PDCA循環在航天國防科技報告過程管理中的應用

北京控制工程研究所 王殿佑 黃碳鋼 吳為

航天國防科技報告(即航天GF報告)是中國國防科學技術報告的重要組成部分。它是航天領域內科研項目完成人員根據項目進展情況,按有關規定和《中國國防科學技術報告編寫規則》格式要求撰寫和提交的,以積累、傳播和交流為目的,能夠完整而真實地反映當前項目研制狀況、先進技術內容以及經驗教訓的特種文獻,它是國家寶貴的知識資源和重要的科技信息資源。

近年來,隨著科研生產任務和型號項目的不斷增多,報告的篇數在不斷增長。報告數量的增加無疑會加大報告管理的難度,也帶來報告質量的不穩定。同時,項目驗收和報獎等造成的時間節點緊、難度要求增加,報告編號難求等問題突出。這都要求加強航天國防科技報告工作的過程管理和質量管理,以有效保障國防科技報告工作按時保質保量進行。PDCA是一套行之有效的質量控制管理方法,在過程管理和質量管理中得到了大量應用,有助于實現GF報告管理工作的全程質量管理和控制,并有效提高報告的內容質量。

一、PDCA理論概述及基本應用思路

1．理論概述

PDCA循環就是緊密圍繞目標不斷循環改進,是能使一項活動有效進行的科學管理工作程序。在PDCA循環中,計劃(P)包括目標的定義,目標和方針的確定以及活動規劃的制定;實施(D)即執行,根據相關信息,設計計劃、方法方案布局;再根據這些安排具體實施;檢查(C)對執行結果進行總結,提煉經驗教訓、評估實施效果、查找問題所在;處理(A)即處理和改善,對總結結果進行處理,對成功經驗加以吸收,對失敗加以總結,對未解決的問題納入新一輪PDCA循環。其基本思路是:首先制定一項工作計劃,依照計劃要求執行,執行中不斷進行檢查,最后對執行的效果和經驗教訓進行評估、總結處理和提煉。P、D、C、A循環4個階段周而復始,循環上升改進,每個循環立足解決一部分問題,解決不了的納入下一個循環,再次上升持續改進,最終達到解決問題和改善質量的目的。

2．PDCA在航天GF報告管理中的基本思路

基于PDCA循環的優化思路,如圖1所示。

一是分析現狀，找出問題。突出對現狀的把握和發現問題的能力意識。從航天GF報告過程管理來看,隨著報告數量的增加,報告的管理問題和質量問題呈現出越發突出的情況;從國防科技報告管理部門的角度,制定可行性總體實施方案,與其它科研管理部門相配合,從報告撰寫者立場出發,詳細溝通、調研,并對情況進行匯總。

二是分析問題的成因。從報告管理現狀來看,項目計劃和時間節點安排不合理、不科學是造成問題的首要原因;其次,從報告質量來看,格式不規范、形審問題多,技術內容篇幅人為大量縮減,文章架構不合理等則是執行主體對國防科技報告的意義認識不足,工作不重視、態度不端正所致;最后是過程管理不到位,組織落實不夠,規章制度和管理條例不完善、監管不到位、執行流于形式等。

三是要因確認。對主次因進行區分是有效解決問題的關鍵。通過調研分析,如何科學合理地制定型號項目報告管理計劃是問題的關鍵;其次,完善規章制度和條例、梳理報告管理有效環節,制定相應舉措是管理的重要手段;加強對執行主體的宣傳教育、培訓,強化監管措施力度,加大獎懲則是強化報告管理的基礎。

四是擬定措施、制定計劃（5W1H）。包括為什么制定該措施(Why),達到什么目標(What),在何處執行(Where),由誰負責完成(Who),什么時間完成(When),如何完成(How)。

五是執行措施和計劃。

六是檢查驗證、評估執行效果。以節點內應完成上交報告篇數和報告內容質量提升為考核標準,退修改稿次數少、反饋問題少為依據。

七是量化標準，固化有益經驗措施和方法。保留好的工作經驗和審稿、改稿方法,強化理論上的提升。

八是對遺留問題進行歸納、分析，再次納入PDCA循環。精簡流程、優化環節,提升工作效率,實現質量管理的螺旋式上升。適當配合軟件的手段,制定項目計劃和節點實施環節,開發基層航天GF報告聯絡員稿件管理系統,重新設計排版模板和開發自動排版軟件等。

二、PDCA循環的實施

1．制定工作計劃，明確管理目標

一是統一認識，制定科學合理的報告管理計劃。

航天國防科技報告編寫任務下達后,航天GF報告聯絡員首先應吃透文件的精神及要求。根據型號項目的性質、上報報告的篇數,制定初步管理計劃;計劃制定后,將計劃提交給負責本項目的技術副總工程師以及型號項目調度,充分聽取雙方意見后再次修改,明確可執行的計劃和節點,節點應有利于后期的監督檢查和執行,通常過程要反復很久,歷經多次修改補充。

