論聘用制環境下高校人事檔案管理的完善

姚路明

摘要：聘用制下的高校人事檔案管理工作存在一些失范現象，本文在對此進行分析的基礎上梳理了其成因并給出了相關完善對策。

關鍵詞：聘用制；高校；人事檔案；完善

現階段，很多高校采用聘用制的方式來招聘社會人才。已經建立起了一套完整的聘用、解聘的制度。隨著社會的高速發展，高校之間的競爭也越來越激烈。隨之而來的就是頻繁的人事調動，人事調動自然少不了檔案的收集與整理。他們之間的隸屬關系，層次結構無一不反映在檔案之中。有效的檔案管理勢必會為相關工作的開展帶來充分的保障。

1聘用制環境下高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案材料的質量不高

從全局來看，整個教職工的檔案資料質量不是很高。具體表現在有些檔案的內容不是很完整。一段時間以來，學校的檔案只是記錄和收集個人的社會經驗，閱歷，政治面貌等單方面的東西。檔案資料相對來說比較陳舊，只是官方的記錄了一些不太重要的職位升遷經歷，學歷狀況等。對于具體反映個人的能力特點，專業結構以及具體的工作業績等少之又少。其次，檔案資料的真實性有待進一步考證。由于檔案資料可能會涉及到教職工個人的職位變動，獎評待遇等個人的利益問題。所以可能會存在一些虛假，不真實的資料被放進檔案，檔案的嚴肅性值得考慮。其次，有一些高校還一直沿用傳統的檔案管理方式，很多重要的檔案資料還是采用紙質的方式來留檔，這在無形之中會加大工作的力度和強度。檔案管理不能只流于形式，要切實發揮出它的效用才是極好的。

1.2人事檔案的管理意識不足

一段時間以來，聘用制下的好多檔案管理人員對檔案抱有毫無用處的思想。他們認為檔案只不過與一些無所謂的工資有關，沒有必要。也不用刻意地對檔案進行細致的整理與分類。對于檔案為高校的教學以及科研等做出的貢獻認識不夠充分。在具體意識方面，不僅僅檔案管理人員有這種思想，部分領導也對檔案缺乏一定的了解。對檔案的管理工作不夠重視，沒有對檔案管理的基礎設施投入一定的物力支持。另一方面，也包括對檔案管理人員的疏漏管理。而且，大多數領導認為沒有必要為了一個聘用人員去管理他的檔案。久而久之，就會導致整個檔案系統的檔案資料不能及時地得到更新，給日后的檔案調用帶來麻煩。

1.3信息化水平不高

現階段，大多數高校的檔案管理工作缺乏系統的信息化運作，檔案的信息化研究不夠深入，專業人才比較缺乏。而且在制作傳統檔案的時候，書寫量比較大，查閱起來比較困難，同時倘若查閱的次數過多還可能會影響案卷的質量。不可否認，在現在或者未來，檔案的這種性質依然有它的優勢所在。然而隨著社會的進步和發展，為了適應高速發展的現代社會，檔案越來越多的被利用到日常生活中。

原來的純手工操作和紙質檔案已然不能滿足當下社會環境對檔案的要求，對人事檔案的迫切需求和重復檢查加重了檔案檢索的壓力。然而，通過對檔案的信息化處理，想必會對檔案的處理工作大大提高效率，這是檔案管理人員和學校領導值得進一步考慮的問題。

1.4重新建檔現象比較嚴重

重新建檔即重新建立檔案，原本是在原檔案人員檔案丟失的情況下不得已采取的非常措施。該項措施的本意是為了方便進行人事檔案管理，是對那些檔案丟失或者檔案無從考證的人進行重新建立檔案。這些都是因檔案管理中存在的疏忽而不得已采取的補助措施。然而隨著社會經濟的高速發展，聘用制在高校一度盛行。許多高校等用人單位為了留住人才，就把相關的人事檔案給“扣留”起來，以此來“要挾”教職工等工作人員，這樣就會增加教職工尋找新工作或者享受國家待遇的難度。然而重新建檔這種現象往往會造成“一人多檔”、“有檔案無人”以及“檔案與檔案持有人不一致”等問題，這種建檔的方式在另一種程度上嚴重影響了檔案的管理原則。這種影響包括兩個方面，一方面對原單位來講，由于檔案主人舍棄了檔案，造成大量的檔案累計，這些檔案都需要花費大量的時間和物力去整理，造成了大量的浪費。而對于新的用人單位而講，由于缺乏之前的檔案資料，檔案管理人員不得不重新創建檔案。

