文書檔案全電子化的可行性及難點分析

隨著社會的發展與進步，信息化水平不斷提升，而信息技術也走進了人們生產、生活的各個領域，推動了各行各業的發展。而在我們各領域的發展當中，有許多文書檔案需要整理，文書檔案對于一個行業的發展具有指導性和參考性的價值。在今天這種信息化水平不斷提升的時代，是否可以把某些領域的文書檔案全部進行電子化、利用計算機信息手段進行儲存已經成為了一個課題。本文就是基于這一點，分析了文書檔案全電子化的可行性，并針對其難點進行了討論。

【關鍵詞】文書檔案；電子化；信息儲存

1 緒論

1.1 研究背景

隨著社會經濟的發展，社會的科技、文化等各個領域都有了長足的進步。而我國的發展也變得更為迅速。在這一背景之下，我們緊跟世界電子信息革命的腳步，實現了國家的信息化大發展，而在電子信息領域，我們的技術也越來越強。信息技術開始進入人們生活的各個領域，并成為了各個領域的強大助力。因此，信息技術在當前開始被廣泛關注，并有許多的研究者開始對本行業的信息化進行專項研究，信息技術的影響可見一斑。另外，隨著社會的高速度發展，這種發展的高速度也使得發展的容錯率降低，因此做好發展的預期設計以及及時地解決發展當中的問題是十分重要的環節。文書檔案是發展當中寶貴的指導和參考資料，因此做好文書檔案的管理，能為行業的發展提供巨大的幫助。基于以上情況，就有許多人提出將信息化管理辦法引入文書檔案管理當中。本文的研究就是從這一背景下進行的，試圖研究文書檔案全電子化的可行性以及難點。

1.2 研究意義

1.2.1 理論意義

文書檔案對于各個領域的發展都有著不可忽視的作用，其制定與管理是任何行業都需要關心的課題。因此，在文書檔案的管理研究當中，已經有了十分豐碩的成果，文書檔案的錄入辦法、排列辦法、管理策略等等研究都已經比較成熟，為文書檔案的管理提供了巨大的理論支持。但是，在今天電子信息化趨勢越來越強的背景之下，開始有人提出文書檔案的全電子化管理，提議利用電子信息的儲存和管理來取代傳統的管理方式。但是，關于這一方面的理論資料并不是很多，而更是缺乏針對性的研究，而本文就是重點分析了這一點，能為這一方面的研究拋磚引玉，因此具有一定的理論意義。

1.2.2 現實意義

在電子信息技術越來越成熟的今天，已經有不少領域開始嘗試文書檔案的電子化管理，但是在實施的過程當中，卻出現了不少的問題。當今社會，電子化的趨勢越來越強，因此我們不能因為其問題而放棄文書檔案的電子化發展，而更應當幫助其認識到其中的問題并加以改進。本文的研究就是針對于此展開的，將能夠為文書檔案管理的電子化提供直接的參考。

1.3 研究方法

1.3.1 文獻查閱法

針對文書檔案的管理和信息儲存管理的問題，我查閱了大量的文獻，從中發現了文書管理的特點以及價值，并看到了信息技術的優勢，因此這成為了本文論述的主要支點。

1.3.2 走訪調查法

為了保證本文研究的有效性，我在論文成文之前對一些文書檔案管理者進行了走訪，收集了一些一線工作者的意見和建議，這成為了本文論述的真實性和有效性保障。

1.4 可行性分析

本文的研究針對的是文書檔案的全電子化，其研究具有很強的可行性。首先，電子信息技術的進步使得這一問題已經凸現出來，而文書檔案管理的研究也有著很深的底蘊，因此有許多可以參考和借鑒的資源。其次，文書檔案的管理是一個普遍的問題，因此可以較為輕松地實現相關人員的走訪。最后，筆者對文書檔案電子化管理的分析更多地是偏重“文書檔案管理”，因此不會涉及專業的電子計算機技術問題，只需要了解信息化的基本特征即可，因此，在技術操作上不會存在大的障礙。

2 文書檔案全電子化的可能性

2.1 電子信息技術的發展

文書檔案的管理是一個比較“古老”的話題，因為每個行業從一開始都會注重這種檔案的整理。但是，文書檔案的全電子化依托的是電子信息技術，是需要電子信息技術支持的。目前，其他領域的電子化也是在信息技術的發展下才得以實現的。當前，我們的信息化水平越來越高，而且相關的技術也在不斷完善，這為文書檔案的全電子化管理提供了可能。寬泛地講，學校人事檔案、學生檔案的管理都屬于文書檔案的管理，而學校圖書館的管理也與之類似。在信息技術的發展之下，這一類檔案管理已經開始向電子化發展，例如我校以及周邊學校的此類檔案都有了專門的信息庫，這一類信息都被歸納到了信息庫當中。我們所能直觀看到的就是我們的圖書館，幾乎所有的圖書館都有了電子信息檢閱系統，更是有大量的電子書收藏。這在電子信息技術沒有出現之前是不可能的，是電子信息技術為其萌芽提供了土壤，而這一技術的發展也為文書檔案的全電子化發展提供了更多可能。

