大數據時代下檔案管理模式變化探究

陳瑩琳

摘 要： 隨著信息技術的發展和大數據時代的來臨，人們的生產生活均出現了較大的變化，尤其是檔案管理工作受到大數據的影響較大，管理模式也因此出現了變化。檔案管理工作在大數據的沖擊下，必須實現對復雜數據的高效管理，因而管理難度明顯增加，但同時也給檔案管理帶來了巨大的改變機遇，不斷實現多樣化、高效化、個性化等管理模式。本文主要闡述了大數據的概念，并針對大數據時代下檔案管理模式的變化進行了研究和探討。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理模式 檔案資源

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0079-01

隨著計算機技術、互聯網技術的發展，數據逐漸成為人們生產生活中的重要名詞，尤其是引起了信息科技相關行業的高度重視[1]。檔案管理工作主要是對社會檔案起到保管保存的作用，并為相應群體和部門提供服務。隨著大數據時代的來臨，人們生產生活中所產生的數據越來越多，逐漸形成龐大的數據信息，繼而給檔案管理工作帶來較大的難度，但同時也是促進檔案管理提高效率和實現多樣化管理的重要機遇，即檔案管理人員需要針對大數據對檔案管理模式的變化采取相應措施。

一、大數據的概述

大數據又稱為巨量資料，主要是指其包含了數量龐大的數據，且具有種類繁多的特征[2]。根據相關調查研究可以發現，如今大數據已經滲透到每一個行業和每一個業務職能領域中，屬于非常重要的生產因素。目前針對大數據沒有明確的定義，各專業機構和網絡給出的大數據定義，主要將其作為一種信息資產，且需要在合理時間內完成對數據的處理，確保數據能夠依據決策依據。簡單而言，大數據以其整體分析方法逐漸取代了傳統抽樣分析方法，其能夠將所有的數據進行分析，提高結構的精確性。大數據時代數據類型主要存在三種明確的差異，包含結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。其中結構化數據主要是指存儲在數據庫中的數據，可以利用二維表結構實現邏輯表達；非結構化數據主要是指難以用數據庫二維邏輯表達，如辦公文檔、圖片、音頻、視頻等；半結構化數據是指介于結構化數據和非結構化屬于之間的數據，如HTML文檔[3]。

大數據主要具有數據規模大、數據種類多、價值密度低和處理速度快等特征，大數據的關鍵技術主要有數據采集、存儲、挖掘和數據分析等，即利用傳感器、運動設備等獲取和采集數據，并通過數據存儲虛擬化方式存儲數據，隨后針對全部信息進行有用信息的挖掘，進而深入分析。大數據分析主要分為技術分析和方法分析，最后得出分析結果，體現出大數據分析的價值。

二、大數據時代檔案管理模式的變化

1.大數據時代檔案管理理論體系的變化

隨著大數據在各行各業的影響，給人們的工作帶來了巨大的改變，尤其是在檔案管理方面，由于大數據的出現，會產生全新的管理理論和管理方式。在當前社會環境中，人們的工作、生活、娛樂等均可以形成數據，即檔案數據量非常龐雜，檔案管理工作人員不能夠在依據傳統檔案管理理論的基礎上開展管理工作。大數據還具有數據量龐大的特征，該數據量無法采用常規的計算方法和技術進行分析和計算。檔案管理工作在大數據時代的影響下，逐漸向著社會化、多元化方向發展，且如今檔案管理工作逐漸向服務模式傾斜[4]。各領域檔案管理工作也開始利用信息技術進行大戶數分析，如射擊射箭運動中心可以對用戶的習慣和興趣趨向進行量化分析，提升射擊射箭運動中心檔案管理工作的服務主動性，且可以向用戶推動定制服務，實現檔案的合理利用。隨著互聯網技術的快速發展，如今各行各業都在利用互聯網技術和計算機技術建立檔案數據管理大平臺，實現提高檔案管理效率的目的。

