掙值管理在國防領(lǐng)域的應(yīng)用初探

北京衛(wèi)星制造廠 袁常華

掙值是將各項(xiàng)項(xiàng)目工作按照實(shí)際完成工作量及預(yù)算費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)綜合計(jì)算出來的一種“費(fèi)用”,是一個(gè)表示已完成作業(yè)量的計(jì)劃價(jià)值的變量。掙值管理實(shí)際上是一種分析目標(biāo)實(shí)施與目標(biāo)期望之間差異的方法,故常被稱為偏差分析法,起源于計(jì)劃評審技術(shù),由美國國防部最先提出與應(yīng)用。為了改進(jìn)一些國防項(xiàng)目的成本管理工作,美國國防部制定了費(fèi)用與進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則,開始將掙值法作為能有效開展費(fèi)用、進(jìn)度聯(lián)合管理的工具,并在上千個(gè)型號項(xiàng)目中進(jìn)行了有效驗(yàn)證與應(yīng)用,規(guī)范和加強(qiáng)了科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理,提高了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用效益。

美國國防部曾是項(xiàng)目掙值管理的唯一使用者,自其向民用領(lǐng)域開放以來,掙值管理對項(xiàng)目成本和工期控制的優(yōu)越性已得到普遍認(rèn)可,通過使用項(xiàng)目掙值管理方法可極大改善項(xiàng)目超支和超期的惡性循環(huán),以及節(jié)約大量的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間。1998年6月,美國電子工業(yè)協(xié)會(huì)(EIA)出版了掙值管理系統(tǒng)的商業(yè)標(biāo)準(zhǔn),于同年8月作為正式文件被美國國防部采用。2005年3月,美國國防部修改了掙值管理的政策,擴(kuò)大了掙值管理體系的適用范圍。

一、掙值管理實(shí)施的基本流程

1．明確項(xiàng)目關(guān)鍵要素

項(xiàng)目管理部門需要確定掙值管理項(xiàng)目,以及特定項(xiàng)目中包含的關(guān)鍵要素,包括項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度和預(yù)算,項(xiàng)目工作范圍清晰、完整,項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)清晰可監(jiān)控,項(xiàng)目執(zhí)行的計(jì)劃進(jìn)度和預(yù)算可監(jiān)控,以及項(xiàng)目控制賬目明確,項(xiàng)目范圍、預(yù)算和進(jìn)度可整合等。

2．編制控制賬目計(jì)劃

項(xiàng)目管理部門通過項(xiàng)目范圍說明書分解工作任務(wù),包括項(xiàng)目關(guān)鍵活動(dòng)所需的資源種類、數(shù)量和里程碑點(diǎn),并制定WBS和控制賬目。控制賬目是在項(xiàng)目WBS適當(dāng)層次上設(shè)立的管理控制點(diǎn),通過建立詳細(xì)的控制賬目對掙值項(xiàng)目進(jìn)行有效整合。基于控制賬目制定項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算,是進(jìn)行預(yù)算控制和掙值管理的基礎(chǔ)。

項(xiàng)目管理部門明確項(xiàng)目控制賬戶,并在賬目上按照“遠(yuǎn)粗近細(xì)”的原則建立并維護(hù)分階段的預(yù)算基準(zhǔn),項(xiàng)目預(yù)算分為差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、合同費(fèi)和運(yùn)行輔助費(fèi)4個(gè)維度。掙值項(xiàng)目基準(zhǔn)一經(jīng)核準(zhǔn)審批,就必須由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行控制和維護(hù),任何基準(zhǔn)變更只有經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的批準(zhǔn)才能予以實(shí)施,且所有經(jīng)過批準(zhǔn)的變更都必須立即納入原基準(zhǔn)中。

3．建立項(xiàng)目掙值基線

在項(xiàng)目賬目計(jì)劃表確定后,將各項(xiàng)任務(wù)對應(yīng)的累計(jì)預(yù)算點(diǎn)用光滑曲線連接起來,就構(gòu)成了掙值基線。

4．項(xiàng)目執(zhí)行和跟蹤

項(xiàng)目人員按照項(xiàng)目計(jì)劃表開展工作,由項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)評估供應(yīng)商計(jì)劃執(zhí)行情況,并將任務(wù)交付完成情況提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目管理部門審核。項(xiàng)目管理部門根據(jù)評估的任務(wù)交付完成情況填寫項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行表。

