新時期電力企業檔案管理的優化與創新

呂翠蓮

晉城煤業集團山西金駒煤電化股份有限公司，山西 晉城 048006

新時期電力企業檔案管理的優化與創新

呂翠蓮*

晉城煤業集團山西金駒煤電化股份有限公司，山西 晉城 048006

新時期電力企業的內部環境和外部環境有很大變化，給企業生存與發展帶來新的機遇與挑戰。此種情況下，應當將目光落實到檔案管理上，根據企業生產經營、人事任命、發展戰略制定等方面對檔案的應用需求，對檔案管理予以優化與創新，使其管理作用能夠充分發揮出來，保證檔案的使用價值，滿足企業應用需求?；诖?，本文將立足于檔案管理，分析傳統電力企業檔案管理存在的不足，探討新時期如何優化與創新電力企業檔案管理，希望對于提高檔案管理有效性有所幫助，使之在電力企業發展中發揮更大作用，提高檔案的使用價值。

新時期；電力企業；檔案管理；優化

隨著社會經濟的不斷發展，電力行業也迎來了改革與發展的關鍵階段，而市場經濟體制改革的不斷深化，給電力企業帶來了新的機遇與挑戰。此種情況下，電力企業要想長足發展，應當將目光落在檔案管理上，正確認識檔案管理及其重要性，通過創新優化檔案管理，使之能夠貫穿檔案收集到保存的始末，充分發揮管控作用，保證檔案收集、整理、分類、保存等各環節操作規范、合理、標準，提高檔案的使用價值，為電力企業實施人力資源配置、生產經營戰略制定、發展規劃制定等方面提供依據，促進電力企業持續健康的發展[1]。由此看來，新形勢下創新電力企業檔案管理有著較高的現實意義。

一、新時期電力企業檔案管理的基本過程及其實施的重要性

(一)電力企業檔案管理的基本過程

簡單來說，檔案管理基本運行過程是：首先是依據電力企業資本運營的目標來制定檔案管理的目標；其次是綜合分析電力企業內外部環境，制定切實可行的檔案管理戰略；最后是依據所制定的檔案管理戰略來具體實施各項管理工作，以便檔案管理能夠在企業中充分發揮作用。

(二)電力企業檔案管理實施的重要性

電力企業檔案是企業生產活動的原始記錄與憑證，真實的記錄電力企業發展歷程，對于企業長遠發展有著舉足輕重的作用。在近些年我國經濟和科技雙重影響之下，作為資金與技術密集型的行業——電力行業有很大程度的進步與發展，而電力企業所面臨的市場競爭越來越激烈，這需要電力企業的多元化的生產經營，才能在市場環境中良好的生存與發展。正因為如此，電力企業所產生的知識信息和科技資源越來越多，需要做好檔案工作，保證知識信息和科技資源能夠良好的保存下來，便于以后企業有效運用，進而促進企業長足發展。這一目的的實現，需要電力企業有效落實檔案管理，使之能夠對檔案收集、整理、分類及保存等環節予以有效控制，確保技術、消費者、生產經營等方面的重要信息能夠良好的保存[2]。此外，新形勢下網絡信息技術應用與發展越來越深入，電力企業檔案管理也應當有些新的變化，做到與時俱進，如此才能保證檔案管理能夠適應不斷發展的電力企業，并且在電力企業中充分發揮作用。由此看來，新形勢下電力企業檔案管理的優化實施是非常重要的。

二、新時期電力企業檔案管理現狀分析

基于以上內容的分析，確定新形勢下對于電力企業來說，檔案管理的優化實施是非常重要的，利于促進電力企業長足發展。而從新形勢的角度來審視當下電力企業檔案管理實施情況，不難發現因檔案管理工作中存在一些問題，導致檔案管理實施現狀不佳。

(一)檔案信息收集不全面和保管不完整

在電力企業檔案管理工作中，需要對信息收集到信息入庫保管這一全過程予以有效的管控，從而保證檔案的使用價值。而根據相關調查顯示某些電力企業之中存在檔案信息收集不全面和保管不完整的現象。經過進一步分析，確定在科技不斷發展的背景下某些電力企業并沒有采用先進的信息采集方式，加之電力企業生產經營多元化，使需要保存的檔案信息增多，如此勢必會加劇檔案信息收集的任務量，依舊運用傳統的信息采集方式來進行檔案信息收集，很容易出現檔案信息收集不全面的現象。另外，紙質的檔案信息的保存容易受到多種因素的影響，如受到保存環境的影響，導致記錄在紙上的檔案信息模糊；某些工作人員在使用紙質檔案時，隨意的更改或者涂抹，損壞檔案[3]。

(二)檔案管理工作開展形式比較落后

從新形勢的角度來看，電力企業檔案管理還存在工作形式落后的現象。也就是在市場經濟體制改革不斷深化的背景下，某些電力企業領導層依舊深受計劃經濟的影響，將老思想、老理念、老觀點帶入到工作之中，致使檔案管理工作依舊使用以前的工作形式，致使檔案處理比較單一化，大大降低了檔案管理所能發揮的作用。

