煙草商業企業內部控制優化研究

路欣

摘要：近年來全國卷煙消費形勢發生明顯變化，全國及地方性控煙法規陸續出臺，卷煙消費變化更加明顯，對卷煙銷量、結構帶來雙重影響。煙草行業需要通過不斷優化煙草企業的內部控制體系，內部形成更加優化的驅動機制。文章在對煙草行業內部控制進行優化研究的基礎上，結合COSO控制框架，從改善支撐環境、加強風險管理、促進信息溝通、提高監督能力四個方面進行分析總結。

關鍵詞：煙草公司；內部控制；風險管理；責任追究

作為國有獨資經營的煙草行業，近年來隨著“卷煙上水平”總體規劃的全面實施和有效推進，經濟運行質量明顯提高，整體發展取得改革新突破。但仍面臨著很多壓力，如完善體制、控煙壓力、構建和諧、國際競爭等。行業發展新的階段不斷面臨新的矛盾和問題，同時一些企業存在對內控工作和規范工作重視不夠，基礎管理不夠扎實的問題，造成違規行為時有發生。現有的內部控制體系適用性不強、執行力度弱，行業的管理跟不上行業改革發展步伐，這些問題阻礙了煙草行業的持續健康發展。面對行業發展新形勢下的新矛盾，對煙草企業的內部控制進行有效研究和優化，解決制約行業發展瓶頸，增強行業可持續發展已經成為煙草企業發展的一項急于完成的緊迫任務。

一、煙草行業內部控制存在的問題

從總體上來說，我國煙草企業的內部控制建設工作還處于起步階段。煙草企業的內部控制機制需要著力優化，以使內部控制的效果有效發揮。

（一）內控環境方面存在的問題

企業內部控制的環境是企業各要素控制能否發揮其作用的基礎性因素。煙草企業有其特殊的控制環境，重點包括：一是企業文化。煙草企業的企業文化有以下特點：企業文化服務于企業的使命與戰略；企業領導人的價值觀和管理風格對企業文化的形成影響較大；企業員工對企業文化缺乏深入的理解。二是煙草企業的治理結構不健全主要體現在企業內部機構職責分工不夠清晰，權責配比不緊密，相應的激勵約束不到位，內部治理通道不順暢。三是組織結構設置不合理，內部制衡力量較弱，公司的事務決策權力比較集中；決策鏈和信息鏈鏈條較長，決策效率降低；執行控制權責不清，缺乏明確的責任界定，未做到全員參與，執行動力不足。四是員工普遍存在浮躁的心理，有的部門流程不規范、不清晰、不簡潔，工作作風和工作效率有待提高。

（二）風險評估方面存在的問題

目前，全國煙草在風險評估方面存在的問題，一是風險管理意識缺失。風險管理意識薄弱，行業上下缺乏風險意識，沒有開展對內部控制有效性的評價工作，憑腦袋決策、憑直覺決策、憑經驗決策普遍存在，企業內部控制制度不能及時完善。領導和職工對市場風險不分析、不研究、不評估，自持錢多盲目投資。二是風險評估的組織機構缺失。煙草行業沒有設立專門的風險評估機構，也沒有配備具有風險管理專業知識和工作經驗的專職風險管理人員。三是風險防范預警系統欠缺。對煙葉生產經營、專賣執法管理、物流配送環節、重大購銷業務、資產管理、人力資源管理等方面缺少必要的風險評估、預測機制機制，導致行業高風險事件不斷發生，企業蒙受重大經濟損失，行業資源配置的效率也比較低。

（三）信息溝通方面存在的問題

內部控制體系是一套非常復雜的系統，需要網絡、計算機、信息系統等的支持，但目前煙草企業在實施內部控制的管理工具和管理手段上，與一些國際上內部控制先進的企業相比在管理工具和管理手段等方面還有很大差距。一是缺乏整體規劃。信息化建設沒有完整統一的規劃，行業片面看重各專業管理實用的信息體系建設，整體的信息架構管理體系還沒成型，各業務環節不能有效銜接，存在“信息孤島”現象，各部門之間信息相互傳導利用率低，傳遞不及時。二是信息失真。一些考核指標人為編制虛假，上級部門檢查流于形式，導致信息準確性差，利用價值低。

