關(guān)于高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化問題研究

樊玉鳳

廣州大學(xué)松田學(xué)院，廣東 廣州 511370

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關(guān)于高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化問題研究

樊玉鳳*

廣州大學(xué)松田學(xué)院，廣東 廣州 511370

高校學(xué)生檔案可以說是連接高校和社會(huì)的橋梁，能夠?yàn)槠髽I(yè)的人才聘用提供參考，同時(shí)還能夠?yàn)槿瞬砰_發(fā)工作的實(shí)施提供有力依據(jù)。因此，做好高校學(xué)生檔案管理工作顯得尤為重要，而且必須要從根本上提高檔案管理水平，確保檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，最大化的發(fā)揮學(xué)生檔案的作用和應(yīng)用價(jià)值。本文將重點(diǎn)就如何規(guī)范高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行探討。

高校；學(xué)生檔案；管理；規(guī)范化

高校學(xué)生檔案管理在高校學(xué)生管理工作當(dāng)中處在不可替代的地位，不僅能夠用于學(xué)生教育管理，提升學(xué)生管理工作的質(zhì)量和效率，還能夠有效運(yùn)用到畢業(yè)生的就業(yè)上，為畢業(yè)生的未來發(fā)展和就業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，高校必須從根本上提高對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度，并在管理工作當(dāng)中積極探究規(guī)范化管理的相關(guān)問題，及時(shí)解決學(xué)生檔案管理實(shí)際工作中的難題和疏漏，提出針對(duì)性的規(guī)范管理措施。

一、樹立檔案規(guī)范管理意識(shí)

學(xué)生檔案管理能夠全方位的體現(xiàn)高校學(xué)生個(gè)人信息，在學(xué)生的未來發(fā)展當(dāng)中都起著關(guān)鍵性作用。全面推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程是做好學(xué)生檔案工作的當(dāng)務(wù)之急，而且前提條件就是需要在思想方面進(jìn)行根本轉(zhuǎn)變，并做好制度的構(gòu)建和完善工作。一方面，高校需要依據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定和法律條款并且整合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需要來建立檔案管理制度，并指出實(shí)際的實(shí)施細(xì)則，使得學(xué)生檔案管理工作能夠在法律的規(guī)范和管理之下進(jìn)行，提高管理的規(guī)范化以及科學(xué)性，進(jìn)而從根本上保障管理實(shí)效。高校也需要加大對(duì)檔案管理法律和規(guī)章的宣傳，增強(qiáng)檔案管理工作人員的法律意識(shí)和自覺性。另一方面，高校要積極組織關(guān)于檔案工作的教育培訓(xùn)活動(dòng)，豐富檔案管理人員以及廣大師生的檔案意識(shí)，能夠充分意識(shí)到規(guī)范化檔案管理的重要性，使得檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程不斷推進(jìn)。要注意的是，教育培訓(xùn)活動(dòng)的形式要豐富多樣，加大規(guī)范化檔案管理的宣傳，無論是直接參與到檔案管理的人員還是間接參與或者直接影響檔案規(guī)范化管理的人員都需要積極參與其中，在填寫、變更、備份等工作的實(shí)施過程中確保規(guī)范和真實(shí)。

二、提高檔案規(guī)范管理素質(zhì)

高校的檔案職能部門在學(xué)生檔案規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)當(dāng)中起著重要作用，要從根本上提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，更好的服務(wù)于學(xué)生檔案管理的相關(guān)工作，提升規(guī)范管理的實(shí)施成效。高校檔案部門必須將規(guī)范化管理納入到部門的服務(wù)以及管理理念當(dāng)中，并根據(jù)規(guī)范管理的實(shí)際需求和需要來不斷完善檔案管理機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決管理中的問題，從而提高管理效果。第一，高校可以按照學(xué)生檔案規(guī)范管理的要求設(shè)置特別崗位，并專門聘請(qǐng)專業(yè)人員來處理學(xué)生檔案工作，并為檔案管理部門提供指導(dǎo)。第二，高校要積極組織檔案管理人員參與多種形式的教育培訓(xùn)活動(dòng)中來，使得他們能夠不斷的學(xué)習(xí)充電，掌握豐富的專業(yè)知識(shí)、技能，提高檔案的規(guī)范化管理水平。人員的教育培訓(xùn)活動(dòng)方式多種多樣，可以組織檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，也可以為他們提供進(jìn)修機(jī)會(huì)，不斷豐富他們的理論和實(shí)踐知識(shí)。另外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的教育，使得他們能夠用認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度為自身的工作崗位和學(xué)生負(fù)責(zé)。

