新形勢下高校教務秘書工作探析

張靜

摘要：新形勢下，如何加強高校教務秘書隊伍建設，規范教學管理，對提高教學質量起著舉足輕重的作用，對高校教育工作有著重要的意義。本文基于教務管理工作實踐，闡述了教務秘書在教學管理工作中的角色，對目前管理中存在的問題進行了分析，對如何加強和改進教務秘書工作及其隊伍建設提出幾點建議。

關鍵詞：教務管理；高校教務秘書；探析

教務秘書在高校院系一級教學管理中具有不可替代的作用，他的工作直接反映了教學管理的質量與效果。教務秘書如何提高工作水平和質量，以適應新的教學改革形勢，提升教學管理水平就顯得尤為重要。筆者結合自己的工作崗位實踐做如下探討：

1教務秘書在教學管理中的角色定位

1.1服務的角色

筆者認為，教師是教學工作的主導力量，學生則是教學活動的能動主體，作為教務秘書應該牢固樹立起為師生服務的思想意識，用勤懇高效的工作，為教學質量的提高做好服務工作。

（一）為教師服務

首先，期初時教務秘書應盡早為教師做好教材、任務書、課堂手冊、學生名單“四到位”，方便老師及時了解所帶專業和學生情況，以便充分備課，有針對性的教學。其次，隨時處理教師在日常教學中的突發事件，如調停課。由于這樣那樣的原因難免會有教師調課，教務秘書要協助教師填寫調課申請單，經主管領導簽字后方可上報教務處并在學生所在學院備案，及時通知到學生留意補課時間。再次，對于每年新進的教師，難免存在對于試卷的打印裝訂、閱卷規范、成績單格式等都不了解，教務秘書應該主動向新進教師詳細講解，手把手的示范，以便他們順利地完成教學任務。最后，教務秘書要對教學硬件設施的要求和反饋聽取教師的合理化建議，并且及時向有關領導和部門反饋，以維護正常的教學秩序。另外，每年的畢業生論文答辯，教務秘書協助各系做好論文答辯的組織、上報、實施工作。

（二）為學生服務

首先，每學期開學初總會不斷有學生來查詢成績，了解補考、重修、清考的具體情況。對于這些繁瑣的工作，教務秘書要在保證按照學校的有關制度嚴格管理和保密的前提下，耐心細致的解答學生咨詢的事宜，指導學生準確填寫申請表格，辦理相關手續。其次，對于一年兩次的全國大學生英語四、六級考試工作，教務秘書要通知到班級學生并且指導學生完成上傳照片、繳費、報名、簽字確認、領取成績單等一系列事項，其間難免有學生將準考證遺失則還要幫助他們開具書面證明，總之就是要為學生解除后顧之憂，讓他們能夠順利地參加考試。再次，為了使輔導員準確掌握所帶學生的學習成績，更加全面地了解學生在校的學習狀況，有針對性地開展學生工作，教務秘書每學期都要為學工辦提供學生的各類成績，如英語四（六）級成績、期末成績匯總、學籍審核情況表等，在此基礎上對成績不理想的學生進行學籍預警并做好家長談話記錄備案。最后，審核畢業和學位資格，畢業班英語四六級成績核對及畢業生學籍處理工作等。

1.2管理的角色

教務秘書是高校日常教學管理工作的具體執行者，比如考試管理、學籍管理、教學計劃管理、成績管理等等，還要負責有關教學管理信息的收集、統計、分析，對教學文件整理歸檔，負責組織所在二級院的考試工作、試卷及相關材料的收集和裝訂。

（一）對教學過程的管理

教務秘書要協助二級院主管領導對教學運行的全過程進行監督和管理。比如，協助主管院長對教師的教學大綱、實驗大綱、教案、講義、PPT、教材、課堂手冊等進行認真檢查，以保證教學工作的順利開展；對于期末考試試題，要例行規范性檢查，是否有系主任或教研室負責人簽字、是否加蓋二級學院（教研室）公章、試題評分標準等，并將這些資料按年度、年級、班級統一存放檔案盒并加貼便簽，方便今后查閱；收試卷時，應重點檢查課堂教學手冊是否按要求填寫完整，試卷分析報告是否按卷面成績進行分析，是否一式三份成績單簽字蓋章等。

（二）對教學質量的管理

教學質量管理是教務秘書工作的重點。一方面，應該健全在二級學院層面上的教學質量管理制度，可以會同教學質量評估中心一起，加大對二級學院教學檢查和監督的力度；另一方面，力爭做到日常教學活動規范化并且付諸到具體工作上來，如定期組織教師觀摩教學（同行聽課、專家聽課、領導聽課）、青年教師及新進教師講課比賽、定期召開學習委員座談會、指導學生網上評教并做好記錄，聽取學生代表對任課教師的意見與建議，對收集到的教學信息進行整理、總結后反饋到相關部門和領導手中。

