關于“郵件合并”功能在實際工作中應用的探討

王培培

【摘要】基于寧夏理工學院繼續教育學院工作的特點，從已開展的培訓工作著眼，探討培訓打印證書的方式方法，借助Word提供的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準確、快速地完成，從而很大程度提高工作效率。

【關鍵詞】培訓 打印證書 郵件合并

寧夏理工學院是教育部批準的普通本科高等學校，同時還是“全國重點建設職業教育師資培訓基地”、“全國國家安全生產培訓機構”、“寧夏理工學院建筑行業培訓基地”、“石嘴山市專業技術人員繼續教育教學基地”、“石嘴山市志愿者培訓學院”、“寧夏星海職業技能培訓學校”、“石嘴山市電子商務教學機構”、“寧夏理工學院國家職業技能鑒定所”、“全區安全考點”和“ATA考點”。能夠承擔國家級、自治區級中職骨干教師培訓，國家、自治區及石嘴山市各類培訓教學、技能鑒定和考試等相關工作，以及企業職工在崗和轉崗培訓、農民工實用技能培訓、失業人員技能就業培訓新增勞動力技能儲備培訓等各級各類培訓任務，培訓結束后要根據考核成績打印相關的資格證書，每一種證書的模板均不相同，面對如此繁雜的數據，為了提高工作效率，我采用了WORD的郵件合并功能，從而避免了頻繁的復制粘貼，保證證書打印過程中的正確率為100%。

一、何為 “郵件合并”？

在批量處理“郵件文檔”時提出了“郵件合并”一詞，具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制作信函、標簽、工資條、成績單等，比如圖1我就使用了它打印了各類證書。

二、何時使用“郵件合并”？

我們最常用的需要批量處理的信函、證書等文檔，它們通常都具備兩個規律：

一是我們需要制作的數量比較大；

二是這些文檔內容分為固定不變的內容和變化的內容，比如培訓證書上的證書類別、培訓時間、培訓課題等，這些都是固定不變的內容；而培訓人員名單、身份證號、證書編號等就屬于變化的內容。其中變化的部分由數據表中含有標題行的數據記錄表表示。

什么是含有標題行的數據記錄表呢？通常是指這樣的數據表：它由字段列和記錄行構成，字段列規定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應信息。比如圖2就是這樣的表，其中包含的字段為“姓名”、“證書編號”等，接下來的每條記錄，存儲著每個培訓學員的相應信息。

三、“郵件合并”的操作過程

(一) 建立主文檔

“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內容，比如培訓證書中的培訓時間、培訓課題等都不變的內容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了標準和思路。

(二) 準備好數據源

數據源就是前面提到的含有標題行的數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。數據源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯系人記錄表。

在實際工作中，數據源通常是現成存在的，比如你要制作大量培訓學員證書，多數情況下，培訓學員的信息早已被老師做成了Excel表格，其中含有制作證書所需要的“姓名”、“性別”、“生份證號”、“證書編號”等字段。在這種情況下，我們直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。

如果沒有現成的則要根據主文檔對數據源的要求建立，根據我們的習慣使用Word、Excel、Access都可以，我在實際工作時，常常使用Excel制作。

(三) 把數據源合并到主文檔中

前面兩件事情都做好之后，就可以將數據源中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，表格中的記錄行數，決定著主文件生成的份數。整個合并操作過程將利用“郵件合并向導”進行，使用非常輕松容易。

【結束語】我上面討論了“郵件合并”功能在實際工作中的使用情況，理解了它的三個基本操作過程，就抓住了郵件合并的“綱”，運用過程中就可以有條不紊地運用“郵件合并”功能解決實際任務了，衷心希望大家能夠把學到的技能運用于實際工作中去，我將通過更多實際操作的磨煉，進一步提高自己的應用水平。

參考教材：

[1]《大學信息技術基礎》主編：王海榮。科學出版社。2013年。