三、規(guī)范檔案收集傳遞工作

當(dāng)前高校在學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中有著非常普遍的一個(gè)問題是認(rèn)為檔案管理工作是檔案部門的職責(zé)，廣大師生都不用參與其中，從而影響到學(xué)生檔案收集工作的規(guī)范化和合理性，相應(yīng)的也會(huì)影響到檔案?jìng)鬟f工作的實(shí)施。為了改變這一現(xiàn)狀，做好學(xué)生檔案管理的規(guī)范化工作，必須要做到：第一，在檔案的收集工作實(shí)施中，除了要發(fā)揮檔案管理職能部門的作用以外，還需要發(fā)動(dòng)廣大師生將學(xué)生檔案的相關(guān)材料進(jìn)行收集和入檔，提高檔案管理的實(shí)效性以及完整性。輔導(dǎo)員要做好帶頭作用，對(duì)所帶班級(jí)學(xué)生的檔案資料進(jìn)行收集和匯總，而相關(guān)的檔案管理人員需要在這一過程中做好指導(dǎo)工作，并做最后的接收匯總。學(xué)生干部也要積極發(fā)揮自身的作用，配合各個(gè)部門來收集和整理檔案，保障收集的資料完整真實(shí)和全面。第二，確保學(xué)生檔案及時(shí)傳遞。招生方式改革工作正在全面進(jìn)行，那么教委需要發(fā)揮自身職能，采取合理有效措施來把考生檔案及時(shí)有效的傳遞到錄取院校。而畢業(yè)生的檔案也要及時(shí)傳遞到相關(guān)的用人單位，為學(xué)生的就業(yè)提供有效幫助和支持。

四、改進(jìn)檔案管理薄弱環(huán)節(jié)

高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展進(jìn)程在逐步加快，檔案管理的實(shí)效性也有了很大程度的提升，但是仍然不能忽視檔案管理存在薄弱環(huán)節(jié)，這直接影響到檔案信息的完整性和連續(xù)性，不僅加大了管理的難度，還會(huì)對(duì)方案的有效利用造成不利影響。對(duì)此，高校必須出臺(tái)相應(yīng)的管理措施來改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)。首先，國(guó)家要規(guī)范高考考生電子檔案內(nèi)容，使得學(xué)生的基本情況信息能夠更加清晰準(zhǔn)確；考生的原招生部門和錄取院校要加強(qiáng)互動(dòng)溝通，將學(xué)生檔案進(jìn)行互聯(lián)，確保學(xué)生檔案信息的真實(shí)和完整。其次，高校要從自身出發(fā)制定出一整套符合學(xué)生檔案管理要求，能夠滿足規(guī)范化管理需要以及有助于學(xué)生檔案應(yīng)用的管理系統(tǒng)，并加大部門之間的關(guān)聯(lián)以及合作，使得檔案信息管理的規(guī)范化得到保護(hù)。最后，輔導(dǎo)員要做好學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過程的跟蹤和記錄工作，把握好檔案信息細(xì)節(jié)，有效降低檔案規(guī)范化管理的難度，提高檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。通過最大化的發(fā)揮高校部門的聯(lián)合作用，發(fā)揮國(guó)家相關(guān)部門的保障作用，就能夠更加有效的解決高校學(xué)生檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)問題，確保高校學(xué)生檔案管理的穩(wěn)定持續(xù)進(jìn)步。

高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化改進(jìn)是當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)，在高校學(xué)生管理和教育發(fā)展進(jìn)程中有著至關(guān)重要的作用，而且實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理也是高校管理工作改革創(chuàng)新的重要舉措。因此，高校要加大對(duì)學(xué)生檔案管理規(guī)范化問題的研究，制定全面的管理目標(biāo)，在具體工作當(dāng)中要注重樹立檔案規(guī)范管理意識(shí)，提高檔案規(guī)范管理素質(zhì)，規(guī)范檔案收集傳遞工作，改進(jìn)檔案管理薄弱環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化和系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制。

[1]黃敏.如何發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的育人作用[J].科教導(dǎo)刊，2014(9)：215-216.

[2]李英杰.談高校學(xué)生檔案的作用[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2013(8)：89-90.

[3]黃艷.基于高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化思考[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013(3)：51-52.

樊玉鳳(1974-)，女，湖北人，本科，廣州大學(xué)松田學(xué)院，主要研究方向：檔案管理。

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