論高校檔案工作者素質提升的策略

陳玄

［摘要］高校檔案工作的信息化、智能化，要求高校檔案工作者要從轉變檔案工作的觀念，加強政治思想素質的修養，提高計算機的應用與處理能力與增強檔案工作技能等方面采取措施，提升素質，以實現高校檔案工作的現代化。

［關鍵詞］高校；檔案工作者；素質

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.095

［中圖分類號］G647.24；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

高校檔案凝聚了全體師生的勞動創造及智慧經驗，是高校歷史的真實記錄，它隨高校的建立而產生，隨著高校的發展與時代的變化而日新月異。信息時代的到來，使各種現代化的設施設備在高校檔案工作中的應用日趨廣泛，高校檔案工作的信息化、智能化已是必然趨勢。面對高校檔案工作形式的變化，每一所高校的檔案工作者都要與時俱進，更新觀念、勤奮學習、鉆研業務，提高素質，將自己鍛煉成一名高素質的檔案工作者，為實現高校檔案管理的現代化而拼搏。

1 轉變檔案工作的觀念

手工登記、著錄、匯編、檢索等工作就是傳統高校檔案工作的內容，不少高校檔案工作者仍習慣于這種費時、費力、低效的傳統檔案工作的模式，沒能從思想上實現轉變。在高校檔案工作日趨現代化的21世紀，提高思想認識，轉變高校檔案工作的觀念已經迫在眉睫。在新形勢下，高校檔案工作者不再是整天圍著檔案裝裝訂訂、抄抄寫寫的“坐堂先生”了，而是面向大市場，掌握信息化工作方式的新型人才。面對日益增加的檔案材料，傳統的管理手段和工作方式已無法適應形勢的需要。只有采用先進的技術設備，運用科學的管理方法，才能實現檔案工作的現代化，即利用電子計算機等現代化設備對檔案進行存儲、檢索、統計分析等，由傳統的手工操作轉向以電子計算機為中心的現代化管理；利用計算機管理檔案以實現文檔信息管理與利用的現代化，用最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，提高檔案工作的質量和效率，這是新時期高校檔案工作的必然歸宿。正如有學者云，“檔案管理現代化為檔案事業的發展提供了機會，現代化的管理過程，需要檔案工作者對自身角色的定位進行轉變，將自己的工作和信息服務聯系在一起，對傳統的手工管理環境進行改變，對檔案的利用基于重視，讓社會對檔案管理有新的認識。”因此，更新思想觀念是順利進行檔案工作現代化的必要條件。高校檔案工作者只有更新觀念，拋棄過時的檔案工作觀念，才能讓新的思想血液及時注入到檔案工作中去，才能把新時期的高校檔案工作做得更好。

2 加強政治思想素質

“檔案工作有其特殊性，即具有較高的機密性和較強的政治性。”檔案工作的特殊性要求高校檔案工作者必須要加強政治思想素質的修養，且要做到以下三點。一是實事求是、忠誠老實。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始的歷史記錄。稍有不慎，就會出現差之毫厘，謬之千里的現象，更不用說肆意歪曲和破壞了。因此，檔案工作者必須實事求是，說老實話，做老實事，胸懷坦蕩，光明磊落，無私無畏，勇于捍衛真理。二是埋頭苦干、任勞任怨。檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。檔案工作是一項比較枯燥繁瑣的工作，它通常要經過收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統計、編輯和利用等環節才能完成。因此，要做好這項工作，需要相關人員下很大的功夫，付出很大的心血。檔案工作的特殊性決定了檔案工作者沒有很多的拋頭露面的機會，也難有更多的個人利益；有的只是勤勤懇懇、不圖名利、忘我的工作。而且，要實現檔案的利用價值，高校檔案工作人員還要有樂于奉獻、樂于為他人作嫁衣的精神。平時要多研究使用者的心理需求，變被動服務為主動工作，提高高校檔案的利用率，為學校的教學、科研、管理等各項工作做出應有的貢獻。三是遵紀守法、嚴守秘密。檔案工作者要認真學習《中華人民共和國檔案法》等相關法律和政策，弄清弄懂法律法規的條例，嚴格按照規章制度進行工作，對不能解決或無權解決的問題要逐級請示，不能擅自作主。按規定辦理相關手續，決不能因嫌麻煩而省略程序。在處理文件的過程中要分清重要程度，屬于保密范圍的，要做到不經有關領導的批準，不予查閱。對自己，要做到不該聽的不聽，不該說的不說。高校檔案工作人員只有具備了思想上的堅定性、敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性、安全性。

