新時期高校畢業生檔案管理存在的問題及對策研究

賴丹香

明溪縣人事人才公共服務中心，福建 明溪 365200

新時期高校畢業生檔案管理存在的問題及對策研究

賴丹香

明溪縣人事人才公共服務中心，福建 明溪 365200

在高校檔案管理中，學生檔案無疑是其極為重要的構成。然而，目前高校在這方面的工作并沒有做的非常出色，相反出現了很多問題。本文首先對高校學生檔案管理問題進行了相應的分析，然后給出相應的改善措施，這對于提升高校檔案管理工作水平而言，顯然具有一定的參考意義。

高校畢業生；檔案管理；對策

一、加強學生檔案管理工作的意義

學生檔案，是高校學生學習以及生活的相關記錄資料，能夠映射出學生的實踐能力、學業水平以及政治思想等諸多內容，也是企業單位聘用這些學生的重要憑據。從管理角度來看，強化學生檔案的管理，有助于約束學生行為，使之變得更加規范，同時也能夠找出自身教學工作的問題，從而對育人環境加以優化，不斷提升人才服務能力。而對于學生而言，這些檔案資料可以幫助他們更加清楚的了解自身的優缺點，進而讓他們在今后的工作和學習中，揚長避短，將自己的缺陷進行充分的改善和提高，這樣就能夠實現綜合素質的全面提升。而對于企事業單位而言，在招聘這些學生時，可以通過了解這些檔案，對他們的能力和綜合素養進行充分的了解，從而決定是否錄用。

二、高校畢業生人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理重要性缺乏認識

近些年，學生就業壓力呈現不斷提升的態勢，而且不少學生往往通過先就業后擇業的方式，來發展自身的職業生涯。然而目前高校學生檔案調取程序相對復雜，這樣，學生的擇業自由度就大打折扣，于是很多學生不得不棄用這些檔案資料。另外一些學生認為，這些檔案如果投入大量時間和精力進行保管，實無必要。可是丟棄，畢竟是十幾年的經驗記錄，又十分可惜。于是就開始采用先找地方保管，然后再擇機使用。如果不再使用，那么這些檔案就不在受到關注。根據人事部各個省份的人才交流服務中心給出的統計數據顯示，我國各級人才流動中心，為全國各類型企事業單位員工保存的幾百萬的人事檔案，其中就有近百萬失去了聯系。

(二)檔案管理水平低，學生檔案觀念教育不夠

大學生在過去相當長的時間，畢業之后，工作包分配。在此期間，高校對學生檔案管理十分重視。然而隨著就業的雙向選擇政策實施之后，學生的流動性開始增強，一些高校認為，學生人事檔案的管理就不再重要，于是在實際工作過程中，只是對他們的學籍加以管理，而人事檔案建設則給予了選擇性忽視。這就造成了這部分檔案管理水平低，相關的內容質量也不高。當學生畢業之后，要么直接轉移至學生故籍所在地，要么就讓學生自己處理。還有部分學校直接將這些檔案放置在本校，最后疏于管理，導致人事檔案徹底丟失。另外高校本身也缺乏對學生進行宣貫教育，學生的檔案意識也顯著不高。

(三)用人單位不重視檔案作用

現在很多用人單位在招聘學生時，主要看其畢業證信息，然后再了解他們的個人能力，對學生的檔案不夠重視。于是這些學生就只重視畢業證，并不斷提升自身能力，對于檔案資料是否齊全，是否有著足夠高的質量并不重視。另外，用人單位也因為對他們的檔案不加關注，甚至缺乏相應的檔案建設和管理，導致很多學生在工作相當長的時間之后，他們的檔案資料履歷依然停留在大學期間，而工作期間的履歷并沒有形成相應的紀錄，這必然會導致他們人生紀錄的缺失。

(四)缺乏專業檔案管理機構

當前，用人單位并不重視學生人事檔案的調取，學生的檔案資料大多有當地人才服務機構保管。而且這些學生還不能夠按時繳納這些管理費，部分人才服務機構的工作人員自身責任心有所欠缺，更多注重經濟效益，對于長期不能繳納管理費的檔案，大多歸入“死檔”，并擇機銷毀，這樣對于學生而言，必然會造成巨大損失。

三、高校畢業生人事檔案管理對策

(一)完善高校人事檔案管理體系

在知識經濟時代，大學生人事檔案是一筆重要的數據資源。作為高校，要重新審視人事檔案的重要作用，為學生構建高質量的人事檔案勢在必行。為此需要在學校內部完善管理體系，當學生畢業之后，根據規定，將檔案轉移至學生就業單位。如果學生沒有及時就業，就需要將其轉移至人才服務機構，堅決消除擱置問題。此外，學校還需要強化對學生的宣貫，讓他們充分認識到檔案資料的重要性，進而形成保護觀念。

(二)提升管理部門的管理水平

當前，人才服務中心是學生檔案管理的關鍵部門，他們不僅要保存這些檔案資料，同時還需要做好管理工作。作為管理機構，要積極主動的了解當前社會對資料信息的需求方向，然后積極的采集相關的資料信息，讓這些檔案變得更具有完整性，檔案資料的價值才能夠展現。另外，還需要完善人事檔案的托管制度，實施多元化的代理，解決畢業生四處找工作而遺留下來的問題，讓這些人事檔案的價值得到成分展現，這樣，學生才能夠更加關注自身資料的保管。

(三)強化用人單位的檔案建設工作

人事檔案資料是一個動態更新過程，如果歸檔資料不夠及時，比如學生工作狀態的變更，綜合素質和能力的變化，權威部門認定的業績等信息，不能夠及時的進入到檔案資料中，那么就很難讓社會準確全面的通過檔案資料了解學生。作為用人單位要提升自身的檔案建設水平，要將他們的工作表現，評價和業績融入其中，讓他們的檔案資料呈現動態性，而隨著時間的遷移，他們的人事檔案的利用價值就會變得更大。

(四)創新人事檔案管理模式，推動開放式管理

當前，高校學生人事檔案的管理，采用的是人檔分離模式，這樣，就很容易引起檔案資料不能準確的反映學生現狀，內容不夠全面。另外，人事檔案上的評價內容大多具有主觀性，缺乏學生知識、業績、才能和成果當面的數據信息的錄入，基本上是一種靜態的呈現，因此在市場經濟環境中，這樣的資料的價值就大打折扣。所以，需要推動當前人事檔案制度的改革，引入誠信檔案等具有社會化功能的相關信息，并在全國范圍之內，使之具有統一性和標準性。此外，還可以構建誠信平臺，通過聯網和授權模式，授予相關人員查閱。這樣，不計能夠更加快速的進行檔案資料管理，同時也能夠讓這些資料有了發揮價值的舞臺。

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[3]王琨.試論高校學生檔案管理工作的新機制——基于棄檔死檔的視角[J].改革與開放，2016(17).

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