淺析新時期高校教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀及重要性

劉玉潔

（常州大學(xué) 懷德學(xué)院，江蘇 常州 213016）

摘要：本文主要以高校教務(wù)秘書為研究對象，首先對高校教務(wù)秘書的工作要求以及在高校教學(xué)管理工作中的重要性進(jìn)行了概述；然后，從四個角度提出了教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中存在的問題；最后，根據(jù)問題提出了對應(yīng)的解決方案，以幫助教務(wù)秘書能夠更好的在教學(xué)管理工作中發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書；存在問題；實現(xiàn)自我價值

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）49-0031-02

隨著時代的發(fā)展，新時期各大高校都加大了在教學(xué)管理方面的力度，在教學(xué)管理中教務(wù)秘書起著非常重要的作用，新時期教務(wù)秘書隊伍也在向著年輕化以及現(xiàn)代化發(fā)展，該轉(zhuǎn)變使得教務(wù)秘書的工作變得更加重要，本文對新時期高校教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀及重要性進(jìn)行研究，通過分析教務(wù)秘書在教學(xué)管理中存在的問題，找到解決問題的對策，從而幫助教務(wù)秘書更好的在教學(xué)管理中發(fā)揮自己的作用。

一、相關(guān)理論概述

（一）高校教務(wù)秘書的工作要求

1.及時準(zhǔn)確的傳達(dá)指令。在高校中經(jīng)常會由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或者是教務(wù)處出具一些有關(guān)規(guī)章制度、規(guī)定、通知等方面的文件，這些文件就需要由教務(wù)秘書下發(fā)給下級各個部門、教師以及學(xué)生，從而保證全校所有的師生都能夠及時了解到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)最新的指令，使所有的教學(xué)工作都能夠有序、順利的進(jìn)行。尤其是與學(xué)生以及教學(xué)任務(wù)相關(guān)的通知必須在第一時間就讓學(xué)生了解，比如：學(xué)生選課通知、教學(xué)檢查通知等。

2.客觀公平的匯報情況。在高校中由于學(xué)校教研工作者以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都工作繁忙，所以教師、學(xué)生與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的交流比較少。在這種情況下，教務(wù)秘書就要在雙方之間充當(dāng)一個橋梁，不僅要將上級領(lǐng)導(dǎo)的指令下達(dá)給教師和學(xué)生，還應(yīng)該將學(xué)生和教師的意見反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。比如：學(xué)生和教師對學(xué)校通知或規(guī)定的疑問，學(xué)生對任課教師的意見等，教務(wù)秘書需要對所有的信息進(jìn)行收集和整理，然后再將整理的內(nèi)容上報給學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對問題的重視并及時采取合理的措施和對策。

3.有效協(xié)助配合上級領(lǐng)導(dǎo)的工作。在高校每個學(xué)期的開始，教務(wù)秘書都需要協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)對教師的備課工作進(jìn)行檢查，而在學(xué)期中旬則還需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)過程進(jìn)行檢查，以保證教學(xué)任務(wù)的順利進(jìn)行。[1]在這些協(xié)助工作中雖然起主導(dǎo)地位的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，但是教務(wù)秘書卻是所有工作的執(zhí)行者，代表著領(lǐng)導(dǎo)的意愿，所以每項協(xié)調(diào)工作必須做到位才能夠真正幫助領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校進(jìn)行管理，使得教學(xué)過程能夠有序進(jìn)行。

