關(guān)于“郵件合并”功能在實(shí)際工作中應(yīng)用的探討

王培培

【摘要】基于寧夏理工學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院工作的特點(diǎn)，從已開展的培訓(xùn)工作著眼，探討培訓(xùn)打印證書的方式方法，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成，從而很大程度提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】培訓(xùn) 打印證書 郵件合并

寧夏理工學(xué)院是教育部批準(zhǔn)的普通本科高等學(xué)校，同時(shí)還是“全國重點(diǎn)建設(shè)職業(yè)教育師資培訓(xùn)基地”、“全國國家安全生產(chǎn)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”、“寧夏理工學(xué)院建筑行業(yè)培訓(xùn)基地”、“石嘴山市專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育教學(xué)基地”、“石嘴山市志愿者培訓(xùn)學(xué)院”、“寧夏星海職業(yè)技能培訓(xùn)學(xué)?！?、“石嘴山市電子商務(wù)教學(xué)機(jī)構(gòu)”、“寧夏理工學(xué)院國家職業(yè)技能鑒定所”、“全區(qū)安全考點(diǎn)”和“ATA考點(diǎn)”。能夠承擔(dān)國家級、自治區(qū)級中職骨干教師培訓(xùn)，國家、自治區(qū)及石嘴山市各類培訓(xùn)教學(xué)、技能鑒定和考試等相關(guān)工作，以及企業(yè)職工在崗和轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)、農(nóng)民工實(shí)用技能培訓(xùn)、失業(yè)人員技能就業(yè)培訓(xùn)新增勞動力技能儲備培訓(xùn)等各級各類培訓(xùn)任務(wù)，培訓(xùn)結(jié)束后要根據(jù)考核成績打印相關(guān)的資格證書，每一種證書的模板均不相同，面對如此繁雜的數(shù)據(jù)，為了提高工作效率，我采用了WORD的郵件合并功能，從而避免了頻繁的復(fù)制粘貼，保證證書打印過程中的正確率為100%。

一、何為 “郵件合并”？

在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出了“郵件合并”一詞，具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作信函、標(biāo)簽、工資條、成績單等，比如圖1我就使用了它打印了各類證書。

二、何時(shí)使用“郵件合并”？

我們最常用的需要批量處理的信函、證書等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：

一是我們需要制作的數(shù)量比較大；

二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如培訓(xùn)證書上的證書類別、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)課題等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而培訓(xùn)人員名單、身份證號、證書編號等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。

什么是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應(yīng)信息。比如圖2就是這樣的表，其中包含的字段為“姓名”、“證書編號”等，接下來的每條記錄，存儲著每個培訓(xùn)學(xué)員的相應(yīng)信息。

三、“郵件合并”的操作過程

(一) 建立主文檔

“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如培訓(xùn)證書中的培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)課題等都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。

(二) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。

在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量培訓(xùn)學(xué)員證書，多數(shù)情況下，培訓(xùn)學(xué)員的信息早已被老師做成了Excel表格，其中含有制作證書所需要的“姓名”、“性別”、“生份證號”、“證書編號”等字段。在這種情況下，我們直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。

如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)我們的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，我在實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。

(三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。

【結(jié)束語】我上面討論了“郵件合并”功能在實(shí)際工作中的使用情況，理解了它的三個基本操作過程，就抓住了郵件合并的“綱”，運(yùn)用過程中就可以有條不紊地運(yùn)用“郵件合并”功能解決實(shí)際任務(wù)了，衷心希望大家能夠把學(xué)到的技能運(yùn)用于實(shí)際工作中去，我將通過更多實(shí)際操作的磨煉，進(jìn)一步提高自己的應(yīng)用水平。

參考教材：

[1]《大學(xué)信息技術(shù)基礎(chǔ)》主編：王海榮。科學(xué)出版社。2013年。