高校檔案管理模式創新思考

蔣 珍 （中原工學院 450007）

高校檔案管理模式創新思考

蔣 珍 （中原工學院 450007）

在高校發展的道路中，檔案管理有著極其重要的作用，能夠在一定程度上促進高?？蒲泻徒逃陌l展，并且高校檔案管理也是對高校管理、科研水平進行衡量的重要依據，是組成高校文化建設體系的一個重要內容。本文首先對當前高校檔案管理的重要性和管理模式進行分析，并以此為基礎進行創新思考，旨在構建高效、優質的高校檔案管理模式，推動高?？蒲泻徒逃陌l展。

高校檔案；管理模式；創新研究

現代社會已經進入信息時代，儲存完好的檔案資源不但能夠在一定程度上推動高校的發展建設，同時，也為國家經濟發展提供了重大力量。因此，在學校的日常工作中，檔案管理有著極其重要的意義，而對于高校檔案管理工作人員而言，如何對檔案實施高效、優質的管理是一個必須給予足夠重視的問題。為了使高校檔案管理能夠順應信息時代下對高校的發展提出的新要求，就必須對其管理模式進行創新，使高校檔案管理能夠將自身價值充分發揮。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案通常包括學生的個人信息、教學過程中累積的圖文和文字材料、影像視頻以及科研信息等。其中有關教學的資料是該學校所有教師的文化知識和教育經驗，是教師和學生長期的勞動、學習成果；而教學科研信息是所有教師不斷研究、探索得到的寶貴資料。這些檔案資料能夠將教育的發展歷程、教學理念以及創新的教學方法、模式等充分的反映。高校檔案資料不但能夠將寶貴的教學資料提供給今后的教學研究，同時還能將這些寶貴資料提供給其他教師教學、學生學習作為借鑒。并且，通過對高校檔案資料的研究還能對目前高校的教學質量給予適當的評估，能夠有效的推動教學改革、促進教學質量的提高。

二、當前高校檔案管理模式分析

隨著檔案管理的發展，以往紙質版的實體管理已經逐漸變為電子檔案信息化管理模式，該模式有著智能化、多樣化以及管理范圍廣的優點。但是，現階段中仍有部分高校未能及時接受新的觀念，在對檔案進行管理時使用的還是傳統的你查我調、重視保管輕視利用、閉架借閱模式。

隨著信息化社會的快速到來，推動了高校檔案管理信息化發展的趨勢。目前，大部分高校已經將校園網接軌于局域網，實現了相互聯系和溝通。但是1，仍有部分高校并沒有將校園網與局域網連通，僅僅是將少數工作機連接到校園網中，未能全面實現信息化的高校檔案管理。

在傳遞信息的方式中，紙張是傳統方法中主要的載體、媒介。而隨著信息化時代的到來，檔案信息存儲模式對傳統的紙質檔案進行了創新，實現了能夠將一切需要滿足的電子檔案。相對于紙質檔案，電子檔案的存儲量能夠多出幾十倍甚至上千倍。

三、高校檔案管理模式創新

1.創新管理形式

將管理形式結合紙質檔案、電子檔案和文檔一體化以及雙歸檔制進行管理，這是管理創新形式的基本原則。高校在自動化辦公實施規劃中，應在自動化辦公中融入信息化檔案管理以此統一進行規劃安排，將檔案管理與自動化辦公的共同發展實現；同時，高校應構建檔案內部局域網，并與互聯網或外部網實現連接，這是對管理創新形式的基本要求。要求高校將適應于網絡特點的標準、規范和政策制定，而一套能跨平臺運作、操作性強并能統一管理的技術標準十分重要，能使信息時代下高校檔案管理的標準和法規不斷完善；對檔案實現數字化的轉變，借助電子檔案管理軟件和掃描等多種方法，在各類磁盤、光盤等儲存器里儲存記錄。而對于部分極其重要、使用頻率較高或是記憶受損的檔案信息應嚴格進行數字化管理和處理。

2.嚴格控制檔案資料質量

對于所有需要儲存的檔案資料，特別是工作人員填寫的信息材料，高校應組織相關人員嚴格進行審查把控，需要本人簽字的資料必須經過本人簽字再由高校組織完成審查、加蓋公章后才能進行歸檔。本人不在無法簽字的情況下，必須將原因告知上層組織并加蓋公章后才能進行歸檔。檔案資料有部分字跡不規范不清晰的地方存在應要求退回重寫，達到規定條件后才能進行歸檔。將檔案資料的質量嚴格把控，嚴禁不規范、不完整的檔案歸檔，能夠使高校檔案管理質量得到一定的提升。

3.提高管理人員管理職能

高校檔案管理模式的創新和提升與檔案管理工作人員的專業性存在著不可缺少的關系，對高校檔案管理模式進行創新要求必須對管理人員進行專業素養、思想道德素養的培養。首先，高校應以檔案管理崗位職責需求為依據，對各個崗位職責和人員需求的技術水平明確，進行工作人員的優化；其次，高校應將相應的檔案管理制度完善，對檔案管理人員的工作標準進行規范，確保工作人員能夠正常進行檔案管理工作，并使其工作完成的效率和準確率得到提升。通過對檔案管理工作人員加強業務培訓，為檔案的安全與完整提供保障。通過檔案法律、業務知識競賽的開展，使高校全體師生對檔案有一個明確的認識，深入到每位教師、學生的頭腦中。同時，高校還應實施績效考核制度2，通過激勵制度使工作人員能夠積極主動的及時、標準、規范的完成檔案管理工作；最后，通過教育工作和再學習制度的開展使管理工作人員能夠得到持續、永久的學習、進步。通過多樣化專業知識競賽和檔案管理技術研討會等活動的開展，確保檔案管理工作人員能夠對最新、最先進的檔案管理知識進行學習，從而能夠更好的完成檔案管理的工作。

4.創建信息管理系統

信息化高校檔案管理體系的構建是高校檔案管理模式創新的必然趨勢。對高校檔案進行信息化管理系統構建的前提是對檔案管理和檔案應用過程中的實際需求進行了解，對高校檔案管理信息系統與聯網協議的標準進行統一，并對高校校園網、數據接口和數據庫來源等統一協議，使高校檔案信息化管理體系能夠在一定范圍內實現校園網、教育網和互聯網的共享，使信息資源能夠進行共同管理；在構建高校檔案信息化管理體系的過程中，必須給予信息化管理體系的安全性足夠的重視。信息化存在著極大的安全隱患，其安全性能夠對網絡體系造成極大的影響。因此，在對高校檔案進行信息化管理體系構建過程中，必須對系統操作應用權限進行加強，借助加密保護數據、信息認證和信息傳輸和網絡簽名等措施，對高校檔案信息化體系提供最大程度的安全保障。

四、結語

高校檔案能夠促進高校的正常發展，并且還能將相關的資料提供給高校學術的研究和應用，對于高校文化的建設、形成和傳承也有著一定的作用。必須給予高校檔案管理模式的創新以及管理效率、質量的提高足夠的重視，通過對工作人員技術水平和管理職能的提升和管理形式的改變以及信息化管理系統的構建，為高校的可持續發展提供保障。

注釋：

1.路長蘭.高校檔案管理模式創新研究[J].辦公室業務，2014，(17)：94-95.

2.劉可人.現代高校檔案管理模式與創新思維[J].產業與科技論壇，2013，(16)：240-241.