電大系統工會檔案網絡管理探討

馮開顏

摘 要 加強電大系統內建設研究的一部分，各電大工會檔案管理網絡化管理和建設逐漸顯得必要，以計算機、網絡和信息技術為手段，把檔案管理工作為網絡應用服務對象，結合檔案管理學為指導理論，根據檔案管理的流程和要求，科學開展電大系統工會檔案的收集、整理、保管、開發和利用的全過程。作為電大系統內工會檔案管理信息化是全省工會工作發展的方向，是提高工會檔案服務職能的基礎性工作。加強和做好各電大學校工會檔案管理信息互聯互通，在互聯網時代下的電大工會工作中具有十分重要的意義。本文就目前電大工會檔案管理存在的問題，如何互聯互通以及探討問題的解決之策。

關鍵詞 電大系統 檔案管理 互聯互通

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1002-7661（2017）01-0004-02

一、加強全省電大工會檔案管理的必要性

隨著電大系統內組織的比賽和活動增多，比如全省電大系統內羽毛球比賽是由各兄弟學校工會組織，組建一個電大工會網絡系統，實現工會信息互聯互通很有必要。首先可以進一步提升工會的傳承功能，工會檔案記錄了工會組織的優秀傳統、歷年來先進教職工的事跡、學校民主政治建設、多年的工作總結等多方面，可以把工會組織寶貴的精神財富傳承下去。其次是通過網絡加強工會的凝聚功能，工會檔案中有相當一部分是紀錄工會組織圍繞教學科研中心工作、動員教職工群眾積極工作、服務大局的成果，它是廣大教職工的勞動結晶，會產生一種巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工會的激勵功能，工會組織自身形象和價值觀建設的目的之一，就是使全體教職工從內心產生一種積極向上的精神、奮發進取的效應。最后是提升工會的服務功能，工會檔案的服務功能體現在圍繞學校中心工作，服務于學校全局性等方面。目前電大的教學網絡系統已經成熟，在此基礎上增加工會檔案管理應用系統在技術上和經濟上完全具有可行性。電大工會檔案存錄著全體教職工通過努力獲得的勞動榮譽和對電大事業發展的貢獻業績，是教職工個人進步和學校發展所需查證的史料，也是電大事業發展依靠教職工辦學、教職工民主管理、職權落實、校務公開的信息庫，對促進電大工會工作的發展具有非常重要的意義。但目前電大各學校工會檔案管理都存在類似的問題，都需要大量的調查和問卷，從而提出解決問題的方案和對策。

二、目前電大系統工會檔案管理存在的問題

（1）檔案管理意識淡薄，尤其是工會檔案管理。在電大各學校工會工作是群眾性的工作，都是一些后勤的工作，相比電大教學教研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。工會工作組織的活動都是群眾性的，比如組織教職員工爬山、體育競技等，讓大家習慣性認為工會工作就是吹拉彈唱，搞活動及發福利的工作，涉及不到檔案資料。很多電大的工會干部及領導對檔案管理意識比較淡薄，對檔案管理的重要性沒有足夠的認識，甚至對工會檔案的收集、歸檔、管理等工作持冷漠的態度，從未將工會檔案管理工作納入工會工作的議事日程，導致工會檔案管理工作長期處于手工操作模式，上級檢查的時候被動應付，不可能高質量、系統地為工會工作和電大教學、科研及宣傳工作服務。在硬件和軟件基礎投入不多，工會機構的效能沒有得到發揮。

（2）作為電大的職工組織，工會涉及的范圍比較廣泛，其檔案管理制度不健全。工會檔案管理工作缺乏系統、完整的制度保證，工會檔案管理的人員素質有待提高，對工會工作缺乏有效的制度與機制，目前電大系統都不能做到統一管理，該形成的文件不完整、不系統、質量不高，更談不上工會檔案電子化和網絡化管理。

（3）廣播電視大學是由中央廣播電視大學，省級廣播電視大學，地市級、縣級廣播電視大學分校和工作站組成的覆蓋中國大陸的遠程教育系統。各級電大學校都有自己的工會組織，不定期組織系統內的比賽都是由工會組織的，建立基于互聯網環境下的工會檔案管應用系統勢在必行，把各級各校的檔案統一分級管理有利于讓電大系統的檔案管理工作更規范。這種網絡應用系統的建立可以讓資料歸檔工作制度統一而不至于各自為政，所以學校應盡快建立全國或全省的工會檔案管理網絡應用系統。

（4）檔案管理工作人員素質不高，工作規程不科學。從事工會檔案管理的人員滿足于手工管理模式，不求進取，抱著混日子的思想。由于領導和人們對工會檔案管理工作意識淡薄，認識不到位，對工會檔案管理不重視，認為工會檔案管理工作簡單，投入的資金非常少，技術手段不僅單一而且落后，人員素質不高已經成為檔案管理的最大問題，現代化管理手段也要人員素質相適應。檔案管理現代化、信息化沒有人員素質的提高就無從談起，更談不到科學管理。

三、電大工會檔案管理問題解決思路及對策

（1）各電大工會組織盡快實現檔案信息化，建立各種的工會檔案管理站點。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理者和部門之間，不同程度上的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足個體和群體對信息的需要。要改變這種現狀，就需要實現高校工會檔案管理工作現代化，即建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具和手段管理信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。把歷年的檔案電子化，通過文字輸入、掃描和拍照的方式實現信息電子化。

（2）構建全省，甚至全國的電大系統工會網絡系統，把各站點聯系起來，組建工會網絡系統，實現電大系統工會檔案管理科學化和網絡化，實現信息互聯互通。用先進的電子信息技術來構建工會檔案管理工作的整個信息系統。工會檔案管理工作現代化涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。工會檔案管理應用多媒體信息網絡系統，首先要建立起工會信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋工會各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。

（3）進行前瞻性研究。檔案管理運用大數據的策略，對檔案資源進行統一管理或統一備份大數據技術支持龐大數據的存儲和處理，使檔案資源的統一管理或統一備份成為可能。尋求和大數據開發公司合作，開發適合檔案行業的大數據分析工具。大數據技術寬泛復雜，一個行業想引入大數據，就需要打破專業限制，尋求和專門的大數據開發公司合作，避免擁有大量數據的電大系統造成數據資源浪費，只有通過熟悉檔案行業的檔案工作者與專門進行大數據開發的專業公司或人才合作，才能開發出適合檔案行業特點的大數據分析工具。

參考文獻：

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（責任編輯 曾 卉）