淺談卡西姆港項目文檔管理

王海超

摘 要：工程資料及文檔管理是工程管理很重要的一部分，通過對巴基斯坦卡西姆港碼頭工程項目文檔資料的管理，總結分析巴基斯坦地區文檔管理的常見問題及對策。

關鍵詞：工程管理；文檔資料；管理

1 引 言

中交二航局在巴市場經營多年，隨著業務的不斷拓展，除了施工質量管控外，管理在建項目日益劇增的文件、檔案也是重中之重。因為巴地區項目與國內相比，業主及咨工在項目過程要求的資料相對較少，如果項目自有資料缺乏多方簽證，這將導致佐證支撐少，進行計量款支付申請、變更索賠等難度加大。為規避以往在文檔管理工作中出現的問題，現結合卡西姆港碼頭項目管理過程，對如何有效的進行文檔資料管理進行分析總結。

2 文檔資料管理存在的問題

公司多年的海外經營積累的寶貴經驗可供新人參考借鑒。而實際情況是海外項目人員流動頻繁，如果工程沒有形成可追溯的記錄文檔，將無法達到借鑒的目的，目前文檔資料管理有三方面問題：

2.1 重視程度方面

工程開始前，必須要建立完善的文檔管理體系，及時、有效的收集資料。但由于工程各方面負責人對此重視程度不夠，再加上年輕的管理人員意識薄弱，第一手資料的留存都不能很好的進行，所以想真正的做到文檔管理體系的建立并非易事。

例如，驗收申請報告（ICF）如果無法同步工程質量檢測過程，最終將會導致“補資料”情況發生。這樣，因為第一手資料的不明確，就降低了資料的真實性和可靠性[1]。如與咨工方紀錄不一致，將失去說服力，一旦發生合同糾紛，無法做為最有力的證據進行風險規避。

2.2文檔資料收集方面

部分技術人員在施工管理過程中存在不及時記錄、收集過程數據，或者記錄不全面不規范情況，短期內會不利于計量、索賠等工作開展；從長遠看，無法促使企業健康發展，提高企業管理水平。

2.3文檔資料翻譯方面

部分工程文檔資料、技術規范、信函翻譯需要精準，才能準確傳達業主的真實意圖給項目人員。但翻譯人員卻很少是工程專業的，即使是也很少有能了解施工現場的。綜合來看，工程文檔翻譯水平也會對施工過程文檔資料管理產生很大影響。

3 如何做好工程文檔管理

工程文檔是指企業在項目經營、生產管理過程中形成的具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等文件材料。它真實記錄了海外項目經營、生產管理活動的重要過程，對當前和今后工作都有重要的憑證和參考作用[2]。

卡西姆港項目的文檔資料管理工作從以下幾點進行了加強：

3.1加強文檔重要性宣傳，提高全員檔案意識

項目初期，根據公司管理文件的規定[3]，進行文檔資料歸檔重要性宣傳教育，強化項目各職能部門人員的檔案意識，要求在重視工程技術、質量、經濟效益的同時，增強做好檔案工作的責任感，自覺做好文檔資料的形成、積累、歸檔工作，確保文檔資料的完整與安全，做到整個項目的過程記錄詳盡，有溯源性文件可查。

3.2配置人員，建立文檔工作組織架構

項目將文檔管理作為保障項目正常運轉的重要內容，按照項目管理規定，項目部配備了專職管理人員，負責做好文件資料收集歸檔工作。

此外，建立月度績效考核機制，將日志、臺帳、影像資料和報告等資料收集做為考核的一部分。

3.3 加強溝通文件收集、整理

對于EPC模式下的項目管理，有效的溝通是至關重要的。尤其作為施工方的我部，溝通具有更豐富的內容，因為它不僅包括在海外的分公司與國內本部的密切聯系與配合，還包括身處海外的項目自身內部的溝通，以及同與項目有業務聯系的設計單位、業主單位及分包單位等的溝通。

