論述高校辦公自動化現狀及發展趨勢

曹春良

摘 要：隨著我國經濟的發展和科技的進步，人們的生活和學習獲得了極大的便利，本文對辦公自動化進行了闡述，分析了當前高校辦公自動化的現狀及發展趨勢，并針對性的提出其中存在的一些問題和解決方法，希望能對高校的自動化辦公起到積極地作用。

關鍵詞：辦公自動化 現狀 發展趨勢

一、辦公自動化概述

1.辦公自動化的概念

辦公自動化簡稱OA，是一種將計算機網絡功能與現代化辦公結合起來的新型辦公方式，通俗意義上來講就是在傳統辦公室里由人主導的作用下，采用各種新設備、新機器及新技術進行辦公的技術。辦公自動化的實現，可以優化現有的組織管理體系，提高協同辦公效率，增強決策的一致性。

2.辦公自動化的發展

我國的辦公自動化開始了大約只有三十多年的時間，它是從1985年開始起步的，到如今可大體分為三個階段。第一階段是準備階段，在此階段是進行設備的引進和技術的交流，實現了最基礎的文件管理和檔案管理等，并培養了一批可進行實踐操作的專業人士；第二階段是實施階段，在此階段辦公自動化逐漸被應用到一些重要部門，例如公安、鐵路及銀行等，辦公自動化在應用的過程中，也在不斷的進行探索創新，而且還出現了一大批專業性的人才，使我國的自動化辦公事業更上一層樓；第三階段是發展階段，伴隨著經濟的發展、科技的進步，辦公自動化技術已相當的成熟，而且也被廣泛應用到各行各業。但是總體來說，我國的辦公自動化水平與發達國家相比還是有很大差距的，所以，我們還需要進一步的探索創新，為辦公自動化的發展提供一個新的平臺。

二、高校辦公自動化的現狀

在我國經濟發達的今天，辦公自動化已被廣泛應用到各行各業，現以我國高校辦公自動化為例來分析我國辦公自動化的現狀。

我國大部分高校采取的辦公形式是傳統辦公與自動化辦公相結合，目前來看，學校里像為學生批改作業、試卷等一部分工作還是需要老師親手來完成的，雖然早早就出現了填圖答題卡等方式可減輕老師的一部分負擔，但是像除了選擇題之外的題目還是不能實現自動化辦公，另外自動化辦公在學校里面還沒有被人們完全接受，這也是使人們困擾的一個現狀。

隨著網絡技術的不斷發展，近幾年也逐漸出現了在家辦公的現象，老師學生們可以不出家門，就可以進行上課考試等活動，方便快捷，當然這種方式也需要學生極大的自覺能力。如今各大高校都開設了計算機課程，同學們可以進行基礎的自動化軟件的學習，同時學校還積極開展學生自主創新活動，為辦公自動化的發展提供了一個新的平臺。目前，國家也大力支持辦公自動化的發展，加大了資金的投入用于實現更高級的辦公自動化，另外，辦公自動化現不僅僅能在計算機上實現，還逐漸延伸到平板電腦、智能手機等更加方便快捷的設備上進行操作，使辦公自動化更加多樣化。

三、高校辦公自動化存在的問題及解決方法

1.辦公自動化的安全性

隨著網絡的不斷發展，雖然辦公自動化的實現給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是近幾年來正因為科技的發展，使得不少不法分子乘虛而入，像電腦黑客、網絡病毒等嚴重影響了高校的辦公質量，給高校帶來了嚴重的威脅，一些重要的數據文件經常被盜取、損壞，試題的泄露、成績的被改已成為高校辦公自動化安全性的一大威脅。因此，加強學校網絡安全管理，學校網絡盡量單獨使用極其重要。

2.辦公人員技術缺乏

高校辦公作為一個大系統，看似簡單，實則復雜，辦公自動化需要能對自動化軟件進行熟練操作的技術人員，但是在具體的調查中發現大部分學校管理人員只是能對軟件進行一些簡單基礎性的操作，并沒有進行深入的學習，因此，學校辦公人員的專業素質和文化水平都需要進一步的提高。

3.辦公軟件復雜

不少辦公人員反應，自動化辦公軟件內容復雜，在實際操作中能應用到的功能很少，好多功能都不大用到，在學校里面此類情況也大有所在，過多的功能反而使辦公人員不知道如何下手，嚴重影響了辦公的效率，所以，簡化一些不常用的內容可以緩解此類問題的發生。

4.辦公自動化管理不足

辦公自動化的實現使得辦公環境發生了重大的改變，如果管理不妥當，大部分辦公人員很可能會做一些與辦公無關的事情，例如上網、聊天等，嚴重影響著做事效率，這是明顯的對學生不負責任的體現，因此，工作單位必須要簡歷切實可行的規章制度來約束學校辦公人員。

四、高校辦公自動化的發展趨勢

計算機新技術的出現實現了人與物、物與物之間的信息互聯，老師可以遠程教課、批改作業，可以不再受集體授課模式的限制。另外，每個老師、學生都可以建立自己的個人賬號，方便查看自己的教學、科研及成績等，并且老師學生之間進行互動交流協同工作，使師生關系更加和諧，學習氛圍更加濃厚。在網絡上老師學生還可以與其他高校的老師學生進行交流與合作，極大的促進了高校的辦學效果。

五、結語

綜上所述，高校辦公自動化在建設過程中一定要將老師和學生兩者的協同工作放到首位，充分發揮和挖掘其中存在的潛在優勢，高校無論是從技術還是設備上都排在了其他行業的前列，這也是高校辦公自動化發展迅速的重要一點。因此，在高校良好的軟硬件基礎上，繼續完善其管理和技術定能使高校收到更加理想的辦學效果。

參考文獻

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