（四）監督檢查方面存在的問題

沒有行為的控制，就沒有行為的規范，沒有行為的規范，就沒有行為的長期效果。管理監控過程就是確保制度規定行為和動作的執行，實現預期效果的過程。

1.內控部門職責不清。煙草行業各單位一般均設有專賣內部監督、整頓規范、紀檢監察、審計、法規等多個部門，部門之間存在職能交叉、缺乏溝通的問題，難以形成監管合力，監督檢查、評價認定、考核獎懲缺乏統一的標準。

2.違規經營屢禁不止。超計劃種植煙葉、卷煙營銷體外循環、虛假銷售、調劑計劃等問題長期存在，專賣內管部門不作為問題突出。對內部監管部門提出的問題整改重視程度尚待加強。存在邊查邊改，雖改仍犯的問題，監管信息往往也得不到落實和運用。

二、煙草行業內部控制問題成因分析

1.政企不分的體制是煙草企業內部控制缺陷的癥結所在。計劃色彩濃厚，煙草行業監管職能與經營職能并行，行政管理和企業經營同體的壟斷體制，無形中引導行業按計劃時期的行政方式去運營企業，造成權責不明，企業產權主體缺位，雖然煙草行業由中國煙草總公司代表國家行使出資人的管理職能，但只是形式上的，出資者監管虛位問題的存在，制約了煙草行業的發展。

2.職工思想意識不高致使內部控制環境不易形成。煙草企業作為國有企業，實行壟斷經營、垂直管理的體制，這幾年，行業經濟效益有了大幅提高，個別領導疏于企業經營管理和內部控制氛圍的營造，員工普遍有“端鐵飯碗”的思想，進取心不強，積極性不高，執行力不強，形成貌似“一團和氣”的氛圍，造成業務流程不能及時梳理，制度不能及時的完善。

3.制度建設滯后無法適應發展的新形勢。從煙草行業建立起的20余年中，具有計劃經濟特點的煙草行業主要依賴國家有關規章制度的管理，具有濃厚的行政管理色彩。制度建設相對落后，行業效率低下、經營舞弊較多、不規范的事項屢禁不止。

4.責任不明造成監管控制不嚴格。未建立有效的責任追究制度，未明確領導干部應承擔相應的直接責任、主管責任和領導責任。各監管部門職責交叉，權責不明確。

5.人力資源管理受制于行業體制。員工錄用未與市場接軌，未實現企業人才的公開市場化，與企業需求不能良好接軌，企業缺少人才發展規劃，造成部分干部職工素質低下，專業人員斷檔斷層。考核不夠深入具體，流于形式，無法充分發揮激勵員工優化隊伍的作用。

三、優化內容

根據我國煙草企業的實際情況，參考COSO內部控制框架和COSO企業風險管理框架的研究結果，煙草企業內部控制建設應當主要從以下四個方面入手。

（一）改善支撐環境

加強公司的內控意識，切實提高對內部控制的重視水平。領導對公司的內部控制制度的制定、執行、修改和完善具有重要的影響作用，對公司內部控制制度的執行起到帶頭的作用。在工作中，對公司重大項目和事物的決策用科學的方法進行思考，避免僅僅用類似的工作經驗和簡單的對現階段市場經濟進行感性的判斷，可以避免公司在業務運行中可能存在的風險。強化企業文化建設，營造和諧氛圍。加強公司企業文化建設，不僅能夠增強全公司的凝聚力和工作的熱情，而且還能增強全體員工對企業共有的認同感，通過宣傳、教育和培訓的方式，把企業的價值觀、精神、宗旨等進行規范化、制度化，能夠使全體員工形成共同價值觀，更清楚的認識到自己工作的價值和意義，進而為實現公司的總體目標貢獻自己的力量。明確崗位職責，完善人力資源制度。根據崗位說明書明確職責和崗位人員需求，構建崗位責任體系。做到“凡是有人做，行為者充分授權，人人承擔責任”。

