紙質與電子文件共存狀態下的基層檔案管理研究

李 蘋

明溪縣公務員局，福建 明溪 365200

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紙質與電子文件共存狀態下的基層檔案管理研究

李 蘋

明溪縣公務員局，福建 明溪 365200

一、電子文件與紙質文件的共存狀態

隨著計算機技術的發展，紙質文件已經無法滿足社會的需求，由此而衍生了電子文件。也就是說，電子文件和紙質文件共存的時代到來了，他們以其各自的狀態存在。對于基層檔案管理工作，主要有兩個途徑：第一個是先利用紙質文件進行整理，在整理后，將其存儲到計算機中，并且聲稱相應的電子文件，我們可以把這個過程稱之為紙質文件轉化為數字化的過程；第二個是利用計算機的優勢，直接在計算機上自動生成電子文件。為了文件管理的安全性和長久性，可以將電子文件和紙質文件進行雙份保存。這也就是常說的，紙質文件和電子文件共存的“雙套制度”和“雙軌制度”。“雙套制度”指的是文件進行歸檔后，形成的共存體；“雙軌制度”指的是，在文件生成和共存的過程，利用兩種不同的文件進行業務運轉。從應用上來看，“雙軌制度”比“雙套制度”更加全面、完善，其中“雙軌制度”中涵蓋了“雙套制度”。

基層檔案在進行管理過程中，只有電子文件和紙質文件共存的前提下，才能采用“雙軌制度”或者“雙套制度”。其實在管理過程中沒有本質的卻別，最大的區別在社會屬性和功能存在著不同。在雙套制度管理中，紙質文件屬于原生文件，沒有經過任何處理，具備相應的效益，數據真實、有效，其屬性和功能完善，可以將其看為電子文件的原版。在雙軌制度管理中，這兩者互相共存，電子文件也可以當做原生文件，具備法律效力，能夠參與到日常管理，將其數據進行完善，可以稱之為完整的電子文件。

二、紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理要求

(一)注重觀念的轉變

目前，我國針對基層檔案管理工作，采用的是雙軌制度來解決文件進行歸檔的問題，采用雙套制度對文件的內容進行歸檔。紙質文件歸檔的載體是紙張，電子文件歸檔的載體是光盤或者U盤，他們進行歸檔的內容是相同的，所采取的方式是不同的。過去，我國檔案選用的載體是紙質歸檔，隨著現代化技術的進步，最常用的方式是電子歸檔，電子歸檔的方式不僅能夠便捷，同時，具備相應的檢索功能，但是缺乏安全性。因此，對于核心的文件，需要及時的進行備份，或者打印成紙質文件，進行存檔，保證其安全。檔案管理工作者對待工作，要做到及時更新自己的知識和能力，利用電子的技術對其信息進行管理，同時，也要利用傳統的紙質文件保證文件的安全性。由于檔案管理工作人習慣了過去紙質歸檔的方法，對新的技術沒有完全掌握，在觀念上，沒有足夠的認知，制約了檔案歸檔的發展。還有一些人，盲目的偏愛電子檔案歸檔的方式，對其沒有正確的認知，沒有注意到潛在的危險。

(二)有關人員注重學習，提高自身的管理水平

由于我國傳統紙質文件檔案管理有著很多年的歷史，人們能夠很好的掌握這項技術，運用自如，但是電子文件檔案管理工作，對他們來說是一項新的技術，需要調整思維，進行認真的學習。由于電子文件在檔案管理中，有著獨特的優勢，能夠在計算機上對其進行全程的管理，基于這種情況，要求每個檔案管理工作人員都要掌握計算機技能，否則長此以往，將無法對其進行管理。目前，我國很多檔案管理工作者已經習慣了紙質檔案管理，利用計算機進行電子文件進行檔案管理遇到了很多問題，嚴重制約了檔案管理的發展。因此，檔案管理部門要開設各種培訓，輔助這些人員進行學習，掌握電子文件檔案管理工作。

三、紙質文件與電子文件共存狀態下電子檔案的收集與整理

雖然電子文件管理模式有著自身的優勢，提高了整體的工作效率，但是也有著很難攻克的難題。在攻克這個難題之前，采取電子文件和紙質文件共存的方式對檔案進行管理。在實際工作中，將電子文件刻錄成光盤或者存儲到單獨的U盤上進行長期保存，刻錄的光盤至少要有3份，分別放在不同的地方。電子文件進行歸檔的載體是計算機光盤，不需要紙質。在進行存檔的過程中，需要在特定的工具配合下，這就使得對電子文件存檔提出了更高的要求。作為一個基層檔案管理工作人員不僅需要掌握紙質文件歸檔的方法，更需要掌握電子文件歸檔的方式，同時，掌握將紙質文件轉化為電子文件的能力。

電子文件在生成的過程有著自己的一套程序，第一方面，要將接收和發送的電子文件進行登記，完善電子文件的前期管理，確保電子文件在傳輸過程中的安全性。目前，在辦公室接收的任何文件都是先利用網絡傳輸一份電子文件，然后再按照相關步驟下發紙質文件。利用網絡傳輸電子文件如果忘記接收，很容易造成文件的丟失；第二方面，針對不同部門的電子文件收集情況，根據實際情況，對有需要的部門進行定期手機和備份，防止數據的丟失；第三方面，關于會計部門、人事部門等重要的部門，進行定期收集；第四方面，在收集電子文件時，利用專門的軟件進行收集，保證電子文件數據的完整性。在電子文件收集的過程中，遵循邊整理變分析的方式，保留最有價值的電子文件。

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