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論高校檔案管理的信息化

2017-02-01 11:40:24孫登科
山西青年 2017年13期
關鍵詞:檔案管理信息化信息

孫登科

濰坊護理職業學院,山東 濰坊 261041

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論高校檔案管理的信息化

孫登科

濰坊護理職業學院,山東 濰坊 261041

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺,不但是獲取信息的源頭,也是應用信息的主體。而隨著當今社會信息化的發展,將高等院校檔案管理推向了一個全新的時代。目前,我國高校的檔案管理面對著眾多的挑戰。本文以高校檔案管理額額內容、存在的問題,等展開討論,討論如何將信息化管理應用到檔案管理中。

高等院校;檔案管理;信息化

檔案信息作為一種公眾資源,它的價值已經被現代的社會和人們所認可。隨著科學技術的進步,我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用,將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流,所以檔案管理也開始了信息化的建設,是為了能夠更好的為學校提供服務、提高高等院校管理的技術水平。而且信息化管理的建設,有利于高校檔案資源的開發和急用,實現資源的完整共享。

一、高校檔案信息的內容

近幾年來,隨著我國科學技術的高速發展,需要的人才也越來越多。因此,我國的許多高校開始建立自己的檔案信息管理室,這些檔案信息都是每一個行業,每一個專業頂級的人才。包括書法人才,畫畫專家等等。而高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺,建立檔案信息更有利于跟別人實現資源共享。

二、高校檔案信息的主要作用

高校檔案信息是為社會提供人才的一個平臺,是社會獲取信息資源的源頭,它可以供各個企業公司參考,而且不會弄虛作假,它可以為人們提供便利,為需要人才的公司和企業提供可供參考的人才資源信息。

三、高校檔案信息管理存在的問題

(一)思想落后

受傳統思想的束縛,一些高等院校的檔案信息管理仍很落后,大多都為紙質版,這樣做的不利之處在于,隨著時間的推移,紙的質量會發生變化的,而且上面的內容也會隨著時間的推移也會變得模糊起來的,當需要的時候拿出來估計都已經完全作廢,根本不能被人們所需要。

(二)管理模式落后

在當今世界的發展之下,我國高校檔案的管理模式也存在落后的現象。主要由于受傳統管理模式的影響,使得高校檔案管理的模式止步不前。在這樣的狀況下,就不利于檔案信息的收集和共享。而且高校內的檔案信息只允許本校的人參考,不對外公開的,這樣就極大的限制了檔案信息的傳播,使檔案信息也失去了自身的價值。

(三)技術服務因素

隨著電腦的普及,數字化時代的到來,許多高校檔案的管理仍為紙質版,這樣既不利于信息的完整保存,又不利于資源的共享。這樣就會是的檔案信息利用率低,使檔案信息止步不前,不能進一步優化。

四、高校檔案管理信息化建設的主要內容

(一)建立多媒體檔案數據庫

隨著科學技術的發展,計算機的迅速發展,我們應該充分利用計算機的處,對檔案信息的管理建立起多媒體數據庫,按照信息的檔案的時間,類別,規格,儲存等類別一次的錄入電腦。

(二)建立基于Web的服務系統

在高等院校的檔案管理工作中,計算機錄用信息已經成為了最主要的服務方式,用戶可以根據自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息,并且能夠輕松的找到進行瀏覽跟記錄。

五、高校檔案管理信息化建設的舉措

(一)強化基礎設施

以前注重的是硬件設施,但是隨著時間的推移與社會的進步,我們越來越重視軟件設施,主要包括檔案的管理方式、規章制度等等。還有就是管理人員的管理意識,并且強化管理人員的檔案管理的工作意識,注重軟件設施并不是說硬件設施就不再重視,硬件設施的完善,能夠對軟件設施的完善提供更好的保障。所以加強硬件設施的建設還是很有必要的。

(二)強化現代信息化技術對檔案信息化管理的作用

隨著科學技術的發展,現代化信息技術也越來越受到人們的高度重視,而且檔案信息的管理工作又是非常的復雜,所以現代化信息技術剛好可以給檔案管理帶來便捷的管理方式,不如將信息儲存在電腦中,什么時候都不會丟,什么時候用把它整理出來就好了。

(三)大力培養檔案信息管理的創新型人才

當今世界,雖然技術的發展很快,為了適應時代的發展,我們必須加強人才的培養。雖然俗話說:技術進步是重點,但是教育是核心,人才才是最關鍵的。隨著世界全球化的發展,信息化革命也在不停的進行。當前要加強高校檔案信息的管理,信息化水平的管理,我們必須培養這方面的創新型人才,以促進我國高校檔案信息管理的信息化的建設。

(四)加強檔案信息管理的安全工作

電子信息的發展固然是好事,但是任何事物都有它的兩面性,那么有人就會鉆信息的空子,網絡的空隙。這樣一來,有點人利用自己的技術,就是通過自己的電腦去盜取別人的隱私,從而是檔案信息丟失。所以,我們沿加強檔案信息管理的安全工作,不要讓非法人員去盜取。

六、結束語

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺,不但是獲取信息的源頭,也是應用信息的主體。隨著科學技術的進步,我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用,將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流,所以檔案管理也開始了信息化的建設,是為了能夠更好的為學校提供服務,提高高等院校管理的技術水平。

[1]謝婷.淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題[J].企業科技與發展,2014(12):91-92.

[2]石紅姣,蔣貞慧.淺談高校學籍檔案管理的信息化建設[J].南昌教育學院學報,2013(07):79-82.

[3]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設策略[J].湖北成人教育學院學報,2014(06):115-117.

G647.24;G270.7;G

A

1006-0049-(2017)13-0199-01

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