí)工績(jī)效管理工作提供信息參考，保障績(jī)效考核的全面性和準(zhǔn)確性。

（二）指導(dǎo)績(jī)效管理，監(jiān)督績(jī)效考評(píng)

檔案資料涵蓋面廣，涉及內(nèi)容豐富，包含了大量的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、考核文件等。這些檔案對(duì)高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作都有著重要的指導(dǎo)作用。相關(guān)管理人員在實(shí)際操作過程中，需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理、學(xué)習(xí)。只有充分了解管理制度，理清績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)才能搞好績(jī)效管理工作。除了指導(dǎo)作用外，監(jiān)督部門還以檔案資料為依據(jù)對(duì)高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作進(jìn)行監(jiān)督和管理。因此，檔案資源還具有監(jiān)督績(jī)效考評(píng)、規(guī)范管理流程的作用。

（三）規(guī)范管理文件，完善管理資料

為了保障績(jī)效管理工作的有效進(jìn)行，高校需要針對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行系統(tǒng)化的規(guī)劃，以文件的形式，制定工作手冊(cè)、工作流程、工作規(guī)范、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。并且，為了體現(xiàn)工作的規(guī)范性，所有文件的編寫還應(yīng)采取統(tǒng)一的格式、編號(hào)、版式等。而這些實(shí)際上都可以從檔案中獲取，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選應(yīng)用，不僅能夠快速準(zhǔn)確地編輯出相關(guān)文件，而且能夠保障文件的規(guī)范性、資料的完整性，對(duì)于提升高校臨時(shí)工績(jī)效管理工作效率有著重要的作用。

（四）簡(jiǎn)化信息查詢，明確責(zé)任承擔(dān)

新媒體時(shí)代絕大多數(shù)高校都建立了數(shù)字檔案館，并實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，允許已獲取訪問權(quán)限的用戶對(duì)檔案資源進(jìn)行隨時(shí)查詢和利用。相關(guān)管理人員將檔案與高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理融合到一起后，能夠通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備快速精準(zhǔn)地調(diào)取目標(biāo)信息，有效簡(jiǎn)化了信息查詢工作，有助于監(jiān)督、調(diào)查工作的展開。數(shù)字檔案館最大的特點(diǎn)之一就是動(dòng)態(tài)管理。相關(guān)管理人員能夠?qū)€(gè)體形成動(dòng)態(tài)了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，明確責(zé)任的承擔(dān)，便于獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)。

二、新媒體時(shí)代檔案在高校臨時(shí)工績(jī)效管理實(shí)踐中存在的問題

現(xiàn)階段，高校臨時(shí)工數(shù)量的不斷增加，既為高校的發(fā)展增加了助力，維護(hù)了高校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也為高校管理工作帶來了新的難題，增加了高校人事管理上的困難。尤其在績(jī)效管理方面，高校一直對(duì)檔案的作用缺乏足夠的重視，難以針對(duì)臨時(shí)工開展行之有效的績(jī)效管理工作。這導(dǎo)致高校臨時(shí)工缺乏歸屬感，工作積極性不高，工作效率偏低。

（一）缺乏績(jī)效觀念，忽視績(jī)效管理

高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作一直發(fā)展緩慢，缺乏對(duì)檔案資源的利用，與現(xiàn)代新媒體存在脫節(jié)。究其原因，主要是高校對(duì)臨時(shí)工的認(rèn)知存在偏差，沒有對(duì)臨時(shí)工進(jìn)行準(zhǔn)確定位。很多高校內(nèi)部已經(jīng)形成了趨于完備的績(jī)效管理體系，但是該體系的應(yīng)用僅針對(duì)內(nèi)部正式員工。而后勤臨時(shí)工則由于工作周期較短，人員變動(dòng)較大，沒有被納入到績(jī)效管理體系之中。值得注意的是，部分高校對(duì)臨時(shí)工存在一定的歧視心理，忽視臨時(shí)工在高校發(fā)展中的作用，甚至認(rèn)為沒有必要針對(duì)臨時(shí)工進(jìn)行全面的績(jī)效管理工作。這引發(fā)高校后勤臨時(shí)工工作散漫、工作態(tài)度不端正等問題[1]。

（二）檔案信息缺失，資料調(diào)取困難

對(duì)高校人事檔案資料進(jìn)行調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)高校對(duì)人事檔案較為重視，檔案信息采集準(zhǔn)確，更新迅速，能夠?yàn)楦咝？?jī)效管理工作提供完善的參考資料。但是，這僅限于高校內(nèi)部正式員工。高校對(duì)后勤臨時(shí)工的檔案管理十分簡(jiǎn)單，暴露出了大量的問題：高校后勤臨時(shí)工檔案信息不全面，部分臨時(shí)工僅填寫了基礎(chǔ)信息；檔案管理人員忽視信息審查，沒有對(duì)臨時(shí)工所填寫信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)；沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，很多高校后勤臨時(shí)工的檔案信息并沒有錄入計(jì)算機(jī)之中，無法從數(shù)字檔案館中調(diào)取相關(guān)資料；沒有形成動(dòng)態(tài)的檔案信息更新機(jī)制，高校后勤臨時(shí)工的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況沒有被及時(shí)納入檔案信息之中。在這種情況下，高校后勤臨時(shí)工檔案根本無法對(duì)績(jī)效管理工作起到推動(dòng)作用[2]。

