淺談科研機構(gòu)的科研檔案管理工作

曹麗英

廣州市輕工職業(yè)學校，廣東 廣州 510000

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淺談科研機構(gòu)的科研檔案管理工作

曹麗英*

廣州市輕工職業(yè)學校，廣東 廣州 510000

科研檔案是科研機構(gòu)檔案的一個重要組成部分，科研檔案管理工作是對科研檔案進行整理的工作，做好科研檔案管理工作有利于科研檔案工作的科學化、標準化、信息化管理。本文根據(jù)科研機構(gòu)科研檔案管理工作需要達到的預期目標，分析科研機構(gòu)科研檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題，提出了具體的解決辦法，以便通過規(guī)范科研機構(gòu)科研檔案管理工作，充分發(fā)揮科研機構(gòu)科研檔案的價值和作用，更好地滿足科研機構(gòu)和社會對科研檔案的利用需求。

科研機構(gòu)；科研檔案；檔案管理；規(guī)范化

科研檔案是指在科學研究活動中形成的經(jīng)過整理具有保存價值的、可歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案是以科研課題為單位進行系統(tǒng)整理成套的科技檔案。包括科研課題申報資料、試驗研究記錄、驗收(鑒定)資料、成果推廣應用資料、成果登記和申報科技獎勵資料等具有保存價值的各種載體形式的資料。科研檔案是在科研活動中形成的第一手資料，是科研活動的真實記錄，因而對科研活動和科研機構(gòu)管理活動具有很高的參考、憑證作用，對科研活動具有重要的推動作用。

科研檔案管理工作是對科研檔案進行整理的工作，具體包括對科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯和研究、統(tǒng)計、提供利用。做好科研機構(gòu)科研檔案管理工作有利于科研檔案工作的科學化、標準化、信息化管理，有利于充分發(fā)揮科研機構(gòu)科研檔案的價值和作用。

一、科研機構(gòu)科研檔案管理工作的預期目標

(一)實現(xiàn)科研檔案的集中統(tǒng)一管理

我國管理檔案事業(yè)的組織原則，是按照國家制定的檔案法律法規(guī)對檔案和檔案工作實行集中統(tǒng)一管理。科研機構(gòu)科研檔案作為我國檔案的一個重要組成部分，也應按照規(guī)定進行集中統(tǒng)一管理。科研機構(gòu)科研檔案集中到科研機構(gòu)檔案室統(tǒng)一保管，集中到科研機構(gòu)檔案部門統(tǒng)一管理，集中到科研檔案管理人員統(tǒng)一管理，有利于科研機構(gòu)科研檔案工作的規(guī)范化和標準化，有利于維護科研檔案在內(nèi)容和形式上的完整與安全，便于社會各方面的利用。

(二)實現(xiàn)科研檔案的全周期管理

(三)實現(xiàn)科研檔案的動態(tài)管理

科研活動是一個動態(tài)的運動過程，在科研活動基本告一段落后，后期又會產(chǎn)生一些新的相關(guān)科研資料。比如伴隨新的科研成果的轉(zhuǎn)化，又會產(chǎn)生新的科研成果轉(zhuǎn)化資料，伴隨新的科研成果的推廣應用，又會產(chǎn)生新的推廣應用資料，需要進行歸檔保管。這從客觀上要求對科研檔案進行動態(tài)管理，用發(fā)展的眼光看待科研活動。科研檔案的動態(tài)管理是對科研檔案資料的不斷補充，有利于維持科研機構(gòu)文件資料的完整性，更好地體現(xiàn)整個科研活動的發(fā)展過程。

二、科研機構(gòu)科研檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案意識淡薄

一方面是科技工作者檔案意識淡薄。科研活動中產(chǎn)生的很多屬于科研檔案歸檔范圍的檔案資料，容易被當做一般資料進行一般管理，甚至“遺失”。這部分被“遺失”的科研檔案資料，降低了整個科研檔案的完整性，客觀上也影響了科研檔案價值的發(fā)揮。另一方面是科研檔案管理人員檔案意識淡薄。表現(xiàn)在：歸檔資料完整性不夠，很多應歸檔資料實際并未歸檔；對原件重視程度不夠，很多情況下用復印件代替原件進行歸檔；未充分認識到科研檔案的價值和重要性。科研檔案管理人員檔案意識淡薄，直接影響科研檔案的完整性、真實性、系統(tǒng)性，不利于科研檔案管理工作的科學化、標準化、信息化。另外，科研檔案管理人員開發(fā)利用檔案信息資源的積極性和主動性不高，結(jié)果是不能充分開發(fā)利用檔案信息資源，不能最大程度的發(fā)揮科研檔案的價值和作用，降低了科研機構(gòu)科研檔案工作的效果和意義。