計劃安排合理與否,關系到后期報告管理工作的質量和效率,因此計劃制定前和制定過程中要充分聽取各方意見,根據下達的文件指示,充分考慮各種因素后列出詳細計劃表。為實現管理的項目化和科學化,采用微軟的Microsoft Project安排計劃流程,梳理出各個環節和執行節點。

二是明晰進度和管理規章制度，實施全過程管理。

首先,充分做好各種溝通和協調,將整個計劃分為報告編寫前期組織、中期檢查改進和后期評審上報3個層次。前期組織環節,由航天GF報告聯絡員將初步制定的計劃安排發送給技術副總工程師和型號項目調度,充分討論修改。技術副總工程師負責報告的總體計劃安排,下達報告編寫篇數和編寫技術內容,以及安排技術人員參與組織編寫項目調度則從型號渠道負責組織傳達工作以及報告協調管理工作,如參與編寫任務下達部署、中期評審等例會的召集工作,對報告參與編寫人員聯系方式進行匯總,以及報告最終上交時手續辦理和報告匯總等。中期檢查改進,則主要由航天GF報告聯絡員和技術副總工程師負責,聯絡員負責對報告編寫人員進行不定期抽查和督促,發現技術內容或程序上的問題立刻予以協調處理。對報告定題不符、內容篇幅不足、問題多的報告,由技術副總工程師和聯絡員共同召開報告點評會,從報告格式到技術內容上統一作出解答和修改。報告完成人二次進行修改后再次進入審查環節。報告后期環節則主要是評審上報,在報告格式審查合格后交由技術副總工程師統一撰寫技術內容審查評語,并交由保密委員會進行統一密級審查和定密。完成后,報告統一匯總到項目調度處,辦理出所蓋章手續和出版物密級審核證明,統一登記造冊。

其次,建立全面的報告管理文件,以規范報告管理工作。內容涵蓋報告管理條例、寫作規范、經費安排、航報聯絡員考核標準、報告評審要求等;同時,制定本部門的管理規章制度,如草擬本單位科技報告管理條例和工作制度,并制定聯絡員工作質量考核標準等。防止出現責任不明、管

理不嚴、獎懲落實不到位等情況。

2．執行過程保障

一是組織層面保障明確執行機構和責任確定。為加強單位航天GF報告的管理工作,通常設立研究院、基地和廠所兩級管理組織,研究院、基地設立國防科技報告管理辦公室,而廠所一級基層管理工作通常設航天GF報告聯絡員,由其所屬的科研管理部門具體負責執行。航天GF報告聯絡員具體負責航天GF報告管理工作,是基層報告管理的核心。國防科技報告管理辦公室負責具體的業務指導和報告全局組織管理工作,并負責對報告匯總編輯;基層單位則主要負責貫徹落實上級主管部門的文件精神;結合本單位實際制定相應管理規章制度和條例;明確報告管理工作的整體目標;負責從管理制度和條例上規范本單位的報告管理;與其它科研管理部門和業務部門進行協調溝通;安排總的時間任務節點和進度;抽查和督促各階段工作,進行相應報告管理的研究和改進工作等。

二是程序上保障，規范流程和執行節點安排。前期組織階段,編寫任務下達后,聯絡員協同項目調度召集有關技術總師、報告編寫人員、有關科研管理部門和保密處的同志召開例會,統一就文件指示進行傳達,確定報告上交篇數、保密等級、擬定報告題目部署等,同時也對一些程序性問題或寫作格式、內容上技術問題,以及上報環節和注意事項等進行解答、交流,制定總體報告管理計劃。

中期控制,即不定期對報告編寫人員進行抽查和走訪,及時發現問題、解決問題。針對報告格式和內容,發現問題苗頭即刻解決。例如,有些作者定題不符、架構不嚴謹、內容上存在以技術報告代替國防科技報告的現象,沒有嚴格按照要求進行技術梳理、總結和提煉,致使報告內容干癟、有價值內容少,公式不合格,參考文獻缺少等現象嚴重。中期控制的一個重要環節是航報聯絡員聯合技術副總工程師統一召開報告評審會,就報告出現的格式、編排以及內容問題進行一次現場審稿、現場梳理、現場解答。由于現場的對比性、嚴肅性,很多作者都會認真對待,對作者的進度也能起到很好的敦促作用。

后期評審環節,是程序上的最后環節,主要牽涉到報告形式、內容審查以及上報手續辦理3個步驟。形式審查上,由于1篇報告通常要花費聯絡員約1.5個小時審查,耗費大量時間和精力,所以是今后改進的重點;內容審查則主要由副總工程師進行審查,并簽署意見;上報手續通常采取統一辦理的手段,是將報告統一集中起來,統一蓋章、統一辦理密級審核手續。集中登記和集中上報的方式可以節約大量時間,有助于提高管理的效率和質量。