（二）高校教務(wù)秘書的重要性

1.高校教務(wù)秘書是教務(wù)管理中的橋梁。教務(wù)秘書在高校教務(wù)管理過程中起著非常重要的橋梁作用。首先，學(xué)校教務(wù)秘書需要向?qū)W生和教師傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)處所下達(dá)的規(guī)定以及各種通知，還要將學(xué)生和教師對學(xué)校的意見反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以保障學(xué)校的教學(xué)工作能夠順利的開展，成為學(xué)生、教師和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通橋梁；其次，教務(wù)秘書在學(xué)校的考試中起到非常大的作用，不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)生考試的檢查和準(zhǔn)備工作，還要對每個學(xué)期的試卷進(jìn)行整理以及留檔工作；再次，負(fù)責(zé)對教學(xué)課程以及教室的安排；最后，教務(wù)秘書還是學(xué)生與教師之間的橋梁，當(dāng)學(xué)生與教師之間出現(xiàn)意見或者矛盾時，教務(wù)秘書需要從中進(jìn)行調(diào)解。

2.高校教務(wù)秘書是教學(xué)管理過程的執(zhí)行者。高校教務(wù)秘書在教學(xué)管理過程中起著非常重要的作用，是高校不可缺少的崗位之一，不僅要對學(xué)校事物進(jìn)行管理，而且還需要對學(xué)生以及教師進(jìn)行服務(wù)，是學(xué)校教學(xué)管理活動的執(zhí)行者。[2]主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，及時向上級部門上交與教學(xué)相關(guān)的文件和記錄；第二，協(xié)助教務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對各種教務(wù)教學(xué)相關(guān)文件進(jìn)行起草；第三，負(fù)責(zé)安排新學(xué)期各科的課程安排以及考試安排；第四，負(fù)責(zé)對各種教學(xué)資料以及歷年試卷進(jìn)行收集、整理和歸檔；第五，對學(xué)生的考試成績進(jìn)行錄入；第六，為教師收集教學(xué)管理信息以及為學(xué)生組織考務(wù)工作等。正是由于教務(wù)秘書在工作中進(jìn)行徹底貫徹執(zhí)行學(xué)校教務(wù)管理中的各項活動，才能保證學(xué)校教學(xué)工作的順利開展。

二、影響教務(wù)秘書在教學(xué)管理中發(fā)揮作用的主要因素

1.教務(wù)秘書工作缺乏相關(guān)激勵措施，職責(zé)不分。在高校的日常教學(xué)管理中，教務(wù)秘書工作比較繁瑣，并且會出現(xiàn)分配不均勻、不明確的現(xiàn)象。出現(xiàn)了這種局面主要是由于教學(xué)管理中沒有對教務(wù)秘書進(jìn)行強有力的激勵機制，如果教務(wù)秘書的工作比較多但是并沒有得到相應(yīng)的激勵，相反少做了工作也沒有得到一定的批評，這樣的話慢慢就會形成非常懶惰的局面，并且一定程度上會阻礙教學(xué)工作順利的開展，同時也會影響到很多人員的辦事效率，會阻礙教務(wù)秘書發(fā)揮最大的作用。

2.教務(wù)秘書缺乏深度學(xué)習(xí)的機會。教務(wù)秘書是處在教學(xué)管理第一線的高校管理人員，其能力必須要能夠滿足教師以及學(xué)生的需要。所以教務(wù)秘書要學(xué)會借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，在結(jié)合學(xué)校實際發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上對學(xué)校的教學(xué)管理方式進(jìn)行改革。目前，很多高校雖然有面向教師的繼續(xù)深造的機會，但是這些機會都是提供給中級以上的領(lǐng)導(dǎo)或者是資歷比較高的教師，資歷淺的教師幾乎不可能有繼續(xù)深造的機會。而教務(wù)秘書大多是青年人，在高校中沒有繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會，就會在教學(xué)管理過程中沒有新的管理理念，每年都只會延續(xù)舊的工作思路，不僅學(xué)校的教務(wù)管理工作出現(xiàn)漏洞，而且教務(wù)秘書的個人水平也無法獲得很大提高。

