高職高專院校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀調(diào)查與分析
——以浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校二級學(xué)院為例

徐 霞/浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校

高職高專院校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀調(diào)查與分析
——以浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校二級學(xué)院為例

徐 霞/浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校

本文以浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校二級學(xué)院為例，從教學(xué)秘書隊伍的人員配備、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等方面分析現(xiàn)任教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀，指出諸如存在人員配備不足、隊伍不穩(wěn)定、工作積極性不高、科研水平低、制度不健全等問題，并就如何加強(qiáng)教學(xué)秘書隊伍建設(shè)提出具體措施。

高職院校；二級學(xué)院；教學(xué)秘書；隊伍建設(shè)

高職高專院校教學(xué)秘書是高職高專院校教學(xué)管理隊伍中一支最基層的重要隊伍，在學(xué)校教務(wù)工作與學(xué)院教學(xué)工作中起著橋梁和紐帶作用，是學(xué)校各項教學(xué)方針、教學(xué)任務(wù)最直接的執(zhí)行者，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。由些可見，教學(xué)秘書隊伍建設(shè)對于保證學(xué)校教學(xué)工作質(zhì)量，提升教學(xué)水平具有重要的意義。

本文結(jié)合筆者自身工作體會對高職高專院校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析，并通過深入思考對教學(xué)秘師隊伍建設(shè)提出合理化的意見和建議。

一、浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀與存在的問題

（一）現(xiàn)狀分析

浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校現(xiàn)有7個二級學(xué)院，結(jié)合學(xué)校對各二級學(xué)院教學(xué)秘書配備情況進(jìn)行的統(tǒng)計和作者的相關(guān)調(diào)查，各二級學(xué)院教學(xué)秘書基本情況統(tǒng)計見表1。

從表1可以看出，各二級學(xué)院學(xué)生人數(shù)從782-1943人不等，而每個學(xué)院只配備了1名教學(xué)秘書，基礎(chǔ)學(xué)院雖然沒有相應(yīng)的學(xué)生，但因承擔(dān)著全校性公共必修課和公共選修課，也配備教學(xué)秘書1名。

從年齡結(jié)構(gòu)分析：現(xiàn)任院教學(xué)秘書的年齡35周歲以下所占比例28.57％，35-45周歲所占比例42.86％，45-55周歲所占比例28.57％。這說明浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校教學(xué)秘書隊伍結(jié)構(gòu)合理，是一支以中青年為主的隊伍，在體力和精力方面能完全勝任教學(xué)秘書崗位工作。

從性別結(jié)構(gòu)分析，現(xiàn)任7名教學(xué)秘書中有6名女性，1名男性，男性和女性的比例分別占14.28％和85.71％。女性教學(xué)秘書所占的比例明顯高于男性。這是由教學(xué)秘書崗位工作性質(zhì)決定的，需要耐心和細(xì)心，比較適合女性。

從工作年限看，工作年限滿5年的4人，工作年限超過10年的2人，新入崗1人，說明教學(xué)秘書隊伍整體比較穩(wěn)定。

從學(xué)歷結(jié)構(gòu)來看，本科學(xué)歷5人，碩士研究生2人，學(xué)歷層次比較合理，能夠保證學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量，但都不具備與教育管理相關(guān)的專業(yè)背景。

從職稱來看，教學(xué)秘書隊伍有中級職稱4人，初級職稱2人，其中1人目前尚無職稱，整體職稱水平偏低。

表1 浙江醫(yī)藥高等專科學(xué)校二級學(xué)院（系）教學(xué)秘書基本情況

（二）存在問題

1．二級學(xué)院教學(xué)秘書人員配備不足，教學(xué)秘書工作量過大

教學(xué)秘書的重要工作內(nèi)容之一是日常教務(wù)管理工作，內(nèi)容涉及教師調(diào)換課手續(xù)辦理、、教務(wù)系統(tǒng)管理、學(xué)籍管理、選課管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)檔案管理、畢業(yè)論文管理、各類教學(xué)活動及競賽安排、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方方面面的工作，工作量大且煩瑣。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)逐年增多。二級學(xué)院制度的深入推進(jìn)，各行政職能部門職能下放，教學(xué)秘書的工作任務(wù)也隨之加重，但教學(xué)秘書人員配備沒有根據(jù)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模、學(xué)生數(shù)量等因素增加，使教學(xué)秘書面臨工作強(qiáng)度大、疲于應(yīng)付的局面。