5．掙值監(jiān)控和計(jì)算

財(cái)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目管理部門提供的項(xiàng)目計(jì)劃表和執(zhí)行表,以及項(xiàng)目實(shí)際成本的發(fā)生情況,計(jì)算成本績效、進(jìn)度績效、成本偏差等掙值指標(biāo)并描繪掙值曲線,同時(shí)提供項(xiàng)目管理部門掙值管理分析表和分析圖,作為項(xiàng)目檢查的重要內(nèi)容,以綜合分析項(xiàng)目進(jìn)展、成本、預(yù)計(jì)資源的使用狀況。

6．掙值數(shù)據(jù)分析

項(xiàng)目管理部門結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度、預(yù)算和掙值分析,對項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行偏差分析,并按照偏差幅度進(jìn)行分類管理。對于5%以內(nèi)的偏差,給予少量關(guān)注;對于5%～10%的偏差,當(dāng)月給予適度關(guān)注,要求分析原因,并重點(diǎn)關(guān)注下月指標(biāo)是否好轉(zhuǎn),若下月仍無好轉(zhuǎn),轉(zhuǎn)為10% 以上偏差進(jìn)行關(guān)注;對于10%以上的偏差,給予重點(diǎn)關(guān)注,要求找出產(chǎn)生偏差的原因并采取相應(yīng)的糾正措施和整改計(jì)劃,再形成項(xiàng)目執(zhí)行情況分析報(bào)告。

二、美國航天項(xiàng)目掙值管理應(yīng)用

目前,美國國家航空航天局(NASA)首席工程師辦公室已經(jīng)建立起了滿足NASA及管理預(yù)算辦公室要求、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的全面掙值管理系統(tǒng)。所有NASA工程均被要求有效應(yīng)用掙值管理系統(tǒng),并達(dá)到相應(yīng)掙值管理要求。掙值管理已經(jīng)成為NASA實(shí)施工程項(xiàng)目管理的重要方法之一,對掌握工程的進(jìn)度及成本情況、控制風(fēng)險(xiǎn)具有重要作用。

1．主要應(yīng)用方法

NASA在工程早期的方案論證與設(shè)計(jì)階段即開始實(shí)施掙值管理。在制造、組裝、發(fā)射階段對工程壽命周期費(fèi)用進(jìn)行估算,對于超過2000萬美元的工程,需在任務(wù)董事會(huì)副行政長官的監(jiān)督下開展掙值管理工作,若在運(yùn)行與維護(hù)階段發(fā)生了修改、升級等,也需要實(shí)施掙值管理。

在開展掙值管理時(shí)需進(jìn)行集成基線評審,工程計(jì)劃必須識(shí)別出需要進(jìn)行集成基線評審的活動(dòng)。NASA要求在項(xiàng)目系統(tǒng)設(shè)計(jì)定型之前進(jìn)行集成基線評審,以確保工程活動(dòng)的成本、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)管控滿足要求,可以實(shí)施工程的掙值管理,該項(xiàng)評審可以與初樣設(shè)計(jì)評審一起進(jìn)行。所有的工程預(yù)算基線、合同預(yù)算基線、范圍、成本、預(yù)算必須按照項(xiàng)目管理控制及審查的要求記錄在案,以保證記錄的可追溯性。這些數(shù)據(jù)在變更時(shí),其它的數(shù)據(jù)也隨之改變,所以基線變更的原則是,在確保測量成本、進(jìn)度、技術(shù)過程穩(wěn)定性的前提下,基線盡可能貼近實(shí)際情況。

此外,NASA還制定了綜合進(jìn)度計(jì)劃,以實(shí)現(xiàn)精確的進(jìn)度規(guī)劃,其完整地反映了各個(gè)計(jì)劃工作的進(jìn)度數(shù)據(jù)及其對應(yīng)資源。NASA的進(jìn)度管理手冊為進(jìn)度計(jì)劃的制定等提供了指南。綜合進(jìn)度計(jì)劃一旦建立,每完成一項(xiàng)計(jì)劃工作,其“實(shí)際成本”可以通過財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)獲得。