2.2 行業經濟的進步

文書檔案的信息化需要一定的經濟支持。首先，要進行文書檔案的信息化錄入需要大量的人力物力，沒有一定的經濟支持是難以實現這種電子化轉換的，這也是文書檔案電子化的一個前提。其次，文書檔案的電子化管理需要更多的計算機設備，而我們大部分的行業沒有專門用來進行文書檔案管理的計算機和相關設備，如果要實現這一電子化，就需要更多的經濟支持。最后，系統的維護費用也是較高的。而我們當前的經濟正在飛速的發展當中，各行各業的經濟收入都開始增加，因此在經濟上有了更大的自由度，可以拿出更多的資金來進行這一方面的投入，這成為了文書檔案全電子化發展的基礎。

2.3 管理的多元化趨勢

前文當中筆者多次提到了文書檔案對于行業和領域發展的重要性，因此對于文書檔案的儲存和管理，每個管理者都十分注重，這是他們賴以生存和發展的關鍵資源。因此，為了避免管理中的問題，有許多管理者憚于進行文書檔案管理的改革。傳統的文書檔案管理辦法已經得到了全面的完善，而研究者也并沒有放棄對原有管理辦法的改進，因此傳統的管理辦法并沒有對行業的發展產生更大的障礙，這就更使得一些管理者不愿意進行改革。因此，管理多元化趨勢的出現使得文書檔案的全電子化發展看到了希望，在多種管理辦法的沖擊當中，更多優秀的管理辦法被發掘出來并對行業的發展提供了巨大的幫助，因此在競爭越來越大的今天，越來越多的管理者敢于嘗試新的管理策略。

3 文書檔案全電子化的優勢

3.1 電子化的高效性

電子信息技術從出現開始，就代表了一種新的效率，這種效率已經成為了電子信息技術的最主要特征。從賓夕法尼亞大學第一臺電子計算機開始，人們就開始關注其運行效率，發展到現在，計算機的運行效率越來越高，而人們之所以將其引入到行業發展當中，與其高效性是分不開的。因此，如果實現了文書檔案的全電子化，那文書檔案管理的效率將會得到實質性的大提升。例如在資料的錄入過程當中，傳統的資料錄入需要進行錄入、打印、封存等各方面環節，而實現全電子化之后，只需要將信息輸入計算機然后分類上傳就可以，減少了許多環節的麻煩，筆者在對一些檔案管理者進行走訪時發現，現在已經有了許多信息可以進行電子管理，這一部分信息的錄入十分便捷，比傳統的信息錄入在效率上有了極大的提升。

3.2 電子保存的長效性

我們傳統的文書檔案管理一般是用資料袋進行封存，而檔案的材料一般都是紙質，因此在保存上會存在不少的問題。盡管當前的紙質已經有了很大的進步，比原先的紙已經更耐腐蝕，能夠保存更長的時間，但是紙質的保存時間依然較短，而且會受到潮濕，蟲蝕等多方面的危害，幾年之內就必須進行重新整理，甚至有些檔案資料需要重新錄入。而如果實現了文書檔案的全電子化，這種問題就將得到一個較好的解決，電子信息儲存能夠有效地避免紙質檔案所可能受到的外部環境侵蝕，而如果需要文檔的管理或者重整，利用計算機的“查找”、“復制”等功能就可以較為便捷地進行。因此可以保持更長的時間。

3.3 空間的節儉性

傳統的文書檔案管理需要一個甚至幾個較大的檔案室，尤其是一些大的企事業單位，其文書檔案的數量更多，因此會占用許多的空間資源。而如果文書檔案實現了全電子化，那么無數的數據都將變成信息資源，需要一臺或幾臺計算機就可以實現資料的儲存和管理，能夠節省大面積的空間。

