淺談高校檔案管理績效體系的構建

杜玉春 申昌安

贛南醫學院 江西贛州 341000

淺談高校檔案管理績效體系的構建

杜玉春 申昌安

贛南醫學院 江西贛州 341000

檔案管理是高校管理工作的重要內容，對高校人事管理和學生管理有著重要意義。但是，現階段，高校檔案管理工作中存在著很多問題，檔案管理水平有待提升。尤其在現代化管理理念下，高校檔案管理需要改進管理方式，積極采用績效管理，構建管理績效體系。本文對此進行分析與闡述，并提出體系構建方法。

高校檔案管理；績效；體系

高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標志之一，尤其是在當前高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設和發展中的作用將會越來越突顯[1]。目前，我國高校檔案績效管理的水平不高、專業人員較少、信息化建設不足，需要高校積極探索構建管理績效體系的科學方法[2]。研究高校檔案管理績效體系的構建不僅能夠提高管理水平，而且對高校建設有著深刻的現實意義。

1 我國高校檔案績效管理現狀

首先，績效管理水平較低。國大多數高校的績效管理都處于績效評估階段，缺乏專業的評估標準，只能按照上級制定的考核表對管理人員的業績、勤奮程度、能力等進行評估，并對檔案管理狀況分為合格、不合格、優秀這三個檔次。在這種情況下，很多高校將績效管理看成一種形式，績效管理并沒有真正實施；其次，專業人員較少[3]。很多高校都在檔案管理崗位安排本校的關系人員或閑散人員，檔案部門的人事調動權歸高校掌握，導致高校缺乏專業的檔案管理人員，檔案管理人員的業務素質不高，無法適應高校的檔案管理工作；再次，信息化建設不足。雖然我國大多數高校檔案管理部門都建立了信息管理系統，為檔案管理工作提供目錄檢索、查檔服務等工作。但是，高校的檔案管理工作還沒有實現全數字化，部分高校的檔案管理工作仍處于信息化建設的初級階段，對實體檔案的依賴性較強；最后，檔案利用過于被動[4]。很多高校的檔案都是被放在冰冷的檔案庫房，利用價值不高。并且，高校檔案的利用過于被動，只有在其他部門需要檔案信息的時候，檔案管理部門才會提供檔案利用服務。

2 高校檔案管理績效不佳的原因

2.1 管理意識和管理手段滯后

部分高校領導人員缺乏對檔案管理工作的重視，忽視了檔案管理工作在高校建設與發展中的重要性，缺乏檔案管理意識，沒有真正發揮檔案的價值。并且，部分高校缺乏對檔案管理工作的正確認識，認為檔案管理工作就是檔案收集、整理、分類、保存等，忽視了檔案對高校教學科研和人事管理的重要性，缺乏對檔案管理工作的物力和財力投入[5]。甚至有些學校認為檔案就是沒有應的廢紙堆，沒有任何使用價值。在這種情況下，高校缺乏對檔案管理的整體規劃，沒有積極運用現代化的管理手段進行檔案管理，管理意識和管理手段滯后。

2.2 績效管理被績效考核所代替

檔案績效管理是系統的管理工程，擁有完整的管理環節，而績效考核知識檔案績效管理的環節之一，是對檔案績效管理工作的檢查。但是，很多高校將檔案的績效管理視為績效考核，只重視績效考核的開展，而忽視了績效管理目標、績效管理手段等工作，績效管理被績效考核所代替。

2.3 傳統人際關系的阻礙

很多高校的檔案管理工作受到高校人際關系的影響，檔案管理的方法和策略受到上級領導的指示，甚至有些學校根據學校領導人員的命令開展檔案管理工作[6]。在這種情況下，很多高校檔案管理人員都會向高校領導人員進行受賄，而高校領導人員礙于面子和人情，沒有對不合格的檔案管理人員進行處罰，導致檔案管理績效不佳。

