政府信息公開背景下檔案管理制度優化

梁宇慧

中山市南區婦女聯合會

政府信息公開背景下檔案管理制度優化

梁宇慧

中山市南區婦女聯合會

近年來，隨著社會民主的不斷深入和政府管理職能部門的不斷轉變，政府部門一直努力堅持把權利放在陽光下，建設透明的服務性政府。在不涉及國家機密和個人隱私的情況下，對信息進行公開，充分保障了公民的知情權。因此，為了更好的平衡二者的關系，本文就在政府信息公開背景下如何對檔案管理制度優化進行探討。

政府信息公開；檔案管理；制度優化

在信息高速發展的今天，信息的保密工作越來越難做。同時，信息民主是現代民主的重要組成部分，不僅能夠保障人民行使民主權利，更能加強政府的自身建設，有利于督促政府部門。但如果完全適用信息公開的規定，滿足了公眾的知情權，勢必和檔案法有一定沖突，甚至對檔案保密工作帶來一定難度，為了使二者能夠更好的一體發展，對檔案管理制度的優化勢在必行。

一、政府信息公開制度與檔案管理制度的沖突

(一)檔案信息的利用限制嚴格

檔案管理制度規定，首先，在時間上限制比較嚴格，自形成檔案之日起，要三十年才可以向社會開發，不論是否涉及國家機密和個人隱私，公眾都不能獲得信息，這對需要及時獲得信息的公眾制造的極大的障礙。其次，在利用的范圍上，相關規定表示，立檔單位保存長達10年之久，尚未向檔案館移交的檔案，主要供本單位使用，其他單位、團體、企事業單位或組織個人如需要使用，必須獲得保存單位的批準。而當社會公眾實際需要利用未開放的檔案時，就會面臨重重困難，究竟該找誰申請，在什么時間申請，以及申請之后面對政府部門的無理由駁回毫無辦法。

另外，《實施辦法》規定：“檔案中涉及到國防、外交、公安、 國家安全等國家重大利益的，以及其他到期不宜開放的檔案，其向社會開放的起始時間可以延長到檔案形成之日起滿五十年，滿五十年開放仍有可能對國家重大利益造成損害的，可以繼續延期開放。”此規項規定中，涉及國家重大利益本身就是一個模糊概念，怎么判斷可不可以開放，沒有一個明確的標準，這只會導致許多應該開放的檔案被管理人員以各種理由拒絕開放，滋長了執法部門濫用職權之風，阻礙了公眾接觸檔案信息。

(二)政府實行信息公開的現狀

政府信息公開的主體是掌握公共信息的國家機關，政府信息公開制度是指，行政主體依據職權或者行政相對人員請求，將行政信息向社會公開展示，允許公眾通過查閱摘抄和復制等制度。政府信息公開制度實施以來，取得了一定的成就，不過尚且存在一定的問題。首先，就服務范圍來講，目前，許多機構提供有效的信息對象比較局限，僅針對于黨政領導和公務員，對社會公眾服務較少，與真正保障公民知情權，發展社會民主法制有很大的差距。其次，大多數普通民眾對政府信息公開的方式熱情不高漲，受傳統的的政府保密原則意識禁錮，產生了多一事不如少一事的思想，這種想法使得民眾想要遠離政府的思想更加迫切，因此公眾甚至更愿意從報紙電視或親朋好友處獲得信息。

二、政府信息公開制度與檔案管理制度的優化政策

(一)適當加大公民利用檔案信息的利用權

在現階段，政府部門的透明制度，沒有得到有效地施行，放寬政府檔案的限制，才可以使大眾加大信息量的獲取。例如針對“三十年向社會開放的條例”，可以提出相應的對策，只要不涉及商業和國家機密和隱私，就可以向公眾開放，而非必須達到30年才可以面世。相對的也制定出確切的申請獲取信息的規定，以及提交申請的相關流程，確保公民有序的獲得有用信息。

建立健全檔案信息的自由使用權，為了切實保障公民的利益，法律也可以出臺相關政策來保護公民的信息使用權。對于正常的途徑獲得的信息，而受到阻撓或者打擊的情況，公民應該運用法律維護自身的權利。賦予公民隨時可以獲取信息的權利，使以往政府的內部人員才可以享受的權利可以更好的服務于大眾。

(二)定位機關檔案室的職能

政府信息公開是新增的一項職能，成立一個專項部門來承擔此項工作固然是最好的方法，但勢必需要投入更多的人力和物力，增加機構成本。為了更好的節源，對機關檔案室的職能進行重新定位是必然選擇。機關檔案是政府的機要部門，具有很強的內定性，因此對職能進行重新分配，必須符合機關內部工作條例，應建立健全文件材料的歸檔制度，分配專人來管理檔案室信息的開放問題，允許公眾自由的通過各種方式，隨時的獲取信息，確保公眾對政府信息的獲取權。也可以應用現代電子技術，對檔案進行電子歸檔，編碼，條目，方便更好的查閱和監管。在保證權益的同時，制定相關的法律法規，對于管理人員造成的檔案缺失或者公眾獲取信息過程中造成的信息損壞或資料缺失，進行相應的處罰，避免出現差錯時因責任不明確出現互相推卸責任的情況。

(三)監管政府信息安全審查

政府部門的運作是為穩定社會和諧發展，是社會的管理核心機構，從社會產生，但高于社會，對人民的主權起著代理和主導作用。所以，在信息社會中，政府信息公開工作的有序開展，為推進信息透明提供了有利保證。在實踐工作中，為了保證政府信息公開工作的有利推行，應采取的監管措施有：首先，可以加大信息透明化的宣傳力度，利用一切可以利用的機會宣傳這項事業，建議從中央到地方的根據需求，制定一系列可行的的規章、制度，為全面落實信息化公開做好硬件準備。同時，為了方便民眾獲得信息，政府部門在加強檔案管理時，應合理提供有利的渠道，組織和安排專人進行社區檔案管理、網絡信息管理，及時發布各種最新信息，以及更新有用的信息。最后，加強監管應做到監察監管違法操作，對惡意散播不良信息進行嚴格處理，才能真正做到為人民大眾服務。

結束語：

總之，在我國市場經濟快速發展的大環境下，政府信息公開是打造新型政府管理模式的必經之路，而針對我國基本國情制定一些專門的法律法規，才能使政府信息真正透明化。同時，通過優化和改革檔案管理制度，有利于保證信息公開和檔案管理制度能夠更好的兼容互補，以提高檔案資料的利用價值，從而更好保障公民的權益，最終達到促進社會民主健康發展的目的。

[1]劉國強.政府信息公開背景下檔案管理制度優化探析[J].科技展望，2015，(23)：203-203.

[2]蔣冠.政府信息公開背景下檔案管理制度優化探析[J].檔案學研究，2009，(6)：44-46.