論高校檔案管理的信息化

孫登科

濰坊護理職業學院，山東 濰坊 261041

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論高校檔案管理的信息化

孫登科

濰坊護理職業學院，山東 濰坊 261041

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，不但是獲取信息的源頭，也是應用信息的主體。而隨著當今社會信息化的發展，將高等院校檔案管理推向了一個全新的時代。目前，我國高校的檔案管理面對著眾多的挑戰。本文以高校檔案管理額額內容、存在的問題，等展開討論，討論如何將信息化管理應用到檔案管理中。

高等院校；檔案管理；信息化

檔案信息作為一種公眾資源，它的價值已經被現代的社會和人們所認可。隨著科學技術的進步，我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用，將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流，所以檔案管理也開始了信息化的建設，是為了能夠更好的為學校提供服務、提高高等院校管理的技術水平。而且信息化管理的建設，有利于高校檔案資源的開發和急用，實現資源的完整共享。

一、高校檔案信息的內容

近幾年來，隨著我國科學技術的高速發展，需要的人才也越來越多。因此，我國的許多高校開始建立自己的檔案信息管理室，這些檔案信息都是每一個行業，每一個專業頂級的人才。包括書法人才，畫畫專家等等。而高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，建立檔案信息更有利于跟別人實現資源共享。

二、高校檔案信息的主要作用

高校檔案信息是為社會提供人才的一個平臺，是社會獲取信息資源的源頭，它可以供各個企業公司參考，而且不會弄虛作假，它可以為人們提供便利，為需要人才的公司和企業提供可供參考的人才資源信息。

三、高校檔案信息管理存在的問題

(一)思想落后

受傳統思想的束縛，一些高等院校的檔案信息管理仍很落后，大多都為紙質版，這樣做的不利之處在于，隨著時間的推移，紙的質量會發生變化的，而且上面的內容也會隨著時間的推移也會變得模糊起來的，當需要的時候拿出來估計都已經完全作廢，根本不能被人們所需要。

(二)管理模式落后

在當今世界的發展之下，我國高校檔案的管理模式也存在落后的現象。主要由于受傳統管理模式的影響，使得高校檔案管理的模式止步不前。在這樣的狀況下，就不利于檔案信息的收集和共享。而且高校內的檔案信息只允許本校的人參考，不對外公開的，這樣就極大的限制了檔案信息的傳播，使檔案信息也失去了自身的價值。

(三)技術服務因素

隨著電腦的普及，數字化時代的到來，許多高校檔案的管理仍為紙質版，這樣既不利于信息的完整保存，又不利于資源的共享。這樣就會是的檔案信息利用率低，使檔案信息止步不前，不能進一步優化。

四、高校檔案管理信息化建設的主要內容

(一)建立多媒體檔案數據庫

隨著科學技術的發展，計算機的迅速發展，我們應該充分利用計算機的處，對檔案信息的管理建立起多媒體數據庫，按照信息的檔案的時間，類別，規格，儲存等類別一次的錄入電腦。

(二)建立基于Web的服務系統

在高等院校的檔案管理工作中，計算機錄用信息已經成為了最主要的服務方式，用戶可以根據自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松的找到進行瀏覽跟記錄。

五、高校檔案管理信息化建設的舉措

(一)強化基礎設施

以前注重的是硬件設施，但是隨著時間的推移與社會的進步，我們越來越重視軟件設施，主要包括檔案的管理方式、規章制度等等。還有就是管理人員的管理意識，并且強化管理人員的檔案管理的工作意識，注重軟件設施并不是說硬件設施就不再重視，硬件設施的完善，能夠對軟件設施的完善提供更好的保障。所以加強硬件設施的建設還是很有必要的。

(二)強化現代信息化技術對檔案信息化管理的作用

隨著科學技術的發展，現代化信息技術也越來越受到人們的高度重視，而且檔案信息的管理工作又是非常的復雜，所以現代化信息技術剛好可以給檔案管理帶來便捷的管理方式，不如將信息儲存在電腦中，什么時候都不會丟，什么時候用把它整理出來就好了。

(三)大力培養檔案信息管理的創新型人才

當今世界，雖然技術的發展很快，為了適應時代的發展，我們必須加強人才的培養。雖然俗話說：技術進步是重點，但是教育是核心，人才才是最關鍵的。隨著世界全球化的發展，信息化革命也在不停的進行。當前要加強高校檔案信息的管理，信息化水平的管理，我們必須培養這方面的創新型人才，以促進我國高校檔案信息管理的信息化的建設。

(四)加強檔案信息管理的安全工作

電子信息的發展固然是好事，但是任何事物都有它的兩面性，那么有人就會鉆信息的空子，網絡的空隙。這樣一來，有點人利用自己的技術，就是通過自己的電腦去盜取別人的隱私，從而是檔案信息丟失。所以，我們沿加強檔案信息管理的安全工作，不要讓非法人員去盜取。

六、結束語

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，不但是獲取信息的源頭，也是應用信息的主體。隨著科學技術的進步，我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用，將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流，所以檔案管理也開始了信息化的建設，是為了能夠更好的為學校提供服務，提高高等院校管理的技術水平。

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