4 文書檔案全電子化的難點

4.1 對技術以及技術人員的要求提升

要實現文書檔案的全電子化，就必須要進行文書檔案管理設備的升級，而這些設備一般是高技術型的。而就目前來說，我們的電子信息儲存設備在技術上仍然沒有完全成熟，因此在管理當中會出現一定的問題，在走訪當中，發現這些設備的效率雖然提升了不少，但是運行中仍然不可避免地有卡頓、運行不暢等問題，技術上的問題并不是一朝一夕可以解決的。其次，由于技術設備的升級，對管理中技術人員的技術要求也不斷提升，如果實現了文書檔案的全電子化，那么文書檔案的管理者不僅需要掌握文書檔案的管理技能，更要掌握計算機設備的使用甚至維護技能。筆者在對文書檔案管理員的訪問當中發現，這些人員基本都十分嫻熟地掌握了文書檔案的管理，但是在計算機技術上并沒有過多的學習，因此有很大一部分有經驗的檔案管理者需要進行再學習，這也是文書檔案全電子化的一個重要阻礙。

4.2 安全性的問題

文書檔案事關一個行業的生存與發展，甚至有一些機密檔案更是行業發展的關鍵，因此在文書檔案的管理當中，對于安全性的要求是很高的，一旦出現安全問題，輕則丟失數據，重則使一個單位面臨發展困境甚至造成重大損失。而在當前，網絡信息安全一直是一個難以解決的問題。因此，要實現文書檔案的全電子化，就必須關注這一安全問題。在近幾年，由于信息數據庫被入侵而造成企業虧損的例子屢見不鮮，這更為我們文書檔案全電子化的發展敲響了警鐘。

4.3 發展速度慢、經濟消耗大

當前有許多單位的發展歷史已經十分久遠，因此其文書檔案信息十分龐大。而 由于當前各個領域間的交流變得頻繁，產生的數據信息也更為繁復，因此各個領域、各個階層都已經有了龐大的文書檔案數據。而以往的文書檔案有許多是按照傳統辦法進行儲存管理的。所以，要文書檔案的全電子化需要一個漫長的過程，數據庫的建立、文檔的錄入、管理辦法的革新都需要大量的時間。而在這之中，也將耗費大量的人力、物力資源，需要購置更新的設備，因此經濟基礎也成為了文書檔案全電子化所需要考慮的一個問題。

5 文書檔案電子化發展策略

5.1 嚴把技術關

技術問題是制約文書檔案全電子化發展的一個關鍵因素，也是文書檔案電子化的基礎，因此，在技術上應當嚴格把關。首先是在設備選擇上，應當選擇信譽產品，在這一點上可以到兄弟單位進行考察，選擇更好的設備。其次，在管理人員的問題上，也應當加強技術培養，為相關職員提供再學習的機會，并鼓勵職員進行再學習。最后，為了更有效地進行技術保障，可以適當引進相關的技術人才，更為有效地提升自身的技術水平。

5.2 保證安全性

對于文書檔案來說，信息安全性是關鍵性問題，而電子信息的安全問題卻是一個待解決的難點。因此，我們要實現文書檔案的全電子化，更要注重信息的安全。首先，我們可以先對一些非機密信息進行電子化處理，機密文件仍然按照傳統方式進行管理，避免由于電子信息泄露造成不必要的損失，在安全問題解決之后再完成文書檔案的全電子化。其次，在信息數據庫的安全性上，應當盡量加強管理，不斷升級與更新安全系統，為數據安全提供更為切實的保障。最后，對于機密文件，還可以利用內部網絡進行管理，不進行互聯網的接入，有效保障信息的安全。

5.3 循序漸進

由于技術、經濟等各方面的原因，想要快速完成文書檔案的全電子化是不現實的，高速度容易帶來各方面的問題。因此在文書檔案的電子化發展當中應當循序漸進，有計劃、有目的地進行改進，不可操之過急，避免造成不可挽回的損失。另外，在經濟投資上，筆者也建議循序漸進，甚至可以利用這種經濟控制的手段來控制文書檔案的全電子化速度。對于企業的重要信息資源，謹慎與循序漸進也可以提供更多的安全性保障。

6 結語

在信息技術電子化的大潮當中，各領域的電子化發展已經成為了一種趨勢，而文書檔案的電子化能夠為其管理發揮極大的作用。但是，全電子化卻對文書檔案的管理提出了許多的問題。本文筆者就從這些方面出發，從文書檔案全電子化的可能性及優勢分析了文書檔案全電子化管理的可行性，并針對其難點找到了一些解決辦法，希望能為文書檔案管理的進步助力。

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作者簡介

羅佳豪（1994-），男，浙江省杭州市人。現為浙江越秀外國語學院本科在讀學生。研究方向為漢語言文學專業 。

作者單位

浙江越秀外國語學院 浙江省紹興市 312000