(二)領(lǐng)導不夠重視

第一，未建立本機構(gòu)的科研檔案管理制度。科研機構(gòu)由于沒有明確規(guī)定科研檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔時間等要求，給科研檔案的收集和整理工作帶來很大阻礙。例如，科研部門或科技工作者不按照歸檔范圍和歸檔時間移交科研檔案資料，直接導致應歸檔的科研檔案資料在內(nèi)容和形式上不齊全、不完整，甚至不真實；移交的科研檔案資料不齊全不完整不真實，后續(xù)的科研檔案整理工作就無法順利、有序開展；科研檔案管理人員不嚴格按照歸檔要求進行收集整理鑒定工作，科研檔案管理工作也就不規(guī)范，不利于科研檔案的查借閱，不利于科研檔案信息資源的開發(fā)和利用。

第二，未安排專人負責管理。表現(xiàn)在：移交階段，沒有專人負責科研資料的收集工作，導致科研資料收集不齊全不完整，很多應歸檔的科研資料未進行移交，很多不該歸檔的科研資料進行了移交；整理階段，沒有專人負責科研檔案的整理立卷、保管、提供利用等工作，導致科研檔案的整理不規(guī)范、不標準、不系統(tǒng)，不方便今后的查找和利用，不利于發(fā)揮科研檔案的價值和作用。科研檔案未安排專人負責管理，一方面影響了科研檔案的質(zhì)量，另一方面也加重了科研檔案管理人員的負擔，影響了檔案工作的效率和效果。

(2)方案設(shè)計比賽。該比賽主要依托我校的物理沙盤實驗室，如圖2所示。該比賽將參賽人員隨機分成五人小組(抽簽決定)；各小組代表抽取比賽案例；各小組現(xiàn)場兩個小時進行討論分析，形成合理的方案；小組代表匯報方案，由企業(yè)嘉賓進行點評打分，并做總結(jié)。

第三，物力資金等投入不夠，庫房建設(shè)、軟件建設(shè)、配套設(shè)施不完善。例如，庫房建設(shè)不符合要求，直接威脅科研檔案的實體安全；軟件建設(shè)比較落后，不利于現(xiàn)代化的查找檢索，不方便提供利用，降低了檔案工作的效率，不利于充分發(fā)揮科研檔案的使用價值；配套設(shè)施不完善，不能提供適宜的檔案保管環(huán)境，不適宜的保管條件不利于維持科研檔案的壽命。

(三)歸檔資料不齊全不完整

科研文件歸檔范圍包括：科研課題申報階段中科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和合作協(xié)議書等文件；試驗研究記錄階段中各種載體的重要原始記錄、論文(著作)發(fā)表、專利申請等有關(guān)文件材料；驗收(鑒定)階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、財務(wù)審計報告情況；成果登記和申報科技獎勵階段中的成果和獎勵申報資料及審批材料、成果推廣應用階段的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料以及推廣應用方案和總結(jié)等資料。

在實際工作中一方面科研檔案收集整理工作存在錯誤的認識和做法。從內(nèi)容上講，注重了歸檔科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、工作總結(jié)、科研報告、成果和獎勵審批材料等資料，忽視了歸檔開題報告、合作協(xié)議書、專利申請文件、財務(wù)報銷復印件、成果登記和申報科技獎勵資料、成果推廣應用方案和總結(jié)等資料；從階段上講，注重了準備階段、驗收(鑒定)階段，忽視了試驗研究記錄階段、成果登記和申報科技獎勵階段。科研檔案管理工作中錯誤的認識和做法，導致很多應歸檔的科研資料未進行歸檔，導致科研檔案在內(nèi)容和形式上不齊全不完整，不利于反映科研活動的整個運行發(fā)展過程，降低了科研檔案的價值。

