加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

于洪英

（新疆油田公司采油二廠油田地質(zhì)研究所，新疆克拉瑪依 834008）

加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

于洪英

（新疆油田公司采油二廠油田地質(zhì)研究所，新疆克拉瑪依 834008）

企業(yè)人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)更好地進(jìn)行人力資源配置，充分利用人才，建立高效的職工隊(duì)伍有著十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視人事檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，改進(jìn)人事檔案管理方法，提高人事檔案管理者的素質(zhì)和能力。

人事檔案管理；信息化；方法

1 企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1.1 傳統(tǒng)檔案管理工作不能滿足新時(shí)代的要求

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的迅速發(fā)展，在當(dāng)今時(shí)代，涌現(xiàn)出一系列新的辦公方法和操作軟件，給人事檔案管理工作改革提供了基礎(chǔ)，而人事檔案管理工作的變革也成為必然的趨勢(shì)。在企業(yè)的傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，往往采用的是紙質(zhì)的形式和人工的處理方法，這樣往往速度較慢、容易出錯(cuò)，且占用了大量的人力資源。在新時(shí)代的背景下，大數(shù)據(jù)、信息化的特點(diǎn)對(duì)人事檔案管理工作也帶來了更高的要求。因此，傳統(tǒng)人事檔案管理工作不能很好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，亟待改革。

1.2 傳統(tǒng)人事檔案管理模式與信息化管理模式銜接困難

在紙質(zhì)化的人事檔案管理工作模式中，有其自身工作的規(guī)律和形式，但這些沒有考慮到信息化辦公模式的特點(diǎn)，在管理制度、工作方法、工作形式等多個(gè)方面存在難以相容的特點(diǎn)，很多工作的方法不能直接被信息化的管理模式所采用。而很多工作的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，因此，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理模式向信息化檔案管理模式的過渡過程中存在困難，一定程度上影響了人事檔案管理的信息化發(fā)展。

1.3 人事檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

從事企業(yè)人事檔案管理工作的很多工作人員往往習(xí)慣于紙質(zhì)的檔案管理工作方法，尤其是對(duì)于年齡較大的工作人員，對(duì)于先進(jìn)的信息化辦公方法不夠了解，學(xué)習(xí)能力較差，缺乏必要的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和辦公軟件使用方法。企業(yè)對(duì)于人事檔案管理工作者的任用缺乏流動(dòng)性，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的參與者缺乏熟悉信息化技術(shù)的年輕人。而工作人員的素質(zhì)和能力是影響人事檔案管理工作發(fā)展的重要因素。管理人員知識(shí)和能力的欠缺將會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。

2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的方法

2.1 提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度

企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反應(yīng)企業(yè)員工個(gè)人工作經(jīng)歷及績(jī)效能力的重要依據(jù)。往往通過文字、圖表等形式進(jìn)行記錄和保存，對(duì)于企業(yè)了解員工情況，從而正確任用人才的重要考察內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案往往由紙質(zhì)材料組成，不利于企業(yè)更快捷的查詢和更良好的保存。在當(dāng)今時(shí)代，信息化辦公軟件的流行使得企業(yè)辦公越來越便捷，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到在人事檔案管理工作中采用信息化的方法的意義和重要性，提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度。另一方面，要促進(jìn)人事檔案管理工作人員對(duì)信息化管理方法的認(rèn)識(shí)和重視程度，保證企業(yè)從上到下都樹立起信息化管理的工作意識(shí)，優(yōu)化人事檔案管理體制和方法，為企業(yè)人事檔案管理的信息化改革奠定基礎(chǔ)。

2.2 建立健全人事檔案管理體系

很多企業(yè)已經(jīng)習(xí)慣于當(dāng)前的人事檔案管理模式，對(duì)于進(jìn)行信息化改革的必要性缺乏認(rèn)可。很多企業(yè)將工作重心放在實(shí)體管理上，大量通過人工的方式進(jìn)行檔案管理，這對(duì)于人力資源的更好利用和配置十分不利。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)自身人事檔案管理工作中存在的落后問題進(jìn)行高度的關(guān)注和深刻的分析，改變管理制度以及操作方法中的不當(dāng)之處。企業(yè)應(yīng)重視對(duì)于人事檔案管理體系的完善，為企業(yè)員工建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，將所有員工的基本信息上傳到數(shù)據(jù)庫，可以通過工號(hào)等方式進(jìn)行信息的調(diào)用和檢索，形成一套健全的人事檔案體系，為人事檔案管理工作的改進(jìn)打下基礎(chǔ)。

2.3 引入先進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)

操作快捷、簡(jiǎn)便，適合企業(yè)發(fā)展情況的人事檔案管理技術(shù)是進(jìn)行人事檔案管理工作信息化改革不可或缺的因素。這就要求，企業(yè)在技術(shù)方面加大投入，從技術(shù)方面為人事檔案管理的信息化發(fā)展提供有力的支持。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況量身定做，為相關(guān)工作人員配置適合的人事檔案管理操作系統(tǒng)和軟件。同時(shí)，為企業(yè)員工建立個(gè)人檔案信息平臺(tái)，通過姓名、崗位、工號(hào)等信息進(jìn)行信息檢索，使企業(yè)的人事檔案管理真正向著高效、便捷的信息化方向發(fā)展。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)

工作人員是進(jìn)行人事檔案管理工作的重要因素，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在人員方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，任用一些熟悉計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的年輕人才進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)對(duì)于不熟悉信息化操作方法的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，保證從事相關(guān)工作的人員有著過硬的知識(shí)和能力，優(yōu)化崗位配置，使得人事檔案管理工作的改革之路更加順暢。

2.5 提升企業(yè)人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)

人事檔案是企業(yè)的重要資料，對(duì)于企業(yè)合理運(yùn)用人力資源，謀求更好的發(fā)展有著重要的意義，在企業(yè)的績(jī)效考核及崗位任用等方面發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。而企業(yè)人事檔案管理工作在當(dāng)前的信息化發(fā)展中面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，稍有不慎則可能泄露公司的重要信息。因此，需要人事檔案管理者在自己的工作中樹立高度的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，確保人事檔案的妥善管理，對(duì)人事檔案采用密碼鎖定的方式，防止以任何形式將企業(yè)的人事檔案信息泄露給他人。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)于企業(yè)人事檔案管理工作效率的提高有著十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的不足，采用信息化管理手段和技術(shù)，積極改進(jìn)工作制度和方法，通過信息化管理更好地利用企業(yè)人力資源，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

[1] 朱偉玲.人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，（10）.

[2] 吳梅.淺析信息化時(shí)代的人事檔案管理[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014，（11）.

Some Thoughts on Strengthening the Information Management of Enterprise Personnel Archives

Yu Hong-ying

Enterprise personnel fi le management as an important part of enterprise human resource management，for enterprises to better carry out the allocation of human resources，make full use of talent，the establishment of eff i cient workforce has a very important signif i cance.Enterprises should pay full attention to personnel fi le information management for the importance of enterprise development，improve the personnel fi le management methods，improve the quality of personnel fi le managers and capacity.

personnel fi le management；informatization；method

G275.9

：A

：1003–6490（2017）04–0251–02

2017–03–15

于洪英（1975—），女，新疆克拉瑪依人，助理工程師，主要從事人事檔案管理工作。