如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作

李紅娜

國(guó)華(呼倫貝爾)風(fēng)電有限公司

如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作

李紅娜

國(guó)華(呼倫貝爾)風(fēng)電有限公司

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作越來(lái)越受到重視。傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)檔案作為檔案事業(yè)管理的重要分支，需要從檔案工作制度體系，以及企業(yè)檔案工作入手。據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)制度建設(shè)情況分析，建立有效的檔案管理體系，創(chuàng)新管理制度，對(duì)企業(yè)管理發(fā)展具有重要作用。對(duì)此，筆者結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)與檔案事業(yè)管理體制的改革，進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；管理理念；管理手段；管理人才

引言

在21世紀(jì)的高速發(fā)展下，企業(yè)制度建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的根本，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的需求。將企業(yè)制度建設(shè)作為發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)公有制和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的結(jié)合，成為社會(huì)發(fā)展中的重要目標(biāo)。現(xiàn)階段，從檔案事業(yè)管理狀態(tài)分析，企業(yè)檔案涉及范圍較多，因此，對(duì)檔案事業(yè)管理也提出了較高要求。

1 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制

企業(yè)檔案管理工作由于企業(yè)特性、管理規(guī)章等原因會(huì)有所差異化，但是檔案管理工作內(nèi)容主要是以下幾點(diǎn)：將企業(yè)接收和使用的相關(guān)檔案資料進(jìn)行分類整理及妥善保存，及時(shí)記錄企業(yè)工作實(shí)施進(jìn)程并進(jìn)行總結(jié)以便推進(jìn)企業(yè)管理，進(jìn)行檔案管理工作人員技能培訓(xùn)并建立人員考核激勵(lì)制度，檔案分類保存后建立高效率的檔案檢索系統(tǒng)，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)步。以上就是國(guó)企檔案管理工作的大致內(nèi)容，這種工作方式容易受到國(guó)企內(nèi)部管理情況約束，在當(dāng)前我國(guó)進(jìn)入經(jīng)濟(jì)中高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)新常態(tài)后，國(guó)有企業(yè)檔案管理制度也應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念進(jìn)行機(jī)制創(chuàng)新。

1.2 對(duì)檔案管理的重視不夠

基于企業(yè)發(fā)展而言，國(guó)有企業(yè)融入現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，遵循公司制，成為企業(yè)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)融合的最佳狀態(tài)。而根據(jù)現(xiàn)階段發(fā)展情況看，企業(yè)更多的注意力在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，檔案工作依然停留于傳統(tǒng)管理中，未與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)融合，沒(méi)有得到較高重視度，檔案管理工作不斷降低、人員裁剪使得管理人員無(wú)法專心于工作中。現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)中，受管理權(quán)利影響而造成檔案單位、編制較為隨意化而影響企業(yè)檔案管理制度，無(wú)法形成統(tǒng)一管理模式，各自為政。非公有制企業(yè)中，多種原因造成檔案管理工作監(jiān)督不到位，此外，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、管理水平參差不齊。綜合分析，現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)，與現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)并行的檔案事業(yè)管理制度仍未完善，這也是現(xiàn)階段影響檔案事業(yè)革新的核心問(wèn)題。

2 企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新措施研究

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視與管理

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡(jiǎn)陋的工作環(huán)境，投入更多專項(xiàng)資金與先進(jìn)技術(shù)支持檔案管理工作進(jìn)步與創(chuàng)新。國(guó)有企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與管理，首先要建立一支素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理、知識(shí)全面的復(fù)合型并且相對(duì)穩(wěn)定的人才隊(duì)伍；其次要對(duì)工作人員實(shí)行考核制度與獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，對(duì)工作考核不合格的工作人員及時(shí)進(jìn)行懲罰措施，并定期組織企業(yè)員工參觀先進(jìn)企業(yè)檔案管理流程，學(xué)習(xí)目前流行的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)并積極推廣，讓公司員工能夠在學(xué)習(xí)中養(yǎng)成檔案管理規(guī)范意識(shí)。

