基于提升辦公室文書及文書檔案管理質量的建議

霍 妍

鐵力市圖書館，黑龍江 鐵力 152500

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基于提升辦公室文書及文書檔案管理質量的建議

霍 妍

鐵力市圖書館，黑龍江 鐵力 152500

隨著單位管理水平的提升，事業單位對辦公室文書及文書檔案管理的要求也越來越高，文章主要分析當前辦公室文書及文書檔案管理存在的問題，并提出相應的改進建議。

辦公室；文書檔案；質量

文書檔案主要是將有價值的行政管理或黨務活動文件資料保存起來，例如，記錄財務使用情況、黨群管理、業務管理等等，一般由辦公室負責此項工作。單位的日常活動離不開文書檔案管理工作，做好文書檔案管理工作，不僅能體現單位管理水平，也能為單位順利發展奠定良好的基礎[1]。

一、辦公室文書檔案管理特點及存在的問題

(一)辦公室文書檔案管理特點

文書檔案管理的主要特點：①一體化，文件的收集、運轉、承辦是文書檔案管理工作的基礎，文書檔案是來自文書工作，而文書工作終點是文書檔案；②廣泛性，文書檔案涉及的工作范圍很廣，內容也豐富，例如單位或相關部門制定規章制度、協議、合同等材料；③保密性，文檔管理工作人員的首要職責就是維護檔案的安全性，保護單位的重要文件；④重要性，文書檔案具有參謀和宣傳教育作用，可以為單位的工作提供參考[2]。

(二)辦公室文書檔案管理存在的問題

1.管理制度不規范

當前，大多數的企事業單位都將文書檔案管理任務交由行政辦公人員負責，由于行政事務繁雜，工作人員往往沒有多余的時間和精力對文書檔案資料進行歸檔和整理；而其他部門的工作人員對文書檔案管理工作更是不重視，隨意堆放文書檔案，沒有管理意識。沒有一個規范的管理制度，導致檔案管理非常隨意，不利于文檔的開發和利用，文檔一旦出現丟失或泄密的情況，那么就很難找到負責人，各個部門之間就會相互推卸責任。至今多數單位還未建立一個完善的檔案管理制度，主要原因還是不夠重視，沒有一個健全的制度，檔案管理職責不明確，導致檔案管制水平止步不前，無法滿足當前辦公室文書檔案管理的需求[3]。

2.管理方式單一，管理隊伍建設滯后

在大多數單位管理中，通常是由行政人員來負責辦公室的文書檔案管理工作，檔案文書都是放置在空閑的辦公室內，沒有專門放置的地方，導致文書檔案堆放散亂，得不到很好的存放。相關部門和領導對文書檔案管理也不夠重視，在這方面的人力和資金投入不足，也是文書檔案管理發展不起來的原因。

3.對文書檔案管理工作的重要性認識不到位

目前很多工作人員沒有對文書管理工作進行深入了解，意識不到它的重要性，而且這項工作非常繁瑣，沒有人主動負責，加上相關部門的不重視，使文書管理工作的發展遠遠落后于其他部門的工作。

4.管理工作者專業性不足

大多數人認為文書檔案管理工作不需要太多技術和經驗，所以聘請工作者時要求也不高，導致這些工作者中文化程度、專業水平都有很大的差異[4]，如次一來，文書檔案管理工作更加糟糕，文件材料的存放也沒有規律、凌亂，給后期的管理、查閱造成一定的困難。再者，部分工作人員缺乏責任心，沒有及時記錄、整理相關文件，使實際檔案情況與記錄情況不一致，影響檔案文件記錄的真實性，不便于管理。

二、提升辦公室文書檔案管理水平的策略

(一)建立健全檔案管理制度，規范文書檔案管理行為

做好文檔管理工作，對單位來說具有非常重要的意義。相關部門和領導應該建立一個完善的文書檔案管理制度，并確保得到有效實施，使檔案管理水平得到提升。同時加強對檔案管理工作人員的管理，并改善工作環境和工資待遇，確保工作人員全身心投入管理中，逐漸規范檔案管理。

(二)加強辦公室文書檔案管理人員的素質

文書檔案管理工作雖然繁瑣，但其所需的專業性、技術性和實踐性較強，對管理工作人員的綜合素養要求很高，良好的專業素養是做好辦公室文書檔案管理工作的前提，所以單位在招聘工作人員的時候，應對其專業技能、職業素養要設置較高的門檻，優先選著具有相關工作經驗的人才，入職前對其進行系統的培訓，達到提高專業水平的目的。定期對文書檔案工作人員進行專業的培訓，在提高專業水平的同時，增加文書檔案管理意識，為辦公室文書檔案管理工作順利進行打下基礎。同時聘請專業水平較高的教師，對現有工作人培訓，不斷更新專業水平。辦公室文書檔案管理人員也應該注重自身綜合素質的提高，利用工作之余，通過網絡或是其它媒體學習專業知識，不斷提升自我。單位內部實施獎勵制度，將文書檔案管理情況與績效聯系在一起，從而提高工作人員的積極性，使其工作能力不斷得到提升。

(三)加強對辦公室文書檔案管理工作的重視

只有重視文書檔案管理工作才能使文書檔案管理水平得到提升。辦公室文書檔案管理工作人員必須意識到所負責工作的重要性，才能認真做好檔案管理工作。單位相關部門和領導更應該重視文書檔案管理工作，并大力宣傳文檔工作的重要性，從思想上提高檔案管理人員管理意識。

(四)激發辦公室文書檔案管理人員的積極性

首先，結合文檔管理工作的性質，設置一定的門檻來招聘文檔管理工作人員，確保其專業符合崗位要求，同時還具有較強的責任心。其次，聯合各個部門，完善辦公室的基礎硬件的建設，為文檔管理工作創造一個良好的環境。再者，實行責任制度，明確每個工作人員的職責，并進行有效監督，在監督過程中，若發現檔案管理工作不到位，應對相關負責人進行批評，反之，應當給予表揚和適當的獎勵，從而提高辦公室文書檔案管理人員的積極性，使檔案管理水平從本質上得到很好的提升。

三、結束語

總之，文書檔案合理開發和利用是事業單位或是企業順利發展的一大因素。在事業單位或是企業發展中，一定要對文書檔案管理工作保持高度的重視，建立一個完善的文書檔案管理制度，使文書檔案管理工作規范進行、文書檔案管理人員綜合素質提高。相關部門嚴格監督，確保文書檔案管理制度合理實施，并不斷靈活改變管理方式。從多方面的工作提高文書檔案管理水平，使文書檔案更好的服務企業或是事業單位，實現現代化管理。

[1]甘春梅.試論辦公室文書檔案管理效率的提升對策[J].工作指導，2016(03)：58.

[2]王麗巖.強化文書檔案現代化管理的有效方法[J].環球市場信息導報(理論)，2014(2)：81-82.

[3]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017(02)：59-62.

[4]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013(01)：191-194.

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