（三）檔案管理水平低，信息化程度不高

將檔案資源充分應(yīng)用到臨時(shí)工績(jī)效管理中的關(guān)鍵，在于實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助新媒體平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合性應(yīng)用。目前，雖然我國(guó)各大高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)檔案信息化，但是在發(fā)展水平上存在較大差距。很多高校僅完成了基礎(chǔ)性的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但是沒有構(gòu)建起現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，在檔案信息收錄、檔案信息管理、檔案信息應(yīng)用等方面都存在較大局限。造成這種現(xiàn)象的原因主要是：高校檔案信息化流于表面，對(duì)檔案信息化重視度不夠；高校檔案管理部門信息技術(shù)水平偏低，無法構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)；檔案管理與新媒體融合度不夠，沒有結(jié)合新媒體的發(fā)展對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和革新。

（四）績(jī)效人員不足，管理能力偏低

人作為績(jī)效管理工作的決定性要素，影響著績(jī)效管理工作的質(zhì)量。就高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作而言，績(jī)效人員數(shù)量不足、管理人員能力偏低是阻礙該項(xiàng)工作順利進(jìn)行的主要原因。首先，高校沒有針對(duì)臨時(shí)工不斷增多的情況，對(duì)績(jī)效管理工作進(jìn)行調(diào)整，原有工作人員難以應(yīng)付突如其來的工作量增長(zhǎng)；其次，新媒體時(shí)代檔案與績(jī)效管理的結(jié)合，需要管理人員具有創(chuàng)新思維、綜合能力，而現(xiàn)階段高校負(fù)責(zé)績(jī)效管理的工作人員在創(chuàng)新性、綜合性等方面都存在不足，難以滿足新媒體時(shí)代績(jī)效管理工作的需要；最后，高校忽視了績(jī)效管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，團(tuán)隊(duì)整體工作水平偏低，團(tuán)結(jié)協(xié)作能力欠缺，無法勝任高難度、高要求的績(jī)效管理工作。

三、新媒體時(shí)代檔案在高校優(yōu)化臨時(shí)工績(jī)效管理中的具體路徑

（一）遵守管理?xiàng)l例，建立資源共享關(guān)系

為了將檔案應(yīng)用到高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作之中，我們首先要搞好檔案的編輯管理工作。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的分類、轉(zhuǎn)換、更新、修訂等工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理，嚴(yán)格篩選檔案信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，應(yīng)考慮到績(jī)效管理工作的需要，建立與績(jī)效管理部門的資源共享關(guān)系，允許績(jī)效管理部門工作人員對(duì)特定檔案信息進(jìn)行調(diào)取查閱。檔案信息的保密性要求檔案管理人員與績(jī)效管理部門進(jìn)行有效的溝通，強(qiáng)化績(jī)效管理人員檔案信息調(diào)閱的規(guī)范性，杜絕登陸賬號(hào)的外泄。此外，檔案管理部門與績(jī)效管理部門應(yīng)雙向互動(dòng)，績(jī)效管理人員除了要對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取外，還應(yīng)將本部門搜集到的有效信息反饋給檔案管理部門，便于檔案管理部門對(duì)檔案信息進(jìn)行完善[3]。

（二）進(jìn)行針對(duì)性管理，完善管理機(jī)制

高校一直對(duì)臨時(shí)工檔案信息管理缺乏重視。檔案管理部門在高校后勤臨時(shí)工檔案管理方面存在較大缺失。在今后工作中需要對(duì)這方面進(jìn)行完善。首先，規(guī)范高校后勤臨時(shí)工檔案編寫制度，為臨時(shí)工設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的信息填寫表，全面搜集臨時(shí)工的各項(xiàng)必要信息，并及時(shí)將高校后勤臨時(shí)工檔案信息錄入計(jì)算機(jī)之中，便于績(jī)效管理部門對(duì)高校后勤臨時(shí)工檔案信息進(jìn)行調(diào)取。其次，參考內(nèi)部員工檔案信息管理制度，對(duì)高校后勤臨時(shí)工檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新，對(duì)臨時(shí)工入職、休假、獎(jiǎng)懲、離職等信息進(jìn)行及時(shí)把控。臨時(shí)工變動(dòng)較大，檔案部門應(yīng)與各部門建立溝通渠道，由各部門依靠校園網(wǎng)及時(shí)向檔案部門反饋臨時(shí)工的工作動(dòng)向。最后，績(jī)效管理人員應(yīng)向臨時(shí)工介紹檔案信息對(duì)績(jī)效考核的重要性，允許臨時(shí)工登陸個(gè)人賬號(hào)，查詢個(gè)人檔案信息，并利用反饋系統(tǒng)將有疑義的地方向檔案部門和績(jī)效管理部門反映。這一方面能夠提升高校后勤臨時(shí)工的自我約束性，使其能對(duì)自身存在的問題主動(dòng)進(jìn)行調(diào)整，另一方面也增加了績(jī)效管理的公平性和透明性，賦予臨時(shí)工更多的自主權(quán)利，讓其對(duì)高校更有歸屬感[4]。