2.2 實(shí)行信息化檔案管理模式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)信息化檔案管理非常重視，信息技術(shù)管理能夠確保企業(yè)信息的有效利用、儲(chǔ)存、整合，同時(shí)有效實(shí)現(xiàn)資源共享，打破以往空間、時(shí)間限制。所以，實(shí)行信息化檔案管理模式成為現(xiàn)代企業(yè)檔案事業(yè)建設(shè)中的重要途徑。受信息管理和知識(shí)管理的影響，一些大型企業(yè)開(kāi)始實(shí)行一體化信息管理。數(shù)據(jù)分享與企業(yè)信息的融合，構(gòu)成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，這也是現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的重要內(nèi)容。通過(guò)信息中心管理企業(yè)全部數(shù)據(jù)文件，進(jìn)而確保企業(yè)檔案信息資源的有效使用，提升企業(yè)管理水平。由此可見(jiàn)，實(shí)行信息化檔案管理模式，在一定程度上能夠推動(dòng)企業(yè)檔案管理走向更高管理水平，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、擴(kuò)大銷(xiāo)售，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2.3 變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

要大力開(kāi)展檔案服務(wù)工作，將自身工作大力發(fā)展，提高對(duì)自身職責(zé)的認(rèn)識(shí)，不再是傳統(tǒng)上的配角，要對(duì)新的工作和職責(zé)進(jìn)行認(rèn)識(shí)，展現(xiàn)出在檔案部門(mén)應(yīng)有的精神面貌和狀態(tài)。人們對(duì)檔案部門(mén)和檔案部門(mén)工作人員一周抱著傳統(tǒng)眼觀來(lái)客觀評(píng)價(jià)，將檔案部門(mén)和檔案部門(mén)工作人員看成企業(yè)中不重要部門(mén)，一般不會(huì)受到人們關(guān)注和支持，所以針對(duì)以上傳統(tǒng)觀念和思想，要進(jìn)行反抗，打破傳統(tǒng)思想，在自身職責(zé)上需要勇于創(chuàng)新。變被動(dòng)為主動(dòng)，變配角為主角，積極努力發(fā)展，以卓越的貢獻(xiàn)贏得領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，以高品質(zhì)的服務(wù)爭(zhēng)取企業(yè)的配合和支持。其次，我們更加要提升自身知識(shí)水平和能力，時(shí)刻領(lǐng)會(huì)未來(lái)企業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)，將針對(duì)一些將要發(fā)生或沒(méi)有解決的問(wèn)題提前開(kāi)展服務(wù)，將這些問(wèn)題作為提升自身動(dòng)力，隨著現(xiàn)代高科技、新設(shè)備、新技術(shù)的大力發(fā)展，許多工藝、圖紙、原理都不能快速得到理解和運(yùn)用，所以我們就要快速針對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行文件歸檔，讓他人指導(dǎo)任何科學(xué)技術(shù)成果都與前人或其他研究成果密不可分，從企業(yè)開(kāi)展文件信息跟蹤服務(wù)，將過(guò)去，現(xiàn)有，其他技術(shù)成果結(jié)合在一起，經(jīng)過(guò)全面的分析，精心加工，匯聚，可以及時(shí)幫助技術(shù)人員解決重要的工程技術(shù)問(wèn)題。然后，檔案人員要有敏銳的思想，針對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的信心要保持著時(shí)刻準(zhǔn)備工作，及時(shí)找到最有價(jià)值信息，學(xué)會(huì)將檔案進(jìn)行快速記錄和傳輸，減少不必要的財(cái)產(chǎn)受到外界損失。

2.4 創(chuàng)新工作手段，建立多元化的檔案信息服務(wù)工作路

企業(yè)檔案管理工作要敢于接受新知識(shí)，善于引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，以拓展檔案管理服務(wù)工作的有效路徑，從而切實(shí)提高自身的服務(wù)質(zhì)量。除了繼承和發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)外，檔案工作人員還要積極開(kāi)辟包括網(wǎng)上閱讀功能、電子文獻(xiàn)的自動(dòng)上傳功能等各項(xiàng)內(nèi)容在內(nèi)的綜合服務(wù)功能。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)中，檔案工作具有自身的發(fā)展特點(diǎn)，這還需要在檔案事業(yè)管理中不斷革新。筆者分別從企業(yè)制度建設(shè)與檔案事業(yè)管理重要性、問(wèn)題、方法，三方面進(jìn)行分析，希望能夠推動(dòng)企業(yè)制度建設(shè)與檔案事業(yè)管理發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)管理走向更高水平。

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[3]謝亞曲.事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策——以青海省高速公路管理局為例[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2014(04).