3 高校檔案管理績效體系的構建策略

3.1 制定科學的管理績效體系目標

高校檔案管理工作主要承擔著高校檔案實體管理和檔案行政管理職能。而高校實體檔案管理和檔案行政管理主要包括組織管理、保管保護、基礎業務和檔案利用這四個方面。其中，組織管理主要包括制度建設、隊伍建設、管理體制建設等內容。高校檔案管理應積極明確組織管理的目標，開展制度化和常態化的績效管理模式[7]。保管保護管理主要包括裝具設備管理和檔案用房管理這兩個方面。高校檔案管理應積極明確檔案保管保護的設備指標和檔案室指標。基礎業務管理主要包括是收集、整理、保管、統計等。高校檔案管理應明確檔案基礎業務的管理目標，積極采用現代化管理手段，保證檔案收集和整理的質量。檔案利用服務應積極樹立主動服務目標，積極向高校各部門推送檔案利用服務，積極優化檔案利用的效果，提高檔案的利用價值[8]。另外，高校檔案管理工作應積極重視檔案的人文教育功能、思想教育功能、社會服務功能和學校服務功能，積極樹立檔案的人文教育目標、思想教育目標和學校社會服務目標。

3.2 明確績效考評指標

檔案管理績效體系的構建應積極明確績效考評的指標。而績效考評的目標主要包括組織管理指標、檔案保管保護指標、基礎業務建設指標、檔案利用指標和檔案信息化建設指標這幾個方面[9]。其中，檔案組織管理指標主要包括管理體制、隊伍建設、履行職務和制度建設這幾個方面的指標，高校應積極明確檔案管理體制、管理隊伍、管理制度等方面的考核指標。檔案保管保護指標主要包括檔案用房指標和裝具設備指標[10]。基礎業務指標主要包括檔案收集歸檔指標、整理編目指標、保管移交指標、統計堅定指標等。檔案利用指標主要包括檔案編研指標和提供利用指標[11]。信息化建設指標主要包括設備配置指標、信息建設規劃指標和網絡軟件指標。

3.3 加強績效管理與薪酬體系的聯系性

高校檔案管理績效體系的構建應加強績效管理與薪酬體系的聯系向，充分利用檔案績效考核結果，使檔案績效管理與檔案管理的其他環節相銜接。例如，高校可以將檔案績效考評結果作為管理人員晉升、獎金和薪酬的重要依據，將績效考核與激勵機制相結合，激發管理人員的積極性，進而構建完整的管理績效體系[12]。

總之，高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標志之一。尤其是在當前高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設和發展中的作用將會越來越突顯。目前，我國高校的檔案管理體系還有待進一步提高。績效管理作為當今世界最先進的管理理論之一，其邏輯嚴謹、程序周密，將其引入檔案工作中，為檔案事業注入新鮮血液[13]。實施檔案工作績效管理，客觀、公平、合理地評定檔案工作各級組織特別是員工的績效，對提高檔案人員自身素質和業務能力，有良好的促進作用，同時促進檔案工作整體水平的提高。

[1] 朱玉媛，牟凱旋.面向公眾需求的檔案服務績效評估——基于績效棱柱的評估模型構建與運行[J].檔案管理，2014，12（4）：11-12.

[2] 王茂躍.應當正確認識高校檔案館的性質[J].檔案，2014，21（3）：110-112.

[3] 呂元智.我國公共檔案館服務績效評價研究現狀分析[J].檔案學研究， 2014，14（7）：8-10.

[4] 童雁.新時期檔案館工作的績效管理及對策探討[J].湖北檔案，2015，12（11）：45-46.

[5] 童莊慧.論高校檔案管理的績效評估[J].檔案時空：業務版， 2015，36（5）：78-79.

[6] 石立銘，宋紅衛.績效考核在檔案部門的運用[J].檔案管理， 2015，32（8）：89-90.

[7] 童雁.新時期檔案館工作的績效管理及對策探討[J].湖北檔案，2016，34（6）：24-25.

[8] 童莊慧.論高校檔案管理的績效評估[J].檔案時空：業務版，2016，22（6）：56-58.

[9] 石立銘，宋紅衛.績效考核在檔案部門的運用[J].檔案管理，2016，12（4）：10-12.

[10] 劉萌.檔案人員績效考評的思考[J].檔案學通訊，2016，42（4）：35-36.

[11] 邱少雄.上下聯動促目標管理 全面提升檔案館整體水平[J].廣東檔案，2016，56（9）：45-46.

[12] 高霏.淺談檔案機構管理中的績效考核[J].四川檔案，2016，49（7）：8-10.

[13] 張雙.績效管理理論溯源[J].商場 現代化， 2017，126（4）：178-179.

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