檔案管理體系建設(shè)創(chuàng)新研究

王娜

摘 要：檔案是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)等單位在從事各種社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)活活動(dòng)過程中，形成具有價(jià)值的材料，而且還是人類共同的精神財(cái)富。建立檔案管理體系是檔案改革的一項(xiàng)重要措施，也是檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因此，要想能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就需要建立科學(xué)的檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 建設(shè) 體系

一、加強(qiáng)檔案資源基礎(chǔ)體系建設(shè)

要加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。要強(qiáng)化檔案資源管理，加強(qiáng)檔案管理人員逐一深入各部門，與各部門主要人員面對(duì)面溝通，了解應(yīng)歸檔文件內(nèi)容，實(shí)地查看文件材料，指導(dǎo)相關(guān)人員制定文件歸檔范圍和保管期限表，確保檔案收集有據(jù)可依，應(yīng)歸盡歸。要有計(jì)劃地征集散存在國內(nèi)外的珍貴檔案資料，特別注意收集重大事件、重要活動(dòng)等和關(guān)系人民群眾切身利益的檔案信息，并對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合。要強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)專門的檔案室。并按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，配備防盜門窗、空調(diào)、檔案柜、滅火器等必要的檔案安全保管設(shè)施和用品，保證了檔案室的防火、防盜、防鼠、防光、防蟲、防潮和防高溫，確保檔案安全。要把握好全面統(tǒng)籌、整體推進(jìn)，更要突出和明確重點(diǎn)、抓住關(guān)鍵，從符合檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的實(shí)際去衡量，創(chuàng)新工作思路、突出工作重點(diǎn)。

二、整理精細(xì)化體系建設(shè)

要從思想上樹立起高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，工作中做到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)，電子臺(tái)賬等資料要與檔案室存檔資料做到一一對(duì)應(yīng)，有據(jù)可查。要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，按順序排列，檢查日期、編號(hào)是否齊全，是否缺頁、露編。要嚴(yán)格履行交移交、調(diào)閱、入庫、銷毀等環(huán)節(jié)手續(xù)。要不斷仔細(xì)梳理業(yè)務(wù)操作流程，做到移交資料全而準(zhǔn)，審核嚴(yán)而精，操作細(xì)而快，不斷提高檔案入庫質(zhì)量。要不斷完善檔案管理流程，落實(shí)檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格檔案整理、移交、調(diào)閱行為，實(shí)現(xiàn)歸檔有交接、保管有目錄等細(xì)則。要組織檔案管理人員參加上級(jí)組織的各類培訓(xùn)，不斷提升能力素質(zhì)，使檔案管理工作逐步步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。要進(jìn)一步提高檔案工作管理水平，在規(guī)范的基礎(chǔ)上通過對(duì)檔案閱讀、管理、分析，用足、用活、用好檔案，有效地借鑒、活化檔案。嚴(yán)格對(duì)照歸檔清單，規(guī)范順序排列，確保檔案完整，使檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理方向扎實(shí)推進(jìn)。所以，只有整個(gè)單位實(shí)施檔案精細(xì)化管理，其他的管理環(huán)節(jié)才能環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，使精細(xì)化管理步入常規(guī)化、規(guī)范化的軌道，共同組成一個(gè)緊密的精細(xì)化管理整體。

三、完善安全保密體系建設(shè)

要強(qiáng)化人們特別是檔案工作者的安全意識(shí)，把檔案安全第一當(dāng)作檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略，把檔案安全上升到戰(zhàn)略的高度來認(rèn)識(shí)，為檔案安全構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線。做好檔案安全和保密工作，減少政治泄密事件的發(fā)生，有利于政府以及事業(yè)單位工作的順利開展。因此，要建立檔案安全保障體系，要經(jīng)常對(duì)已配備設(shè)施設(shè)備，進(jìn)行檢查，并安排專人落實(shí)、做好檔案庫房的“八防”和電子、紙質(zhì)等各種檔案的保密工作，切實(shí)保障檔案安全工作的順利開展。要以信息化建設(shè)為要?jiǎng)?wù)，以建設(shè)智慧檔案館為目標(biāo)，加快建立體系完備的檔案數(shù)據(jù)庫和綜合查詢服務(wù)平臺(tái)，以科技化引領(lǐng)檔案工作上水平，強(qiáng)服務(wù)。這些工作舉措就是要采取主動(dòng)防御的策略，著力消除可能發(fā)生的各種安全隱患，防患于未然。

四、管理制度化體系建設(shè)

制度是進(jìn)行高效管理的有效手段。任何一個(gè)組織的正常運(yùn)行，都需要以相應(yīng)的制度做保障。制定規(guī)范的檔案工作制度，對(duì)檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用。制定檔案管理制度，是為了加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會(huì)、為民眾、為企事業(yè)服務(wù)。進(jìn)一步健全關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立一套包括借閱制度、查詢制度、保管制度、檔案管理員崗位職責(zé)等在內(nèi)的科學(xué)完備的規(guī)章制度，并強(qiáng)化制度貫徹執(zhí)行，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。由此可見，現(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點(diǎn)檔案工作制度等方面的內(nèi)容。因此，必須要通過進(jìn)一步完善制度規(guī)定，確立了“制度健全、管理規(guī)范、調(diào)用方便”的檔案管理長效機(jī)制，以此保證檔案管理工作的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在單位管理中的作用。

五、提高檔案利用體系建設(shè)

檔案利用是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，也是檔案搜集、整理、保管、鑒定各個(gè)環(huán)節(jié)完成后最終價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過程。檔案利用體系建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的效益工程，在創(chuàng)新方式、豐富內(nèi)容上下功夫，著力拓展檔案利用體系建設(shè)。檔案管理者可以主動(dòng)為檔案利用者服務(wù)，檔案人員可以走出檔案館的大門開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動(dòng)，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍，提高人們的檔案意識(shí)，引導(dǎo)人們利用檔案，只有通過宣傳檔案利用事例比其他形式的宣傳更生動(dòng)，更有說服力，更能喚起大家的檔案管理意識(shí)，使大家都來支持和理解檔案工作，不斷促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。要打破一些“條條框框”的束縛，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，完善檔案服務(wù)手段，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，改善檔案服務(wù)條件，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用。要本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把不斷滿足全社會(huì)人民群眾對(duì)檔案信息的需求作為檔案工作的重要環(huán)節(jié)，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

六、結(jié)束語

總之，和諧社會(huì)背景下需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全新的思考和改革，這既是社會(huì)主義和諧社會(huì)民主法治、公平正義、誠實(shí)守信等社會(huì)內(nèi)涵對(duì)檔案管理工作的內(nèi)在要求，又是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)檔案管理工作提出的新的挑戰(zhàn)。因此，我們要不斷提高檔案管理建設(shè)，從而促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1] 沈瑩華，淺析加強(qiáng)檔案管理制度體系的建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，（10）：54-54.

[2] 徐擁軍.從檔案收集到知識(shí)積累[M].是由工業(yè)出版社，2008：6-24.

[3] 周玉玲.紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44-46.