高職高專院校教學秘書隊伍現(xiàn)狀調查與分析
——以浙江醫(yī)藥高等專科學校二級學院為例

徐 霞/浙江醫(yī)藥高等?？茖W校

高職高專院校教學秘書隊伍現(xiàn)狀調查與分析
——以浙江醫(yī)藥高等?？茖W校二級學院為例

徐 霞/浙江醫(yī)藥高等?？茖W校

本文以浙江醫(yī)藥高等?？茖W校二級學院為例，從教學秘書隊伍的人員配備、年齡結構、學歷結構、職稱結構等方面分析現(xiàn)任教學秘書隊伍現(xiàn)狀，指出諸如存在人員配備不足、隊伍不穩(wěn)定、工作積極性不高、科研水平低、制度不健全等問題，并就如何加強教學秘書隊伍建設提出具體措施。

高職院校；二級學院；教學秘書；隊伍建設

高職高專院校教學秘書是高職高專院校教學管理隊伍中一支最基層的重要隊伍，在學校教務工作與學院教學工作中起著橋梁和紐帶作用，是學校各項教學方針、教學任務最直接的執(zhí)行者，是學院領導的助手和參謀。由些可見，教學秘書隊伍建設對于保證學校教學工作質量，提升教學水平具有重要的意義。

本文結合筆者自身工作體會對高職高專院校教學秘書工作的現(xiàn)狀進行調查分析，并通過深入思考對教學秘師隊伍建設提出合理化的意見和建議。

一、浙江醫(yī)藥高等?？茖W校教學秘書隊伍現(xiàn)狀與存在的問題

（一）現(xiàn)狀分析

浙江醫(yī)藥高等?？茖W?，F(xiàn)有7個二級學院，結合學校對各二級學院教學秘書配備情況進行的統(tǒng)計和作者的相關調查，各二級學院教學秘書基本情況統(tǒng)計見表1。

從表1可以看出，各二級學院學生人數(shù)從782-1943人不等，而每個學院只配備了1名教學秘書，基礎學院雖然沒有相應的學生，但因承擔著全校性公共必修課和公共選修課，也配備教學秘書1名。

從年齡結構分析：現(xiàn)任院教學秘書的年齡35周歲以下所占比例28.57％，35-45周歲所占比例42.86％，45-55周歲所占比例28.57％。這說明浙江醫(yī)藥高等?？茖W校教學秘書隊伍結構合理，是一支以中青年為主的隊伍，在體力和精力方面能完全勝任教學秘書崗位工作。

從性別結構分析，現(xiàn)任7名教學秘書中有6名女性，1名男性，男性和女性的比例分別占14.28％和85.71％。女性教學秘書所占的比例明顯高于男性。這是由教學秘書崗位工作性質決定的，需要耐心和細心，比較適合女性。

從工作年限看，工作年限滿5年的4人，工作年限超過10年的2人，新入崗1人，說明教學秘書隊伍整體比較穩(wěn)定。

從學歷結構來看，本科學歷5人，碩士研究生2人，學歷層次比較合理，能夠保證學校的教學管理質量，但都不具備與教育管理相關的專業(yè)背景。

從職稱來看，教學秘書隊伍有中級職稱4人，初級職稱2人，其中1人目前尚無職稱，整體職稱水平偏低。

表1 浙江醫(yī)藥高等?？茖W校二級學院（系）教學秘書基本情況

（二）存在問題

1．二級學院教學秘書人員配備不足，教學秘書工作量過大

教學秘書的重要工作內容之一是日常教務管理工作，內容涉及教師調換課手續(xù)辦理、、教務系統(tǒng)管理、學籍管理、選課管理、實踐教學管理、教學檔案管理、畢業(yè)論文管理、各類教學活動及競賽安排、教學質量監(jiān)控等方方面面的工作，工作量大且煩瑣。隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，學生人數(shù)逐年增多。二級學院制度的深入推進，各行政職能部門職能下放，教學秘書的工作任務也隨之加重，但教學秘書人員配備沒有根據(jù)學院辦學規(guī)模、學生數(shù)量等因素增加，使教學秘書面臨工作強度大、疲于應付的局面。