3．全過程監督執行

一是規范選題、梳理流程，明確編寫任務。技術副總工程師草擬報告題目,無論是下發給編寫人員,還是報告作者自擬題目,都要集中到前期組織環節進行討論和確定,不能因后面報告題目不合格或重復草擬而耽誤時間和進度。其次,任務下達指示是否傳達到每一位作者,最好的做法也是在前期組織環節由會上統一宣布,給每位編寫人員現場下達編寫任務和要求。有疑問和想法的,現場解答、安排,未參加例會的作者,由項目調度匯總人員名單后再進行補充通知。同時將前期組織安排的會議部署下發給每位作者和參與人員,設定節點。

二是中期控制環節，不定期抽查和回訪作者，也可以通過郵件、微信、電話或走訪的形式，時時交流。報告初步匯總后,首先進行格式審查,同時將報告技術內容發副總工程師進行審核,航天GF報告聯絡員與副總工程師交流意見后,召開報告點評會,統一進行問題答復,現場解決形式和內容上的問題,當場修改。對問題嚴重的報告,定好修改稿的最終完成時間。由于這種情況通常涉及到技術內容上的問題,因而主要由副總工程師負責。

三是后期上報，及時評審、嚴管手續上報流程。報告上報統一登記后,涉及到打印、保密審查和出所手續辦理等環節時,嚴格按照流程設計統一打印、統一辦理保密審核,統一進行蓋章和上報。避免報告作者各自為戰,分頭跑手續,既造成時間上的延誤,也引起管理上不必要的麻煩。

為加強報告管理工作,在條件允許的情況下還要進行報告寫作培訓,對報告管理的流程、計劃安排、內容格式上等要求進行宣貫,加強作者對相關編寫軟件使用的操作,強化報告的點評工作。對報告加大獎懲力度,對優秀的報告給予相應的獎金鼓勵,而對差的報告加大批評力度,直至取消其編寫資格,建議后續型號項目不采納其參與報告編寫等。

4．總結評估，重視反饋

一是全方位進行信息反饋，重視信息反饋作用。無論是報告作者還是報告管理人員,都需要認真接手工作,完成任務。造成報告管理工作拖延或出現問題時,應從客觀和主觀2個方面進行考慮:客觀上主要是計劃安排是否合理、報告作者是否遇到緊急任務或太忙而無法顧及等情況,主觀上則主要看是否存在對國防科技報告認識不清、態度上不重視,認為報告寫的再好不如型號干的好等原因。針對不同原因進行解決,只有加強同報告編寫者的溝通,充分了解可能造成報告延誤或出現質量問題的原因,重視作者信息反饋,協調好各方關系才能使管理工作順利的開展。

二是重視報告的評價機制。對于好的經驗管理措施,經過實踐檢驗能充分提高管理效率和質量,提升報告內容水平的應予以保留發揚,如報告點評會和評審會可以實現以評促建,以評促改。評價會上可以將各種矛盾和問題集中暴露出來,大家共同協商共同解決,也可以就某些事項達成統一意見,合理安排計劃和進度。評價會可以暴露各自的優缺點,好的作者受到褒獎和激勵,將優秀的做法傳播下去,寫的不好的作者受到啟發和鼓勵,得到解決問題的幫助,刺激其主動改進和要求進步。評價的基礎是立足科學的管理條例和規章制度,如報告格式就由寫作規范條例給予指導,而內容評價則由經驗豐富的老專家給予把關,后期制定相應的內容評定標準,客觀地給予其評分,以推進報告評價的標準化。

三是重視管理手段的多樣化和軟件的使用。管理應是全方位的,只有加強與作者本人的溝通才能盡早發現問題、解決問題。郵件、微信、短信和電話是必不可少的手段,點評會和評審會也是重要的場合,只有深入了解作者需求,才能給予作者更好的解決問題方法。同時,報告的管理也應加強對軟件的使用,現在信息化、網絡化和數字化是發展的大趨勢,報告管理工作應充分采用信息化的手段,如采用Project項目管理軟件進行計劃和節點安排、開發基層航天GF報告稿件管理系統進行稿件的自動化錄入和管理、設計格式自動檢測軟件進行報告格式地自動檢測等都是提高工作效率的手段,也是提升報告管理質量和效率、提高報告內容質量的便利途徑。加大信息技術的因素、進一步弱化人的影響因素將是更科學合理管理報告的重要選項。管理的工作是人、機制和技術的融合,應充分發揮各自的作用,使得管理工作更上一個臺階。

PDCA的核心在于不斷分析現狀、提出問題、確定目標、制定計劃、實施計劃、檢查效果、理出思路和總結經驗,它涵蓋4個階段8個步驟,通過不斷地循環往復實現效率的提升和質量的提高。實踐證明,PDCA循環確保了報告管理工作的連續性和有效性,實現了報告管理環節的無縫連接,提高了報告管理工作的效率和質量,它使報告管理工作中的人、機制和技術呈現有機結合,充分調動各方積極因素,在協調的基礎上做到了科學工作程序的使能?！?（朱天宜 編輯）