正式場合，溝通均以書面信函或圖紙形式進行，或者口頭會議之后形成會議紀要，從而賦予會上做出的決定以實際效力。因此，對此類文件的有效管理對項目管理有重要意義。

4 如何提高海外工程文檔管理

良好的文檔不僅能夠匯集項目運營過程中各種有用的信息，在企業發展過程中積累最寶貴的經驗。

對于巴地區項目管理，積累當地施工經驗尤其重要，這使得項目的文檔管理尤為重要。但鑒于當地施工的特殊環境，例如往來的信函涉及多個國家的語言，存檔環境比較有限等，為做好文檔管理，我部從文檔的質量、傳遞方式和存儲介質方面進行了加強。

4.1 提高文檔翻譯質量

通常海外項目的參與方都包含兩個或多個國家的企業或機構，文檔只能由一種約定的語言起草并傳遞，而其內容在各方知情時是必須是準確一致的。

不論是與業主方的商務信函，還是與設計方的技術信函和圖紙，或是與各方會議的會議紀要，都是竣工資料的重要組成部分，不僅涉及到項目建設參與各方的經濟關系，更成為公司甚至整個行業寶貴的經驗和財富。因此精確的翻譯在海外項目中的作用至關重要，翻譯人員必須增加工程專業知識儲備，多學習理解當地文化。

4.2 優化文檔傳遞流程

優化文檔傳遞流程，可提高信息傳遞效率，從而提高文檔管理總質量。

（1）在信息的時效性要求很高時，應優先考慮以電子版傳遞文檔。如設計院的技術信函或圖紙回復，尤其是影響現場施工的信函或圖紙回復。

（2）建立共享平臺，主要針對電子文檔，其最大的特點是只要保證存儲服務器的共享性，所有人都可快速直接查閱到想要的文件。

4.3 文檔存檔

文檔存檔的價值首先體現在其即時效用。例如，施工圖紙和材料報審具有很強的時效性，會影響現場施工進度。而且，發出和收到的信函內容是對工程內容確定和修改的唯一憑證，也是工程索賠中最重要的證據。

然而，文檔存檔更重要的意義主要體現在其能產生出特定和持續的價值，為保證良好的存檔效率，將文檔的長遠價值發揮到最大，需要做到：

（1）將文件妥善分類。對于海外工程項目，需存檔的文檔包括上級機關來文，上級對項目部報告、申請的批復；項目部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；各種例會記錄、資料及本單位在會上匯報材料等。

（2）合理選擇存檔介質。在存檔過程中，需根據實際合理選擇存檔介質。電子文檔相比傳統的紙質文檔有優勢，其簡化了管理，提高了效率并大大地節約了存儲空間與場地。

但不能忽略的是，電子文件載體和信息技術還存在不穩定性。，且印章和簽署仍是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。

（3）完善與更新存檔文件。文檔采用閉合式存檔進行控制是個好辦法，即將針對每個文檔的信函往來或進展情況存放到一起，直至相關事件完結，形成閉合的文件存檔，這樣有利于查閱時整理了解事情進展過程和解決過程，最大限度的提高文檔的長期存檔價值。

5 結束語

隨著巴基斯坦片區建筑市場在“一帶一路”背景下的急劇升溫，工程管理要求也越來越嚴格。工程資料及檔案管理是施工管理的重要組成部分，不僅對工程款的計量及索賠佐證起到決定性作用，還為公司形成具有區域特性的定額提供了基礎數據，為片區公司的持續經營積累了寶貴經驗，做好基層項目的質檢檔案管理工作具有重要意義。

參考文獻

[1]中國學術期刊網.如何做好工程施工質檢資料管理 [BD/OL]. 百度文庫，2013-11-14.

[2]張麗君.如何做好海外工程檔案工作[J].中國檔案，2010，1：56-57.

[3]趙宇.如何推進企業文檔管理工作的思考[J].中國商界，2009，（5）：231-232.