(三)管理人員業務水平和政治素質不高

對于檔案管理工作來說，管理人員是否優秀直接決定檔案管理工作能否高質高效的完成。而目前諸多電力企業尤其是國有電力企業之中檔案管理人員水平不高，或檔案管理工作認識偏差、或專業不對口、或年齡結構偏大、或新知識技能掌握不熟、或政治素質低等。具體來說，管理人員專業知識掌握不扎實，相關理論不熟悉，致使其對國家最新形勢及政策變化不了解，對上級文件認識與領悟不足，致使管理工作的落實缺乏針對性；部分管理人員文化程度不高，在具體執行檔案管理工作時難以從專業的、合理的角度展開，這勢必會影響檔案管理效果；還有一些管理人員工作作風比較浮夸，懶散的工作，未能完成檔案管理任務，造成檔案管理效果不佳。

三、新時期電力企業檔案管理創新的措施

(一)增強企業檔案信息化安全保密力度

科學技術蓬勃發展的背景下，創新檔案管理方法和管理手段，提升檔案管理的有效性，增強檔案信息化安全保密力度是非常必要的，有利于長久的、有效地使用檔案信息。對于增強企業檔案信息化安全保密力度，應當注意防護檔案信息系統安全，也就是對檔案信息系統的防火墻予以優化、開放端口排查力度加強，避免信息泄露的現象發生[4]；嚴格管理檔案系統賬號權限，也就是定期或不定期的檢查系統賬號、備案運維賬號，清理臨時賬號，確保業務授權許可使用合規，數據安全共享。

(二)夯實服務基礎，發揮服務功能

確保檔案管理能夠緊緊跟隨不斷改革的電力企業的步伐，不僅要充分發揮為企業管理提供基礎素材與記錄作用，還需要夯實服務基礎，發揮服務功能，也就是在檔案信息收集方面，注意引進先進信息采集方式來進行信息采集，同時注意對不同載體的檔案信息予以采集；在檔案信息處理方面，要注意深加工和編研檔案信息，提高檔案信息的使用價值[5]；在檔案信息保管方面，應當注意借助先進技術來構建檔案數據庫，將紙質的檔案轉變為電子式的檔案，進而有效保存。

(三)進一步提高檔案管理人員的素質

改變檔案管理人員現狀，構建優秀的管理人才隊伍，為實現檔案管理與時俱進是是非常有利的。當然，要想構建優秀的管理人才隊伍，我們需要在以下幾方面下功夫，即：

其一，加強崗位培訓。詳細了解檔案管理人員工作情況及自身實際情況，明確管理人員與崗位要求之間的差距，進而從人才培養的角度出發，制定切實可行的崗位培訓活動，對管理人員展開專業知識、管理方法及技巧、職業素質等方面的培訓，提高管理人員的整體水平[6]。

其二，鼓勵自學成才，也就是為管理人員提供學習深造的機會，鼓勵管理人員利用業余時間來充實自己、完善自己，提高自身整體水平。

四、結束語

新時期信息技術的應用越來越廣泛，在各領域之中充分發揮作用，這也使得信息交流、信息應用越加重要。此種情況下，電力企業應當高度重視檔案管理，使之能夠對檔案信息收集、整理、分類、保存等環節予以嚴格的管控，從而提高檔案信息的使用價值，滿足企業人員調配、發展戰略制定、工作計劃制定等方面的需求，進而推出滿足人們需求的業務與服務，獲得較高的經濟效益和社會效益?；诒疚囊幌盗蟹治?，確定新時期電力企業要想在檔案管理創新與優化方面有所作為，應當從檔案管理基礎、發揮服務功能、安全保密力度及檔案管理人員的素質等方面著手，促使檔案管理充分發揮作用，保證檔案信息能夠在企業工作計劃制定、人員調動、發展戰略制定等方面充分發揮作用，促進電力企業在競爭激烈的市場環境中良好的生存與發展。

[1]劉海濤.解析新時期電力企業檔案管理的新思維[J].企業改革與管理，2015(6)：10-10，34.

[2]吳以琳.如何進行新時期電力企業檔案管理探討[J].辦公室業務，2013(15)：190.

[3]凌麗麗.在新時期電力企業檔案管理的創新研究[J].科技與創新，2016(19)：59.

[4]劉萍.新時期如何做好電力檔案管理工作[J].東方企業文化，2014(22)：179.

[5]曹蘇紅.解析新時期電力企業檔案管理的新思維[J].卷宗，2013(10)：37.

[6]黃遼蘭.新時期電力企業檔案管理與實踐研究[J].中國電力教育，2013(33)：181-182.

呂翠蓮(1974-)，女，山西晉城人，中央廣播電視大學，行政管理專業本科，晉煤集團山西金駒煤電化股份有限公司，經濟師，研究方向：企業綜合管理。

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