3.教務(wù)秘書自身的業(yè)務(wù)能力水平不夠。高校在對教務(wù)秘書進(jìn)行選拔時并不夠重視，很多教務(wù)秘書的專業(yè)都不對口，有的教務(wù)秘書甚至對每個學(xué)期的教學(xué)計劃不夠理解，僅僅是將領(lǐng)導(dǎo)的指令下達(dá)給教師或者學(xué)生，但在后續(xù)的監(jiān)督、檢查等方面卻沒有起到作用，更不用說為學(xué)生和教師提供全面的服務(wù)。

三、發(fā)揮教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作重要作用的措施

（一）加強制度建設(shè)，制定合理的激勵機制

1.建立崗位職責(zé)制度，明確分工。現(xiàn)在很多高校將教務(wù)秘書工作和辦公室人員的工作混在一起。其實，教務(wù)秘書工作是在教學(xué)管理中比較基礎(chǔ)性的工作，能夠保障教學(xué)計劃的順利完成，整理出學(xué)校師生對教學(xué)存在的意見和建議，同時能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供管理決策的相關(guān)資料和信息。對于教務(wù)秘書工作只有做到明確分工，才能夠在日后的工作中最大程度減少矛盾的發(fā)生，同時為學(xué)校的工作績效提供一定的依據(jù)。

2.建立嚴(yán)格的獎懲制度和合理的薪酬管理制度。在高校的教務(wù)秘書工作中，對于表現(xiàn)突出的人員可以適當(dāng)?shù)慕o予補貼，需要表揚或者給予物質(zhì)獎勵；對于日常工作中表現(xiàn)差，甚至影響到了教學(xué)管理工作的人員，需要作出相應(yīng)的懲罰條例，同時嚴(yán)格執(zhí)行所制定的制度，才能夠讓教學(xué)管理工作順利的開展下去。另外，合理的薪酬管理制度，可以保障教務(wù)秘書能夠安心的做好本職工作，發(fā)揮出激勵作用，使教務(wù)秘書保持良好的工作積極性，同時對于優(yōu)秀的教學(xué)管理人才有足夠的吸引力。

（二）高校要為教務(wù)秘書提供培訓(xùn)的機會

在不影響正常工作的前提下，高校可以組織教務(wù)秘書對管理以及教學(xué)軟件使用等方面的知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，也可以組織教務(wù)秘書到兄弟院校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，高校如果有條件的話還可以在社會上聘請有名的專家來學(xué)校進(jìn)行講座等，這些方式都能夠讓教務(wù)秘書進(jìn)一步提高自身的能力，從而更好地進(jìn)行教學(xué)管理工作。另外，高校如果有出國深造的機會不應(yīng)該將名額都給了資歷比較老的教師，也需要給表現(xiàn)優(yōu)秀的教務(wù)秘書一定的深造機會，這樣能夠幫助他們開拓視野，接受新的教學(xué)理念，在深造結(jié)束后能夠?qū)⑺鶎W(xué)內(nèi)容用在高校教學(xué)管理上，從而不斷提高高校的教學(xué)管理水平。

（三）教務(wù)秘書注重自身能力素質(zhì)的培養(yǎng)

教務(wù)秘書在高校管理中占有非常重要的位置，必須要具有多個方面的技能和知識。首先，教務(wù)秘書在完成自身本職工作的基礎(chǔ)上還應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)相關(guān)的知識，不斷提高自身的素養(yǎng)；其次，教務(wù)秘書在實踐工作中要不斷探索教學(xué)管理的新方法，并落實到具體工作中；最后，教學(xué)管理工作也需要緊跟時代的腳步，教務(wù)秘書需要不斷對現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，以保證高校的教學(xué)管理方式能夠促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，而教務(wù)秘書也能夠在創(chuàng)新的過程中不斷提升自身的能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁揚眉.論教務(wù)秘書在高校教學(xué)管理的重要性[J].南方論刊，2012，（07）：83.

[2]周圓.淺析高校教務(wù)秘書工作的素質(zhì)要求和工作能力的培養(yǎng)[J].中國科技信息，2009，（20）：149-150.