（三）結(jié)合媒體技術(shù)，優(yōu)化管理效率

新媒體的不斷發(fā)展，為高校檔案管理工作、績(jī)效管理工作帶來了新的機(jī)遇，二者可以借助新媒體平臺(tái)進(jìn)行有效的融合。以微信為例，當(dāng)前微信已與公眾的日常生活緊密地聯(lián)系在一起，公眾不僅可以通過微信進(jìn)行語(yǔ)言溝通、獲取信息、支付商品價(jià)款，還可以借助微信實(shí)現(xiàn)信息化辦公。高校可以通過開設(shè)公眾號(hào)、開發(fā)微信小程序的方式，實(shí)現(xiàn)臨時(shí)工檔案信息自助填寫，允許臨時(shí)工通過微信提交個(gè)人信息；允許各部門通過微信提交臨時(shí)工的獎(jiǎng)懲情況；允許績(jī)效管理部門通過微信查詢檔案信息。同時(shí)，臨時(shí)工還可以通過微信進(jìn)行打卡，便于檔案管理部門記錄臨時(shí)工的工作情況。除了進(jìn)行信息搜集外，微信平臺(tái)還可以發(fā)布相關(guān)信息，績(jī)效管理部門可以將績(jī)效情況推送給臨時(shí)工，并將詳細(xì)信息推送給指定個(gè)人，便于其對(duì)自己績(jī)效考評(píng)情況進(jìn)行了解，并查找、對(duì)比檔案信息，判斷績(jī)效考評(píng)的合理性。

（四）把握時(shí)代特點(diǎn)，進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)

為了保證新媒體時(shí)代的檔案能夠在高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理中有效發(fā)揮作用，高校應(yīng)對(duì)檔案管理人員和績(jī)效管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。首先，高校應(yīng)把握時(shí)代特點(diǎn)，了解新媒體普及化趨勢(shì)，幫助檔案管理人員和績(jī)效管理人員樹立新的管理思維，建立新的管理模式。其次，高校要培養(yǎng)這兩個(gè)部門工作人員的合作意識(shí)，明確工作人員在崗位中的職責(zé)范圍和能力要求，補(bǔ)齊員工能力短板，如計(jì)算機(jī)水平偏低、新媒體認(rèn)識(shí)不足等。最后，檔案管理部門應(yīng)做好自身定位，為高?？?jī)效管理工作服務(wù)，在檔案編輯、整理過程中增加績(jī)效管理方面的考慮。檔案管理人員應(yīng)對(duì)績(jī)效管理工作有所了解，明確績(jī)效管理工作需要應(yīng)用到哪些信息，并在實(shí)際工作中予以關(guān)注[5]。

綜上所述，新媒體時(shí)代檔案在高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理中占據(jù)了重要的位置，為了優(yōu)化后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作，高校應(yīng)重視完善檔案管理工作，建立臨時(shí)工檔案信息搜集機(jī)制，提升臨時(shí)工檔案信息管理水平，并加強(qiáng)檔案管理部門與績(jī)效管理部門間的聯(lián)系，促進(jìn)部門間的合作，通過信息共享，使高校后勤臨時(shí)工績(jī)效管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[1]張麗娜.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].山西檔案,2017(29).

[2]姜雙雙.移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下用戶行為社交化變遷的探析[J].出版廣角,2016(20).

[3]崔詣晨.張美紅.績(jī)效管理:高校教師檔案管理的新常態(tài)[J].檔案與建設(shè),2016(5).

[4]李鋒.論職工績(jī)效檔案在人力資源管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè),2014(18).

[5]王濤.高職院校檔案管理對(duì)推進(jìn)事業(yè)單位績(jī)效改革的作用研究[J].教育現(xiàn)代化,2016(23).

G271；G647.24

A

1005-9652（2017）04-0060-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

溫向陽(yáng)（1967-），男，甘肅會(huì)寧人，寧夏大學(xué)檔案館館員，研究方向：高校后勤管理、檔案管理。