2．經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

一是在項(xiàng)目早期的方案論證階段開展掙值管理工作。雖然NASA不要求在工程設(shè)計(jì)定型與制造階段形成掙值管理報(bào)告,但要求在工程計(jì)劃中對掙值管理進(jìn)行考慮,所以應(yīng)在方案階段初期就開展相關(guān)的掙值管理分析工作。

二是重視WBS標(biāo)準(zhǔn)化工作。建立WBS的目的是為了定義工程活動(dòng)并為工程成本預(yù)估提供基礎(chǔ)。NASA在建立綜合進(jìn)度安排并啟動(dòng)掙值管理、選擇掙值管理工具時(shí),首先建立了WBS編碼系統(tǒng),這就需要工程管理團(tuán)隊(duì)理解并遵守編碼系統(tǒng)。

三是重視基線的規(guī)劃。基線表征了工程進(jìn)度安排及供應(yīng)商的表現(xiàn),其綜合了所有受控活動(dòng)的預(yù)算及間接費(fèi)用。NASA依據(jù)工程完成成本預(yù)估對資金需求進(jìn)行審查和更新,其指標(biāo)描述了現(xiàn)狀與未來期望的對比,可以用于了解完成工程的資金需求。

三、掙值管理在我國國防重大項(xiàng)目中的發(fā)展路徑

目前,我國國防重大項(xiàng)目在成本和工期管理中仍使用傳統(tǒng)的管理方法,推廣掙值管理在我國國防重大項(xiàng)目中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展總體水平還比較落后,用于武器系統(tǒng)、指揮系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等重大國防項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)、資源都十分有限,因此要通過借鑒國外國防項(xiàng)目掙值管理的應(yīng)用做法,探索出適應(yīng)我國國情的掙值管理發(fā)展路徑,以使有限的資源發(fā)揮出更大的效用。

1．轉(zhuǎn)變觀念

掙值管理在我國還是一個(gè)需要不斷研究和加深認(rèn)識(shí)的領(lǐng)域。國外在重大項(xiàng)目中采取掙值管理的根本目的是,通過引入掙值實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目成本和工期進(jìn)度的監(jiān)控。因此,無論是項(xiàng)目的管理者還是執(zhí)行者,都要認(rèn)識(shí)到掙值管理不只是在整個(gè)項(xiàng)目體系中增加幾個(gè)變量和指標(biāo),而是要在項(xiàng)目實(shí)施過程中運(yùn)用掙值分析方法不斷發(fā)現(xiàn)問題,以監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)施狀態(tài)。

2．建立國家標(biāo)準(zhǔn)

美國掙值管理使用的最初標(biāo)準(zhǔn)——項(xiàng)目成本/工期控制系統(tǒng)規(guī)范在1996年得到了美國國防部的認(rèn)可,經(jīng)過不斷的發(fā)展和完善,現(xiàn)已成為一個(gè)完整的掙值管理系統(tǒng)。因此,有必要通過廣泛的調(diào)研制定出適合我國國情的項(xiàng)目掙值管理使用規(guī)范,但注意不要付出較高的掙值管理成本,避免影響其它新管理方法的運(yùn)用。

3．把握應(yīng)用范圍

掙值管理適用于經(jīng)費(fèi)規(guī)模較大的項(xiàng)目,否則不符合成本效益的原則。英國國防部規(guī)定,1000萬英鎊以上的項(xiàng)目必須使用掙值管理;澳大利亞國防部規(guī)定,生產(chǎn)成本在1億澳元以上、研發(fā)成本在4000萬澳元以上的項(xiàng)目必須使用掙值管理;美國國防部規(guī)定,生產(chǎn)成本在3.15億美元以上、研發(fā)成本在7300萬美元以上的項(xiàng)目必須使用掙值管理。項(xiàng)目初次運(yùn)用的有效掙值管理成本約為全項(xiàng)目預(yù)算的2.5%～4%,后續(xù)運(yùn)用成本約為全項(xiàng)目預(yù)算的0.5%～1.5%。

4．重視管理軟件研發(fā)

經(jīng)費(fèi)規(guī)模較大的項(xiàng)目掙值管理數(shù)據(jù)量非常龐大,而由于軟件的不穩(wěn)定帶來的損失也是巨大的,因此需要在引進(jìn)國外高性能管理軟件的同時(shí),重視獨(dú)立自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)軟件的開發(fā)。▲ （張巖 編輯）