(四)科研檔案管理部門不明確

科研檔案的具體管理部門是科研管理部門還是檔案部門，在科研機構(gòu)實際管理中不明確、不清晰。科研管理部門認為科研檔案資料是其在自身工作中形成的資料，屬于部門內(nèi)部資料，同時為了方便其在今后活動中的查找和利用，需要由科研管理部門對科研檔案資料進行內(nèi)部管理。檔案部門認為科研檔案屬于科技檔案的一部分，是眾多檔案門類中的一個具體類別，應由檔案部門按照檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定進行集中統(tǒng)一管理。科研檔案具體的管理部門不明確，導致對科研檔案資料的多頭管理，一定程度上影響了單個課題科研檔案的完整性和系統(tǒng)性，不利于科研檔案的查找和利用，不利于科研檔案信息資源的開發(fā)和共享，不利于充分發(fā)揮科研檔案的價值。

(五)科研檔案管理人員流動性比較大

由于大多科研機構(gòu)檔案意識淡薄，對科研檔案管理工作不太重視，很多情況下是由其他崗位的工作人員兼職科研檔案管理工作。因人事調(diào)動或是工作變動，又會有其他人員來接替科研檔案管理工作。科研檔案管理人員流動性比較大，影響科研檔案管理工作的前后銜接，降低了科研檔案管理工作的連續(xù)性，造成已歸檔的科研檔案完整性和系統(tǒng)性不夠，直接影響了科研檔案和科研檔案管理工作的質(zhì)量。人員流動性比較大，也降低了科研檔案管理人員工作的積極性和主動性，不利于科研檔案信息資源的開發(fā)利用，不利于科研檔案管理水平的提高。

三、提高科研機構(gòu)科研檔案管理工作的具體措施

(一)提高人員檔案意識

一方面科研機構(gòu)應加強宣傳，使科技工作者認識和理解到科研檔案和科研檔案工作的重要性。使其在工作中重視科研檔案資料的收集保存以及配合科研檔案的歸檔工作。科技工作者在工作中重視科研檔案資料的收集保存，有利于科研檔案資料在收集階段的齊全和完整，對科研檔案進行的前端控制，在一定程度上也保證了科研檔案的質(zhì)量。同時科技工作者與科研檔案管理人員的溝通和協(xié)調(diào)，有助于在互相理解的前提下，保障科研檔案收集工作的順利開展、促進科研機構(gòu)科研檔案工作的發(fā)展。

另一方面科研機構(gòu)應加強對科研檔案管理人員的培訓和教育，在提高其檔案意識的同時，也提高其檔案管理水平。可以采取多種形式的培訓活動：比如組織專兼職檔案管理人員參加專門的科研檔案和科技檔案培訓，參加檔案專業(yè)人員交流活動，到檔案館、高校和相關(guān)科研機構(gòu)檔案室進行參觀學習等。通過學習和借鑒比較好的工作方法，提高自身的科研檔案管理水平。結(jié)合本機構(gòu)科研活動的特點，開拓具有自身特色的科研檔案管理方式和方法。另外，科研檔案管理人員應嚴格按照《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等標準進行歸檔和整理，保證科研檔案的完整性和真實性，探索科研檔案整理的新思路和新方法，對科研檔案進行深層次加工，充分開發(fā)科研檔案信息資源，充分發(fā)揮科研檔案的價值和作用。

(二)建立科研檔案管理制度

一方面科研機構(gòu)應建立科研檔案管理制度，明確規(guī)定科研檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔時間等方面的要求。以科研檔案管理制度為依據(jù)，便于科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項工作的順利開展，有利于提高科研檔案管理工作的效率，更好地服務(wù)于科研機構(gòu)各項活動，發(fā)揮科研檔案對科研機構(gòu)日常工作的參考、憑證作用。通過嚴格落實科研檔案管理制度，促使科研機構(gòu)科研檔案管理工作日益制度化、規(guī)范化，有利于充分發(fā)揮科研檔案工作對科研機構(gòu)其他管理活動的推動作用。

另一方面科研機構(gòu)應建立科研檔案專人負責制度。選擇職業(yè)道德水平高、專業(yè)技術(shù)能力強的人員擔任科研檔案管理人員。還應采取必要的激勵措施，調(diào)動其工作的積極性和主動性，維持科研檔案管理人員工作的穩(wěn)定性。同時明確科研檔案管理人員的工作職責，促進科研檔案管理水平的提高。科研檔案專人負責制度還有利于科研檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性，有利于開發(fā)和利用科研檔案信息資源，充分發(fā)揮其對本機構(gòu)和社會的價值。