3 提高計算機的應用與處理能力

隨著信息技術的飛速發展和互聯網的無限延伸,一個集大規模生產、分享和應用的大數據時代正在開啟，高校檔案信息的載體和形式也越來越多樣化。面對這些新情況的出現，“檔案工作者已經明顯感覺到了任務的艱巨，而且很多時候面對洶涌而來的大數據，檔案工作者已經不知道該如何應對。”既然實現高校檔案工作的信息化是新世紀的必然要求，那么高校檔案工作者提高計算機的應用與處理能力已刻不容緩。計算機在檔案管理中的應用，不是裝點門面，也不是可有可無的，而是檔案文檔一體化管理的迫切需要。一名合格的高校檔案工作者必須具備計算機的科學知識以及信息處理的能力，能夠將檔案業務的方方面面，通過計算機輔助管理系統，給予解決，并能提高管理的水平和管理的效率。高校檔案工作者不但要學習和掌握網絡的操作規則和技術，而且還要學習和掌握查詢的工具，學習和掌握各種中外的搜索引擎，學會使用關鍵詞快捷地查到所需的信息。同時，高校檔案工作者還必須學會和熟練掌握計算機的軟硬件知識、網絡的有關知識和上網必備的軟件知識；學會對各種不同的信息來源進行有效地獲取、評估和開發使用，讓計算機在高校檔案工作中充分發揮作用，實現高校檔案工作的科學化、網絡化和信息化。

4 提高檔案工作的技能

干好任何工作都必須要有一定的專業知識和能力。檔案工作也不例外，檔案涉及的內容繁多，管理具有較強的專業性和針對性，不同單位的檔案，其管理要求也不同。而且高校檔案工作的專業性更強，其內容、范圍，都有自身的規律和特點，這就要求高校檔案工作者必須具有敏銳的目光、科學的頭腦和較強的事業心，才能全面地鑒定有關資料是否具備保存價值，才能嚴格遵照高校檔案的分類體系，科學、系統的分類立卷，制定出科學的、系統的檔案檢索工具，以便查閱；另外，高校檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、保護與利用都需要一整套科學的系統的方法，沒有系統的、扎實的檔案管理學知識是無法勝任檔案管理現代化這一工作的。因此，高校檔案工作者必須努力增強檔案工作的技能。除了刻苦學習具備熟練運用計算機的能力、編研的能力和撰寫學術論文等能力外，高校檔案工作者還要具備化學、物理、生物等方面的知識，因為檔案的日常保護工作，如除蟲、防霉、防潮、防曬、修復與縮微等都與這些知識有關。高校檔案工作者只有不斷地提高自身文化素質和業務能力，增強檔案工作的技能，精益求精地搞好高校的檔案工作，才有可能實現高校檔案工作的現代化。

5 結語

科技的發展，信息量的增加，以及檔案設施設備的不斷更新，都對高校檔案工作者的業務知識與能力提出了更高的要求。檔案工作者只有堅持“活到老，學到老”的終生教育理念，不斷提高自身的思想政治素質和業務能力，努力培養創新精神和實踐能力，將自己培養成一專多能的復合型的檔案管理人才，才能為高校的檔案事業增光添彩，為振興高校提供更好的服務。

主要參考文獻

［1］李慶海.檔案管理人員在現代化管理環境中的角色轉換［J］.科技資訊,2015(22).

［2］陳海英.新時期高校檔案管理人員業務素質應加快“升級換代”［J］.遼寧經濟,2014(12).

［3］李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討［J］.云南檔案,2013(6).

［4］何暉.思想素質和業務能力是檔案管理人員的基本要件［J］.管理觀察,2014(15).