2．教學(xué)秘書人員隊伍的不穩(wěn)定，工作積極性不高

從表1看，教學(xué)秘書隊伍整體比較穩(wěn)定，崗位流動性不大，實(shí)則存在教學(xué)秘書崗位招聘難、轉(zhuǎn)崗難等隱性問題。教學(xué)秘書屬于基層一線管理服務(wù)人員，工作強(qiáng)度大、頭緒多且煩瑣、心理壓力大，工作中稍有疏忽就有可能造成較大教學(xué)事故。此外，教學(xué)秘書隊伍還存著地位低、不被尊重、不被領(lǐng)導(dǎo)重視等現(xiàn)象，導(dǎo)致教學(xué)秘書崗位招聘難、隊伍不穩(wěn)定性。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有些教學(xué)秘書有迫切轉(zhuǎn)崗的愿望，但因沒有相關(guān)制度保障，轉(zhuǎn)崗無望。也有教學(xué)秘書因教務(wù)工作繁重、工作壓力大、付出與回報“不對等”、發(fā)展空間小等，表現(xiàn)出不同程度的職業(yè)倦怠，影響了教學(xué)管理質(zhì)量。

3．培訓(xùn)缺失，科研水平較低

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，絕大部分教學(xué)秘書近3年內(nèi)沒有參加過專業(yè)崗位培訓(xùn)，教科研成果甚少。究其原因，一是教學(xué)秘書日常工作量大，忙于應(yīng)付各項事務(wù)，沒有機(jī)會參加各種教育教學(xué)培訓(xùn)，也沒有時間和精力利用工作取得第一手管理資料，摸索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗，形成研究成果。加之教學(xué)秘書人員分散，很難形成團(tuán)隊，對教學(xué)管理中出現(xiàn)的新問題，新情況進(jìn)行系統(tǒng)深入地課題研究。二是外部沒能為教學(xué)秘書創(chuàng)造寬松的科研環(huán)境，教學(xué)秘書在院中屬行政管理崗，而大多數(shù)科研項目只針對教師崗，與教師相比申請課題難度大。長此以往，教學(xué)秘書隊伍科研水平普遍較低。

二、加強(qiáng)高職院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的具體措施

（一）靈活人員配置，不斷減輕教學(xué)秘書的工作壓力

二級學(xué)院應(yīng)根據(jù)學(xué)生人數(shù)、專業(yè)數(shù)量、師資隊伍等確保教學(xué)秘書崗位人員配備，這是加強(qiáng)教學(xué)管理最基本的要求。針對目前二級學(xué)院教學(xué)秘書人員配備不足、崗位缺少編制等現(xiàn)狀，學(xué)院可以通過聘請青年教師兼任教學(xué)秘書、聘請優(yōu)秀學(xué)生為教務(wù)助理、讓經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生勤工儉學(xué)等方法，緩解人員配備不足，減輕教學(xué)秘書工作壓力，使他們有更多時間加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以提高教學(xué)管理水平，同時也使青年教師和學(xué)生在工作中得到鍛煉和提高。

（二）完善制度，提高教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性

1．健全培訓(xùn)制度。加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)和培養(yǎng)，制定切實(shí)可行的中長期培訓(xùn)計劃，組織教學(xué)秘書外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)、觀摩、交流與研討使他們增長知識，開拓視野，接觸新思想、新理念、提高業(yè)務(wù)水平，真正成為教學(xué)管理隊伍的基石。

2．不斷完善激勵機(jī)制。對那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、表現(xiàn)優(yōu)秀的教學(xué)秘書在評聘高一級職稱時優(yōu)先考慮，并提供更多的培訓(xùn)機(jī)會；對在此崗位工作5年以上且希望轉(zhuǎn)崗的優(yōu)先安排其轉(zhuǎn)崗；對編制外的優(yōu)先考慮其入編或縮短試用期；對備配不足崗位的的教學(xué)秘書在績效分配時給予一定的課時補(bǔ)助，通過制度保證，提高教學(xué)秘隊伍的穩(wěn)定性，也吸引更多人才加入進(jìn)來。

（三）鼓勵參與科研項目，提高科研水平

教學(xué)管理也是一門科學(xué)，值得我們在實(shí)際的工作中不斷地探索、研究和改善。學(xué)院要充分利用教學(xué)秘書工作內(nèi)容范圍廣的優(yōu)勢，定期對教學(xué)秘書開展科研任務(wù)培訓(xùn)，幫助教學(xué)秘書全面系統(tǒng)地掌握科研項目的申報、撰寫、研究等流程和技能。鼓勵教學(xué)秘書針對教學(xué)管理中出現(xiàn)的焦點(diǎn)、難點(diǎn)、重點(diǎn)問題展開研究。學(xué)校管理層要適時在政策與實(shí)際操作中給予一定的政策傾斜和經(jīng)費(fèi)支持，提高教學(xué)秘書的科研積極性。

（四）加強(qiáng)自身建設(shè)，提高教學(xué)秘書的綜合水平

從教學(xué)秘書自身而言，應(yīng)與時俱進(jìn)，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷提高自己的思想素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、教學(xué)管理素質(zhì)、信息化管理素質(zhì)和綜合專業(yè)能力。正確認(rèn)識自己所從事工作的意義，愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)，努力提高服務(wù)水平，向廣大師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)工作的順利開展。

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