大學生檔案管理改革的探討與建議

常巍

摘 要：檔案乃歲月的年輪，檔案是人生經歷的拓印。大學生檔案是人事檔案的重要組成部分，是其就職、擇業的敲門磚，亦是用人單位遴選人才的重要依據。本文將依據高校學生檔案管理工作的現狀與存在的問題，對大學生檔案管理方法改革予以簡略探討，旨在讓更多的人了解大學生檔案的重要作用，為校檔案管理者提供理論參考。

關鍵詞：檔案管理；大學生；建議

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

一、大學生檔案管理改革的意義

高校是培養高素質專業人才的重要場所，是我國教育事業的重要組成部分，是國家培養應用型人才的孵化器。高校教育工作的目的在于培養大學生的創新意識、挖掘他們的潛力。高校大學生的檔案管理工作是高校教育管理工作的重要內容，更是國家人事檔案管理事業的重要成分。高校大學生檔案有學生在校園學習、生活與社會實踐等主要活動的足跡。在改革開放、大力發展市場經濟的環境下，大學生檔案管理工作面臨著許多問題。首先檔案管理效率低下，檢查制度缺乏，其次在檔案的搜集、鑒定、整理、保管、轉遞上步調不一致，甚至有缺項的問題存在。為此，對高校學生人事檔案的管理進行改革才能使我國高校大學生的檔案管理正規化、科學化、信息化。在互聯網的快速發展的環境下，大學生的檔案管理實施電子、紙質雙載體同步也已成為檔案管理人員的首要任務。大學生檔案規范、科學與信息化的管理事關其畢業、就職、上崗乃至出國深造等方面。因此，督促大學生檔案管理者不斷創新工作方式，拓寬對大學生檔案的接收范圍，提高大學生檔案管理的工作效率，豐富大學生的就業信息，其作用巨大、意義非常。

二、大學生檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理混亂、信息內容不完整

由于高校領導忽視了對大學生檔案的管理，造成檔案管理的混亂和信息的不完整。其實大學生檔案涵蓋的內容非常多，其中有新生基本情況登記表，入學通知書和派遣證的存根，軍訓考核與課程成績、畢業生登記表，獎學金鑒定與在校期間入團（黨）申請材料以及黨團組織的社會調查證明，學生獎懲材料等。因大學生畢業時檔案內容是個人的終身檔案，是其在校期間的活動足跡的縮影，是人才信息的重要內容，因此必須要準確、齊全、信息完整、形式統一，從而充分彰顯個人在校期間的學校、生活、思品、作風、政治傾向、成績等重要信息。

目前，國家尚未出臺有關檔案管理法規，更無高校大學生建檔統一的標準與規范，導致高校大學生檔案管理混亂，有把學生檔案存于校綜合檔案室的，有放院系給予分散管理的或實施專門管理的，在檔案管理上不統一、不規范，校領導缺乏對檔案的管控和重視的意識，學生對自己的檔案不重視，部分校檔案管理工作者工作隨意，導致大學生檔案材料經常出現遺漏、混亂、錯誤、信息虛假等情況。部分學生的檔案信息材料內容簡單，信息搜集不準、不及時，甚至出現了忘記蓋章或缺少各種考試的英語考試、心理測試成績表、各種等級證書等問題，更沒有關于學生參與創業實踐、社會活動的證明、貸款及還貸等誠信信息材料。這對學生檔案信息的完整性造成一定的影響。

2.管理制度尚待完善

部分高校大學生檔案管理不僅缺乏技術含量、更缺乏科技含量，沒有完善的管理法規、制度。在大學生的檔案管理上缺乏規范化的工作流程、檔案傳遞、歸檔工作規則以及學生檔案室管理制度、管理員崗位職責等硬性規章制度。檔案管理方面僅靠管理員的經驗決定管理的水平。

3.管理方式相對滯后

大部分高校在檔案管理建設上投入乏力，沒有采用現代化的管理手段，大多沿傳統的手工方式操作管理，現代化的檔案管理應用軟件研發不足。在檔案管理上手工作程序復雜、繁瑣、工作量較大、易出現失誤、差錯等弊端。

4.管理者能力與水平欠佳

部分高校檔案管理員鮮有檔案專業科班畢業的管理人才參與，多數為領導指派，缺乏檔案管理、信息技術學習與培訓的機會。高校大學生檔案管理專業人才匱乏，管理工作者檔案業務綜合素質有待提升。

三、大學生檔案管理改革建議與措施

1.出臺相關法律法規

檔案行政管理部門按照《檔案法》管理原則盡快出臺有關大學生檔案管理的法律文件，以法律的手段為大學生檔案管理的科學化、正規化、鋪平道路。

2. 加強檔案管理制度建設

加強對大學生檔案管理工作的重要性的宣傳教育，提高高校領導、檔案管理工作人員對大學生檔案的重視程度。使其充分認識檔案在就業、入黨、升遷、就職、職稱評定等方面的重要作用。高校要制訂《學生檔案歸檔范圍》 《大學生檔案鑒定、利用制度》等，以確保大學生的檔案管理有章可循，確保檔案的完整性、準確性、合理性。

3. 拓寬大學生檔案歸檔信息材料范圍

拓寬大學生檔案歸檔范圍可以為學校與人才錄用單位提供全面、系統的綜合評價學生成長過程、素質、能力、專業特質的檔案信息。拓寬歸檔范圍可以涵蓋大學生在校期間黨團能力培養、專業技能、身心健康等方面內容。歸檔材料要完整、真實，更加完善地反映學生的個性特征、業務特長、政治品格。

（1）誠信信息。誠信是大學生最基本道德修養，把大學生的誠信信息記錄歸檔，可以為其將來就業提供更多的信用資本，大學生在校時期的誠信材料是其信用行為與品行的見證。誠信信息進入檔案也可以督促學生培養誠信觀念。

（2）創新的潛質。創新是人類進步的源泉，是民族振興的法寶，是實現中國夢必需的動力。大學生檔案歸檔信息材料中要詳細記錄個人可能發展的潛能，主要包括創新與實踐能力。

（3）情商記錄。現代心理學認為，人的情緒、情感、意志、忍受挫折等方面的品質即情商的水平高低往往對其能否跨越人生的障礙，取得成功有很大的影響，甚至可與智力對人生的影響比肩。許多用人單位在人才選拔時對學生的情商檔案最為關注。

4.提高檔案管理工作者的綜合素質

高校領導要高度重視對檔案管理者的崗前培訓、在職培教育，使其掌握更多的檔案管理專業業務知識和技能，提高檔案管理者的外語、計算機操作等水平與能力。使其有能力采用現代技術管理大學生的檔案信息，使學生檔案更加規范完善。

四、結語

高校是莘莘學子放飛理想、實現夢想的殿堂，是求知、求學的圣地。做好大學生的檔案工作是對大學生的歷史負責，為“其現在服務，替其未來謀劃”。大學生檔案管理改革要緊跟時代發展的步伐，努力探索檔案管理的新模式，完善檔案管理服務，為促進社會和諧、為人才的培養作更多貢獻。

參考文獻：

[1]鄧永紅.淺談大學生檔案管理現狀和發展趨勢研究[J].辦公室業務，2013（17）：99-101.

[2]王述剛.簡析高職院校學生檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2010（21）：114-116.

[3]李德群.高校畢業生檔案管理存在的問題及對策研究[J].鄖陽師范高等專科學校學報，2010（4）：142-144.

[4]戴典芬.就業視角下的高校學生檔案管理創新研究[J].金陵科技學院學報（社會科學版），2010（3）：86-89.