2．教學秘書人員隊伍的不穩(wěn)定，工作積極性不高

從表1看，教學秘書隊伍整體比較穩(wěn)定，崗位流動性不大，實則存在教學秘書崗位招聘難、轉崗難等隱性問題。教學秘書屬于基層一線管理服務人員，工作強度大、頭緒多且煩瑣、心理壓力大，工作中稍有疏忽就有可能造成較大教學事故。此外，教學秘書隊伍還存著地位低、不被尊重、不被領導重視等現(xiàn)象，導致教學秘書崗位招聘難、隊伍不穩(wěn)定性。調查中發(fā)現(xiàn)，有些教學秘書有迫切轉崗的愿望，但因沒有相關制度保障，轉崗無望。也有教學秘書因教務工作繁重、工作壓力大、付出與回報“不對等”、發(fā)展空間小等，表現(xiàn)出不同程度的職業(yè)倦怠，影響了教學管理質量。

3．培訓缺失，科研水平較低

調查中發(fā)現(xiàn)，絕大部分教學秘書近3年內沒有參加過專業(yè)崗位培訓，教科研成果甚少。究其原因，一是教學秘書日常工作量大，忙于應付各項事務，沒有機會參加各種教育教學培訓，也沒有時間和精力利用工作取得第一手管理資料，摸索規(guī)律，總結經(jīng)驗，形成研究成果。加之教學秘書人員分散，很難形成團隊，對教學管理中出現(xiàn)的新問題，新情況進行系統(tǒng)深入地課題研究。二是外部沒能為教學秘書創(chuàng)造寬松的科研環(huán)境，教學秘書在院中屬行政管理崗，而大多數(shù)科研項目只針對教師崗，與教師相比申請課題難度大。長此以往，教學秘書隊伍科研水平普遍較低。

二、加強高職院校教學秘書隊伍建設的具體措施

（一）靈活人員配置，不斷減輕教學秘書的工作壓力

二級學院應根據(jù)學生人數(shù)、專業(yè)數(shù)量、師資隊伍等確保教學秘書崗位人員配備，這是加強教學管理最基本的要求。針對目前二級學院教學秘書人員配備不足、崗位缺少編制等現(xiàn)狀，學院可以通過聘請青年教師兼任教學秘書、聘請優(yōu)秀學生為教務助理、讓經(jīng)濟困難學生勤工儉學等方法，緩解人員配備不足，減輕教學秘書工作壓力，使他們有更多時間加強業(yè)務學習，以提高教學管理水平，同時也使青年教師和學生在工作中得到鍛煉和提高。

（二）完善制度，提高教學秘書隊伍的穩(wěn)定性

1．健全培訓制度。加強教學秘書的培訓和培養(yǎng)，制定切實可行的中長期培訓計劃，組織教學秘書外出培訓學習、觀摩、交流與研討使他們增長知識，開拓視野，接觸新思想、新理念、提高業(yè)務水平，真正成為教學管理隊伍的基石。

2．不斷完善激勵機制。對那些工作認真負責、業(yè)務能力強、表現(xiàn)優(yōu)秀的教學秘書在評聘高一級職稱時優(yōu)先考慮，并提供更多的培訓機會；對在此崗位工作5年以上且希望轉崗的優(yōu)先安排其轉崗；對編制外的優(yōu)先考慮其入編或縮短試用期；對備配不足崗位的的教學秘書在績效分配時給予一定的課時補助，通過制度保證，提高教學秘隊伍的穩(wěn)定性，也吸引更多人才加入進來。

（三）鼓勵參與科研項目，提高科研水平

教學管理也是一門科學，值得我們在實際的工作中不斷地探索、研究和改善。學院要充分利用教學秘書工作內容范圍廣的優(yōu)勢，定期對教學秘書開展科研任務培訓，幫助教學秘書全面系統(tǒng)地掌握科研項目的申報、撰寫、研究等流程和技能。鼓勵教學秘書針對教學管理中出現(xiàn)的焦點、難點、重點問題展開研究。學校管理層要適時在政策與實際操作中給予一定的政策傾斜和經(jīng)費支持，提高教學秘書的科研積極性。

（四）加強自身建設，提高教學秘書的綜合水平

從教學秘書自身而言，應與時俱進，樹立終身學習的觀念，不斷提高自己的思想素質、職業(yè)道德素質、教學管理素質、信息化管理素質和綜合專業(yè)能力。正確認識自己所從事工作的意義，愛崗敬業(yè)、樂于奉獻，努力提高服務水平，向廣大師生提供最優(yōu)質的服務，促進學院教學工作的順利開展。

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