如何在創新中完善企業檔案管理工作

李紅娜

國華(呼倫貝爾)風電有限公司

如何在創新中完善企業檔案管理工作

李紅娜

國華(呼倫貝爾)風電有限公司

隨著社會的發展，我國現代企業的檔案管理工作越來越受到重視。傳統的檔案管理體制已經不能適應現代企業管理。企業檔案作為檔案事業管理的重要分支，需要從檔案工作制度體系，以及企業檔案工作入手。據現階段企業制度建設情況分析，建立有效的檔案管理體系，創新管理制度，對企業管理發展具有重要作用。對此，筆者結合實踐經驗，就現代企業制度建設與檔案事業管理體制的改革，進行簡要分析。

現代企業；檔案管理；管理理念；管理手段；管理人才

引言

在21世紀的高速發展下，企業制度建設是企業發展的根本，也是市場經濟環境下的需求。將企業制度建設作為發展方向，實現公有制和市場經濟的結合，成為社會發展中的重要目標。現階段，從檔案事業管理狀態分析，企業檔案涉及范圍較多，因此，對檔案事業管理也提出了較高要求。

1 企業檔案管理存在的問題

1.1 企業檔案管理工作運行機制

企業檔案管理工作由于企業特性、管理規章等原因會有所差異化，但是檔案管理工作內容主要是以下幾點：將企業接收和使用的相關檔案資料進行分類整理及妥善保存，及時記錄企業工作實施進程并進行總結以便推進企業管理，進行檔案管理工作人員技能培訓并建立人員考核激勵制度，檔案分類保存后建立高效率的檔案檢索系統，積極利用現代信息技術與網絡技術推動檔案管理工作進步。以上就是國企檔案管理工作的大致內容，這種工作方式容易受到國企內部管理情況約束，在當前我國進入經濟中高速發展的經濟新常態后，國有企業檔案管理制度也應該及時轉變管理觀念進行機制創新。

1.2 對檔案管理的重視不夠

基于企業發展而言，國有企業融入現代企業發展，遵循公司制，成為企業和市場經濟融合的最佳狀態。而根據現階段發展情況看，企業更多的注意力在生產經營中，檔案工作依然停留于傳統管理中，未與生產經營融合，沒有得到較高重視度，檔案管理工作不斷降低、人員裁剪使得管理人員無法專心于工作中。現代企業制度建設中，受管理權利影響而造成檔案單位、編制較為隨意化而影響企業檔案管理制度，無法形成統一管理模式，各自為政。非公有制企業中，多種原因造成檔案管理工作監督不到位，此外，檔案管理人員專業素質、管理水平參差不齊。綜合分析，現代企業制度建設，與現代企業制度建設并行的檔案事業管理制度仍未完善，這也是現階段影響檔案事業革新的核心問題。

2 企業檔案管理工作創新措施研究

2.1 加強對檔案管理工作的重視與管理

企業領導應當加強對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環境，投入更多專項資金與先進技術支持檔案管理工作進步與創新。國有企業要加強對檔案管理工作人員的培訓與管理，首先要建立一支素質較高、結構合理、知識全面的復合型并且相對穩定的人才隊伍；其次要對工作人員實行考核制度與獎懲激勵制度，對工作考核不合格的工作人員及時進行懲罰措施，并定期組織企業員工參觀先進企業檔案管理流程，學習目前流行的檔案管理工作經驗并積極推廣，讓公司員工能夠在學習中養成檔案管理規范意識。

2.2 實行信息化檔案管理模式

隨著信息技術的發展，企業對信息化檔案管理非常重視，信息技術管理能夠確保企業信息的有效利用、儲存、整合，同時有效實現資源共享，打破以往空間、時間限制。所以，實行信息化檔案管理模式成為現代企業檔案事業建設中的重要途徑。受信息管理和知識管理的影響，一些大型企業開始實行一體化信息管理。數據分享與企業信息的融合，構成現代企業檔案管理系統，這也是現代企業信息化管理的重要內容。通過信息中心管理企業全部數據文件，進而確保企業檔案信息資源的有效使用，提升企業管理水平。由此可見，實行信息化檔案管理模式，在一定程度上能夠推動企業檔案管理走向更高管理水平，促進企業生產經營、擴大銷售，推動企業經濟效益的提升。

2.3 變被動服務為主動服務

要大力開展檔案服務工作，將自身工作大力發展，提高對自身職責的認識，不再是傳統上的配角，要對新的工作和職責進行認識，展現出在檔案部門應有的精神面貌和狀態。人們對檔案部門和檔案部門工作人員一周抱著傳統眼觀來客觀評價，將檔案部門和檔案部門工作人員看成企業中不重要部門，一般不會受到人們關注和支持，所以針對以上傳統觀念和思想，要進行反抗，打破傳統思想，在自身職責上需要勇于創新。變被動為主動，變配角為主角，積極努力發展，以卓越的貢獻贏得領導的關注，以高品質的服務爭取企業的配合和支持。其次，我們更加要提升自身知識水平和能力，時刻領會未來企業發展態勢，將針對一些將要發生或沒有解決的問題提前開展服務，將這些問題作為提升自身動力，隨著現代高科技、新設備、新技術的大力發展，許多工藝、圖紙、原理都不能快速得到理解和運用，所以我們就要快速針對上述問題進行文件歸檔，讓他人指導任何科學技術成果都與前人或其他研究成果密不可分，從企業開展文件信息跟蹤服務，將過去，現有，其他技術成果結合在一起，經過全面的分析，精心加工，匯聚，可以及時幫助技術人員解決重要的工程技術問題。然后，檔案人員要有敏銳的思想，針對錯綜復雜的信心要保持著時刻準備工作，及時找到最有價值信息，學會將檔案進行快速記錄和傳輸，減少不必要的財產受到外界損失。

2.4 創新工作手段，建立多元化的檔案信息服務工作路

企業檔案管理工作要敢于接受新知識，善于引進現代信息技術知識，以拓展檔案管理服務工作的有效路徑，從而切實提高自身的服務質量。除了繼承和發揮傳統檔案管理工作的優勢外，檔案工作人員還要積極開辟包括網上閱讀功能、電子文獻的自動上傳功能等各項內容在內的綜合服務功能。

結語

總而言之，現代企業制度建設中，檔案工作具有自身的發展特點，這還需要在檔案事業管理中不斷革新。筆者分別從企業制度建設與檔案事業管理重要性、問題、方法，三方面進行分析，希望能夠推動企業制度建設與檔案事業管理發展，推動企業檔案事業管理走向更高水平。

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