1.5工作人員缺乏專業的檔案管理素質

由于高校的相關領導對檔案的關注力度和支持力度不是很大，所以一般情況下很少安排專職人員來進行檔案的管理工作，大多數都是安排其他老師以兼職的身份來進行操作。然而由于對兼職檔案管理員缺乏系統的知識培訓和技術指導，同時，檔案管理員又不能保證有足夠的時間和精力去進一步管理檔案工作，這樣就會導致整個的檔案管理水平相對較低。然而隨著社會的快速發展，傳統模式的的檔案管理已然滿足不了現在的社會要求。學校中既了解傳統檔案工作業務，又對檔案信息化技術頗有研究的工作人員是少之又少，需要全面提高整個檔案管理人員的綜合素質。

2聘用制度條件下高校人事檔案管理的進一步完善

對聘用制下高校的人事檔案管理工作有了充分的了解之后，針對人事檔案管理中存在的諸如此類的問題，本文提出了相應的完善方法，具體如下：

2.1建立完善人事檔案管理體制規范

隨著各大高校間人才競爭的加劇，人口的流動也越來越快。高校間各部門之間的人事聯系也越來越密切。任何事物都要有一個規范，作為檔案管理也是一樣。不同高校管理的方式和制度也是不一樣的。無論怎樣，對于檔案的收集，整理，管理，操作等都要有一個合理的操作章程，這對于檔案管理是十分必要的。切實做到有法可依，檔案的真實性要有法律保障。對于違法篡改相關的檔案都要受到法律的嚴肅處理，同時使用人事檔案材料的人要走一定的章程。在使用檔案資料的過程中，造成檔案資料缺失的要追究相關當事人的責任。而且，要確保歸檔的材料能確實反映相關當事人的真實客觀性。全面地反映每一位教職員工的品德，素質，業績，才能等。為高校有效的人事調動和科研開發提供強有力的技術支持，確保檔案管理工作向制度化和規范化方向發展，切實實現高校人事檔案管理標準化，做到對高校檔案進行系統管理和控制。

2.2提高聘用制下管理人員對檔案重要性的認識

在高速發展的現代信息社會，倘若再以傳統的方式去面對檔案管理工作顯然是不行的。新時期的聘用制下檔案管理工作應該建立健全全新的檔案管理制度，在這種新的規范下去管理檔案。檔案對于一個人的成長和發展是非常重要的，所以，檔案管理人員應該盡快的轉換自己原始的檔案意識，提高自己對檔案的認識，要充分了解檔案的重要性。爭取為高校的人事選拔，制度改革，評獎評優等提供著實有效的檔案信息。這也會在另一種程度上擴大高校檔案的影響力和范圍。再者，對高校的管理層而言，要加強對教職工關于檔案管理工作的人事宣傳，讓教職工充分了解檔案對于他們自身發展的意義。這樣也會大大提高檔案管理工作人員的工作效率和質量，對檔案的收集和整理務必會帶來極大的促進作用。而且，學校高層的極大關注和宣傳勢必會帶動各級領導和教職工的積極參與。高校領導對檔案投入的極大物力、人力想必也會對檔案工作的順利開展提供著實有力物質保障。周而復始，檔案管理工作將會是一個極好的發展局面。

2.3加強聘用制下管理人員的素質培養，加強人才隊伍建設

檔案管理是一個技術工作，需要管理人員具有一定的檔案管理知識。在日常的工作之中，要加強管理人員的專業培訓。在引進人才的同時要聘請校外專業的人士來學校做報告。同時，也要加強檔案管理人員的檔案保護意識，積極地投入到檔案的管理工作中，同時還要充分利用部分檔案管理人員的技能，為檔案管理工作服務。采取培訓和去外地考察學習的方式，提高他們的業務能力和知識水平，使高校檔案管理工作向信息化，高效化，專業化方向發展。