(三)加大對科研檔案管理工作的物力和資金的投入

科研機構(gòu)應加大對科研檔案管理工作的物力和資金投入，完善硬件、軟件和配套設(shè)施，為科研檔案提供一個相對安全、穩(wěn)定的保存環(huán)境。一方面建立符合檔案保管條件的庫房、配置符合檔案保護要求的配套設(shè)施，可以在保障科研檔案實體安全的前提下，盡量延長其使用壽命，發(fā)揮科研檔案更大、更長遠的價值。另一方面建立科研檔案管理系統(tǒng)，方便查借閱；應用和改進信息處理技術(shù)，促進科研機構(gòu)科研檔案信息化建設(shè)，不僅可以高效的提供利用，還可以滿足更大范圍的科研檔案利用需求。

(四)建立電子檔案，實行雙套制

在科研機構(gòu)日常的科研活動中，利用率比較高的是電子版科研檔案，作為日常科研課題申報、結(jié)題的參考和附件資料。對于科技工作者來說，其對電子版科研檔案的利用需求較多，并且由于電子版本身具有方便查找和利用的特點，客觀上也提高了科技工作者的工作效率；對于科研檔案管理人員來說，電子檔案方便查找和利用，提高了檔案工作的效率，還可以減少使用原件的頻率，在一定程度上起到保護原件的作用，因此建立電子檔案尤其重要。建立電子檔案，不僅提高了電子檔案的利用率，一定程度上保護了原件，同時也提高了科研檔案的利用率、擴大了科研檔案的服務(wù)范圍，可以更大程度上滿足科技工作者和其他人員對科研檔案的利用需求。

建立電子檔案，實行雙套制，還有利于維護科研檔案的實體安全，避免和減少由于自然災害和人為原因?qū)蒲袡n案造成的破壞。科研檔案的完整與安全，有利于維護科研機構(gòu)和國家的根本利益。

(五)建立科研管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的對接

科研機構(gòu)建立科研管理系統(tǒng)，目的是便于日常科研管理工作的順利開展。伴隨科研活動產(chǎn)生的科研檔案資料，若能實現(xiàn)與科研活動的同步歸檔，則可以在一定程度上減輕科技工作者和科研檔案管理人員的負擔，提高大家的工作效率。探索科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相對接的模式，日常科研活動中形成的科研資料電子版及過程文件可直接走流程歸入檔案管理系統(tǒng)，一方面在線實時歸檔，減少了對電子版科研檔案資料的收集環(huán)節(jié)，提高了工作效率，另一方面還可以在一定程度上保障了歸檔的電子版科研檔案資料的完整性和真實性，提高了電子版科研檔案資料的質(zhì)量。還可以通過此系統(tǒng)進行電子版科研資料日常的查借閱，實現(xiàn)科研活動與檔案管理活動的有效銜接。此模式還有利于簡化審批流程，提高辦公效率，促進無紙化辦公。

實現(xiàn)科研檔案的妥善保存、有效管理、合理利用，充分發(fā)揮科研檔案的價值和作用，促進科研管理工作的順利進行，這是科研機構(gòu)對科研檔案管理工作提出的要求。科研機構(gòu)只有充分認識、認真分析科研檔案管理工作中存在的問題，找到切實可行的解決措施，規(guī)范科研檔案管理工作，才能實現(xiàn)科研檔案管理工作的預期目標。

[1]徐志紅.關(guān)于加強高校醫(yī)學科研檔案管理的思考與建議[J].教育教學論壇，2013(15).

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Talking about the Management of Scientific Research Archives in Scientific Research Institutions

CAO Li-ying

Guangzhou Light Industry Vocational School，GuangdongGuangzhou 510000

Scientific research archives are an important part of the archives of scientific research institutions.The Management of scientific research archives is to organize scientific research Archives.Good management is beneficial to the scientific，standardized，informatizationofscientific research archives.This article is based on the desired goal to achieve for the management of scientific research archives in scientific research institutions.Analyzethe existing and realisticproblems of the management ofscientific research archives in scientific research institutions.Put forward concrete solutions in order to give full play to value and role of archives.Better meet thearchives utilization requirements of scientific research institutions and societythrough the standardization management ofscientific research archives.

Scientific Research Institutions；Scientific Research Archives；ArchivesManagement；Standardized

曹麗英(1986-)，女，漢族，河北定州人，廣州市輕工職業(yè)學校，管理學學士，檔案助理館員，從事于科研檔案及學校綜合檔案的管理工作。

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1006-0049-(2017)10-0190-03