2.大數據時代檔案管理資源體系的變化

檔案管理部門的主要優勢是擁有大量的資源，且保管的資源越多，該檔案管理部門的價值越明顯，因此各領域檔案管理部門想要提高服務質量和館藏價值，必須做好豐富資源的工作。在當前的大數據時代下，幾乎任何資源都可以形成數據，即信息資源增長速度非常迅猛，檔案管理部門數據資源的來源更加廣泛。隨著互聯網的普及，各領域信息資源的來源主要是以互聯網數據為主，且中國作為全球網民數量做多的國家，我國網上信息增長數量較快。信息資源作為檔案管理部門工作主體，如今檔案管理內容更加豐富，因而相關管理部門加強了存量數字化、增量電子化的改造，管理內容已經逐漸實現海量規模。傳統檔案管理主要是針對紙質、實物等保管，而隨著信息化技術在各個領域的滲透，幾乎用戶的任何信息都需要保存，換言之、檔案數據類型不斷增多。而且同樣的數據也可以表達出不同的內容和價值。很多檔案在進入檔案管理部門保存后，便長期處于休眠狀態，即檔案的實際利用率非常低，所起到的作用也較低。而檔案作為真實記錄的數據和信息，應當具有非常高的價值，然而事實卻截然相反。另外在大數據時代下，檔案數據不斷縱向增加，致使檔案的整體利用率不斷下降[5]。

如今檔案管理部門加強了檔案信息管理的建設，有效提高了檔案管理工作的效率。實現檔案信息管理能夠及時抓取稍縱即逝的有用信息，還能夠快速從海量檔案中找到有用的信息，即檔案管理人員可以利用云計算技術、計算機軟件等提升檔案資源處理速度。另外檔案管理部門還可以采用檔案數據強制收集和實施捕捉等方式進行檔案數據的收集，確保檔案數據歸檔[6]。

3.大數據時代檔案管理服務體系的變化

檔案管理部門針對檔案開展管理工作，主要是提取歷史記錄的價值，為國家、人民提供服務。如今檔案管理工作受到大數據時代的影響，其服務體系逐漸向著社會化和多元化方向發展，即大數據時代檔案管理服務對象、服務內容和服務方式等均出現了較大的變化。與傳統檔案管理工作向政府部門和企事業單位服務不同，如今檔案管理更加傾向于為人們群眾服務，為用戶服務。而且如今檔案管理工作用戶服務也逐漸實現從線下服務延伸到線上服務，服務效率明顯提升，可以為用戶提供更多的服務，同時還能夠挖掘出一些潛在客戶。傳統檔案服務主要采用被動式服務模式，而當前大數據環境下，檔案管理資源延伸到館外，因此檔案管理可以延伸至館外，繼而實現主動服務模式，即傳統的根據用戶需求提供服務的模式逐漸被淘汰，而通過開展身份登記、查閱記錄和數據分析等，可以了解到用戶需求和習慣，繼而為用戶提供主動服務，提高服務質量。另外大數據時代還促進了檔案管理工作開啟個性化和智能化服務模式，通過數據分析了解用戶需求趨勢，智能推送用戶所需和感興趣的服務。

檔案服務的主要目的是為人們提供信息需求，檔案管理部門需要以用戶需求為出發點，實現檔案信息資源管理和服務雙贏的局面。

4.大數據時代檔案安全保障體系的變化

檔案管理工作除了需要做好檔案歸檔外，還需要保障檔案的安全，尤其是大數據環境下檔案數據數量大、種類形式多、處理速度快等，均對檔案管理工作提出了更高的要求。傳統檔案管理主要指針對紙質檔案、音像檔案等進行管理，而如今采用電子管理和數碼管理管理方式，管理人員需要確保檔案遠離磁場，尤其是硬盤需要做好防震措施。另外檔案管理部門還需要做好應急管理措施，因為檔案本身具有較高的價值，但在面對自然重大事故和社會重大突發事件時，依然會給周密的檔案防護造成漏洞，繼而造成檔案丟失和損毀。檔案管理部門需要針對各類事件制定精細化管理模式和應急方案，減少檔案出現的不可預知損失。另外檔案管理人員還需要利用技術手段進行網絡防護，加強身份認證，避免操作控制和數據泄密等情況，保證檔案的安全。

三、結束語

綜上所述，隨著大數據時代的來臨，給檔案管理工作帶來了巨大的影響，各領域檔案管理機構需要針對大數據所帶來的檔案管理模式變化，改進管理方法和管理理念，實現提高管理效率的作用，推動檔案管理工作健康穩定發展。

參考文獻

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[7]于曉萍.大數據時代下檔案管理的應對策略研究[A].國家檔案局.創新：檔案與文化強國建設——2014年全國檔案工作者年會優秀論文集[C].國家檔案局：，2014：7.