（三）對文件資料的管理

教務秘書在日常事務中會收到各類文件資料，如大教務下發的各種教學文件及通知，本學院各專業的教學計劃、教學大綱、院系自身形成的各種教學資料及通知等。對這些文件、資料、通知等進行科學化、規范化地整理和歸檔，按屬性進行科學分類，按年度學期、發文字號編目錄，貼標簽，最后裝入檔案盒，方便信息使用者迅速、準確地查閱資料。

1.3協調的角色

教務秘書是學院領導和教學管理相關部門、老師與學生之間的聯絡員，更是教務管理中的樞紐和橋梁，對主管領導負責，在教務處和教學質量評估中心的指導下開展工作，在這個過程中扮演著服務師生、協調左右、上傳下達、保障教學工作順利開展的重要角色。

2當前高校教務工作存在的主要問題

2.1思想觀念陳舊，教務秘書隊伍建設不受重視

長期以來，由于受“重教學輕管理”這種傳統高校管理理念的影響，教務秘書的工作沒有得到足夠的重視，被認為是很普通的工作，任何人都能干。加之日復一日的對教學管理工作進行組織、協調、貫徹執行，期間工作重負繁雜的程度可想而知，但卻得不到理解和重視，進而使教務秘書的創造性和積極性受到負面影響。

2.2教務秘書工資待遇偏低且晉升、職稱評定機會少

由于工作性質的要求，教務秘書時常遇到“開學早、收假晚”，但凡遇到大小考試總是要“提前來、晚些走”，在日常工作中也經常遇到加班加點放棄休息時間，但這些往往不被人覺察，很容易被忽視。有任務要完成時最先想到教務秘書，算酬金時可能被遺忘，這樣就難免會挫傷教務秘書工作的積極性和主動性。另一方面，學校對教務秘書的職業發展往往不是很重視，許多人可能一輩子直到退休都在從事教務工作，面對一個比高校其他行政人員工作量大很多、繁瑣又操心但沒有什么晉升發展機會的工作，教務秘書難免會在工作上沒有方向感，缺乏成就感，久而久之，便會對工作產生厭煩情緒。

2.3教務秘書很少有培訓交流的機會

提高教務秘書隊伍建設的有效途徑之一離不開培訓交流，但現實情況是，大多數高校教務秘書在各自的工作崗位上從期初忙到期末，還要隨時關注教學動態變化，處理教學過程中發生的各種突發事件，根本難以離開辦公室，就更少有培訓交流的機會和時間了，這些就局限了教務秘書自身素質的提高，在處理教學管理工作難題上常以自身經驗為支撐要點，仍停留在傳統經驗型和口頭型的淺層次粗放的管理模式，缺乏科學預見，管理缺乏創新。

3加強和改進高校教務秘書工作及其隊伍建設的對策

3.1轉變思想，加強高校教務秘書隊伍建設

一方面，要從學校領導和教師的層面加深對教務秘書工作的認識，更新教育思想、轉變教育理念。另一方面，教務秘書也要加強自身學習及信息化能力的培養，在實踐中不斷總結經驗教訓，提高理論水平和管理能力。

3.2建立完善科學的考核評價機制及長效激勵機制

對于教務秘書的工作首先要充分認識和肯定，對他們的工作進行公正的績效考評，并將考評結果直接與收入掛鉤，真正體現其勞動價值。開展爭先評優活動，讓老師和學生參與，評選出工作扎實、責任心強、業績突出的優秀人員，給他們更優厚的待遇享受（比如在年終考核、評定職稱等方面予以傾斜），充分發揮先進典型的帶動和激勵作用，結合物質獎勵和精神激勵，由衷激發其工作的積極性，鼓勵其更安心的從事教務管理工作。

3.3強化培訓交流，進一步提高教務秘書隊伍的綜合素質

在信息化背景下，更需要加強對教務秘書的培訓，多參與對外交流和專業進修，提升個人學習能力，夯實基礎，提高自身水平，以便更好的適應新的要求，使教務秘書具有較強的信息化管理能力。

綜上所述，教學工作是高校經常性的工作，教學管理是高校管理的中心內容，教務秘書通常在時間緊、任務重的情況下要出色地完成工作也必須講究工作的方式方法。學校領導及相關部門應本著人本管理的理念，正確認識和處理教務秘書工作中出現的問題，穩定好、建設好這支隊伍，建立長效管理機制，充分發揮其職能，對于促進教學改革，提高高校教學管理水平意義重大。