試論如何提升國土資源行業檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲備中心

試論如何提升國土資源行業檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲備中心

近年來，隨著經濟社會的發展，國土資源工作在社會各領域發揮著重要的作用。國土資源檔案管理作為國土資源工作的重要依據，一直以來由于受到自身因素或是外在因素的影響，呈現出檔案管理效率不高，缺乏有序性、規范性、科學性等問題，無法滿足當前社會發展對國土資源檔案的需求。因此，充分發揮國土資源檔案管理效能，提高檔案管理效率和服務水平，已成為各級國土資源部門強化檔案管理的重要任務。

國土資源管理行業；檔案管理；效率

1 國土資源檔案管理工作特征分析

國土資源檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，包括文字報告﹑圖表聲像﹑作品實物等。加強國土資源檔案的科學規范管理，不僅能促進國土資源管理各項事業健康發展，全力服務地域經濟社會快速發展，還能為后期各類糾紛案件提供有效的歷史法律依據。

1.1 國土資源檔案管理具有兼容性

國土資源管理工作涉及面廣﹑業務性強，檔案種類繁多﹑要求較高。國土資源檔案包含綜合性檔案也包含業務性檔案等，檔案之間具有較為明顯區別的同時，也相互聯系，具有明顯的兼容性特點。例如：一份土地出讓檔案，既屬于文書檔案中應有該地塊出讓的請示﹑批復﹑會議記錄﹑證明材料﹑協議﹑合同等等，又屬于測繪類檔案中有用地位置宗地圖﹑規劃紅線圖等，還屬于地籍檔案中有該地塊的四至界定﹑權屬信息等。它們之間互相兼容﹑相互聯系，缺一不可。

1.2 國土資源檔案具有重復性特點

國土資源檔案之間具有緊密的聯系，從而諸多檔案資料具有較高的重復性。例如建設用地審批檔案，由于辦理時涉及面廣，辦公室﹑耕保﹑地籍﹑利用﹑估價等部門均有其相關資料，形成了獨自檔案。因各部門職責的不同﹑整理檔案的側重點不同，導致每一宗檔案歸檔后具有明顯的重復性。

1.3 國土資源檔案具有較強的實效性

國土資源檔案是各級國土資源管理部門開展工作的主要法律依據，也是在解決國土資源管理各類糾紛的唯一取證之處。例如：某村村民狀告某工廠占用村民承包地案件，我們就可以通過查閱相關歷史檔案資料來解決。根據《土地法》規定，該工廠最后退出臨時占用的0.47hm2 土地，恢復了耕種條件，并繳罰款95 萬元。詳實的國土資源檔案，化解了矛盾，保護了耕地，切實維護了廣大人民群眾的根本利益。

2 當前我國國土資源檔案管理工作存在的問題

2.1 系統性較差

當前國土資源檔案管理存在整理資料散亂問題，缺乏有效的系統規劃和科學整理，往往過于注重地籍檔案管理，忽略了其他方面的檔案管理，缺乏整體性和系統性，部分檔案散落存放在各部門，沒有統一的分類和整理，為后期檔案管理工作帶來諸多麻煩。

2.2 硬件設施缺少安全性

目前來看，大部分地區國土資源檔案管理還存在著硬件設施老化﹑配置不匹配等一系列問題，難以實現國土資源檔案管理的信息化。此外，大部分國土資源部門的檔案室裝修簡陋﹑保管不力，一些紙質文件很容易因保存環境問題而遭到損毀，產生霉變，檔案保存缺乏安全性。

2.3 信息化程度不足

目前來看，我國國土資源檔案管理大多采用最為原始的人工管理模式，管理效率較低，檔案資料查詢困難，且容易出現錯誤，許多單位并沒有引進信息技術和信息化設備，沒有對檔案資料進行電子化備份，一旦檔案出現損壞和丟失，將造成不可彌補的后果。

2.4 檔案管理人員素質和服務意識有待提升

在實際工作中，國土資源檔案管理人員，一方面，缺乏扎實的專業知識，管理工作的專業化水平難以保證，且許多人員缺乏責任意識，在檔案資料分類﹑統計等方面不夠認真負責；另一方面，許多國土資源檔案管理人員并沒有意識到國土資源檔案管理的重要性，缺乏大局意識，在管理過程中大多應付了事，大多均為簡單的羅列和收集。

3提升國土資源行業檔案管理效率的策略

3.1 健全國土資源檔案管理體系

建立國土資源檔案管理工作制度，明確工作人員崗位職責，嚴明工作紀律，細化責任分解。加強和完善獎懲激勵機制，調動工作人員檔案管理的積極性和主動性。建立國土資源檔案管理安全管理和安全巡視制度，將安全責任落實到每個人，不定期對檔案管理情況進行安全檢查。完善應急預案，做好消防培訓﹑設備演練等各項預防工作，制定可行的應急預案，并做好應急事件的處理工作。

3.2 提升國土資源檔案管理人員的專業水平

加強檔案管理隊伍建設，對檔案管理人員進行技能培訓，通過理論學習﹑現場授課﹑講座進修﹑交流學習等形式，不斷提高檔案管理人員的綜合技能。檔案管理人員平時也要加強自身學習，熟練應用計算機開展檔案信息化管理，嚴格遵循管理流程和管理制度，不斷提高國土資源檔案管理工作水平。

3.3 注重信息技術的利用

加快推進國土資源檔案資料數字化管理模式，鼓勵采用電子化檔案存儲形式，對檔案資料統一編號，從而提高檔案存儲和利用效率。同時，全力推進國土資源系統信息化建設，實施“一張圖”系統，通過“一張圖”系統將地理信息服務(圖形瀏覽﹑定位查詢﹑空間分析等)﹑屬性查詢與統計分析﹑專題圖件發布等GIS 服務加以封裝，能夠為國土資源日常工作提供強大的數據支撐。

3.4 提高檔案管理效率和服務水平

在國土資源檔案管理工作的同時，也要重視對檔案資源的開發和利用，讓檔案更好為國土資源部門及社會發展服務。要增強共享意識，提高服務水平和服務質量，了解和掌握社會對國土資源檔案資料的需要，把握市場需求信息，拓展服務范圍，提高服務質量。完善管理標準體系，提高國土資源檔案管理的規范化﹑標準化水平，實現國土資源檔案的標準化管理。

結語

綜上所述，國土資源檔案管理是國土管理工作開展的重要依據，在提升國土資源管理水平，發揮國土資源管理職能方面具有重要的作用。國土資源檔案管理工作具有其獨特性，涉及眾多土地管理內容。因此，在國土資源檔案管理中，各級國土資源部門要提高檔案管理的規范化﹑有序化水平，加強和提升檔案管理人員業務素質，使國土資源檔案管理更好的服務經濟社會發展。

[1]韓瓊.土地管理信息化方案與策略研究[D].中國地質大學，2003.

[2]回娜.如何提高國土資源檔案管理幾點思考[J].科技風，2013，14：259.