（二）強化風險管理

結合煙草商業經營的特點，分析并識別煙葉生產經營、專賣執法、物流配送、物資采購、工程投資、資產管理六個大方面業務流程中的風險點，強化風險管理。1.面對諸多類別風險事項和因素，公司應明確有關責任部門定期或不定期進行認真詳細的風險分析，針對各風險控制點，制定風險評估和防范措施，對風險事項的類別、成因、影響程度和發生概率進行評估，各風險控制點均設置有風險防范應對緊急預案。明確具體部門和人員，確保不同層次的管理者均參與風險管理工作。2.建立健全突發事件應急機制。加強風險應急演練，確保能及時對風險預測，把風險努力控制在萌芽狀態，避免或減少風險帶來的損失。3.重視公關危機發生的可能性。公關危機做為一種外部公眾對企業產生信任危機的非常態公共關系狀態，要求企業要在極短時間內做出關鍵決策和緊急回應，以維護公司形象。要制定富有彈性的處理計劃，貫徹有效的執行力，靈活處理，事后及時總結經驗教訓。在這個過程中，要特別注意積極溝通協商，良好的協調溝通可以在第一時間告知公眾真實信息，收集公眾評估影響，進而做出快速有效的應對決策，遏制事態的發展，縮減損失。

（三）促進信息溝通

充分利用現有的條件，與有關軟件公司合作，開發建立適合行業需要的信息化的信息傳遞、溝通、反饋的信息管理系統，借助現代化信息手段，強化煙草內部控制機制的運行。一是完善信息庫資源。橫向以系統、設備，縱向以項目、采購，全面梳理信息化工作職責分工，理順工作關系，劃分管理區域、管理權限、管理職責，實現主體明確、權責一致、落實到人。二是加強數據平臺建設。統籌各系統的聯系布局，開發各系統數據轉換接口，消除信息孤島，強化各部門信息的融合和共享。三是實現多任務集成。信息平臺統一用戶、單點登陸和待辦集成。將多業務系統的待辦任務集中在一個位置展示，并可以通過單點登陸進入業務系統進行處理。用戶均用CA證書進行身份驗證，增強用戶登陸系統的安全性。四是完成運維管理系統建設。建立融合制度、流程、人員、技術、信息資源于一體的IT運維管理系統，實現對基礎設施、IT服務的綜合管理與監控，對出現的各種故障和問題做到快速響應和及時解決，確保信息系統正常、穩定、高效運行，實現“集中運維、集中監控、集中管理”，逐步實現IT運維管理的可視化和智能化。

（四）提高監督能力

1.縮短流程，適當授權。監督與授權是矛盾的兩個方面，過度監督或監督缺位都會使授權的效果弱化。而沒有監督的授權將會導致權力的異化，使企業的決策者在應用權力決策的過程中出現偏差。所以完善的監督體系是高授權的必要前提。

2.協調各監督職責。明確內部專賣監督、整頓規范、內部審計、紀檢監察、巡視辦各自的監督對象和工作職責，構建“五位一體”的專業監督體系，實現全面監管和自我提升改進。

3.圍繞中心工作開展審計監督。督促落實整改，充分發揮內部審計“免疫系統”功能、在行業內部監管格局中的關鍵作用，當好反腐倡廉工作的尖兵和利劍。傷其十指不如斷其一指。內部審計部門要調整思路，通過減少審計項目，集中審計力量將問題查深、查透、查實，并做到逐一整改落實，防止遺漏重大問題。

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（作者單位：中國煙草總公司山東省公司）